Quan planifiqueu una reunió en línia, heu d’esperar més que els participants hi prestin atenció. De fet, voleu inspirar-los perquè estiguin compromesos i presents. Perquè això passi, la vostra reunió en línia ha d’estar estructurada. Cal dissenyar-lo i atès al vostre públic.
Al cap i a la fi, quin és l’objectiu? Per què passar el temps reunint les tropes per revisar els informes de progrés o obrir les línies de comunicació per fer una pluja d’idees si l’únic so que s’escolta són els grills?
Amb un enfocament més interactiu de les vostres reunions en línia, podeu esperar un alt compromís, una millor absorció de la informació i una comprensió més completa del vostre contingut. Potser fins i tot una mica de diversió!
Anem a treballar: reunions de negocis, és a dir!
Segons un article de Harvard Business Review, la direcció superior, els executius de nivell C i altres responsables de la presa de decisions passen gairebé tres quartes parts del seu temps reunint-se amb altres persones per parlar del progrés del treball. És molt de temps dedicat a les reunions.
No ens oblidem també dels treballadors remots. Gràcies a la tecnologia sofisticada, són possibles reunions en línia amb equips i col·legues en diferents ubicacions, però encara hi ha reptes amb fusos horaris, connectivitat i coordinació de projectes. Aquí és on es pot perdre o fer un mal ús del temps dedicat.
Esteu fent tot el possible per garantir que les vostres reunions en línia siguin productives i facin un bon ús del temps?
Si voleu:
- Cerqueu maneres més senzilles de coordinar-vos amb col·legues i treballadors remots
- Estigueu connectat independentment del temps o la distància
- Dinamitzar les interaccions
- Pressioneu per obtenir més participació i efectivitat
A continuació, teniu algunes idees per animar les reunions per fer-les més interactives i efectives:
En primer lloc, pregunteu-vos: és imprescindible aquesta reunió? De veritat necessiteu celebrar aquesta reunió?
Per tal que els participants puguin interactuar i col·laborar, cal escoltar veus, opinions, troballes i compartir informació. En el cas d'una reunió en línia, es prefereix un diàleg sobre un monòleg.
Si hi ha un anunci o informació que no requereixi que els participants hi afegeixin, hi treballin i només escoltin, penseu en com pot ser que el vostre missatge sigui més adequat en un correu electrònic. Per a les reunions interactives i atractives, demanar als participants que escoltin només pot fer que perdin o fingeixin interès.
Un cop s'hagi establert que el contingut i el propòsit d'una reunió en línia són "necessaris", a continuació us indiquem què cal fer a continuació:
12. Gestionar les expectatives
Cultivar la mentalitat adequada entre els companys de feina informant-los per endavant que cal la seva participació. A l’agenda enviada abans de la reunió en línia, presenteu un disseny senzill del que tothom pot esperar.
Mostra el problema i fes saber als participants que es demanen les seves idees i aportacions. Això els proporciona temps per pensar i resoldre problemes, alhora que estableix algunes regles bàsiques.
A més, feu-los saber una etiqueta bàsica esperada, com ara:
- Prem "Silencia" quan no parles
- Abstenir-se de menjar o beure
- Deixa els telèfons i altres distraccions en pausa
11. Registre amb els companys de feina
A la llum d’una recent pandèmia amb milions de persones que treballen des de casa, el treball remot pot sentir-se aïllant. Simplement planificant una reunió un dilluns i començant per la simple pregunta: "Què heu fet aquest cap de setmana?" podeu obtenir participació i animar els companys a obrir-se.
Millor encara, depenent de la mida de la reunió, utilitzeu aquest temps d'introducció per aconseguir que tothom pugui contactar i donar les gràcies a un company per fer alguna cosa. Grans o petits, mostrant agraïment amb una trucada de nom senzilla i un crit de tasca, l’agraïment funciona per a tothom sentir-se més connectat. Aquesta és una petita però poderosa manera d’incentivar el vincle social en una plataforma virtual.
El vostre equip està format per molts treballadors remots? Infondre més sensació de vincle social injectant una mica de diversió per ajudar a trencar el gel i fer que la gent se senti menys sola amb el distanciament social o el treball des de casa:
- Introduccions Spice Up:
Sala de reunions en línia plena de desconeguts? Convideu els participants a presentar-se i obtenir una informació peculiar:
-
- La seva cançó de karaoke preferida
- El seu plat casolà d’autor
- El millor concert al qual han anat mai
Sala de reunions en línia amb els mateixos companys? Convidar rostres coneguts a:
-
- Comenteu breument una bona pel·lícula que han vist recentment
- Comparteix com va la seva mascota
- Obriu-vos sobre una afició o un projecte personal que han assumit
- Utilitza el cervell:
Els exercicis de formació d’equips no haurien de caure en el camí només perquè els membres de l’equip estan més dispersos. Proporcioneu els criteris amb antelació perquè els participants puguin aparèixer preparats. Proveu una breu versió en línia de Charades o Balderdash per obtenir una manera més interessant d'obrir la reunió. - Juga a un joc d’endevinalles:
Una altra manera d’atraure la gent és demanar a cada participant que reprodueixi una versió senzilla d’ISpy descrivint un element a la seva àrea de treball remota.
10. Creeu l'agenda de la vostra reunió abans de temps
Si l'agenda de la vostra reunió és clara i articulada, podeu esperar el mateix ROI amb la vostra reunió en línia. Sense pla ni previsió, una sincronització vaga i desinformada conduirà a confusió i a perdre el temps.
Prepareu una agenda estructurada que expliqui qüestions clau i mencioneu el que es requereix i s’espera dels participants. Envieu almenys un dia d’antelació i no us oblideu d’utilitzar la configuració d’invitacions i recordatoris per difondre ràpidament informació.
9. Prepareu la vostra tecnologia
Per meravellosa que sigui la tecnologia, encara hi ha ocasions en què pot resultar una mica estrany. Tingueu confiança que tot funciona correctament provant la vostra tecnologia i comprovant que tots els dispositius estiguin carregats. Coneixeu on són les vostres preses elèctriques i tingueu els carregadors a prop. Proveu la càmera, el micròfon i la connexió a Internet i tingueu en compte qualsevol altra cosa que pugueu necessitar:
- La vostra il·luminació és massa brillant o massa tènue?
- Està envoltat de molta desordre?
- Esteu en una zona amb molt trànsit on la gent va i ve?
- Quan va ser l'última vegada que vau apagar / restablir el dispositiu?
Penseu a incloure aquests punts al correu electrònic de l’agenda prèvia a la reunió perquè tothom ho sàpiga.
8. Respira la vida al teu lliurament
Segur que podeu fer una reunió en línia de manera eficaç eliminant els elements clau, però també podeu afegir una mica de pizzazz per mantenir la gent intrigada:
- Convida al moviment
Tots sabem el fàcil que s’inverteix en la feina. Aixecar-se de l’escriptori és una bona idea, però pot oblidar-se quan s’està apagant un foc o escrivint un correu electrònic llarg. En algun moment de la reunió en línia, sacsegeu-la una mica aconseguint que els participants facin moure la sang. Els moviments senzills com estirar els braços per sobre del cap o posar-se dret i seure unes quantes vegades o fer alguns estiraments a la taula poden augmentar l’oxigen al cervell i treballar per trencar sensacions de cansament i letargia. - Afegiu visuals
Fomenteu la interacció i feu arribar el vostre contingut al vostre públic
mitjançant colors vius, vídeos, fotos i trucades ràpides. Feu que el vostre contingut sigui digerible i inoblidable amb una presentació senzilla d’entendre que resulti atractiva amb l’ús de visuals i potser un meme adequat i ben situat. - Obteniu comentaris en temps real
Feu una enquesta sobre el terreny per veure com la gent absorbeix el vostre contingut. No només són divertits, sinó que realment interrompen el programa i us proporcionen informació en temps real que us és útil. Serveix com a eina de presa de decisions instantània, manté el compromís elevat i ajuda a estructurar els propers passos.
7. Tasques delegades
Quan les persones són responsables d’aportar alguna cosa a la reunió en línia, com ara moderar, executar una activitat de trencaglaç o prendre notes, cada persona estarà més compromesa. A més, això ajuda a que les reunions siguin petites. Mantingueu els papers evidents incloent només aquells que necessiten ser-hi, com ara un decisor, un assessor, un intern, etc.
- Selecció d’un moderador
Un moderador assegura que la reunió no es descarrila. La seva feina consisteix a vigilar la tecnologia, dirigir amb autoritat, donar permís de parla a aquells que ho necessitin, ser responsable de gravar i mirar que es tingui cura de la qualitat d’àudio i vídeo.
6. Enganxeu-vos al marc temporal
Quan sou conscient del temps limitat que teniu, la productivitat tendeix a augmentar. Treballar amb un límit de temps "emmarca" la reunió i la concentra. Assigneu una quantitat específica de temps per a cada punt clau amb un buffer de 10 minuts. D’aquesta manera tothom pot acabar a temps o bé abans d’hora!
5. Elimineu les distraccions
És fàcil (i molt habitual) voler revisar el correu electrònic o fer una ullada al telèfon mentre es troba en una reunió en línia. Seguiu els temps i eviteu la temptació eliminant les distraccions des del principi: tanqueu les pestanyes del portàtil, poseu el telèfon en silenci (o en mode avió!), Tanqueu la finestra per eliminar el soroll de fons (o utilitzeu auriculars) i deseu el berenar per després!
(etiqueta alt: Dona asseguda a l'escriptori treballant a l'ordinador portàtil obert asseguda prop de la finestra a primera hora del matí)
4. Promoure la col·laboració
Utilitzeu una reunió en línia per generar idees dels participants. Dediqueu un temps a assumir les característiques d’un think tank o d’una sessió de pluja d’idees. Permetre que la gent sàpiga les seves pròpies idees o evitar les idees dels altres; Proveu una funció com la pissarra en línia per obtenir sucs creatius.
3. Incorporar jocs
a través de gamification, podeu esperar que els nivells d'interactivitat de la vostra reunió en línia disparin pel terrat. Incloeu una petició petita al principi i feu que els participants continuïn. Es poden incentivar també: dinars prolongats, intercanvi d'empreses, permís anticipat, etc. Per exemple:
- Seleccioneu una imatge o un personatge per inserir a les diapositives i obteniu que els participants responguin quantes vegades s’ha vist durant la presentació.
- Envia un qüestionari senzill al final per provar la comprensió del contingut pels participants.
- Recopileu cites de companys i feu-los endevinar qui va dir què.
2. Acabeu amb elements d’acció ben articulats
L’objectiu d’una reunió en línia és reunir participants i reunir-se per avançar cap al següent pas. Això només es pot fer amb elements d’acció clars. Quan tothom és conscient del que ha de fer, només es poden fer les coses. Abans d’acabar la reunió, comproveu que els participants tinguin clar el seu paper. Dediqueu uns quants moments a repassar el que es va comentar i assigneu-la a la feina.
1. Comparteix el resum
En una reunió en línia pot transcendir molt. Es generen moltes idees, suggeriments i opinions, per la qual cosa les notes ben resumides són efectives per mantenir la integritat de la sincronització.
Trieu un programari de videoconferència que inclogui una funció d'enregistrament o capacitats d'IA per capturar tot el que va caure. Prendre notes manualment sempre és una bona idea, però quan teniu tecnologia que us funcioni en segon pla, podeu dur a terme la reunió sabent que la resta s’encarrega.
Aquests són alguns trucs més per fer brillar la vostra propera reunió en línia:
- Emblasseu la vostra marca a tots els punts de contacte de la vostra reunió
Llançant-se a les persones potencials? Enregistreu el vostre propi missatge que introdueixi el nom de la vostra empresa, l'eslògan i els anuncis importants mentre els participants apareguin al sala de reunions en línia personalitzable. Feu una gran primera impressió que sigui elegant i professional amb els colors del vostre logotip i marca a la interfície d’usuari. - Utilitzeu la IA per fer el treball de cames
En una reunió en línia, esteu fent la feina cap al futur. Trieu un Videoconferència solució que funciona en segon pla per proporcionar transcripcions, etiquetes per altaveu i segells de data per facilitar la cerca posteriorment. - Comparteix pantalla de pantalla per "Mostrar" en lloc de "Digues"
Amb el compartició de pantalles opció, navegar per demostracions i funcions del producte difícils d’explicar durant una reunió en línia és més senzill. Tothom pot copsar el que dius quan ho veu davant dels seus ulls. Porteu els participants a la mateixa pàgina quan es pugui mostrar cada curs d’acció en temps real.
Deixeu que Callbridge dinamitzi les vostres reunions en línia. Amb una tecnologia sofisticada, funcions personalitzables i una interfície d’usuari de disseny intuïtiu, les vostres reunions s’han convertit en més interessants i productives.
