Þegar þú ert að skipuleggja fund á netinu þarftu meira en að vona að þátttakendur séu að borga eftirtekt! Reyndar viltu hvetja þá til að vera trúlofaðir og til staðar. Til þess að svo megi verða þarf netfundurinn þinn að vera uppbyggður. Það þarf að hanna og komið til móts við áhorfendur.
Þegar öllu er á botninn hvolft, hver er tilgangurinn annars? Hvers vegna að eyða tíma í að safna saman hernum til að fara yfir framvinduskýrslur eða opna samskiptalínurnar til að hugsa um vellinum ef eina hljóðið sem heyrist er krikket?
Með gagnvirkari nálgun við fundi þína á netinu geturðu búist við mikilli þátttöku, betri frásogi upplýsinga og ítarlegri skilningi á efni þínu. Kannski jafnvel svolítið skemmtilegt!
Förum í viðskipti - viðskiptafundir, það er!
Samkvæmt grein Harvard Business Review eyða yfirstjórnendur, stjórnendur C-stigs og aðrir ákvarðanatakar næstum þremur fjórðu af tíma sínum til að hitta aðra til að ræða framfarir í starfi. Það er mikill tími sem fer í fundi.
Gleymum ekki líka afskekktum starfsmönnum. Þökk sé háþróaðri tækni eru netfundir með teymum og samstarfsmönnum á mismunandi stöðum mögulegir en samt eru áskoranir varðandi tímabelti, tengingu og samhæfingu verkefna. Þetta er þar sem eytt tíma getur týnst eða misnotast.
Ertu að gera allt sem þú getur til að tryggja að fundir þínir á netinu séu gefandi og nýti tímann vel?
Ef þú ert að leita að:
- Finndu einfaldari leiðir til að samræma starfsbræður og fjarstarfsmenn
- Vertu tengdur óháð tíma eða fjarlægð
- Endurnýjaðu samskipti
- Þrýstu á meiri þátttöku og skilvirkni
Hér eru nokkrar hugmyndir til að lífga upp á fundi til að gera þá gagnvirkari og áhrifaríkari:
Spyrðu sjálfan þig fyrst: Er þessi fundur nauðsynlegur? Þarftu virkilega að halda þennan fund?
Til þess að þátttakendur geti haft samskipti og samstarf þarf að heyra raddir, skoðanir, niðurstöður og miðlun upplýsinga. Ef um netfund er að ræða er samtal valið fremur en monolog.
Ef það er tilkynning eða upplýsingar sem þurfa ekki þátttakendur til að bæta við eða vinna úr og hlusta aðeins skaltu íhuga hvernig skilaboðin þín gætu hentað betur í tölvupósti. Fyrir fundi sem eru gagnvirkir og grípandi, að biðja þátttakendur um að hlusta aðeins gæti það valdið því að þeir missi eða sýni áhuga.
Þegar innihald og tilgangur fundar á netinu hefur verið staðfestur sem „nauðsynlegur“, þá er það sem á að gera næst:
12. Stjórnaðu væntingum
Ræktaðu rétt hugarfar meðal samstarfsmanna með því að láta þá vita fyrirfram að þátttöku þeirra er krafist. Í dagskránni sem send var út fyrir netfundinn, settu fram einfalt útlit af því sem allir geta átt von á.
Sýndu vandamálið og láttu þátttakendur vita að óskað er eftir hugmyndum þeirra og inntaki. Þetta gefur þeim tíma til að hugsa og leysa vandamál, en setja jafnframt nokkrar grundvallarreglur.
Auk þess að láta þá vita um grundvallar siðareglur, eins og:
- Höggðu á „hljóðleysu“ þegar þú ert ekki að tala
- Forðastu að borða eða drekka
- Settu síma í burtu og önnur truflun í hléi
11. Innritun með samstarfsmönnum
Í ljósi heimsfaraldurs nýlega þar sem milljónir manna vinna að heiman í kjölfarið getur fjarvinnan fundist einangra. Með því einfaldlega að skipuleggja fund á mánudaginn og byrja á einföldu spurningunni „Hvað gerðirðu um helgina?“ þú getur fengið þátttöku og hvatt starfsfélaga til að opna sig.
Enn betra, allt eftir stærð fundar þíns, notaðu þennan kynningartíma til að fá alla til að ná til og þakka samstarfsmanni fyrir eitthvað sem þeir gerðu. Stórt eða lítið, með því að sýna þakklæti með einföldu nafnakalli og hrópum verkefna, þakklæti vinnur að því að gera alla finnst þú vera meira tengdur. Þetta er lítil en voldug leið til að hvetja til félagslegra skuldabréfa á sýndarvettvangi.
Í liðinu þínu eru margir afskekktir starfsmenn? Settu meiri tilfinningu fyrir félagsleg tengsl með því að sprauta smá skemmtun til að hjálpa til við að brjóta ísinn og láta fólk líða minna einmanalegt með félagslega fjarlægð eða vinna heima:
- Kynning á kryddum:
Fundarherbergi á netinu fullt af ókunnugu fólki? Bjóddu þátttakendum að kynna sig og sérkennilegan fróðleik:
-
- Uppáhalds karókí lagið þeirra
- Undirskrift heimatilbúinn réttur þeirra
- Bestu tónleikar sem þeir fóru á
Fundarherbergi á netinu með sömu starfsbræðrum? Bjóddu kunnuglegum andlitum til:
-
- Fjallaðu stuttlega um góða kvikmynd sem þeir sáu nýlega
- Deildu hvernig gæludýri þeirra líður
- Opnaðu fyrir áhugamál eða persónulegt verkefni sem þeir hafa tekið að sér
- Nota heilann:
Liðsgerð æfingar ættu ekki að falla á hliðina bara vegna þess að liðsmenn eru dreifðari. Gefðu upp forsendur fyrir tímann svo þátttakendur geti mætt tilbúnir. Prófaðu stuttan flutning á Charades á netinu eða Balderdash til að fá áhugaverðari leið til að opna fundinn. - Spila giskaleik:
Önnur leið til að vekja áhuga fólks er að biðja hvern þátttakanda að spila einfalda útgáfu af ISpy með því að lýsa hlut á sínu afskekkta vinnusvæði.
10. Búðu til fundardagskrá þína fyrir tíma
Ef dagskrá fundar þíns er skýr og mótuð má búast við sömu arðsemi með netfundinum þínum! Með engri áætlun eða fyrirhyggju mun óljós, misupplýst samstilling leiða til ruglings og sóa tíma.
Undirbúðu skipulagða dagskrá þar sem gerð er grein fyrir lykilatriðum og getið þess sem þarf og væntanlegt er af þátttakendum. Sendu út með að minnsta kosti sólarhring fyrirvara og ekki gleyma að nota boð og stillingar fyrir áminningar til að dreifa upplýsingum fljótt.
9. Gerðu tæknina tilbúna
Eins dásamlegt og tæknin er, þá eru samt tilefni til að hún geti farið svolítið ógeðfelld. Vertu viss um að allt gangi vel með því að prófa tæknina þína og athuga hvort öll tæki séu hlaðin. Kynntu þér hvar rafmagnsinnstungur eru og hafðu hleðslutæki nálægt. Prófaðu myndavélina þína, hljóðnema, nettengingu og íhugaðu allt annað sem þú gætir þurft:
- Er lýsingin þín of björt eða of dauf?
- Ertu umkringdur miklum ringulreið?
- Ertu á umferðarþunga svæði þar sem fólk kemur og fer?
- Hvenær slökktir þú / endurstillir tækið síðast?
Íhugaðu að taka þessi atriði inn í dagskrápóstinn fyrir fundinn svo allir þekki til.
8. Andaðu lífi í afhendingu þinni
Jú þú getur keyrt í gegnum netfundinn þinn á áhrifaríkan hátt með því að spreyta þig á lykilatriðum en þú getur líka bætt við nokkrum pizzazzum til að halda fólki áhuga:
- Bjóddu hreyfingu
Við vitum öll hversu auðvelt það er að fjárfesta í vinnu. Að standa upp frá skrifborðinu er frábær hugmynd en getur gleymst þegar þú ert í því að slökkva eld eða skrifa langan tölvupóst. Einhvern tíma á fundinum á netinu skaltu hrista það aðeins upp með því að fá þátttakendur til að hreyfa blóð sitt. Einfaldar hreyfingar eins og að teygja handleggina fyrir ofan höfuðið eða standa upp og setjast nokkrum sinnum eða gera nokkrar teygjur á borðinu geta aukið súrefni í heila og unnið að því að brjótast í gegnum þreytu og svefnhöfga. - Bæta við myndefni
Hvetja til samskipta og koma efni þínu til áhorfenda með því að
með því að nota bjarta liti, myndskeið, myndir og snjalla kall. Gerðu innihaldið þitt meltanlegt og ógleymanlegt með einfaldri skiljanlegri framsetningu sem er aðlaðandi með notkun myndefnis og kannski vel staðsettri, viðeigandi meme! - Fáðu endurgjöf í rauntíma
Sjáðu hvernig fólk gleypir efni þitt með því að gera könnun á staðnum. Þetta eru ekki aðeins skemmtilegir heldur trufla þeir forritið og veita þér upplýsingar í rauntíma sem koma sér vel. Það þjónar tafarlausu ákvarðanatöku tæki, heldur þátttöku hátt og hjálpar uppbyggingu næstu skref.
7. Fulltrúarverkefni
Þegar fólk er ábyrgt fyrir því að leggja eitthvað af mörkum til netfundarins, svo sem að stjórna, reka ísbrjótastarfsemi eða gera athugasemdir, þeim mun meira þátttakandi verður hver einstaklingur. Auk þess hjálpar þetta við að halda fundi litla. Haltu hlutverkum augljós með því að taka aðeins með þá sem þurfa að vera þar eins og ákvarðandi, ráðgjafi, starfsnemi osfrv.
- Velja stjórnanda
Fundarstjóri tryggir að fundurinn fari ekki út af sporinu. Starf hans er að fylgjast með tækninni, leiða með valdi, veita þeim sem þurfa á að halda leyfi til að tala, vera ábyrgur fyrir upptöku og fylgjast með því að gæðum hljóðs og myndbands sé gætt.
6. Haltu þig við tímarammann
Þegar þú ert meðvitaður um þann takmarkaða tíma sem þú hefur hefur framleiðni tilhneigingu til að verða eldhress. Vinna með tímalokið „rammar“ upp á fundinn og gefur honum fókus. Úthlutaðu ákveðnum tíma fyrir hvern lykilpunkt með 10 mínútna biðminni. Þannig geta allir endað á réttum tíma eða rétt fyrir tímann!
5. Fjarlægðu truflun
Það er auðvelt (og mjög algengt) að vilja skoða tölvupóstinn þinn eða kíkja í símann þinn á fundi á netinu. Haltu þig við tímasetninguna og forðastu freistinguna með því að fjarlægja truflun frá byrjun: lokaðu flipunum á fartölvunni þinni, settu símann þinn á hljóðlausan (eða flugstillingu!), Lokaðu glugganum til að loka bakgrunnshávaða (eða notaðu heyrnartól) og sparaðu snakkið fyrir eftir!
(alt-tag: Kona situr við skrifborðið og vinnur við opna fartölvu sem situr nálægt glugga snemma á morgnana)
4. Stuðla að samvinnu
Notaðu fundi á netinu til að búa til hugmyndir frá þátttakendum. Taktu nokkurn tíma til að taka að þér einkenni hugsunarhúss eða hugarflugs. Leyfa fólki að koma með sínar eigin hugmyndir eða grípa með hugmyndir annarra; Prófaðu eiginleika eins og töfluna á netinu til að láta skapandi safa flæða.
3. Fella inn leiki
Með gamification, þú getur búist við því að stig gagnvirkni á netfundinum þínum skjóti í gegnum þakið! Láttu lítinn spurning fylgja með í byrjun og fáðu þátttakendur til að fylgja eftir. Þetta er hægt að hvetja líka - framlengdur hádegismatur, fyrirtækjaskipti, snemma leyfi osfrv. Til dæmis:
- Veldu mynd eða persónu sem á að fella inn um glærurnar og fáðu þátttakendur til að svara hversu oft það sást meðan á kynningunni stóð.
- Kastaðu í einföldu spurningakeppni í lokin til að prófa skilning þátttakenda á innihaldinu.
- Safnaðu tilvitnunum frá samstarfsmönnum og fáðu þá til að giska á hver sagði hvað.
2. Enda með vel mótuðum atriðum
Málið með fundi á netinu er að safna þátttakendum og koma saman til að ná framförum í átt að næsta skrefi. Þetta er aðeins hægt að gera með skýrum aðgerðaratriðum. Þegar allir eru meðvitaðir um hvað þeir þurfa að gera aðeins þá geta hlutirnir gerst. Áður en fundinum er lokið skaltu ganga úr skugga um að þátttakendur séu með á hreinu um hlutverk sitt. Eyddu nokkrum augnablikum í að fara yfir það sem rætt var um og úthlutaðu viðkomandi í starfið.
1. Deildu yfirlitinu
Margt getur komið fram á fundi á netinu. Nóg af hugmyndum, ábendingum og skoðunum er hent og þess vegna eru ágætar samantektar athugasemdir árangursríkar til að viðhalda heilindum samstillingarinnar.
Veldu myndbandsráðstefnuhugbúnað sem fylgir upptökuaðgerð og eða AI-möguleiki til að fanga allt sem fór. Að taka minnispunkta handvirkt er alltaf góð hugmynd, en þegar þú ert með tækni sem vinnur í bakgrunni fyrir þig geturðu framkvæmt á fundinum vitandi að afgangurinn er gætt.
Hér eru nokkur brögð í viðbót til að láta næsta fund á netinu skína:
- Emblazon vörumerkið þitt yfir alla snertipunkta fundarins
Kasta að horfur? Taktu upp þín eigin skilaboð sem kynna nafn fyrirtækis þíns, slagorð og mikilvægar tilkynningar á meðan þátttakendur mæta á sérhannaðar fundarherbergi á netinu. Settu frábæran svip á þig sem er fáður og faglegur með lógóinu þínu og vörumerkjalitum yfir notendaviðmótið. - Notaðu gervigreind til að vinna fótavinnuna
Á fundi á netinu vinnur þú framsýna vinnu. Veldu a vídeó fundur lausn sem vinnur í bakgrunni til að útvega umritun, hátalara og dagsetningarmerki til að auðvelda leit síðar. - Smelltu á skjáhlutdeild til að „sýna“ í stað „segja“
Með samnýtingu skjáa valkostur, að vafra um erfitt að útskýra sýnikennslu og vörueiginleika á fundi á netinu varð bara auðveldara. Allir geta fattað það sem þú ert að segja þegar þeir sjá það fyrir augum. Komdu með þátttakendur á sömu síðu þegar hægt er að sýna allar aðgerðir í rauntíma.
Leyfðu Callbridge að styrkja fundi þína á netinu. Með háþróaðri tækni, sérhannaðar aðgerðir og innsæi hannað notendaviðmót urðu fundirnir þínir bara áhugaverðari og afkastameiri.
