आभासी बैठकें रिकॉर्डिंग पूर्ण पैमाने पर कानूनी खोज के लिए नेतृत्व कर सकते हैं

जब कोई महामारी जैसी बड़ी चीज दुनिया को प्रभावित करती है, तो यह अनिवार्य रूप से दुनिया के काम करने के तरीके को बदल देती है। कदम दर कदम, अज्ञात क्षेत्र से गुजरते हुए, प्रत्येक उद्योग और प्रत्येक व्यवसाय सीख रहा है कि इस नए सामान्य - विशेष रूप से कानूनी में कैसे अनुकूलन और सफल होना है।

कानूनी प्रणाली कई प्रतिबंधों और सीमाओं से गुज़री है, और इसके परिणामस्वरूप, गतियों की आवृत्ति और उपलब्धता, पूर्व-परीक्षणों, परीक्षणों और मुकदमेबाजी प्रक्रिया की संपूर्णता को प्रभावित किया है।

एक कानूनी पेशेवर के रूप में, निश्चित रूप से आपने घर से काम करने के प्रभावों का प्रत्यक्ष अनुभव किया है। आभासी बैठकें मुद्रा बन गई हैं क्योंकि पिछली प्रक्रियाएं और सिस्टम एक ऑनलाइन स्थान में बदलने के लिए स्थानांतरित हो गए हैं। स्पष्ट रूप से बदलते कानूनी परिदृश्य के साथ, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग कई कानूनी कार्यवाही के लिए समाधान बन रही है, जो खोज के लिए परीक्षाओं से शुरू होती है।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग वकील के दोनों पक्षों को अदालत में कदम रखने के बिना मुकदमे में आवश्यक और महत्वपूर्ण तथ्यों, साक्ष्य, समर्थन, दावों, सबूत और बचाव को प्राप्त करने की अनुमति देता है।

मान लें कि आपकी कानूनी फर्म ने संक्रमण ऑनलाइन कर दिया है - दूरस्थ बैठकों की संख्या बढ़ाना, आईटी विभाग को मजबूत करना, उपयोग करना सीखना स्क्रीन साझेदारी और आभासी पृष्ठभूमि, छोटी, अधिक संक्षिप्त ऑनलाइन बैठकों और प्रस्तुतियों में समायोजन करना - अब आप देख सकते हैं कि कैसे प्रौद्योगिकी आसानी से दूर से संचार करने का अवसर प्रदान करती है।

आइए इस बात पर गहराई से विचार करें कि यह विभिन्न कानूनी निहितार्थों में कैसे आकार लेता है।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की सबसे आसान और फॉरवर्ड-पुशिंग सुविधाओं में से एक में रिकॉर्डिंग शामिल है। एक बार ऑनलाइन मीटिंग होने के बाद हिटिंग रिकॉर्ड, प्रतिभागियों को एक स्टार्ट-टू-फिनिश प्रदान करता है, जो सिंक में होने वाली हर चीज की पूरी तरह से कैप्चर की गई रिकॉर्डिंग है।

हालांकि, यह कई फर्मों और व्यवसायों के लिए एक प्रक्रियात्मक बदलाव हो सकता है। ऑनलाइन होने से पहले और घर से काम करने वाले अधिकांश लोगों के लिए, क्या टीम कॉल कभी रिकॉर्ड की गई थी? मीटिंग नोट्स किसने लिया? आयोजित करने में कितना समय लगा? आपके लिए ऑडियो, वीडियो, स्क्रेंग्रेब्स, भेजे गए लिंक और दस्तावेज़ कैप्चर करने जैसी भारी-भरकम उठाने वाली तकनीक को शामिल करके इस कदम को और अधिक सहज बनाएं।

रिकॉर्डिंग के लाभ के साथ-साथ आमतौर पर ट्रांसक्रिप्शन और स्मार्ट सारांश आते हैं, दो विशेषताएं जो परीक्षा खोज प्रक्रिया को बढ़ाती हैं। न केवल बारीकियों और शरीर की भाषा को वीडियो के माध्यम से कैप्चर किया जाता है, बल्कि आवाज के स्वर, विचार पैटर्न और शब्दावली को प्रौद्योगिकी के स्पीकर टैग, उन्नत एल्गोरिदम और सामान्य विषय लिंक के माध्यम से पहचाना जा सकता है।

सिक्के के दूसरी तरफ, हालांकि, भविष्य में मुकदमेबाजी और जांच पर विचार करने के लिए कुछ चुनौतियाँ हैं। बड़े पैमाने पर रिकॉर्डिंग डेटा भंडारण के दृष्टिकोण से चिंता के तीन बिंदु उठाती है:

डेटा का गुणन
जब अधिक से अधिक ऑनलाइन एक्सचेंज रिकॉर्ड किए जाते हैं, तो अधिक फाइलें ढेर हो जाती हैं और इसी तरह वीडियो फाइलों का आकार भी हो सकता है। जैसे-जैसे डेटा की मात्रा आकार में बढ़ती है, सुरक्षित रूप से स्टोर करने और पुनर्प्राप्त करने की क्षमता में वृद्धि होगी।

प्रबंध रिकॉर्ड
सुरक्षित और सुरक्षित डेटा संग्रहण अनिवार्य है क्योंकि साझा और चर्चा की गई जानकारी अत्यधिक संवेदनशील हो सकती है और किसी और के देखने के लिए नहीं है। विचार करें कि इन फ़ाइलों को कैसे और कहाँ संग्रहीत किया जा रहा है। सुरक्षा कौन या क्या है? किसकी पहुंच है, और उनकी सुरक्षा कैसे की जा रही है?

खोज
पहले, यह संभव है कि मीटिंग्स को ऑडियो-रिकॉर्ड किया गया हो, या किसी वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ में लिखा गया हो, इसलिए, प्रदान की गई जानकारी की सटीकता और दायरे को सीमित करता है।

शायद डेटा को एक प्रस्तुति या एजेंडे में एकत्रित किया गया था। अब, अधिक विस्तृत इलेक्ट्रॉनिक फाइलों और ट्रांसक्रिप्शन की संभावना पहले से कहीं अधिक फायदेमंद है। रिकॉर्ड की गई ऑनलाइन मीटिंग में मीटिंग की सभी सामग्री के साथ-साथ ऑडियो और या वीडियो कैप्चर करने की क्षमता होती है, जिसमें मीटिंग के दौरान हर लेन-देन और एक्सचेंज शामिल होता है।

चेहरे के हाव-भाव, हावभाव और हर उस चीज़ के महत्व को ध्यान में रखें जो बिना बोले संचार किया.

कुछ याद करने योग्य:

रिकॉर्ड की गई बैठकों तक पहुंच दोनों ही साबित हो सकती है a सकारात्मक और नकारात्मक "डिजिटल पदचिह्न" के रूप में बाद में उपयोग के लिए आधार हो सकता है। सुनिश्चित करें कि आपकी गोपनीयता और सुरक्षा उपाय अप टू डेट और पारदर्शी हैं क्योंकि मुकदमे की खोज के अनुरोधों में आमतौर पर ईमेल और दस्तावेज़ों की तरह ही वीडियो मीटिंग भी शामिल हो सकते हैं।

संपूर्ण सटीकता और पारदर्शिता सुनिश्चित करने के लिए, ऐसी नीतियां निर्धारित करें जो वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग के मामले में सामंजस्य स्थापित करें। डेटा को व्यवस्थित करना, दिशा-निर्देशों पर निर्णय लेना, और आम तौर पर जब ऑनलाइन मीटिंग की बात आती है तो प्रवाह या प्रक्रिया स्थापित करना यह सुनिश्चित करेगा कि सुरक्षा जोखिम सीमित हैं, डेटा खनन किया गया है और जानकारी आसानी से उपलब्ध है:

• बैठकों के लिए नामकरण परंपराओं पर निर्णय लें और रिकॉर्डिंग के प्रबंधन का प्रभारी कौन है। रिकॉर्डिंग कहाँ रहेगी और भंडारण, पहुंच, विलोपन, खोज, आदि के लिए प्रशासनिक नियम क्या हैं?
• बैठक के आकार के आधार पर, एक या कुछ प्रतिभागियों को रिकॉर्डिंग की जिम्मेदारियां सौंपें। विभिन्न प्रकार की बैठकों की रिकॉर्डिंग के प्रभारी होने के लिए प्रत्येक विभाग, पर्यवेक्षक या प्रबंधक से एक प्रतिभागी का चयन करें। मॉडरेटर कौन होगा और विभिन्न वर्चुअल मीटिंग के लिए किन नीतियों, नियमों और प्रक्रियाओं को लागू करने की आवश्यकता है?
• आप किस "दृश्य" को सहेजना चाहते हैं? एक बार जब आप तय कर लें कि मॉडरेटर कौन है (या शायद कुछ हैं) तो चुनें कि विभिन्न मीटिंग विकल्पों में से कौन सा आपकी फर्म की ज़रूरतों को पूरा करता है और कौन किस कंप्यूटर से रिकॉर्डिंग कर रहा है - या सुविधाजनक बिंदु।
• अंत पर नजर रखें सारांश और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म द्वारा प्रदान की गई रिपोर्ट और निर्धारित करें कि उनके लिए कौन जिम्मेदार है। उन्हें कौन प्राप्त करेगा और उन्हें कैसे एक्सेस किया जाएगा?
• वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग बयानों के साथ खोज को पटरी से उतारने से बचें:
  अभिसाक्षी का भौतिक स्थान स्थापित करें और वर्चुअल मीटिंग से जुड़ने के लिए उसे तार्किक रूप से कैसे स्थापित किया जाएगा
  यदि कोर्ट रिपोर्टर और अभिसाक्षी एक ही स्थान पर उपस्थित होने में असमर्थ हैं तो एक अन्य विकल्प के साथ आएं
  जमा के दौरान अग्रिम रूप से या इलेक्ट्रॉनिक रूप से मेल के माध्यम से अभिसाक्षी को प्रदर्शन प्राप्त करें
  सुचारू रूप से चलाएं - आभासी बयान के दिन से पहले प्रौद्योगिकी का परीक्षण करें
  विभिन्न भौगोलिक स्थानों से कई वकीलों और प्रतिभागियों को कनेक्ट करें
  सभी इस पर सहमत हैं कि इसे रिकॉर्ड किया जाएगा या नहीं - सहमति प्राप्त करें
• एक अवधारण नीति रखें जो यह बताती है कि वीडियो कॉन्फ़्रेंस कैसे संग्रहीत किए जाएंगे, और बाद में एक निश्चित समय के बाद नष्ट हो जाएंगे।

एक ऑनलाइन मीटिंग समाप्त होने के बाद, रिकॉर्डिंग क्लाउड में सहेजी जाती है और फर्म के पोर्टल या मॉडरेटर के माध्यम से सुलभ रहती है। कुछ प्रतिभागियों को पहुँच की अनुमति देना एक गोपनीयता और सुरक्षा उपाय है। नीति और प्रक्रिया की चर्चा और विकास के माध्यम से सामान्य रिकॉर्ड प्रबंधन, संचालन प्रोटोकॉल और पहुंच स्थापित की जानी चाहिए।

हर ऑनलाइन एक्सचेंज को सुरक्षित और निजी बनाने वाली तकनीक के साथ सुरक्षा उल्लंघनों और वीडियो को छिपाने से रोकें। मीटिंग के दौरान वन-टाइम एक्सेस कोड या रिकॉर्ड हिट करने वाले एक व्यक्ति के उपयोग को अनिवार्य करें। सुविधाओं की तलाश करें जैसे:

• वन-टाइम एक्सेस कोड: प्रत्येक कॉल एक अद्वितीय और निजी कोड के साथ एन्क्रिप्ट किया गया है जो केवल निर्दिष्ट और अनुसूचित के लिए मान्य है सम्मेलन कॉल.
• बैठक ताला: प्रतिभागियों के दिखाई देने के ठीक बाद, अवांछित प्रतिभागियों को हस्तक्षेप करने से रोकने के लिए इस सुविधा को सक्रिय करें। जो कोई भी देर से आएगा उसे मॉडरेटर से अनुमति मांगनी होगी।
• सुरक्षा कोड: यदि ऑनलाइन मीटिंग एजेंडा में अत्यधिक संवेदनशील जानकारी की चर्चा शामिल है, तो कॉन्फ़्रेंस में प्रवेश करने के लिए आवश्यक अतिरिक्त कोड के साथ सुरक्षा की एक और परत जोड़ें।

प्रौद्योगिकी जो आसानी से उपलब्ध है और खोज के अस्तित्व के लिए आधार प्रदान करती है वह अधिक प्रचलित साबित हो रही है। और आगे जाकर, यह संभावना नहीं है कि व्यक्तिगत कार्यवाही पूर्वता लेगी। यदि कानूनी खोज और अन्य प्रक्रियाओं को ऑनलाइन पूरा किया जा सकता है, तो संभव है कि उन्हें ऑनलाइन आयोजित किया जाना जारी रहेगा।

जब सहारा लेने की बात आती है वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर व्यक्तिगत रूप से दिखाने के बजाय,
लाभ - लागत बचत, कम यात्रा, अधिक समय, दूरस्थ सहयोग, उत्पादकता में वृद्धि, कम देरी सहित - निश्चित रूप से चुनौतियों से आगे निकल जाते हैं:

चुनौती # 1:
परंपरागत रूप से, प्रत्येक पक्ष आम तौर पर अपने कानूनी सलाहकार की भौतिक उपस्थिति में होता है, जिन्हें परीक्षा के दौरान दस्तावेजों और प्रदर्शनों को प्रदान करने, सहायता करने और समझाने की आवश्यकता होती है।

उपाय:
इसके बजाय, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के साथ, यह आगे की योजना बनाने का एक अवसर है। वकीलों और कानूनी सलाहकारों को किसी भी सबूत, प्रदर्शन, दस्तावेज़ और सबूत को पहले से ही सुलझा लेना चाहिए। यह स्पष्ट, लेबल, संगठित, शीर्षक वाला और मेल द्वारा भेजा जाना चाहिए या इलेक्ट्रॉनिक रूप से बंद होने के लिए तैयार होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि पते अद्यतित हैं, उनकी वर्तनी सही है और जिन लोगों को डेटा की आवश्यकता है उन्हें डिजिटल लेनदेन या डाक पोस्ट में शामिल किया गया है।

चुनौती # 2:
एक ही भौतिक स्थान पर मौजूद होने के बजाय एक वीडियो लिंक के माध्यम से गवाहों के व्यवहार और स्थिरता का आकलन करना संदिग्ध हो सकता है।

उपाय:
वर्चुअल मीटिंग से पहले के दिनों में किया गया एक तकनीकी परीक्षण यह सुनिश्चित करेगा कि प्रतिभागी स्पष्ट रूप से और पूरी तरह से दिखाई दे। अपनी फर्म के भीतर ग्राहकों, सहकर्मियों और अन्य कानूनी पेशेवरों के लिए एक वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग संदर्भ मार्गदर्शिका बनाएं जिसमें मुखर प्रक्षेपण, प्रकाश व्यवस्था, मुद्रा, स्वीकार्य पृष्ठभूमि और किसी भी अन्य जानकारी के लिए अनिवार्य अभ्यास शामिल हों, जो बिंदु, पॉलिश और पेशेवर पर वीडियो खोज करता है।

चुनौती # 3:
एक सेटिंग जो संस्थागत नहीं है या तटस्थ या उपयुक्त नहीं लगती है, वह परेशान करने वाली, भ्रामक हो सकती है या अपर्याप्त परीक्षा की ओर ले जा सकती है।

उपाय:
उदाहरण वीडियो और ऑनलाइन ट्यूटोरियल प्रदान करें कि वीडियो कॉन्फ़्रेंस बयान, डिस्कवरी कॉल, प्री-ट्रायल या परीक्षण प्रक्रिया कैसे सामने आनी चाहिए। यह रेखांकित करें कि क्या स्वीकार्य है, और कौन से सेट-अप और पृष्ठभूमि एक सफल परीक्षा की ओर ले जाएगी। घटिया वीडियो और क्या नहीं करना है, के उदाहरण भी दीजिए।

चुनौती # 4:
एक ही भौतिक स्थान में नहीं होने से परीक्षा संभावित दुर्व्यवहार या कदाचार के लिए खुलती है।

उपाय:
चर्चा की पूर्ण पारदर्शिता आवश्यक है फॉर्म स्टार्ट टू फिनिश। बैठक की शुरुआत में ध्यान देने योग्य संकेत के साथ सहमति सुनिश्चित करती है कि हर कोई आज्ञाकारी है। इसके अलावा, परीक्षा के दौरान सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में शिक्षा और प्रशिक्षण प्रदान करने से यह सुनिश्चित हो जाता है कि वे सुव्यवस्थित और अप-टू-स्टैंडर्ड हैं।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से खोज के लिए परीक्षाओं के दौरान संचार की वास्तविक गुणवत्ता के संबंध में यहां कुछ सर्वोत्तम अभ्यास दिए गए हैं:

• अलग समय निर्धारित करें - पहले, दौरान और बाद में
चेक-इन, साक्षात्कार, प्रशंसापत्र, बैठकें, बयान - सुनिश्चित करें कि तैयारी के लिए कुछ समय है, पूरा करने के लिए पर्याप्त समय है और रिकॉर्डिंग या सारांश के माध्यम से प्रतिबिंबित करने और जाने के लिए कुछ समय अलग रखा गया है।

• सुनिश्चित करें कि सभी टेक कार्य कर रहे हैं
जब समय सार का हो, तो तकनीकी मुद्दों को ठीक करने और हल करने की कोशिश में मत उलझो, जबकि हर कोई प्रतीक्षा कर रहा है। कुछ देर पहले वीडियो कॉन्फ़्रेंस में आएँ और अपने माइक, स्पीकर और कनेक्शन का परीक्षण करें।

यह देखने के लिए जांचें कि क्या सब कुछ चार्ज हो गया है, अतिरिक्त कॉर्ड उपलब्ध हैं, वाईफाई मजबूत है, आदि। एंटरप्राइज़-स्तरीय सम्मेलन प्लेटफार्मों द्वारा पेश किए गए ऑडियो और वीडियो परीक्षण का लाभ उठाएं।

• स्पॉट की दोबारा जांच करें
ऐसा स्थान चुनें जो शांत, बाँझ और व्याकुलता मुक्त हो। एक सादे, गैर-विघटनकारी पृष्ठभूमि के साथ एक सफेद दीवार या बंद कमरा सबसे अच्छा काम करता है।

• स्टिक टू द टाइमिंग
बैठक की अवधि को समय से पहले सूचित करें ताकि हर कोई उसके अनुसार योजना बना सके। एक व्यक्तिगत बैठक की तरह, एक एजेंडा बनाएं, उस पर टिके रहें और सभी के समय की रक्षा करें।

• ऑडियो और वीडियो कनेक्शन जांचें
प्रतिक्रिया को कम करने और अपनी सुनवाई और प्रक्षेपण को अधिकतम करने के लिए हेडसेट का उपयोग करें। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करें जिसमें उच्च गुणवत्ता वाली ऑडियो/वीडियो क्षमताएं हों।

कॉलब्रिज को आपकी कानूनी फर्म को वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग तकनीक प्रदान करने दें जो वर्चुअल सेटिंग में प्री-ट्रायल प्रक्रियाओं को सुचारू रूप से चलाती है। कई व्यक्तिगत कार्यवाहियों को ऑनलाइन लाने की अविश्वसनीय क्षमता के साथ, लागत कम करने, घर से अधिक काम करने, न्यायिक प्रक्रियाओं में तेजी लाने और अधिक जानकारी प्राप्त करने का अवसर आपकी उंगलियों पर है।

कॉलब्रिज के टू-वे कम्युनिकेशन प्लेटफॉर्म में अधिक गहराई तक जाने और कानून फर्मों के अपने व्यवसाय के संचालन के तरीके को आयाम देने की शक्ति है। रिकॉर्ड की गई ऑनलाइन मीटिंग सभी पार्टियों को आमने-सामने होने का एहसास देती हैं लेकिन एक सुरक्षित और स्वस्थ दूरी से। साथ ही, यह अधिक लचीली उपस्थिति प्रदान करता है और सही पूर्वविचार के साथ, योजना और तैयारी व्यक्तिगत बैठकों के लिए एक उपयुक्त विकल्प है।