Plānojot tiešsaistes sapulci, dalībniekiem jāpievērš uzmanība vairāk nekā cerams! Patiesībā jūs vēlaties viņus iedvesmot iesaistīties un būt klāt. Lai tas notiktu, jūsu tiešsaistes sapulcei jābūt strukturētai. Tas ir jāprojektē un jūsu auditorijai.
Galu galā, kāds ir mērķis citādi? Kāpēc pavadīt laiku, pulcējot karaspēku, lai pārskatītu progresa ziņojumus vai atvērtu sakaru līnijas, lai saceltu prātu, ja vienīgā dzirdētā skaņa ir kriketi?
Izmantojot interaktīvāku pieeju tiešsaistes sapulcēm, varat sagaidīt lielu iesaistīšanos, labāku informācijas absorbciju un rūpīgāku sava satura izpratni. Varbūt pat nedaudz jautri!
Sāksim ķerties pie biznesa - biznesa tikšanās, tas ir!
Saskaņā ar Hārvardas Biznesa pārskata rakstu augstākā vadība, C līmeņa izpildītāji un citi lēmumu pieņēmēji gandrīz trīs ceturtdaļas laika pavada, tiekoties ar citiem, lai apspriestu darba gaitu. Tas ir daudz laika, kas pavadīts sanāksmēs.
Neaizmirsīsim arī par attāliem darbiniekiem. Pateicoties sarežģītām tehnoloģijām, tiešsaistes tikšanās ar komandām un kolēģiem dažādās vietās ir iespējamas, taču joprojām ir problēmas ar laika joslām, savienojamību un projektu koordinēšanu. Šeit pavadītais laiks var pazust vai tikt izmantots nepareizi.
Vai jūs darāt visu iespējamo, lai jūsu tiešsaistes sapulces būtu produktīvas un lietderīgi izmantotu laiku?
Ja vēlaties:
- Atrodiet vienkāršākus veidus, kā sadarboties ar kolēģiem un attāliem darbiniekiem
- Uzturiet savienojumu neatkarīgi no laika vai attāluma
- Atdzīviniet mijiedarbību
- Push, lai iegūtu lielāku līdzdalību un efektivitāti
Tad šeit ir dažas idejas sanāksmju atdzīvināšanai, lai tās padarītu interaktīvākas un efektīvākas:
Pirmkārt, pajautājiet sev: vai šī tikšanās ir obligāta? Vai jums tiešām ir jārīko šī sanāksme?
Lai dalībnieki varētu mijiedarboties un sadarboties, ir jāuzklausa balsis, viedokļi, atklājumi un informācijas koplietošana. Tiešsaistes sapulces gadījumā priekšroka tiek dota dialogam, nevis monologam.
Ja ir kāds paziņojums vai informācija, kas neprasa dalībniekiem pievienot vai strādāt, un tikai klausīties, apsveriet, kā jūsu ziņojums varētu būt labāk piemērots e-pastā. Interaktīvu un saistošu sapulču pieprasīšana dalībniekiem tikai klausīties var izraisīt viņu zaudēšanu vai izlikšanos.
Kad tiešsaistes sapulces saturs un mērķis ir noteikts kā “nepieciešams”, rīkojieties šādi:
12. Pārvaldiet cerības
Izaudziniet pareizo domāšanas veidu kolēģu vidū, iepriekš informējot viņus par viņu līdzdalību. Pirms tiešsaistes sanāksmes izsūtītajā darba kārtībā izklāstiet vienkāršu izkārtojumu tam, ko visi var sagaidīt.
Parādiet problēmu un informējiet dalībniekus, ka ir vajadzīgas viņu idejas un ieguldījums. Tas viņiem dod laiku domāt un risināt problēmas, vienlaikus nosakot dažus pamatnoteikumus.
Turklāt informējiet viņus par paredzamo pamata etiķeti, piemēram:
- Kad nerunājat, nospiediet “izslēgt”
- Atturieties no ēšanas vai dzeršanas
- Pārtrauciet tālruņus un citus traucējumus
11. Reģistrēšanās ar kolēģiem
Ņemot vērā neseno pandēmiju, kuras rezultātā miljoniem cilvēku strādā mājās, attālināts darbs var justies izolēts. Vienkārši plānojot sapulci pirmdien un sākot ar vienkāršu jautājumu: "Ko jūs darījāt šajā nedēļas nogalē?" jūs varat piesaistīt līdzdalību un mudināt kolēģus atvērties.
Vēl labāk, atkarībā no jūsu sapulces lieluma, izmantojiet šo ievado laiku, lai panāktu, ka visi sazinās un pateicas kolēģim par paveikto. Liels vai mazs, parādot pateicību ar vienkāršu vārda izsaukumu un uzdevuma izsaukšanu, pateicība darbojas, lai padarītu ikvienu justies vairāk saistīts. Tas ir mazs, bet varens veids, kā veicināt sociālo saikni virtuālajā platformā.
Vai jūsu komandā ir daudz attālinātu darbinieku? Iedvesmojiet vairāk sociālās saiknes izjūtas, iepludinot mazliet prieka, lai palīdzētu pārvarēt ledus un ļautu cilvēkiem justies mazāk vientuļiem, attālinoties sociālajā jomā vai strādājot mājās.
- Spice Up ievadi:
Tiešsaistes sanāksmju telpa pilna ar svešiniekiem? Aiciniet dalībniekus iepazīstināt ar sevi un savdabīgu informāciju:
-
- Viņu mīļākā karaoke dziesma
- Viņu paraksts mājās gatavots ēdiens
- Labākais koncerts, uz kuru viņi ir gājuši
Tiešsaistes sanāksmju telpa ar tiem pašiem kolēģiem? Uzaiciniet pazīstamas sejas:
-
- Īsumā apspriediet labu filmu, ko viņi nesen redzēja
- Dalieties ar viņu pet
- Atklājiet hobiju vai personīgo projektu, ko viņi ir uzņēmušies
- Izmanto savas smadzenes:
Komandas veidošanas vingrinājumiem nevajadzētu palikt malā tikai tāpēc, ka komandas locekļi ir vairāk izkliedēti. Iepriekš norādiet kritērijus, lai dalībnieki varētu parādīties gatavi. Izmēģiniet īsu Charades vai Balderdash pārsūtīšanu tiešsaistē, lai iegūtu interesantāku sapulces atklāšanas veidu. - Spēlējiet uzminēšanas spēli:
Vēl viens veids, kā piesaistīt cilvēkus, ir lūgt katram dalībniekam spēlēt vienkāršu ISpy versiju, aprakstot priekšmetu viņu attālajā darba zonā.
10. Izveidojiet sapulces darba kārtību pirms laika
Ja sapulces darba kārtība ir skaidra un formulēta, jūs varat sagaidīt tādu pašu IA ar tiešsaistes sapulci! Bez plāna vai iepriekšējas domāšanas neskaidra, nepareizi informēta sinhronizācija radīs apjukumu un laika izšķiešanu.
Sagatavojiet strukturētu darba kārtību, kurā izklāstīti galvenie jautājumi un pieminēts, ko dalībnieki prasa un ko sagaida. Nosūtiet to vismaz dienu iepriekš un neaizmirstiet izmantot savus ielūgumus un atgādinājumus, lai ātri izplatītu informāciju.
9. Sagatavojiet savu tehnoloģiju
Lai cik brīnišķīga būtu tehnoloģija, joprojām ir gadījumi, kad tā var kļūt nedaudz nelokāma. Jūtieties pārliecināts, ka viss darbojas nevainojami, pārbaudot savas tehnoloģijas un pārbaudot, vai visas ierīces ir uzlādētas. Uzziniet, kur atrodas jūsu elektrības kontaktligzdas, un lādētājus turiet tuvumā. Pārbaudiet kameru, mikrofonu, interneta savienojumu un apsveriet visu citu, kas jums varētu būt nepieciešams:
- Vai jūsu apgaismojums ir pārāk spilgts vai pārāk vājš?
- Vai jūs ieskauj liela juceklis?
- Vai atrodaties intensīvas satiksmes zonā, kur cilvēki nāk un iet?
- Kad jūs pēdējo reizi izslēdzāt / atiestatījāt ierīci?
Apsveriet iespēju iekļaut šos punktus pirmssapulces darba kārtības e-pastā, lai visi būtu informēti.
8. Elpojiet dzīvi savā piegādē
Protams, jūs varat efektīvi iziet cauri savai tiešsaistes sapulcei, atjaucot galvenos priekšmetus, taču varat arī pievienot nedaudz picu, lai cilvēki būtu ieinteresēti:
- Uzaicināt kustību
Mēs visi zinām, cik viegli ir ieguldīt darbā. Piecelšanās no galda ir lieliska ideja, taču tā var aizmirst, kad jums ir jācenšas nodzēst uguni vai rakstīt garu e-pastu. Kādā brīdī tiešsaistes sapulcē to nedaudz sakratiet, liekot dalībniekiem pārvietot asinis. Vienkāršas kustības, piemēram, roku izstiepšana virs galvas vai pāris reizes piecelšanās un apsēšanās vai dažu galda stiepšana, var palielināt smadzeņu skābekli un strādāt, lai pārvarētu noguruma un letarģijas izjūtu. - Pievienot Visuals
Veiciniet mijiedarbību un nododiet savu saturu auditorijai līdz
izmantojot spilgtas krāsas, videoklipus, fotoattēlus un izveicīgus izsaukumus. Padariet savu saturu sagremojamu un neaizmirstamu ar vienkārši saprotamu prezentāciju, kas ir pievilcīga, izmantojot vizuālos materiālus, un, iespējams, labi izvietotu, piemērotu memu! - Saņemiet atsauksmes reāllaikā
Uzziniet, kā cilvēki absorbē jūsu saturu, veicot aptauju uz vietas. Tie ir ne tikai jautri, bet arī faktiski pārtrauc programmu un sniedz reāllaika informāciju, kas noder. Tas kalpo tūlītēju lēmumu pieņemšanas rīkam, uztur iesaisti augstā līmenī un palīdz strukturēt nākamos soļus.
7. Uzdevumu deleģēšana
Kad cilvēki ir atbildīgi par kaut ko ieguldījumu tiešsaistes sapulcē, piemēram, moderēšanu, ledus laušanas aktivitāšu vadīšanu vai piezīmju izdarīšanu, jo vairāk katra persona būs iesaistīta. Turklāt tas palīdz mazināt sapulces. Uzturiet lomas acīmredzamas, iekļaujot tikai tos, kuriem tur jābūt, piemēram, lēmumu pieņēmējs, padomnieks, interns utt.
- Moderatora izvēle
Moderators nodrošina, ka sapulce netiek izsista no sliedēm. Viņa / viņas uzdevums ir sekot tehnoloģijai, vadīt ar autoritāti, dot atļauju runāt tiem, kam tā nepieciešama, atbildēt par ierakstīšanu un skatīties, ka tiek rūpēta par audio un video kvalitāti.
6. Turieties pie laika grafika
Kad esat informēts par ierobežoto laika periodu, produktivitāte mēdz kļūt aizdedzināta. Darbs ar laika ierobežojumu “ierāmē” sapulci un piešķir tai fokusu. Piešķiriet noteiktu laiku katram galvenajam punktam ar 10 minūšu buferi. Tādā veidā ikviens var beigties laikā vai tieši pirms laika!
5. Noņemiet uzmanību
Tiešsaistes sapulces laikā ir viegli (un ļoti bieži) vēlēties pārbaudīt savu e-pastu vai paskatīties uz tālruni. Turieties pie laika un izvairieties no kārdinājuma, no sākuma novēršot traucējošos faktorus: izslēdziet klēpjdatora cilnes, ieslēdziet tālruni klusuma režīmā (vai lidmašīnas režīmā!), Aizveriet logu, lai izslēgtu fona troksni (vai izmantotu austiņas) un saglabājiet uzkodas pēc tam!
(alt-tag: Sieviete sēž pie rakstāmgalda un strādā pie atvērta klēpjdatora, kas sēž netālu no loga agri no rīta)
4. Veicināt sadarbību
Izmantojiet tiešsaistes sapulci, lai ģenerētu dalībnieku idejas. Atliciniet kādu laiku, lai pārņemtu domnīcas vai ideju vētras raksturojumu. Ļaujiet cilvēkiem nākt klajā ar savām idejām vai atgriezties pie citu idejām; Lai radošās sulas plūst, izmēģiniet tādu funkciju kā tiešsaistes tāfele.
3. Iekļaut spēles
cauri gamification, jūs varat sagaidīt, ka tiešsaistes sapulces interaktivitātes līmeņi šaus cauri jumtam! Sākumā iekļaujiet nelielu jautājumu un aiciniet dalībniekus sekot līdzi. Arī tos var stimulēt - pagarinātas pusdienas, uzņēmuma svilināšana, priekšlaicīga atvaļināšana utt. Piemēram:
- Atlasiet attēlu vai rakstzīmi, ko iegult slaidos, un aiciniet dalībniekus atbildēt, cik reizes tas tika redzēts visā prezentācijā.
- Beigās iemetiet vienkāršu viktorīnu, lai pārbaudītu dalībnieku izpratni par saturu.
- Savāc kolēģu citātus un liec viņiem uzminēt, kas ko teica.
2. Beigt ar labi formulētiem darbības priekšmetiem
Tiešsaistes sanāksmes mērķis ir pulcēt dalībniekus un sanākt kopā, lai virzītos uz priekšu nākamajā solī. To var izdarīt tikai ar skaidriem darbības vienumiem. Kad visi apzinās, kas viņiem jādara, tikai tad lietas var tikt paveiktas. Pirms sapulces beigām pārbaudiet, vai dalībniekiem ir skaidra sava loma. Pavadiet dažus mirkļus pārrunājot apspriesto un norīkojot personu darbam.
1. Dalieties ar kopsavilkumu
Tiešsaistes sanāksmē var notikt daudz. Daudz ideju, ieteikumu un viedokļu tiek izmesti apkārt, tāpēc labi apkopotas piezīmes efektīvi saglabā sinhronizācijas integritāti.
Izvēlieties videokonferenču programmatūru, kas aprīkota ar ierakstīšanas funkciju un / vai AI iespējām, lai uzņemtu visu, kas pagājis. Manuāli pierakstīt piezīmes vienmēr ir laba ideja, taču, ja jums fonā darbojas tehnoloģija, sapulces laikā varat uzstāties, zinot, ka par pārējo ir rūpēts.
Šeit ir vēl daži triki, lai jūsu nākamā tiešsaistes sapulce spīdētu:
- Izklāstiet savu zīmolu visos sapulces saskares punktos
Piesaiste perspektīvām? Ierakstiet pats savu ziņojumu, kurā tiek parādīts jūsu uzņēmuma nosaukums, sauklis un svarīgi paziņojumi, kamēr dalībnieki parādās pielāgojama tiešsaistes sanāksmju telpa. Radiet lielisku pirmo iespaidu, kas ir slīpēts un profesionāls, izmantojot jūsu logotipu un zīmola krāsas lietotāja saskarnē. - Izmantojiet AI, lai veiktu kāju darbu
Tiešsaistes sanāksmē jūs darāt uz priekšu vērstu darbu. Izvēlieties a videokonferences risinājums, kas darbojas fonā, lai nodrošinātu transkripcijas, skaļruņu tagus un datuma zīmogus, lai vēlāk būtu ērti meklēt. - Rezultāta ekrāna kopīgošana uz “Parādīt”, nevis “Pastāstīt”
Ar ekrāna koplietošana Tiešsaistes sapulces laikā ir vieglāk orientēties grūti izskaidrojamās demonstrācijās un produkta funkcijās. Ikviens var aptvert to, ko jūs sakāt, kad viņš to var redzēt savu acu priekšā. Lieciet dalībniekus uz vienas lapas, kad katru darbību var parādīt reāllaikā.
Ļaujiet Kallbridžai uzmundrināt jūsu tiešsaistes tikšanās. Ar sarežģītām tehnoloģijām, pielāgojamām funkcijām un intuitīvi izstrādātu lietotāja saskarni jūsu sapulces kļuva tikai interesantākas un produktīvākas.
