Þegar eitthvað jafnstórt og heimsfaraldur hefur áhrif á heiminn breytir það óhjákvæmilega því hvernig heimurinn virkar. Skref fyrir skref, fara um óþekkt landsvæði, hver atvinnugrein og hvert fyrirtæki er að læra hvernig á að aðlagast og ná árangri í þessu nýja eðlilega - sérstaklega löglegt.
Réttarkerfið hefur gengið í gegnum margvíslegar takmarkanir og takmarkanir og hefur þar af leiðandi haft áhrif á tíðni og aðgengi tillagna, réttarhalda, réttarhalda og málsmeðferðarinnar í heild sinni.
Sem lögfræðingur hefur þú örugglega upplifað af eigin raun afleiðingar þess að þurfa að vinna heima. Sýndarfundir hafa orðið gjaldmiðillinn þar sem fyrri ferlar og kerfi hafa breyst til að umbreyta í netrými. Með augljóslega breytilegu lögfræðilegu landslagi eru myndfundir að verða lausnin fyrir mörg málaferli og byrja próf til uppgötvunar.
Vídeó fundur gerir báðum aðilum ráðgjafans kleift að afla nauðsynlegra og gagnrýninna staðreynda, sönnunargagna, stuðnings, fullyrðinga, sönnunar og varna í málsókninni án þess að þurfa nokkurn tíma að stíga fót fyrir dómstólum.
Miðað við að lögmannsstofa þín hafi gert umskipti á netinu - hækka fjölda fjarfunda, styrkja upplýsingatæknideildina, læra að nota samnýtingu skjáa og sýndarbakgrunn, sem gerir aðlögun að styttri og hnitmiðaðri fundum og kynningum á netinu - þú getur nú séð hvernig tæknin gefur tækifæri til fjarskipta með vellíðan.
Köfum dýpra í hvernig þetta mótast á mismunandi réttaráhrif.
Einn handvægasti og framsækni eiginleiki myndfunda felur í sér upptöku. Að slá met þegar fundur á netinu er í gangi, veitir þátttakendum upptökur frá upphafi til enda, að fullu teknar af öllu sem gerðist í samstillingu.
Þetta getur þó verið breyting á málsmeðferð fyrir mörg fyrirtæki og fyrirtæki. Voru símhringingar teknar upp áður en farið var á netið og flestir heimavinnandi? Hver tók minnispunkta af fundinum? Hve miklum tíma var varið í að koma saman? Gerðu ferðina óaðfinnanlegri með því að fella inn tækni sem gerir þungar lyftingar eins og að taka hljóð, myndband, skrúbb, senda krækjur og skjöl fyrir þig.
Samhliða ávinningi af upptöku kemur venjulega uppskrift og snjall samantekt, tveir eiginleikar sem auka próf uppgötvunarferlið. Ekki aðeins er litbrigði og líkamstjáning greind með myndbandi, heldur er einnig hægt að greina raddblæ, hugsunarmynstur og orðaforða með hátalaramerkjum tækninnar, háþróaðri reikniritum og algengum tenglum við efni.
Hinum megin við myntina liggja þó nokkrar áskoranir sem málaferli og rannsókn ætti að hafa í huga í framtíðinni. Massaupptaka vekur þrjú áhyggjuefni frá sjónarhóli gagnageymslu:
Margföldun gagna
Þegar fleiri og fleiri netskipti eru skráð, hrannast fleiri skrár upp og svo getur stærð myndskeiðanna líka. Eftir því sem gagnamagnið klifrar að stærð eykst hæfni til að geyma og sækja á öruggan hátt í takt.
Annast skjöl
Örugg og örugg gagnageymsla er nauðsynleg þar sem upplýsingarnar sem deilt er og rætt geta verið mjög viðkvæmar og ekki ætlaðar öðrum. Hugleiddu hvernig og hvar þessar skrár eru geymdar. Hver eða hvað er verndin? Hver hefur aðgang og hvernig er verið að vernda þá?
Discovery
Áður hefur verið mögulegt að fundir hafi verið hljóðritaðir eða skráðir í ritvinnsluskjal og því takmarkað nákvæmni og umfang upplýsinganna.
Kannski var gögnum safnað saman í kynningu eða dagskrá. Nú eru möguleikar á ítarlegri rafrænum skrám og umritun mun hagstæðari en nokkru sinni fyrr. Upptökufundir á netinu hafa getu til að taka hljóð og eða myndband samhliða öllu innihaldi fundarins sem felur í sér öll viðskipti og skiptin allan fundinn.
Hafðu í huga gildi svipbrigða, látbragða og alls sem er miðlað án þess að tala.
Eitthvað til að muna:
Aðgangur að skráðum fundum getur reynst bæði a jákvætt og neikvætt sem „stafrænt fótspor“ gæti verið ástæða til notkunar síðar. Gakktu úr skugga um að persónuvernd og öryggisráðstafanir þínar séu uppfærðar og gagnsæjar þar sem beiðnir um uppgötvun máls geta falið í sér vídeófundi eins og tölvupóst og skjöl.
Til að tryggja heildar nákvæmni og gagnsæi skaltu setja stefnur sem skapa samheldni þegar kemur að myndfundi. Að skipuleggja gögn, ákveða leiðbeiningar og koma almennt á flæði eða málsmeðferð þegar kemur að fundum á netinu mun tryggja öryggisáhættu er takmörkuð, gögn eru unnin og upplýsingar eru tiltækar:
- Ákveðið að nefna ráðstefnur fyrir fundi og hverjir sjá um að stjórna upptökunum. Hvar munu upptökurnar lifa og hverjar eru stjórnsýslureglur varðandi geymslu, aðgengi, eyðingu, uppgötvun osfrv.
- Færðu skráningarskyldu til eins eða nokkurra þátttakenda, allt eftir stærð fundarins. Veldu þátttakanda úr hverri deild, umsjónarmanni eða stjórnanda til að sjá um að taka upp mismunandi gerðir af fundum. Hver verður stjórnandi og hvaða stefnur, reglur og verklag þarf að setja fyrir mismunandi sýndarfundi?
- Hvaða „útsýni“ viltu vista? Þegar þú hefur ákveðið hver stjórnandinn er (eða kannski einhverjir) velja hver af hinum ýmsu fundarmöguleikum sem uppfylla þarfir fyrirtækisins þíns og hver tekur upptökuna frá hvaða tölvu - eða sjónarhorni.
- Fylgist með endanum yfirlit og skýrslur frá vídeó fundur vettvangi og ákvarða hver ber ábyrgð á þeim. Hver tekur á móti þeim og hvernig verður nálgast þá?
- Forðastu að afhjúpa uppgötvun með útsetningum fyrir myndfundi sem:
Komið þér að staðsetningu líkamans og hvernig hann verður skipulagður til að tengjast sýndarfundinum
Komdu með annan valkost ef dómarafréttaritari og deponent geta ekki mætt á sama stað
Fáðu sýningargrip til sýningarstjórans með pósti fyrirfram eða rafrænt meðan á vörslunni stendur
Hlaupa vel - prófa tæknina fyrir daginn fyrir sýndarákvörðunina
Tengdu marga lögmenn og þátttakendur frá ýmsum landfræðilegum stöðum
Eru allir sammála um hvort það verði skráð eða ekki - fáðu samþykki - Hafðu varðveislustefnu sem sundurliðar hvernig vídeó ráðstefnur verða geymdar og síðar eytt eftir ákveðinn tíma.
Eftir að netfundi hefur verið lokið eru upptökurnar vistaðar í skýinu og eru áfram aðgengilegar í gegnum gátt fyrirtækisins eða af stjórnanda. Að veita ákveðnum þátttakendum aðgang er friðhelgi og öryggisráðstöfun. Almenn skjalastjórnun, starfsreglur og aðgangur ætti að koma á með umræðu og þróun stefnu og málsmeðferðar.
Koma í veg fyrir öryggisbrot og myndskeiðshlustun með tækni sem gerir öll netskipti örugg og persónuleg. Skipa um notkun aðgangslykils í eitt skipti eða einn sem slær met á fundinum. Leitaðu að eiginleikum eins og:
- Einu sinni aðgangskóði: Hvert símtal er dulkóðað með sérstökum og einkakóða sem gildir aðeins fyrir tilgreint og áætlað Símafundur.
- Fundarlás: Rétt eftir að þátttakendur hafa mætt, virkjaðu þennan eiginleika til að koma í veg fyrir að óæskilegir þátttakendur grípi inn í. Allir sem mæta seint þurfa að biðja um stjórnanda um leyfi.
- Security Code: Ef dagskrá fundarins á netinu hefur í för með sér umræður um mjög viðkvæmar upplýsingar skaltu bæta við öðru öryggislagi með viðbótarkóða sem krafist er þegar þú ferð á ráðstefnu.
Tækni sem er til staðar og gefur tilefni til að uppgötvun sé til staðar reynist algengari. Og þegar fram líða stundir er ólíklegt að málsmeðferð persónulega fari framar. Ef hægt er að komast að lögfræðilegri uppgötvun og öðrum ferlum á netinu er mögulegt að þeim verði haldið áfram á netinu.
Þegar kemur að því að grípa til hugbúnaður fyrir myndfund í stað þess að mæta persónulega,
ávinningurinn - þar á meðal kostnaðarsparnaður, minni ferðalög, meiri tími, fjarvinnusamstarf, framleiðniaukning, færri tafir - vega örugglega þyngra
Áskorun # 1:
Hefð er fyrir því að hver aðili sé venjulega í líkamlegri viðveru lögfræðilegs ráðgjafa síns sem þarf að leggja fram, aðstoða og útskýra skjöl og sýningar meðan á rannsókn stendur.
lausn:
Í staðinn með myndfundum er þetta tækifæri til að skipuleggja fram í tímann. Lögmenn og lögfræðiráðgjafar verða að flokka út öll sönnunargögn, sýningargögn, skjöl og sönnun fyrirfram. Það ætti að vera skýrt, merkt, skipulagt, titill og sent með pósti eða tilbúið til að reka með rafrænum hætti. Gakktu úr skugga um að heimilisföng séu uppfærð, stafsett rétt og allir sem þurfa á gögnum að halda eru með í stafrænu viðskiptunum eða póstpóstinum.
Áskorun # 2:
Mat á framkomu og æðruleysi vitna gæti verið gruggugt í gegnum myndbandstengil frekar en að vera til staðar á sama líkamlega stað.
lausn:
Tæknipróf sem gerð var dagana fram að sýndarfundinum mun tryggja að þátttakandinn sést skýrt og að öllu leyti. Búðu til leiðbeiningarhandbók fyrir myndfund fyrir viðskiptavini, samstarfsmenn og aðra lögfræðinga innan fyrirtækis þíns sem inniheldur lögboðnar venjur við raddvörpun, lýsingu, líkamsstöðu, viðunandi bakgrunn og allar aðrar upplýsingar sem gera mynduppgötvun á staðnum, fágað og fagmannlegt.
Áskorun # 3:
Stilling sem er ekki stofnanaleg eða virðist ekki eins hlutlaus eða viðeigandi gæti verið skelfileg, villandi eða leitt til ófullnægjandi skoðunar.
lausn:
Veittu dæmi um myndskeið og kennsluefni á netinu um hvernig útflutningur myndfundar, uppgötvunarkall, forprófun eða reynsluferli ætti að þróast. Gerðu grein fyrir því hvað er viðunandi og hvaða uppsetning og bakgrunnur mun leiða til árangursríkrar skoðunar. Nefndu einnig dæmi um léleg myndskeið og hvað ekki.
Áskorun # 4:
Að vera ekki í sama líkamlega rýminu opnar skoðun fyrir hugsanlegri misnotkun eða vanvirkni.
lausn:
Fullt gagnsæi umræðunnar er krafist og byrjað að ljúka. Samþykki með áberandi hvetningu í upphafi fundar tryggir að allir séu í samræmi. Ennfremur styrkir fræðsla og þjálfun varðandi bestu starfshætti meðan á skoðun stendur ferli til að ganga úr skugga um að þeir séu straumlínulagaðir og staðlaðir.
Hérna eru nokkur bestu vinnubrögð varðandi raunveruleg gæði samskipta í gegnum rannsóknir til uppgötvunar með myndfundi.
• Setjið til hliðar tíma - fyrir, á meðan og eftir
Innritun, viðtöl, vitnisburður, fundir, útfellingar - vertu viss um að nokkur tími sé í undirbúning, nægur tími til að komast í gegn og smá tími settur til hliðar eftir til að velta fyrir sér og fara í gegnum upptökuna eða samantektina.
• Gakktu úr skugga um að öll tækni virki
Þegar tíminn skiptir öllu máli skaltu ekki lenda í því að reyna að laga og leysa tæknileg mál meðan allir bíða. Sýndu myndbandaráðstefnuna aðeins fyrr og prófaðu hljóðnemann, hátalarann og tenginguna.
Athugaðu hvort allt er hlaðið, auka snúrur eru í boði, WiFi er sterkt osfrv. Nýttu þér hljóð- og myndpróf sem ráðstefnupallar bjóða upp á.
• Hakaðu við blettinn
Veldu blett sem er hljóðlátur, dauðhreinsaður og truflunarlaus. Hvítur veggur eða lokað herbergi með látlausan, ekki truflandi bakgrunn virkar best.
• Haltu þig við tímasetninguna
Sendu lengd fundarins fyrirfram svo allir geti skipulagt í samræmi við það. Rétt eins og persónulegur fundur, búðu til dagskrá, haltu þig við hana og verndaðu tíma allra.
• Athugaðu hljóð- og myndbandstengingu
Notaðu höfuðtól til að lágmarka endurgjöf og hámarka heyrn þína og vörpun. Notaðu myndfund sem hefur hágæða hljóð- / myndbúnað.
Leyfðu Callbridge að veita lögmannsstofu þinni vídeó-fundur tækni sem gerir verklagsreglur fyrir réttarhöld keyrðar á snurðulausan hátt. Með ótrúlegum möguleikum til að koma mörgum málsmeðferð á netinu á netið er innan seilingar möguleikinn á að skera niður kostnað, vinna meira að heiman, flýta fyrir dómstólum og fá meiri upplýsingar.
Tvíhliða samskiptavettvangur Callbridge hefur vald til að fara ítarlegri og gefa vídd í því hvernig lögmannsstofur stunda viðskipti sín. Upptökufundir á netinu gefa öllum aðilum tilfinninguna að vera augliti til auglitis en úr öruggri og heilbrigðri fjarlægð. Auk þess veitir það sveigjanlegri aðsókn og með réttri fyrirhyggju er skipulagning og viðbúnaður hentugur í staðinn fyrir fundi í eigin persónu.
