Quan una cosa tan gran com una pandèmia afecta el món, inevitablement canvia el funcionament del món. Pas a pas, recorrent un territori desconegut, cada indústria i cada empresa estan aprenent a adaptar-se i tenir èxit en aquesta nova normalitat, sobretot legal.
El sistema jurídic ha sofert múltiples restriccions i limitacions i, com a resultat, ha afectat la freqüència i la disponibilitat de les mocions, els judicis previs, els judicis i la totalitat del procés judicial.
Com a professional del dret, segur que heu experimentat de primera mà les implicacions d’haver de treballar des de casa. Les reunions virtuals s’han convertit en la moneda a mesura que els processos i sistemes anteriors s’han transformat en un espai en línia. Amb un panorama legal òbviament canviant, les videoconferències s’estan convertint en la solució bàsica per a molts procediments legals, començant pels exàmens per descobrir-los.
La videoconferència permet que les dues parts del conseller adquireixin fets, proves, suport, reclamacions, proves i defenses necessàries i crítiques en la demanda sense haver de trepitjar mai els tribunals.
Suposant que el vostre despatx d’advocats ha fet la transició en línia - augmentar el nombre de reunions remotes, enfortir el departament de TI, aprendre a utilitzar-lo compartició de pantalles i fons virtuals, que fan l’ajust a reunions i presentacions en línia més breus i concises; ara podeu veure com la tecnologia proporciona l’oportunitat de comunicar-vos remotament amb facilitat.
Aprofundim en com es concreta això a través de diferents implicacions legals.
Una de les funcions més útils i avançades de la videoconferència inclou la gravació. Aconseguir un rècord un cop s’ha iniciat una reunió en línia, proporciona als participants un enregistrament totalment capturat de tot el que va transcórrer a la sincronització.
Això, però, pot ser un canvi procedimental per a moltes empreses i empreses. Abans de traslladar-se en línia i la majoria de persones que treballaven des de casa, mai es registraven les trucades d’equip? Qui va prendre notes de la reunió? Quant de temps es va dedicar a convocar? Feu que la mudança sigui més fluida incorporant tecnologia que realitzi esforços pesats com capturar àudio, vídeo, captures de pantalla, enllaços enviats i documents per a vosaltres.
A més de l’avantatge de gravar, solen aparèixer transcripcions i resums intel·ligents, dues funcions que milloren el procés de descobriment de l’examen. No només es capta el matís i el llenguatge corporal a través del vídeo, sinó que també es pot distingir el to de la veu, els patrons de pensament i el vocabulari mitjançant les etiquetes dels altaveus de la tecnologia, algorismes avançats i enllaços temàtics comuns.
A l’altra cara de la moneda, però, es troben alguns reptes que haurien de tenir en compte el futur litigi i investigació. El registre massiu planteja tres punts de preocupació des del punt de vista de l’emmagatzematge de dades:
La multiplicació de dades
Quan es registren cada vegada més intercanvis en línia, s’amunteguen més fitxers i també la mida dels fitxers de vídeo. A mesura que la quantitat de dades augmenta en mida, la capacitat d'emmagatzemar i recuperar de forma segura augmentarà de forma conjunta.
Gestió de registres
L’emmagatzematge de dades segur i segur és imprescindible, ja que la informació compartida i discutida pot ser molt sensible i no es pot veure per a ningú. Penseu en com i on s’emmagatzemen aquests fitxers. Qui o què és la salvaguarda? Qui té accés i com es protegeix?
Descobriment
Anteriorment, era possible que les reunions es gravessin en àudio o anotessin-les en un document de processament de textos, per tant, limitant la precisió i l'abast de la informació proporcionada.
Potser les dades es van recopilar en una presentació o agenda. Ara, el potencial de transcripcions i fitxers electrònics més detallats és molt més avantatjós que mai. Les reunions en línia gravades tenen la capacitat de capturar àudio o vídeo al costat de tot el contingut de la reunió que inclou cada transacció i intercanvi al llarg de la reunió.
Tingueu present el valor de les expressions facials, les gesticulacions i tot el que hi ha comunicat sense parlar.
Alguna cosa per recordar:
L'accés a reunions enregistrades pot resultar a la vegada positiu i negatiu ja que una "petjada digital" podria ser motiu per a un ús posterior. Assegureu-vos que les vostres mesures de privadesa i seguretat estiguin actualitzades i transparents, ja que les sol·licituds de descobriment de demandes poden incloure reunions de vídeo amb la mateixa freqüència que correus electrònics i documents.
Per garantir la precisió i la transparència generals, definiu polítiques que generin cohesió quan es tracta de videoconferències. L’organització de dades, la decisió de directrius i, generalment, l’establiment d’un flux o procediment quan es tracta de reunions en línia garantirà que els riscos de seguretat siguin limitats, que s’extreguin les dades i que la informació estigui fàcilment disponible:
- Decidiu sobre les convencions de nom de les reunions i qui s’encarrega de gestionar els enregistraments. On viuran els enregistraments i quines són les normes administratives d’emmagatzematge, accessibilitat, supressió, descobriment, etc.?
- En funció de la mida de la reunió, delegueu les responsabilitats de registre a un o uns quants participants. Seleccioneu un participant de cada departament, supervisor o gerent per encarregar-vos de gravar diferents tipus de reunions. Qui serà el moderador i quines polítiques, regles i procediments cal establir per a diferents reunions virtuals?
- Quina "visualització" voleu desar? Un cop hàgiu decidit qui és el moderador (o potser n’hi ha uns quants), trieu quina de les diverses opcions de reunió compleix les necessitats de la vostra empresa i qui farà la gravació des de quin ordinador o punt de vista.
- Vigileu el final resums i els informes proporcionats per la plataforma de videoconferència i determinar qui en és responsable. Qui els rebrà i com s’hi accedirà?
- Eviteu descarrilar el descobriment amb deposicions de videoconferència que:
Establir la ubicació física del representant i com es configurarà logísticament per connectar-se a la reunió virtual
Vine amb una altra opció si el periodista i el representant judicial no poden aparèixer al mateix lloc
Obteniu exposicions al representant per correu electrònic per endavant o electrònicament durant la deposició
Feu un funcionament suau: proveu la tecnologia abans del dia de la deposició virtual
Connecteu diversos advocats i participants de diverses ubicacions geogràfiques
Tothom està d'acord sobre si es registrarà o no. Obteniu el consentiment - Tingueu en compte una política de retenció que descompondrà com s'emmagatzemaran les videoconferències i, posteriorment, es destruiran al cap de cert temps.
Un cop finalitzada una reunió en línia, les gravacions es guarden al núvol i es mantenen accessibles a través del portal de l'empresa o del moderador. Permetre l'accés a determinats participants és una mesura de privadesa i seguretat. La gestió de registres generals, els protocols operatius i l’accés s’han d’establir mitjançant la discussió i el desenvolupament de la política i el procediment.
Eviteu les infraccions de seguretat i les escoltes de vídeo amb una tecnologia que fa que tots els intercanvis en línia siguin segurs i privats. Ordeneu l'ús d'un codi d'accés únic o d'una persona que aconsegueixi el registre durant la reunió. Cerqueu funcions com:
- Codi d'accés únic: Cada trucada es xifra amb un codi privat i únic que només és vàlid per a l'especificat i el programat conferència.
- Bloqueig de reunions: Just després que apareguin els participants, activeu aquesta funció per evitar la intervenció de participants no desitjats. Qualsevol persona que es presenti tard haurà de demanar permís al moderador.
- Codi de seguretat: Si l'agenda de la reunió en línia comporta el debat sobre informació altament sensible, afegiu una altra capa de seguretat amb un codi addicional necessari en entrar a una conferència.
La tecnologia que està fàcilment disponible i que proporciona els motius perquè existeixin els descobriments està demostrant ser més freqüent. I, en el futur, és poc probable que tinguin prioritat els procediments presencials. Si el descobriment legal i altres processos es poden realitzar en línia, és possible que es continuïn celebrant en línia.
A l’hora de recórrer programari de videoconferència en lloc de presentar-se en persona,
els avantatges, inclosos els estalvis de costos, menys viatges, més temps, col·laboració remota, augment de la productivitat, menys retards, segurament superen els reptes:
Repte núm. 1:
Tradicionalment, cada part sol estar en presència física del seu assessor legal, que ha de proporcionar, ajudar i explicar documents i exposicions durant l'examen.
Solució:
En lloc d'això, amb la videoconferència, aquesta és una oportunitat per planificar amb anticipació. Els advocats i els advocats han de classificar amb antelació totes les proves, mostres, documents i proves. Ha de ser clara, etiquetada, organitzada, titulada i enviada per correu electrònic o a punt per ser acomiadada electrònicament. Assegureu-vos que les adreces estiguin actualitzades, que estiguin escrites correctament i que tothom que necessiti les dades estigui inclòs a la transacció digital o al correu postal.
Repte núm. 2:
Avaluar el comportament i la compostura dels testimonis podria ser tèrbol a través d’un enllaç de vídeo en lloc d’estar present a la mateixa ubicació física.
Solució:
Una prova tecnològica feta els dies previs a la reunió virtual assegurarà que el participant sigui vist de manera clara i completa. Creeu una guia de referència de videoconferència per a clients, col·legues i altres professionals legals de la vostra empresa que inclogui pràctiques obligatòries per a la projecció vocal, la il·luminació, la postura, els fons acceptables i qualsevol altra informació que faci que el descobriment de vídeo sigui puntual, elegant i professional.
Repte núm. 3:
Un entorn que no sigui institucional o que no sembli tan neutre ni adequat pot ser discordant, enganyós o provocar un examen insuficient.
Solució:
Proporcioneu exemples de vídeos i tutorials en línia de com s'hauria de desenvolupar la deposició de la videoconferència, la trucada de descobriment, la prova prèvia o el procés de prova. Descriviu què és acceptable i quines configuracions i antecedents conduiran a un examen satisfactori. Posa també exemples de vídeos deficients i què no s’ha de fer.
Repte núm. 4:
No estar al mateix espai físic obre l'examen a possibles abusos o males pràctiques.
Solució:
Es requereix una transparència total del debat des del principi fins al final. Consentiu amb un avís notable al començament de la reunió per garantir que tothom compleixi. A més, proporcionar educació i formació sobre bones pràctiques durant l'examen solidifica els processos per assegurar-se que siguin racionals i actualitzats.
Pel que fa a la qualitat real de la comunicació durant els exàmens de descobriment mitjançant videoconferència, a continuació es detallen algunes de les pràctiques recomanades:
• Definiu el temps a part: abans, durant i després
Visites, entrevistes, testimonis, reunions, dipòsits: assegureu-vos que hi hagi un temps abans per preparar-se, prou temps per passar-hi i un temps deixat després per reflexionar i revisar la gravació o els resums.
• Assegureu-vos que tota la tecnologia funciona
Quan el temps és essencial, no us deixeu aturar intentant solucionar i resoldre problemes tècnics mentre tothom està esperant. Apareu a la videoconferència una mica abans i proveu el micròfon, l'altaveu i la connexió.
Comproveu si es carrega tot, hi ha cordes addicionals disponibles, el wifi és fort, etc. Aprofiteu les proves d'àudio i vídeo que ofereixen les plataformes de conferències a nivell empresarial.
• Feu doble comprovació de l’espot
Trieu un lloc tranquil, estèril i sense distraccions. Una paret blanca o una sala tancada amb un fons pla i no disruptiu funciona millor.
• Complir el temps
Comuniqueu amb antelació la durada de la reunió perquè tothom pugui planificar-ho en conseqüència. Igual que una reunió presencial, creeu una agenda, seguiu-la i protegiu el temps de tots.
• Comproveu la connexió d'àudio i vídeo
Utilitzeu uns auriculars per minimitzar els comentaris i maximitzar la vostra audició i projecció. Utilitzeu videoconferències que tinguin funcions d’àudio / vídeo d’alta qualitat.
Deixeu que Callbridge proporcioni al vostre despatx d'advocats la tecnologia de videoconferència que fa que els procediments previs al judici funcionin sense problemes en un entorn virtual. Amb l’increïble potencial de posar en línia molts procediments presencials, teniu a l’abast l’oportunitat de reduir els costos, treballar més des de casa, agilitzar els processos judicials i obtenir més informació a un ritme més ràpid.
La plataforma de comunicació bidireccional de Callbridge té el poder d’aprofundir i donar dimensió a la forma en què els despatxos d’advocats desenvolupen el seu negoci. Les reunions en línia enregistrades donen a totes les parts la sensació de ser cara a cara, però des d’una distància segura i sana. A més, proporciona una assistència més flexible i amb la previsió adequada, la planificació i la preparació són un substitut adequat per a les reunions presencials.
