Mae pob busnes yn dibynnu ar eu gallu i reoli amser a gweithio er mwyn gallu cael y canlyniadau gorau. Yn tyfu, graddio, ehangu, nid yw Iit yn bosibl heb weithredu strwythur llif gwaith cadarn a rheoli sut mae'n datblygu. Afterall, os na allwch ei reoli, ni allwch ei fesur. Felly beth yw rheoli gwaith yn union a sut mae'n gwneud y gorau o dimau? Darllenwch ymlaen i ddysgu mwy.
Beth Yw Rheoli Gwaith?
Yn ei dermau mwyaf sylfaenol, mae rheoli gwaith yn cyfeirio at ble mae prosesau’r tîm a phrosesau’r busnes yn cwrdd i ffurfio cydlyniant mewn llifoedd gwaith ac allbwn.
Mae meddalwedd rheoli gwaith yn arbennig o ddefnyddiol wrth drefnu prosesau llif a amlinellu sy'n cynhyrchu gwybodaeth. Wedi'i baru â chyfarfodydd ar-lein gan ddefnyddio meddalwedd cynadledda fideo, mae dull rheoli gwaith yn creu rhythm a gwelededd i bawb, o weithwyr i gleientiaid, ac yn symleiddio prosesau ar gyfer perfformiad gwell a chanlyniadau.
Gellir drilio rheoli gwaith i reoli prosiect neu unigolyn penodol. Mae'r broses rheoli gwaith yn cychwyn ar ddechrau'r cylch rheoli prosiect fel y gallwch gael dealltwriaeth gliriach o'r cwmpas dan sylw i ddadansoddi'n well sut y bydd un prosiect (neu luosog) yn datblygu.
Mae rheoli gwaith yn effeithio ar y modd yr ymdrinnir â thimau. Mae hyn yn cynnwys:
- Rheoli unigolion
- Goruchwylio llif gwaith
- Cyfarwyddo'r llwyth gwaith
- Dyrannu tasg i dimau
- Penderfynu beth sy'n flaenoriaeth
- Creu dyddiadau cau
- Diweddaru cleientiaid a gweithwyr am newidiadau neu flociau
… Gellir trin pob un ohonynt trwy feddalwedd rheoli gwaith a'i rymuso ymhellach trwy gyfarfodydd ar-lein a sgwrsio fideo.
Rheoli Prosiectau Vs. Rheoli Gwaith
Mae rheoli prosiect yn ddull cyfannol o'r cyfan, ond mae rheoli gwaith yn ddull sy'n cyfuno rheoli prosiect, awtomeiddio gwaith a chydweithio i rymuso timau i weithio'n well ar draws pob prosiect, tasg, cyflawniad, ac ati.
Mae rheoli prosiect yn helpu i reoli prosiectau sydd â dechrau a gorffeniad a rolau clir ar gyfer gwahanol weithwyr. Fodd bynnag, gall ostwng prosiectau brys neu ad-hoc, tasgau clir clir y funud olaf, a mwy. Hefyd, gadewch i ni ystyried yr amser a dreulir ar e-byst, tasgau gweinyddol, mynychu cyfarfodydd ac eitemau eraill nad ydynt yn waith y daethpwyd â gweithiwr yn benodol ar y tîm i'w gwneud.
Pam fod rheoli gwaith mor hanfodol?
Yn nhermau sylfaenol: mae'n gwella perfformiad. Yn union fel gydag unrhyw system reoli neu unigolyn mewn swydd rheolwr, mae rheoli gwaith yn ffordd arall o sicrhau bod eich tîm yn gweithio ar berfformiad brig i ddarparu'r ansawdd gorau ar y cyflymder cyflenwi mwyaf effeithlon heb orfod disbyddu cyllid. Gellir sefydlu lleihau diswyddiadau, nodi tagfeydd, pennu amser yn erbyn cyllideb gyda chyfathrebu a strategaethau priodol ar gyfer y system rheoli gwaith orau.
Rheoli Gwaith Torri i Lawr
Bydd y manylion yn newid o ddiwydiant i ddiwydiant a rhwng sefydliadau, fodd bynnag, mae rhai pethau cyffredin, a heriau rheoli gwaith cyffredin hefyd:
- Timau Tasg
Pan ddaw prosiect newydd i fyny, trefniadaeth a dirprwyo sy'n dod gyntaf. Cyfrifoldeb rheolwr yw aseinio a dyrannu adnoddau tra hefyd yn sicrhau bod ganddo'r person iawn ar gyfer y swydd neu'r dasg ar ben sicrhau ei fod yn cael ei wneud ar amser, a'i fod o ansawdd uchel. Mae'n ddefnyddiol cadw golwg ar bwy sy'n gwneud beth gydag offer digidol a meddalwedd rheoli, gan gadw at aml cyfarfod rhithwir amserlen ar gyfer diweddariadau statws, gwirio i mewn a sesiynau briffio - Sefydlu'r Llinell rhwng Tasgau Brys a Blaenoriaeth Uchel
Yn enwedig os na fydd rhywbeth yn codi allan o unman, gall fod rhywfaint o ddryswch ynghylch yr hyn sydd angen ei wneud yn fuan. Mae bod yn ymwybodol o'r dyddiadau cau sydd ar ddod a bod yn weladwy o'r hyn sydd ar y gweill yn creu gwell dealltwriaeth a man gwylio ar gyfer gwybod a ddylid dweud ie neu na wrth yr hyn y gellir ei gyflawni. - Creu Dyddiadau cau ar gyfer Tasgau
Bydd rheolwr sydd â gwybodaeth a phrofiad yn fedrus wrth bennu terfynau amser priodol ar gyfer tasgau. Mae'r problemau'n codi pan fydd dyddiadau cau yn newid neu pan nad oes digon o amser clustogi. Mae angen amlinellu dyddiadau gorffen yn glir a bod yn weladwy i bawb eu gweld. - Yn weddill yn dryloyw gyda chleientiaid
Rheol gyffredinol y bawd yw tanseilio a gor-yrru, nid y ffordd arall. Mae sgyrsiau clir a chryno gyda chleientiaid a thimau yn helpu i reoli disgwyliadau a sefydlu blaenoriaethau fel bod pobl ar yr un dudalen. Dyma pryd nad eglurir newidiadau ac ailgyfeiriadau i'r prosiect, dyddiad cau a dyraniad adnoddau y gall y prosiect gael ei derailed neu ddod yn fwy heriol.
Gyda llif rheoli gwaith cywir ar waith sy'n caniatáu ar gyfer cyfarfodydd a diweddariadau ar-lein cyson, gall prosiectau gymryd siâp yn fwy cywir ac aros ar y gyllideb ac ar amser.
Arferion Rheoli Gwaith Gorau
P'un a oes gennych feddalwedd rheoli gwaith penodol neu fod gennych system arall ar waith fel cyfarfodydd ar-lein arferol, dim ond gwybod nad oes rhaid ei ysgrifennu mewn carreg. Y rheolaeth waith fwyaf effeithiol yw byw ac anadlu a rhaid ei adolygu'n aml. Dyma ychydig dos a pheidiwch â gwneud:
- Ymarfer Cyfathrebu Rhagorol
Adeiladu amgylcheddau tîm cydweithredol gyda chyfathrebu sy'n glir ac yn amserol. Sefydlu gwybodaeth a dogfennau canolog, cyfarfodydd ar-lein yn aml, a chynulliadau tîm. Sefydlu diwylliant cyfathrebu cwmni trwy gytuno ar y rheolau ymgysylltu: Pryd mae'n well anfon e-bost neu gael cyfarfod? Pwy sy'n gyfrifol am beth a sut y gellir cysylltu â nhw? Sut mae gweithwyr newydd yn ymuno? Ble gall gweithwyr fynd i ofyn cwestiynau? - Peidiwch ag Osgoi Tryloywder
Gadewch i aelodau'r tîm wybod beth sy'n digwydd cyn gynted ag y bydd yn digwydd neu cyn gynted ag y bydd yn briodol. A oes toriad wedi bod yn y gyllideb? Newid mewn arweinyddiaeth? Datblygiad busnes newydd? Cadwch bobl yn y ddolen a soniwch am y rhesymau y tu ôl i'r newid pan fydd yn addas. Hefyd, ceisiwch osgoi cuddio gwybodaeth bwysig. Mae sibrydion yn gwastraffu amser ac yn rhwygo morâl. - Anogwch Ddolen Adborth Parhaus
I gael y canlyniadau gorau posibl, mae gwerthfawrogiad ac adborth cyfle yn gorfodi gwell gwrando ac annog canlyniadau. Nid yn unig mae'n adeiladu ymddiriedaeth, mae'n cadw gweithwyr ac yn gwneud i bobl deimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi. Gadewch i adborth fod yn rhan o'r broses rheoli gwaith ar gyfer gwell cynhyrchiant a llai o amser yn cael ei wastraffu. - Peidiwch â Micromanage
Cyflogwyd aelodau'r tîm i wneud y gwaith. Ar ôl iddynt gael yr offer a'r amser sydd eu hangen arnynt, nid oes angen eu gwylio fel hebog. Gadewch iddyn nhw gael mynediad at y feddalwedd a'r llwyfannau sydd â'r wybodaeth sydd ei hangen arnyn nhw ac yna ymddiried ynddyn nhw i gyflawni'r hyn maen nhw wedi bwriadu ei wneud. Hynny yw, eu briffio a'u sefydlu ar gyfer llwyddiant fel y gallant weithio i'w llawn botensial yn ddi-dor.
Gadewch i blatfform cynadledda fideo soffistigedig Callbridge greu cysylltiadau i rymuso unigolion a'r tasgau rheoli gwaith sy'n eu hwynebu. Gyda dull fideo-ganolog sy'n integreiddio'n ddi-dor ag offer rheoli prosiect a chyfathrebu busnes eraill, gallwch wneud y gorau o sut mae'ch tîm yn gweithredu ar unwaith.
