Når du planlægger et online møde, skal du mere end håbe, at deltagerne er opmærksomme! Faktisk vil du inspirere dem til at være engagerede og til stede. For at dette kan ske, skal dit onlinemøde være struktureret. Det skal designes og taget hensyn til dit publikum.
Når alt kommer til alt, hvad er formålet ellers? Hvorfor bruge tiden på at samle tropperne for at gå gennem statusrapporter eller åbne kommunikationslinjerne for at brainstorme en tonehøjde, hvis den eneste lyd, der høres, er crickets?
Med en mere interaktiv tilgang til dine online møder kan du forvente stort engagement, bedre absorption af information og en mere grundig forståelse af dit indhold. Måske endda lidt sjovt!
Lad os komme i gang - forretningsmøder, altså!
Ifølge en artikel fra Harvard Business Review bruger den øverste ledelse, ledere på C-niveau og andre beslutningstagere næsten tre fjerdedele af deres tid til at mødes med andre for at diskutere arbejdets fremskridt. Det er meget tid brugt på møder.
Lad os ikke glemme fjernarbejdere også. Takket være sofistikeret teknologi er onlinemøder med teams og kolleger forskellige steder mulige, men der er stadig udfordringer med tidszoner, tilslutningsmuligheder og koordinerende projekter. Det er her tid brugt kan gå tabt eller misbruges.
Gør du alt hvad du kan for at sikre, at dine online møder er produktive og bruger en god tid?
Hvis du ønsker at:
- Find enklere måder at koordinere med kolleger og fjernarbejdere på
- Hold forbindelsen uanset tid eller afstand
- Genopliv interaktioner
- Skub for mere deltagelse og effektivitet
Her er et par ideer til at opleve møder for at gøre dem mere interaktive og effektive:
Spørg dig selv først: Er dette møde bydende nødvendigt? Har du virkelig brug for at afholde dette møde?
For at deltagerne kan interagere og samarbejde, skal stemmer, meninger, fund og deling af information høres. I tilfælde af et online møde foretrækkes en dialog frem for en monolog.
Hvis der er en meddelelse eller information, der ikke kræver, at deltagerne tilføjer eller arbejder fra og kun lytter, skal du overveje, hvordan din besked måske er bedre egnet i en e-mail. For møder, der er interaktive og engagerende, kan det kun medføre, at de beder deltagerne om at lytte, få dem til at miste eller fejle interessen.
Når indholdet og formålet med et onlinemøde er fastslået som "nødvendigt", her skal du gøre følgende:
12. Administrer forventninger
Dyrk den rigtige tankegang blandt kolleger ved at fortælle dem på forhånd, at deres deltagelse er påkrævet. I dagsordenen, der sendes inden onlinemødet, skal du præsentere et simpelt layout for, hvad alle kan forvente.
Fremvis problemet og lad deltagerne vide, at deres idéer og input er anmodet om. Dette giver dem tid til at tænke og løse problemer, samtidig med at de sætter nogle grundregler.
Plus, lad dem vide nogle grundlæggende forventede etiketter, som:
- Tryk på "lydløs", når du ikke taler
- Afstå fra at spise eller drikke
- Sæt telefoner væk og andre distraktioner i pause
11. Check-in med kolleger
I lyset af en nylig pandemi med millioner af mennesker, der arbejder hjemmefra som følge heraf, kan fjernarbejde føles isoleret. Ved simpelthen at planlægge et møde på en mandag og starte med det enkle spørgsmål, "Hvad gjorde du i weekenden?" du kan fremkalde deltagelse og opmuntre kolleger til at åbne op.
Endnu bedre, afhængigt af størrelsen på dit møde, skal du bruge denne introduktionstid til at få alle til at række ud og takke en kollega for noget, de gjorde. Stor eller lille, ved at vise påskønnelse med et simpelt navnekald og opgaveopråb, fungerer taknemmelighed for at gøre alle føler dig mere forbundet. Dette er en lille, men mægtig måde at tilskynde til social binding på en virtuel platform.
Indeholder dit team mange fjernarbejdere? Giv mere en følelse af social binding ved at injicere lidt sjov for at hjælpe med at bryde isen og få folk til at føle sig mindre ensomme med social afstand eller arbejde hjemmefra:
- Spice Up Introduktioner:
Online mødelokale fuld af fremmede? Inviter deltagerne til at introducere sig selv og en skæv information:
-
- Deres foretrukne karaoke-sang
- Deres underskrift hjemmelavede skål
- Den bedste koncert, de nogensinde gik til
Online mødelokale med de samme kolleger? Inviter velkendte ansigter til:
-
- Diskuter kort en god film, de for nylig så
- Del, hvordan deres kæledyr har det
- Åbn for en hobby eller et personligt projekt, de har påtaget sig
- Brug din hjerne:
Teambuilding-øvelser bør ikke falde lige ved siden af, bare fordi teammedlemmer er mere spredte. Angiv kriterierne på forhånd, så deltagerne kan møde op klar. Prøv en kort online gengivelse af Charades eller Balderdash for en mere interessant måde at åbne mødet på. - Spil et gættespil:
En anden måde at få folk mere engagerede på er at bede hver deltager om at spille en simpel version af ISpy ved at beskrive et element i deres fjerntliggende arbejdsområde.
10. Opret din mødedagsorden inden tiden
Hvis din mødedagsorden er klar og formuleret, kan du forvente den samme ROI med dit online møde! Uden plan eller tankegang vil en vag, misinformeret synkronisering føre til forvirring og spilde tid.
Forbered en struktureret dagsorden, der skitserer nøglespørgsmål, og nævn, hvad der kræves og forventes af deltagerne. Send mindst en dag i forvejen, og glem ikke at bruge dine indstillinger for invitationer og påmindelser til hurtigt at sprede information.
9. Gør din teknologi klar
Så vidunderlig som teknologien er, er der stadig lejligheder, at den kan gå lidt skør. Du er sikker på, at alt kører problemfrit ved at teste din teknologi og kontrollere, at alle enheder er opladet. Lær, hvor dine stikkontakter er, og få dine opladere i nærheden. Test dit kamera, din mikrofon, din internetforbindelse og overvej alt andet, du har brug for:
- Er din belysning for lys eller for svag?
- Er du omgivet af meget rod?
- Er du i et område med høj trafik, hvor folk kommer og går?
- Hvornår lukkede / nulstillede du din enhed sidst?
Overvej at medtage disse punkter i e-mail-dagsordenen før mødet, så alle er klar over det.
8. Bliv liv i din levering
Sikker på, at du kan løbe igennem dit online møde effektivt ved at riddle på nøgleelementer, men du kan også tilføje noget pizzazz for at holde folk fascineret:
- Inviter bevægelse
Vi ved alle, hvor let det er at få investeret i arbejde. At stå op fra dit skrivebord er en god ide, men kan blive glemt, når du er i besværet med at slukke ild eller skrive en lang e-mail. På et eller andet tidspunkt i dit online møde skal du ryste det lidt op ved at få deltagerne til at flytte deres blod. Enkle bevægelser som at strække armene over hovedet eller stå op og sidde et par gange eller lave et par skrivebordsstrækninger kan øge ilt til hjernen og arbejde på at bryde igennem følelser af træthed og sløvhed. - Tilføj visuelt
Tilskynd interaktion og få dit indhold videre til dit publikum ved
ved hjælp af lyse farver, videoer, fotos og snappy call outs. Gør dit indhold fordøjeligt og uforglemmeligt med en letforståelig præsentation, der appellerer til brugen af grafik og måske en velplaceret, passende meme! - Få feedback i realtid
Se hvordan folk absorberer dit indhold ved at foretage en afstemning på stedet. Ikke kun er disse sjove, de afbryder faktisk programmet og giver dig information i realtid, der er praktisk. Det tjener et øjeblikkeligt beslutningsværktøj, holder engagementet højt og hjælper med at strukturere de næste trin.
7. Delegerede opgaver
Når folk er ansvarlige for at bidrage med noget til online-mødet, såsom at moderere, køre en isbryderaktivitet eller tage noter, jo mere engageret vil hver person være. Plus, dette hjælper med at holde møder små. Hold roller åbenlyse ved kun at inkludere dem, der har brug for at være der som en beslutningstager, rådgiver, praktikant osv.
- Valg af moderator
En moderator sikrer, at mødet ikke bliver afsporet. Hans / hendes job er at holde øje med teknologien, lede med autoritet, give taletilladelse til dem, der har brug for det, være ansvarlig for optagelse og se på, at lyd- og videokvaliteten bliver taget hånd om.
6. Hold dig til tidsrammen
Når du er opmærksom på den begrænsede tid, du har, har produktiviteten tendens til at blive fyret op. Arbejde med en tidsbegrænsning "rammer" mødet op og giver det fokus. Tildel en bestemt tid for hvert nøglepunkt med en 10-minutters buffer. På den måde kan alle ende til tiden eller lige før tiden!
5. Fjern distraktioner
Det er let (og meget almindeligt) at ønske at kontrollere din e-mail eller kigge på din telefon, mens du er i et online møde. Hold dig til timingen og undgå fristelsen ved at fjerne distraktioner fra starten: luk fanerne på din bærbare computer, sæt din telefon på lydløs (eller flytilstand!), Luk vinduet for at lukke baggrundsstøj (eller brug hovedtelefoner) og gem snackingen til efter!
(alt-tag: Kvinde sidder ved skrivebordet og arbejder på åben bærbar computer, der sidder nær vinduet tidligt om morgenen)
4. Fremme samarbejde
Brug et online møde til at generere ideer fra deltagerne. Afsæt lidt tid til at påtage sig egenskaberne ved en tænketank eller brainstorming. Tillad folk at komme med deres egne ideer eller piggyback fra andres ideer; Prøv en funktion som online whiteboard for at få kreative juice til at flyde.
3. Indarbejde spil
Gennem gamification, kan du forvente, at niveauerne af interaktivitet i dit online møde skyder gennem taget! Medtag en lille anmodning i starten, og få deltagerne til at følge op. Disse kan også tilskyndes - udvidet frokost, firma swag, tidlig orlov osv. For eksempel:
- Vælg et billede eller et tegn, der skal integreres gennem lysbillederne, og få deltagerne til at svare på, hvor mange gange det blev set under præsentationen.
- Kast en simpel quiz i slutningen for at teste deltagernes forståelse af indholdet.
- Saml tilbud fra kolleger og få dem til at gætte, hvem der sagde hvad.
2. Afslut med velformulerede handlingsgenstande
Pointen med et online møde er at samle deltagere og komme sammen for at gøre fremskridt mod det næste trin. Dette kan kun gøres med klare handlinger. Når alle er opmærksomme på, hvad de skal gøre, kun kan tingene gøres. Inden mødet er slut, skal du kontrollere, at deltagerne er klare over deres rolle. Brug et øjeblik på at gennemgå det, der blev diskuteret, og tildel personen til jobbet.
1. Del resuméet
Meget kan vise sig i et online møde. Masser af ideer, forslag og meninger bliver kastet rundt, hvorfor godt opsummerede noter er effektive til at opretholde integriteten af synkroniseringen.
Vælg software til videokonferencer, der leveres med en optagefunktion og eller AI-funktioner for at fange alt, hvad der gik ned. At tage noter manuelt er altid en god ide, men når du har teknologi, der arbejder i baggrunden for dig, kan du udføre under mødet, idet du ved, at resten er taget hånd om.
Her er et par flere tricks til at få dit næste online møde til at skinne:
- Emblazon dit brand på tværs af alle berøringspunkter på dit møde
Hælder til potentielle kunder? Optag din egen besked, der introducerer dit firmanavn, slogan og vigtige meddelelser, mens deltagerne møder op til tilpasses online mødelokale. Lav et godt førsteindtryk, der er poleret og professionelt med dit logo og brandfarver på tværs af brugergrænsefladen. - Brug AI til at udføre benarbejde
I et online møde udfører du det fremadrettede arbejde. Vælg en videokonference løsning, der fungerer i baggrunden for at give transkriptioner, højttalermærker og dato-frimærker til nem søgning senere. - Hit Screen Share for at "Show" i stedet for "Tell"
Med skærmdeling valgmulighed blev det lettere at navigere i vanskeligt forklarende demonstrationer og produktfunktioner under et online møde. Alle kan forstå, hvad du siger, når de kan se det for deres øjne. Bring deltagerne på den samme side, når hvert handlingsforløb kan vises i realtid.
Lad Callbridge styrke dine onlinemøder. Med sofistikeret teknologi, tilpasselige funktioner og en intuitivt designet brugergrænseflade blev dine møder bare mere interessante og produktive.
