جب آپ کسی آن لائن میٹنگ کا منصوبہ بنا رہے ہو تو ، آپ کو امید سے زیادہ شرکاء توجہ دے رہے ہوں گے! در حقیقت ، آپ ان کی مصروفیت اور حاضر رہنے کی ترغیب دینا چاہتے ہیں۔ ایسا ہونے کے ل your ، آپ کی آن لائن میٹنگ کی تشکیل کی ضرورت ہے۔ اسے ڈیزائن کرنے کی ضرورت ہے اور آپ کے سامعین کو پیش کیا.
بہرحال ، آخر کیا مقصد ہے؟ افواج کو اکٹھا کرنے میں کیوں وقت گزاریں تاکہ ترقی کی خبروں کو آگے بڑھایا جا communication یا مواخذہ کی راہیں کھولنے کے لئے گڑبڑ کو کچل دیں اگر صرف آواز سنائی دینے والی کریکٹس ہی ہوں؟
آپ کی آن لائن میٹنگوں کے لئے زیادہ انٹرایکٹو نقطہ نظر کے ساتھ ، آپ اعلی مصروفیت ، معلومات کے بہتر جذب ، اور اپنے مواد کی مزید مکمل تفہیم کی توقع کرسکتے ہیں۔ شاید تھوڑا مزہ بھی!
آئیے کاروبار پر اتریں - کاروباری ملاقاتیں ، یہی ہے!
ہارورڈ بزنس ریویو آرٹیکل کے مطابق ، اعلی انتظامیہ ، سی سطح کے عملدار ، اور دیگر فیصلہ ساز کام کی پیشرفت پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے اپنا تقریبا of چوتھائی وقت دوسروں کے ساتھ ملاقات میں صرف کرتے ہیں۔ یہ مجالس میں بہت زیادہ وقت گزارتا ہے۔
آئیے دور دراز کے کارکنوں کے بارے میں بھی نہ بھولیں۔ جدید ترین ٹیکنالوجی کی بدولت ٹیموں اور ساتھیوں کے ساتھ مختلف مقامات پر آن لائن ملاقاتیں ممکن ہیں لیکن اب بھی ٹائم زون ، رابطے اور کوآرڈی نیشنل پروجیکٹس میں چیلنجز موجود ہیں۔ یہیں سے گزارا ہوا وقت ضائع یا غلط استعمال ہوسکتا ہے۔
کیا آپ یہ یقینی بنانے کے لئے ہر ممکن کوشش کر رہے ہیں کہ آپ کی آن لائن میٹنگز نتیجہ خیز ہوں اور وقت کا اچھا استعمال ہو؟
اگر آپ تلاش کر رہے ہیں:
- ساتھیوں اور دور دراز کارکنوں کے ساتھ ہم آہنگی کے آسان طریقے تلاش کریں
- وقت اور فاصلے سے قطع نظر مربوط رہیں
- بات چیت دوبارہ
- زیادہ سے زیادہ شرکت اور تاثیر کے لئے دبائیں
اس کے بعد اجلاسوں کو مزید دلچسپ اور موثر بنانے کے لn کچھ نظریات یہ ہیں:
پہلے ، اپنے آپ سے پوچھیں: کیا یہ میٹنگ لازمی ہے؟ کیا آپ کو واقعی یہ جلسہ کرنے کی ضرورت ہے؟
شرکاء کو باہمی تعامل اور تعاون کرنے کے لئے ، آوازیں ، آراء ، نتائج اور معلومات کا اشتراک سنا جانا ہے۔ کسی آن لائن ملاقات کی مثال میں ، ایک ایکولوجی سے زیادہ گفتگو پر ترجیح دی جاتی ہے۔
اگر کوئی اعلان یا معلومات موجود ہے جس میں شرکاء کو شامل کرنے یا کام کرنے اور صرف سننے کی ضرورت نہیں ہے تو ، اس بات پر غور کریں کہ آپ کا پیغام ای میل میں کس طرح بہتر موزوں ہوگا۔ انٹرایکٹو اور پرکشش ملاقاتوں کے ل participants ، شرکاء کو صرف سننے کے لئے کہنا ان کی دلچسپی کھو سکتے ہیں یا ان کی دلچسپی کا سبب بن سکتے ہیں۔
ایک بار جب کسی آن لائن میٹنگ کا مواد اور مقصد بطور "ضروری" قائم ہوجاتا ہے تو ، اب آگے کیا کرنا ہے:
12. توقعات کا انتظام کریں
پیشہ ور افراد کو یہ بتا کر کہ ان کی شرکت ضروری ہے ، کے مابین صحیح سوچ پیدا کریں۔ آن لائن میٹنگ سے پہلے بھیجے گئے ایجنڈے میں ، ایک آسان ترتیب پیش کریں جس کی ہر شخص توقع کرسکتا ہے۔
مسئلہ دکھائیں اور شرکا کو بتائیں کہ ان کے آئیڈیاز اور ان پٹ کی درخواست کی گئی ہے۔ اس سے انہیں سوچنے اور مسئلے کو حل کرنے کا وقت ملتا ہے ، جبکہ کچھ زمینی اصول بھی طے ہوتے ہیں۔
نیز ، انہیں کچھ بنیادی متوقع آداب سے آگاہ کریں ، جیسے:
- جب آپ بول نہیں رہے تو "گونگا" مارو
- کھانے پینے سے پرہیز کریں
- فونز کو روکیں اور دوسری پریشانیاں رکیں
11. ساتھیوں کے ساتھ چیک ان کریں
اس کے نتیجے میں لاکھوں افراد گھر سے کام کرنے والے وبائی امراض کی روشنی میں ، دور دراز کے کام کو الگ تھلگ محسوس کرسکتے ہیں۔ پیر کے روز محض ایک میٹنگ کی منصوبہ بندی کرکے اور اس سادہ سوال سے شروع کرتے ہوئے ، "آپ نے اس ہفتے کے آخر میں کیا کیا؟" آپ شرکت کو روک سکتے ہیں اور ساتھیوں کو کھلنے کے لئے حوصلہ افزائی کرسکتے ہیں۔
اس سے بھی بہتر، آپ کی میٹنگ کے سائز پر منحصر ہے، اس تعارفی وقت کا استعمال ہر ایک تک پہنچنے اور اپنے ساتھی کے کام کے لیے شکریہ ادا کرنے کے لیے کریں۔ بڑا ہو یا چھوٹا، ایک سادہ نام کال اور ٹاسک شوٹ آؤٹ کے ساتھ تعریف ظاہر کر کے، شکر گزاری ہر کسی کو مزید جڑے ہوئے محسوس کرنے کا کام کرتی ہے ۔ ورچوئل پلیٹ فارم پر سماجی تعلقات کی حوصلہ افزائی کا یہ ایک چھوٹا لیکن زبردست طریقہ ہے۔
کیا آپ کی ٹیم بہت سے دور دراز کارکنوں پر مشتمل ہے؟ برف کو توڑنے میں مدد کرنے اور لوگوں کو معاشرتی دوری یا گھر سے کام کرنے سے کم تنہائی کا احساس دلانے کے لئے تھوڑا سا تفریح کروا کر معاشرتی تعلقات کے احساس کو مزید تقویت پہنچائیں:
- مصالحہ جات تعارف:
اجنبیوں سے بھرا آن لائن میٹنگ روم؟ شرکاء کو اپنا تعارف کرانے کے لئے مدعو کریں اور معلومات کا ایک عجیب و غریب موقع:
-
- ان کا پسندیدہ کراوکی گانا
- ان کے دستخط گھر پکا ڈش
- وہ بہترین کنسرٹ جس میں وہ کبھی جاتے تھے
اسی ساتھیوں کے ساتھ آن لائن میٹنگ روم؟ واقف چہروں کو مدعو کریں:
-
- انہوں نے حال ہی میں دیکھی ہوئی ایک اچھی فلم کے بارے میں مختصر طور پر گفتگو کریں
- شیئر کریں کہ ان کا پالتو جانور کیا کر رہا ہے
- کسی شوق یا ذاتی پروجیکٹ کے بارے میں ان کا آغاز کریں
- اپنا دماغ استعمال کرو:
ٹیم سازی کی مشقیں صرف اس وجہ سے نہیں ہونی چاہئیں کہ ٹیم کے ممبر زیادہ منتشر ہوں۔ وقت سے پہلے معیار فراہم کریں تاکہ شرکا تیار دکھاسکیں۔ اجلاس کو کھولنے کے ل interesting ایک اور دلچسپ انداز کے لئے چیریڈس ، یا بالڈرڈش کی ایک مختصر آن لائن تجویز کی کوشش کریں۔ - ایک اندازہ لگانے والا کھیل کھیلیں:
لوگوں کو زیادہ مشغول کرنے کا دوسرا طریقہ یہ ہے کہ ہر شریک کو اپنے دور دراز کے کام کے علاقے میں کسی شے کی وضاحت کرکے آئی ایس پیی کا ایک آسان ورژن کھیلنا ہے۔
10. اپنا میٹنگ کا ایجنڈا وقت سے پہلے بنائیں
اگر آپ کے اجلاس کا ایجنڈا واضح اور واضح ہے تو ، آپ اپنی آن لائن میٹنگ کے ساتھ اسی آر اوآئ کی توقع کرسکتے ہیں! کسی منصوبے یا پیش گوئی کے بغیر ، ایک مبہم ، غلط معلومات کی مطابقت پذیری الجھن اور وقت ضائع کرنے کا باعث بنے گی۔
ایک سنجیدہ ایجنڈا تیار کریں جو کلیدی امور کی خاکہ پیش کرے ، اور اس کا ذکر کرے کہ شرکاء سے کیا ضروری ہے اور کیا توقع کی جاتی ہے۔ کم از کم ایک دن پہلے بھیجیں اور معلومات کو فوری طور پر پھیلانے کے ل to اپنے دعوت نامے اور یاد دہانیوں کی ترتیب کو استعمال کرنا نہ بھولیں۔
9. اپنی ٹکنالوجی کے لئے تیار ہوں
جیسا کہ ٹکنالوجی حیرت انگیز ہے ، اب بھی ایسے مواقع موجود ہیں کہ یہ قدرے کم ہوجائے گا۔ اپنے ٹیک کی جانچ کر کے ، اور یہ چیک کرتے ہوئے کہ سبھی آلات کو معاوضہ مل گیا ہے اس سے پر اعتماد محسوس کریں کہ سب کچھ آسانی سے چل رہا ہے۔ معلوم کریں کہ آپ کے بجلی کے آؤٹ لیٹ کہاں ہیں اور اپنے چارجر قریب رکھیں۔ اپنے کیمرہ ، مائکروفون ، انٹرنیٹ کنیکشن کی جانچ کریں اور کسی اور چیز پر غور کریں جس کی آپ کو ضرورت ہو:
- کیا آپ کی روشنی بہت روشن ہے یا بہت دھیما ہے؟
- کیا آپ گھیرے میں ہیں؟
- کیا آپ کسی اعلی ٹریفک والے علاقے میں ہیں جہاں لوگ آ رہے ہیں اور جارہے ہیں؟
- جب آپ نے آخری بار اپنے آلہ کو بند / ری سیٹ کیا تھا؟
قبل از میٹنگ ایجنڈا ای میل میں ان نکات کو شامل کرنے پر غور کریں تاکہ سب جانتے ہوں۔
8. آپ کی فراہمی میں زندگی کا سانس لیں
یقین ہے کہ آپ کلیدی اشیاء کو چھٹکارا دیکر اپنی آن لائن میٹنگ کو موثر انداز میں چلا سکتے ہیں لیکن لوگوں کو دخل رکھنے کے ل some آپ کچھ پیزازز بھی شامل کرسکتے ہیں:
- دعوت تحریک
ہم سب جانتے ہیں کہ کام میں لگانا کتنا آسان ہے۔ اپنی میز سے اٹھنا ایک عمدہ آئیڈیا ہے لیکن جب آپ آگ لگاتے ہو یا لمبی ای میل لکھتے ہو تو بھول جا سکتے ہیں۔ اپنی آن لائن میٹنگ کے کسی موقع پر ، شرکا کو اپنا خون منتقل کرنے کے ل getting تھوڑا سا ہلائیں۔ اپنے بازوؤں کو اپنے سر کے اوپر کھینچنا یا کھڑا ہونا اور کچھ بار بیٹھ جانا یا کچھ ڈیسک کھینچنا جیسے آسان حرکتیں دماغ میں آکسیجن بڑھاتی ہیں اور تھکاوٹ اور سستی کے جذبات کو توڑنے کا کام کرتی ہیں۔ - بصری شامل کریں
بات چیت کی حوصلہ افزائی کریں اور اپنے مشمولات کو اپنے ناظرین تک پہنچائیں
روشن رنگ ، ویڈیو ، تصاویر اور تیز کال آؤٹ کا استعمال کرتے ہوئے۔ اپنے مشمولات کو ہضم اور ناقابل فراموش بنائیں تاکہ پریزنٹیشن کو سمجھنے کے ل! ایک سادہ سی نظم و ضوابط کو استعمال کیا جا perhaps اور یہ شاید ایک مناسب جگہ ، مناسب نمونہ ہے! - اصل وقت میں تاثرات حاصل کریں
موقع پر پول کر کے دیکھیں کہ لوگ آپ کے مواد کو کیسے جذب کر رہے ہیں۔ نہ صرف یہ تفریحی ہیں، بلکہ یہ دراصل پروگرام میں خلل ڈالتے ہیں اور آپ کو حقیقی وقت کی معلومات فراہم کرتے ہیں جو کام آتی ہے۔ یہ فوری فیصلہ سازی کے آلے کا کام کرتا ہے، مصروفیت کو بلند رکھتا ہے اور اگلے مراحل کو ترتیب دینے میں مدد کرتا ہے۔ قابل اعتماد مواصلاتی ٹولز، جیسے بہترین ورچوئل فون سروسز کے ساتھ انٹرایکٹو پولز کا جوڑا بنانا سائبر نیوز کے ذریعہ پہچانا گیا۔، اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کرتا ہے کہ جوابات واضح طور پر پکڑے گئے ہیں اور بات چیت تکنیکی رکاوٹوں کے بغیر آسانی سے چلتی ہے۔
7. ڈیلیگیٹ ٹاسک
جب لوگ آن لائن میٹنگ میں معاونت کرنے ، آئس بریکر سرگرمی چلانے یا نوٹ لینے جیسی کسی چیز میں حصہ ڈالنے کے ذمہ دار ہوں تو ، ہر فرد کی اتنی ہی مصروفیت ہوگی۔ نیز ، اس سے ملاقاتوں کو چھوٹا رکھنے میں مدد ملتی ہے۔ صرف ان لوگوں کو شامل کرکے ان کرداروں کو واضح رکھیں جنہیں فیصلہ ساز ، مشیر ، انٹرن ، وغیرہ کی طرح ہونا چاہئے۔
- ناظم منتخب کرنا
ایک ماڈریٹر اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ میٹنگ کے راستے بند نہ ہوں۔ اس کا کام اس ٹیکنالوجی پر نگاہ رکھنا ، اتھارٹی کے ساتھ رہنمائی کرنا ، ضرورت پڑنے والوں کو بولنے کی اجازت دینا ، ریکارڈنگ کا ذمہ دار ہونا ، اور یہ دیکھنا ہے کہ آڈیو اور ویڈیو کے معیار کا خیال رکھا جاتا ہے۔
6. ٹائم فریم پر قائم رہو
جب آپ اپنے پاس ہونے والے محدود وقت کے بارے میں جانتے ہو تو ، پیداواری صلاحیت ختم ہوجاتی ہے۔ میٹنگ میں ٹائم کیپ کے ساتھ کام کرنا fra فریموں. اور اس کو توجہ دلانا۔ ہر اہم نقطہ کے لئے 10 منٹ کے بفر کے ساتھ وقت کی ایک مقررہ رقم مختص کریں۔ اس طرح ہر کوئی وقت پر یا وقت سے پہلے ہی ختم ہوسکتا ہے!
5. خلفشار دور کریں
آن لائن میٹنگ کے دوران اپنے ای میل کی جانچ کرنا چاہتے ہیں یا اپنے فون پر ایک نظر ڈالنا چاہتے ہیں۔ ٹائمنگ پر قائم رہیں اور ابتداء سے خلفشار دور کرکے فتنہ سے بچیں: اپنے لیپ ٹاپ پر ٹیبز کو بند کردیں ، اپنے فون کو خاموش (یا ہوائی جہاز کے موڈ پر رکھیں) ، پس منظر کا شور بند کرنے کے لئے ونڈو کو بند کریں (یا ہیڈ فون استعمال کریں) اور محفوظ کریں۔ اس کے بعد کے لئے نمکین!
(alt-tag: کھلی لیپ ٹاپ پر کام کرنے والی خاتون صبح سویرے کھڑکی کے قریب بیٹھی ہوئی عورت)
4. تعاون کو فروغ دیں
شرکاء سے آئیڈیا تیار کرنے کے لئے ایک آن لائن میٹنگ کا استعمال کریں۔ تھنک ٹینک یا ذہن سازی سیشن کی خصوصیات کو سمجھنے کے لئے کچھ وقت طے کریں۔ لوگوں کو اپنے اپنے نظریات کے ساتھ آنے کی اجازت دیں یا دوسروں کے خیالات کو ختم کریں۔ تخلیقی جوس بہنے کے ل the آن لائن وائٹ بورڈ جیسی خصوصیت آزمائیں۔
3. کھیلوں کو شامل کریں
کے ذریعے gamification، آپ توقع کرسکتے ہیں کہ آپ اپنی آن لائن میٹنگ میں تعامل کی سطحوں کو چھت سے گولی مار دیں گے! شروع میں ایک چھوٹا سا پوچھ شامل کریں اور اس میں شرکت کرنے والوں کو پیروی کریں۔ ان میں بھی حوصلہ افزائی کی جاسکتی ہے - توسیعی دوپہر کا کھانا ، کمپنی کا تبادلہ ، ابتدائی چھٹی وغیرہ۔ مثال کے طور پر
- سلائڈز میں سرایت کرنے کے لئے ایک تصویر یا کردار کا انتخاب کریں اور شرکاء کو جواب دیں کہ یہ پیش کش میں کتنی بار دیکھا گیا۔
- شرکاء کے مواد کو سمجھنے کے ل test آخر میں ایک آسان کوئز میں پھینک دیں۔
- ساتھیوں سے قیمت درج کریں اور انھیں اندازہ لگائیں کہ کس نے کیا کہا ہے۔
2. اچھی طرح سے بیان کردہ ایکشن اشیا کے ساتھ ختم کریں
ایک آن لائن اجلاس کا مقصد شرکاء کو جمع کرنا اور اگلے مرحلے کی طرف پیشرفت کرنے کے لئے اکٹھا ہونا ہے۔ یہ صرف واضح ایکشن آئٹمز کے ساتھ کیا جاسکتا ہے۔ جب ہر ایک کو اس بات کا اندازہ ہو جاتا ہے کہ انہیں کیا کرنا ہے تب ہی کام ہوسکتے ہیں۔ میٹنگ ختم ہونے سے پہلے ، چیک کریں کہ شرکاء اپنے کردار کے بارے میں واضح ہیں۔ اس بات پر کچھ لمحے گزاریں جو گفتگو ہوئی تھی اور اس شخص کو نوکری کے لئے تفویض کریں۔
1. خلاصہ شیئر کریں
ایک آن لائن میٹنگ میں بہت کچھ منتقل ہوسکتا ہے۔ بہت سارے نظریات ، مشورے اور آراء کے ارد گرد پھینک دیا جاتا ہے ، یہی وجہ ہے کہ اچھی طرح سے مختص کردہ نوٹ ہم آہنگی کی سالمیت کو برقرار رکھنے کے لئے موثر ہیں۔
ویڈیو کانفرنسنگ سافٹ ویئر کا انتخاب کریں جو ریکارڈنگ کی خصوصیت اور یا اس کی صلاحیتوں کے ساتھ آرہا ہے جو گرتا ہے ہر چیز پر گرفت کریں۔ دستی طور پر نوٹ لینا ہمیشہ ایک اچھا خیال ہوتا ہے ، لیکن جب آپ کے پاس بیک گراونڈ میں ٹکنالوجی کام کرتی ہے تو ، آپ میٹنگ کے دوران انجام دے سکتے ہیں یہ جانتے ہوئے کہ باقی کا خیال رکھا جاتا ہے۔
اپنی اگلی آن لائن میٹنگ کو چمکانے کیلئے یہاں کچھ اور تدبیریں ہیں:
- اپنے جلسے کے تمام ٹچ پوائنٹ پر اپنے برانڈ کو ایملازون بنائیں
امکانات پر پچ رہا ہے؟ اپنا خود کا پیغام ریکارڈ کریں جو آپ کی کمپنی کا نام ، نعرہ اور اہم اعلانات کا تعارف کرائے جب کہ شرکاء اس وقت تک دکھائیں مرضی کے مطابق آن لائن میٹنگ روم. ایک عمدہ پہلا تاثر بنائیں جو پورے صارف کے انٹرفیس میں اپنے لوگو اور برانڈ رنگوں کے ساتھ پالش اور پیشہ ورانہ ہو۔ - لی ورک ورک کرنے کے لئے AI کا استعمال کریں
ایک آن لائن میٹنگ میں ، آپ آگے کا کام کررہے ہیں۔ منتخب کریں ایک ویڈیو کانفرنسنگ بعد میں آسانی سے تلاش کے ل trans نقل ، اسپیکر ٹیگ اور تاریخ کے ڈاک ٹکٹ فراہم کرنے کے لئے پس منظر میں کام کرنے والا حل۔ - سکرین شیئر کو "بتائیں" کی بجائے "شو" کرنے کے لئے
کے ساتہ اسکرین شیئرنگ آپشن ، ایک آن لائن میٹنگ کے دوران سخت مظاہرے کے مظاہروں اور مصنوعات کی خصوصیات پر تشریف لانا آسان ہوگیا۔ جب آپ اپنی آنکھوں کے سامنے اسے دیکھنے کے قابل ہوجاتے ہیں تو ہر کوئی اس کی بات کو سمجھ سکتا ہے۔ شرکاء کو اسی صفحے پر لائیں جب عمل کے ہر نصاب کو حقیقی وقت پر دکھایا جاسکے۔
کالبریج کو آپ کی آن لائن میٹنگوں میں اضافہ کرنے دیں۔ جدید ترین ٹیکنالوجی ، حسب ضرورت خصوصیات اور بدیہی ڈیزائنر صارف انٹرفیس کی مدد سے آپ کی ملاقاتیں ابھی زیادہ دلچسپ اور نتیجہ خیز ہوگئیں۔
