Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để quản lý một nhóm từ xa thành công, bạn phải biết bắt đầu từ đâu. Có thể bạn muốn thực hiện một cách tiếp cận phòng ngừa và đưa ra các cấu trúc cho nhân viên và đồng nghiệp để giúp họ cảm thấy được nhìn thấy và lắng nghe. Mặt khác, bạn có thể đã xác định được các dấu hiệu đau khổ trong nhóm của mình. Dù bằng cách nào, cả hai đều là những cơ hội tuyệt vời để làm tốt hơn trong một tình huống từ xa.
Đọc tiếp để biết 11 mẹo về cách quản lý một nhóm từ xa mà không phải hy sinh cách bạn làm việc.
Hãy đối mặt với nó, sẽ luôn có một thách thức khi đối phó với một đội phân tán. Hãy xem xét một số thách thức phổ biến nhất mà bạn hiện có thể đang phải đối mặt:
- Không đủ mặt để đối mặt với sự tương tác, giám sát hoặc quản lý
- Khả năng tiếp cận thông tin hạn chế
- Cô lập xã hội và ít tiếp xúc với văn hóa công sở
- Thiếu quyền truy cập vào các công cụ thích hợp (đồ dùng văn phòng tại nhà, thiết bị, wifi, văn phòng, v.v.)
- Các vấn đề tồn tại trước đó đã được phóng đại
Nếu bạn muốn trở thành một người quản lý, người dẫn đường cho nhóm của bạn làm việc hợp tác và xuất sắc không chỉ trong công việc của họ mà còn như một đơn vị gắn kết, đây là một số mẹo để thu hẹp khoảng cách:
1. Touch Base - Hàng ngày
1. Touch Base - Hàng ngàyThoạt đầu, nó có thể cảm thấy như quá mức cần thiết nhưng đối với các nhà quản lý giám sát một nhóm từ xa, đây là một thói quen quan trọng. Nó có thể đơn giản như một email, tin nhắn qua văn bản hoặc Slack, hoặc một cuộc gọi điện thoại. Hội nghị truyền hình cũng đang trở thành phương thức giao tiếp ưa thích. Hãy thử tương tác mặt đối mặt trong 15 phút và xem cách thức hoạt động để thiết lập sự tin cậy và kết nối dễ dàng.
(alt-tag: Người phụ nữ siêng năng làm việc trên máy tính xách tay trong không gian làm việc theo phong cách đương đại với những nét chấm phá đầy phong cách và trồng cây trong nền.)
2. Giao tiếp Sau đó Giao tiếp Một số khác
Những lần đăng ký hàng ngày này rất phù hợp để trao đổi thông tin cập nhật đơn giản nhưng khi nói đến việc ủy quyền nhiệm vụ và kiểm tra trách nhiệm, giao tiếp hàng đầu là rất quan trọng. Đặc biệt nếu nhân viên ở xa và có thông tin mới, cần ưu tiên giao tiếp ngắn gọn rõ ràng. Điều này có thể giống như gửi một email khi công cụ quản lý dự án đã được cập nhật với một nhiệm vụ khẩn cấp hoặc thiết lập một cuộc họp trực tuyến khi có những thay đổi ngắn của khách hàng và nhóm chắc chắn sẽ có câu hỏi.
3. Dựa vào công nghệ
Chuyển sang kỹ thuật số có nghĩa là lựa chọn công nghệ trao quyền cho cách bạn quản lý nhóm từ xa bằng giao tiếp. Các công cụ như quản lý dự án và hội nghị truyền hình có thể có một đường cong học tập và mất một chút thời gian để thích ứng, nhưng lợi ích sau cùng vượt trội hơn giai đoạn “làm quen” ban đầu. Chọn một nền tảng hội nghị truyền hình dễ thiết lập và dựa trên trình duyệt, đồng thời đi kèm với nhiều tính năng và tích hợp.
4. Đồng ý với các điều khoản
Thiết lập các quy tắc giao tiếp và các phương pháp hay nhất sớm và thường giúp các nhà quản lý tự tin lãnh đạo và cung cấp cho nhân viên một vùng chứa để làm việc bên trong. Nhận biết rõ ràng về các kỳ vọng liên quan đến tần suất, thời gian sẵn có và phương thức liên lạc. Ví dụ: email hoạt động tốt cho giới thiệu và theo dõi, trong khi nhắn tin nhanh hoạt động tốt hơn cho các vấn đề nhạy cảm về thời gian.
5. Ưu tiên Kết quả hơn Hoạt động
Khi mọi người không triệu tập ở cùng một văn phòng hoặc địa điểm, mỗi cá nhân được bao bọc trong môi trường và điều kiện của riêng họ. Bằng cách trao quyền liên quan đến việc đạt được kết quả mong muốn, đó là việc cung cấp các mục tiêu được xác định rõ ràng cho phép họ thực hiện điều đó mà không cần sự quản lý vi mô của bạn. Một kế hoạch thực hiện có thể được xác định bởi nhân viên miễn là tất cả mọi người đồng ý về kết quả cuối cùng!
6. Xác định lý do TẠI SAO
Mặc dù nó có vẻ giống như một lời biện minh hoặc giải thích, tại sao" thực sự tính phí cảm xúc cho yêu cầu và kết nối nhân viên với sứ mệnh của họ. Chỉ cần ghi nhớ điều này khi dự án thay đổi, nhóm thay đổi, phản hồi không tích cực. Luôn luôn có “lý do tại sao” trong nhận thức hàng đầu của mọi người.
7. Bao gồm các nguồn lực cần thiết
Nhóm của bạn có được trang bị các công cụ và tài nguyên tốt nhất có thể không? Các công cụ quan trọng bao gồm wifi, bàn ghế, đồ dùng văn phòng. Nhưng hãy tiến thêm một bước nữa và cung cấp các tài nguyên khác có thể mang lại lợi ích cho mọi người như tai nghe tốt hơn cho hội nghị truyền hình hoặc loa cho âm thanh to hơn, rõ ràng hơn.
8. Xác định và loại bỏ các rào cản
Sự cô lập về thể chất và tình cảm là có thật. Vì vậy, bạn cũng có thể mất tập trung ở nhà, giao hàng, báo cháy, trẻ em ở nhà, v.v. Với tư cách là người quản lý, bạn có thể giúp xác định những trở ngại nào đang bắt đầu xuất hiện bằng cách có một cái nhìn khó dự đoán những gì có thể cản trở năng suất và trách nhiệm của nhân viên, chẳng hạn như tái cấu trúc, thiếu hỗ trợ hoặc nguồn lực, nhu cầu tương tác nhiều hơn và thời gian trực tiếp.
9. Tham gia vào các hoạt động xã hội
9. Tham gia vào các hoạt động xã hộiNhững bữa tiệc pizza ảo, những giờ vui vẻ, bữa trưa và giờ giải lao trực tuyến dành cho trò chuyện video có vẻ như bị ép buộc nhưng những phiên hangout này đã được chứng minh là rất hữu ích. Đừng đánh giá thấp giá trị của cuộc nói chuyện nhỏ và trao đổi niềm vui đơn giản. Họ có thể đi một chặng đường dài để thiết lập lòng tin, cải thiện tinh thần đồng đội và tạo kết nối.
(alt-tag: Người phụ nữ kiểm tra điện thoại của mình ngồi trên bàn trong nhà bếp màu trắng hiện đại làm việc trước máy tính xách tay bên cạnh tủ lạnh và sát tường)
10. Thúc đẩy tính linh hoạt
Khi chúng tôi tiếp tục làm việc tại nhà, điều quan trọng là các nhà quản lý phải rèn luyện tính kiên nhẫn và hiểu biết. Môi trường làm việc của mỗi nhân viên không chỉ khác trước đây, bây giờ còn có các yếu tố khác và các khoản phụ cấp khác nhau phải được tính đến. Những thứ như trẻ em chạy xung quanh, thú cưng cần đi dạo giữa trưa, gọi điện bằng nôi hoặc bạn cùng phòng đi dạo qua.
Tính linh hoạt cũng đề cập đến việc quản lý thời gian và dịch chuyển thời gian. Nếu các cuộc họp có thể được ghi lại hoặc nếu có thể bù giờ sau đó để phù hợp với tình hình của nhân viên thì tại sao không khoan dung hơn một chút?
11. Thể hiện sự quan tâm của bạn
Trong một kế hoạch rộng lớn, làm việc tại nhà vẫn là một quá trình mà mọi người vẫn đang làm quen. Một số lực lượng lao động có thể quay trở lại văn phòng, trong khi những người khác có thể thực hiện phương pháp kết hợp. Trong khi chờ đợi, hãy thừa nhận điều gì thực sự đối với nhân viên liên quan đến sự căng thẳng của họ. Mời trò chuyện và duy trì cảm giác bình tĩnh khi mọi thứ trở nên hỗn loạn.
Với Callbridge, khả năng giữ liên lạc với nhóm của bạn ở gần hoặc xa là rất nhiều và nó bắt đầu với hội nghị truyền hình tạo kết nối. Sử dụng Callbridge để cung cấp cho nhóm của bạn công nghệ tinh vi giúp đoàn kết nhân viên và cung cấp cho họ giải pháp để đẩy nhanh công việc có chất lượng. Quản lý thành công nhóm của bạn từ xa khi bạn xây dựng văn hóa cộng tác.
