Unapopanga mkutano wa mkondoni, lazima zaidi ya matumaini washiriki watazingatia! Kwa kweli, unataka kuwahimiza washiriki na wawasilishe. Ili hilo lifanyike, mkutano wako mkondoni unahitaji kupangwa. Inahitaji kutengenezwa na ilipewa hadhira yako.
Baada ya yote, ni nini kusudi vinginevyo? Kwa nini utumie wakati kukusanya askari kwenda juu ya ripoti za maendeleo au kufungua njia za mawasiliano ili kujadili sauti ikiwa sauti tu inayosikika ni kriketi?
Kwa njia inayoingiliana zaidi kwenye mikutano yako mkondoni, unaweza kutarajia ushiriki wa hali ya juu, ufyonzwaji bora wa habari, na ufahamu kamili wa yaliyomo. Labda hata furaha kidogo!
Wacha tuingie kwenye biashara - mikutano ya biashara, hiyo ni!
Kulingana na nakala ya Harvard Business Review, usimamizi wa juu, viongozi wa ngazi ya C, na watoa maamuzi wengine hutumia karibu robo tatu ya wakati wao kukutana na wengine kujadili maendeleo ya kazi. Huo ni muda mwingi uliotumiwa kwenye mikutano.
Tusisahau kuhusu wafanyikazi wa mbali pia. Shukrani kwa teknolojia ya kisasa, mikutano ya mkondoni na timu na wenzako katika maeneo tofauti inawezekana lakini bado kuna changamoto na maeneo ya wakati, unganisho na miradi ya kuratibu. Hapa ndipo wakati unaotumiwa unaweza kupotea au kutumiwa vibaya.
Je! Unafanya kila unachoweza kuhakikisha mikutano yako mkondoni inazaa na matumizi mazuri ya wakati?
Ikiwa unatafuta:
- Tafuta njia rahisi za kuratibu na wenzako na wafanyikazi wa mbali
- Kaa umeunganishwa bila kujali wakati au umbali
- Ongeza tena mwingiliano
- Shinikiza ushiriki zaidi na ufanisi
Halafu hapa kuna maoni kadhaa ya kukuza mikutano ili kuifanya iwe na maingiliano na ufanisi zaidi:
Kwanza, jiulize: Je! Mkutano huu ni wa lazima? Je! Unahitaji kweli kufanya mkutano huu?
Ili washiriki waweze kuingiliana na kushirikiana, sauti, maoni, matokeo na ushiriki wa habari lazima zisikike. Kwa mfano wa mkutano mkondoni, mazungumzo hupendekezwa juu ya monologue.
Ikiwa kuna tangazo au habari ambayo haiitaji washiriki kuongeza au kufanya kazi kutoka na kusikiliza tu, fikiria jinsi ujumbe wako unaweza kufaa zaidi katika barua pepe. Kwa mikutano ambayo inaingiliana na inavutia, kuuliza washiriki wasikilize tu kunaweza kuwasababisha kupoteza au kujifanya nia.
Mara tu yaliyomo na madhumuni ya mkutano mkondoni imethibitishwa kama "muhimu," hapa kuna nini cha kufanya baadaye:
12. Simamia Matarajio
Kulima mawazo sahihi kati ya wenzao kwa kuwajulisha mapema kuwa ushiriki wao unahitajika. Katika ajenda iliyotumwa kabla ya mkutano mkondoni, wasilisha mpangilio rahisi wa kile kila mtu anaweza kutarajia.
Onyesha shida na uwajulishe washiriki kuwa maoni na maoni yao yameombwa. Hii inawapa wakati wa kufikiria na kutatua shida, na pia kuweka sheria kadhaa za msingi.
Pamoja, wajulishe adabu ya kimsingi inayotarajiwa, kama:
- Piga "bubu" wakati hauzungumzi
- Jizuia kula au kunywa
- Weka simu mbali na usumbufu mwingine kwenye pumziko
11. Kuingia na Wenzako
Kwa kuzingatia janga la hivi karibuni na mamilioni ya watu wanaofanya kazi kutoka nyumbani kama matokeo, kazi ya mbali inaweza kuhisi kutengwa. Kwa kupanga tu mkutano Jumatatu na kuanza na swali rahisi, "Ulifanya nini wikendi hii?" unaweza kupata ushiriki na kuhimiza wenzako kufungua.
Bora zaidi, kulingana na saizi ya mkutano wako, tumia wakati huu wa utangulizi ili kumfanya kila mtu afikie na kumshukuru mwenzake kwa kitu walichofanya. Kubwa au ndogo, kwa kuonyesha shukrani kwa simu rahisi na kupiga kelele ya kazi, shukrani hufanya kazi kumfanya kila mtu jisikie kushikamana zaidi. Hii ni njia ndogo lakini yenye nguvu ya kuhamasisha ushirika wa kijamii kwenye jukwaa dhahiri.
Je! Timu yako inajumuisha wafanyikazi wengi wa mbali? Pandikiza hisia zaidi ya kushikamana kwa kijamii kwa kuingiza raha kidogo kusaidia kuvunja barafu na kuwafanya watu wasisikie upweke na umbali wa kijamii au kufanya kazi kutoka nyumbani:
- Utangulizi wa viungo:
Chumba cha mkutano mkondoni kilichojaa wageni? Waalike washiriki kujitambulisha na habari kidogo:
-
- Wimbo wao wa kupenda wa karaoke
- Saini yao ilipikwa sahani ya nyumbani
- Tamasha bora waliwahi kwenda
Chumba cha mkutano mkondoni na wenzako hao hao? Alika nyuso zinazojulikana kwa:
-
- Jadili kwa kifupi sinema nzuri waliyoiona hivi karibuni
- Shiriki jinsi mnyama wao anavyofanya
- Fungua juu ya hobby au mradi wa kibinafsi ambao wamechukua
- Tumia Ubongo Wako:
Mazoezi ya ujenzi wa timu haipaswi kuanguka njiani kwa sababu tu washiriki wa timu wametawanyika. Toa vigezo kabla ya muda ili washiriki waweze kujitokeza tayari. Jaribu tafsiri fupi ya mkondoni ya Charades, au Balderdash kwa njia ya kupendeza zaidi ya kufungua mkutano. - Cheza Mchezo wa Kubashiri:
Njia nyingine ya kuwafanya watu washiriki zaidi ni kuuliza kila mshiriki kucheza toleo rahisi la ISpy kwa kuelezea kipengee katika eneo lao la kazi la mbali.
10. Unda Ajenda Zako za Mkutano Kabla ya Wakati
Ikiwa ajenda yako ya mkutano iko wazi na imeelezwa, unaweza kutarajia ROI sawa na mkutano wako mkondoni! Bila mpango au mawazo ya mapema, usawazishaji usiofahamika, ulio na habari mbaya utasababisha kuchanganyikiwa na kupoteza muda.
Andaa ajenda iliyoundwa ambayo inaelezea maswala muhimu, na kutaja kile kinachohitajika na kinachotarajiwa kutoka kwa washiriki. Tuma angalau siku moja mapema na usisahau kutumia mialiko yako na mpangilio wa vikumbusho kusambaza habari haraka.
9. Tayari Teknolojia Yako
Ingawa teknolojia ni nzuri, bado kuna hafla ambazo zinaweza kwenda wonky kidogo. Jisikie ujasiri kila kitu kinaendelea vizuri kwa kujaribu teknolojia yako, na kuangalia kuwa vifaa vyote vimechajiwa. Pata kujua vituo vyako vya umeme viko wapi na kuwa na chaja zako karibu. Jaribu kamera yako, kipaza sauti, unganisho la mtandao na uzingatie kitu kingine chochote unachohitaji:
- Je! Taa yako ni mkali sana au imepungua sana?
- Je! Umezungukwa na mafuriko mengi?
- Je! Uko katika eneo lenye trafiki nyingi ambapo watu wanakuja na kwenda?
- Mara ya mwisho ulifunga / kuweka upya kifaa chako lini?
Fikiria kujumuisha vidokezo hivi kwenye barua pepe ya ajenda ya kabla ya mkutano ili kila mtu ajue.
8. Pumua Maisha Katika Utoaji Wako
Hakika unaweza kupitia mkutano wako mkondoni kwa ufanisi kwa kuondoa vitu muhimu lakini unaweza pia kuongeza pizzazz ili kuwafanya watu wavutiwe:
- Alika Harakati
Sote tunajua jinsi ilivyo rahisi kuwekeza katika kazi. Kuamka kutoka kwenye dawati lako ni wazo nzuri lakini unaweza kusahaulika wakati uko kwenye koo la kuzima moto au kuandika barua pepe ndefu. Wakati fulani kwenye mkutano wako mkondoni, itikisike kidogo kwa kuwafanya washiriki kusonga damu yao. Harakati rahisi kama kunyoosha mikono yako juu ya kichwa chako au kusimama na kukaa chini mara kadhaa au kufanya dawati chache kunaweza kuongeza oksijeni kwa ubongo na kufanya kazi kupitia hisia za uchovu na uchovu. - Ongeza Mionekano
Tia moyo mwingiliano na fikisha maudhui yako kwa wasikilizaji wako kwa
kutumia rangi angavu, video, picha na njia za kupiga simu za haraka. Fanya yaliyomo yako yaweze kukumbukwa na kukumbukwa na uwasilishaji rahisi kuelewa ambao unapendeza na matumizi ya vielelezo na labda meme iliyowekwa vizuri, inayofaa! - Pata Maoni Katika Wakati Halisi
Angalia jinsi watu wanavyonyonya yaliyomo kwa kufanya kura ya maoni ya papo hapo. Sio tu hizi za kufurahisha, kwa kweli hukatisha mpango na kukupa habari ya wakati halisi inayokuja kwa urahisi. Inatumikia zana ya kufanya maamuzi ya papo hapo, inaweka ushiriki juu na inasaidia muundo wa hatua zifuatazo.
7. Kukabidhi Kazi
Wakati watu wanawajibika kuchangia kitu kwenye mkutano wa mkondoni kama vile kusimamia, kuendesha shughuli ya kuvunja barafu au kuandika maelezo, kila mtu atashiriki zaidi. Kwa kuongeza, hii inasaidia kuweka mikutano ndogo. Weka majukumu wazi kwa kujumuisha tu wale ambao wanahitaji kuwapo kama mtu anayefanya uamuzi, mshauri, mwanafunzi, nk.
- Kuchagua Msimamizi
Msimamizi huhakikisha mkutano haupunguki. Kazi yake ni kutazama teknolojia, kuongoza na mamlaka, kutoa idhini ya kuzungumza kwa wale wanaohitaji, kuwajibika kwa kurekodi, na kutazama kuwa ubora wa sauti na video umetunzwa.
6. Shikamana na Mpangilio wa Wakati
Unapofahamu wakati mdogo ulio nao, tija huelekea kuchomwa moto. Kufanya kazi na "muafaka" wa mkutano wa wakati na kuupa mwelekeo. Agiza muda maalum kwa kila hatua muhimu na bafa ya dakika 10. Kwa njia hiyo kila mtu anaweza kumaliza kwa wakati au mapema tu kabla ya wakati!
5. Ondoa Usumbufu
Ni rahisi (na ya kawaida sana) kutaka kuangalia barua pepe yako au kutupia macho kwenye simu yako ukiwa kwenye mkutano wa mkondoni. Shikilia wakati na epuka kishawishi kwa kuondoa usumbufu kutoka mwanzo: funga tabo kwenye kompyuta yako ndogo, weka simu yako kwenye kimya (au hali ya ndege!), Funga dirisha kuzima kelele ya nyuma (au tumia vichwa vya sauti) na uhifadhi vitafunio kwa baada ya!
(tag-alt: Mwanamke ameketi kwenye dawati na anafanya kazi kwenye laptop iliyo wazi ameketi karibu na dirisha mapema asubuhi)
4. Kukuza Ushirikiano
Tumia mkutano mkondoni kutoa maoni kutoka kwa washiriki. Tenga muda kuchukua sifa za kituo cha mawazo au kikao cha kujadiliana. Ruhusu watu waje na maoni yao wenyewe au warudishe maoni ya wengine; Jaribu huduma kama ubao mweupe mkondoni ili kupata juisi za ubunifu zinazotiririka.
3. Ingiza Michezo
Kwa njia ya gamification, unaweza kutarajia viwango vya mwingiliano kwenye mkutano wako mkondoni kupiga risasi juu ya paa! Jumuisha uliza kidogo mwanzoni na uwaambie washiriki wafuate. Hizi zinaweza kuhamasishwa pia - chakula cha mchana kilichopanuliwa, swag ya kampuni, kuondoka mapema, nk. Kwa mfano:
- Chagua picha au herufi ya kupachika kwenye slaidi na uwape washiriki kujibu ni mara ngapi ilionekana wakati wote wa uwasilishaji.
- Tuma jaribio rahisi mwishoni ili kujaribu uelewa wa washiriki wa yaliyomo.
- Kusanya nukuu kutoka kwa wenzao na uwape nadhani ni nani alisema nini.
2. Maliza na Vitu vya Vitendo Vilivyoelezewa Vizuri
Hoja ya mkutano mkondoni ni kukusanya washiriki na kuja pamoja kufanya maendeleo kuelekea hatua inayofuata. Hii inaweza kufanywa tu na vitu wazi vya kitendo. Wakati kila mtu anafahamu ni nini anapaswa kufanya tu basi mambo yanaweza kufanywa. Kabla mkutano haujaisha, angalia ikiwa washiriki wako wazi kuhusu jukumu lao. Tumia muda mfupi kupitia kile kilichojadiliwa na kumpa mtu huyo kwa kazi hiyo.
1. Shiriki Muhtasari
Mengi yanaweza kutokea katika mkutano mkondoni. Mawazo mengi, maoni na maoni hutupwa kote, ndiyo sababu maelezo mafupi yaliyofupishwa yanafaa katika kudumisha uadilifu wa usawazishaji.
Chagua programu ya mkutano wa video ambayo inakuja na huduma ya kurekodi na au uwezo wa AI kukamata kila kitu kilichoshuka. Kuchukua maelezo kwa mikono kila wakati ni wazo nzuri, lakini wakati una teknolojia inayokufanyia kazi nyuma, unaweza kufanya wakati wa mkutano ukijua iliyobaki inatunzwa.
Hapa kuna hila zingine kadhaa za kufanya mkutano wako unaofuata mkondoni uangaze:
- Pachika Chapa Yako Kwenye Sehemu Zote za Kugusa za Mkutano Wako
Kuunganisha matarajio? Rekodi ujumbe wako mwenyewe ambao unatambulisha jina la kampuni yako, kauli mbiu na matangazo muhimu wakati washiriki wanajitokeza kwa chumba cha mkutano mkondoni kinachoweza kubadilishwa. Tengeneza maoni mazuri ya kwanza ambayo ni polished na mtaalamu na nembo yako na rangi chapa kwenye kiolesura cha mtumiaji. - Tumia AI Kufanya Sheria
Katika mkutano mkondoni, unafanya kazi inayoangalia mbele. Chagua mkutano wa video suluhisho linalofanya kazi nyuma kutoa hati, vitambulisho vya spika na mihuri ya tarehe kwa utaftaji rahisi baadaye. - Hit Screen Shiriki Ili "Onyesha" Badala ya "Sema"
Pamoja na kugawana skrini chaguo, kuvinjari maandamano magumu ya kuelezea na huduma za bidhaa wakati wa mkutano mkondoni imekuwa rahisi zaidi. Kila mtu anaweza kufahamu kile unachosema wakati wataweza kukiona mbele ya macho yao. Lete washiriki kwenye ukurasa huo huo wakati kila hatua inaweza kuonyeshwa kwa wakati halisi.
Wacha Callbridge itie nguvu mikutano yako mkondoni. Na teknolojia ya hali ya juu, huduma zinazoweza kubadilishwa na kiolesura cha mtumiaji iliyoundwa, mikutano yako imekuwa ya kuvutia zaidi na yenye tija.
