Når noget så stort som en pandemi påvirker verden, ændrer det uundgåeligt, hvordan verden fungerer. Trin for trin, der krydser gennem ukendt område, lærer hver branche og hver virksomhed, hvordan man tilpasser sig og får succes i denne nye normal - især lovlig.
Retssystemet har gennemgået flere begrænsninger og begrænsninger og har som et resultat påvirket hyppigheden og tilgængeligheden af bevægelser, forundersøgelser, retssager og hele retssagsprocessen som helhed.
Som advokat har du helt sikkert oplevet førstehånds konsekvenserne af at skulle arbejde hjemmefra. Virtuelle møder er blevet valuta, da tidligere processer og systemer er skiftet til at omdanne til et online rum. Med et åbenlyst skiftende juridisk landskab bliver videokonferencer den bedste løsning til mange retssager, der starter med undersøgelser til opdagelse.
Videokonference giver begge sider af advokaten mulighed for at tilegne sig nødvendige og kritiske fakta, beviser, støtte, påstande, bevis og forsvar i retssagen uden nogensinde at skulle træde fod i retten.
Forudsat at dit advokatfirma har foretaget overgangen online - øge antallet af eksterne møder, styrke it-afdelingen, lære at bruge skærmdeling og virtuelle baggrunde, der gør tilpasningen til kortere, mere koncise online møder og præsentationer - du kan nu se, hvordan teknologien giver mulighed for at kommunikere eksternt med lethed.
Lad os dykke dybere ned i, hvordan dette tager form på tværs af forskellige juridiske implikationer.
En af de nemmeste og fremadstødende funktioner ved videokonferencer inkluderer optagelse. At slå rekord, når et online møde er i gang, giver deltagerne en start-til-slut, fuldt optaget optagelse af alt, hvad der synkroniserede.
Dette kan dog være et procedureskift for mange virksomheder og virksomheder. Har teamopkald nogensinde været optaget inden flytningen online og de fleste, der arbejder hjemmefra? Hvem tog møde noter? Hvor meget tid blev brugt på at indkalde? Gør bevægelsen mere problemfri ved at inkorporere teknologi, der klarer tungt som at fange lyd, video, screengrabs, sendte links og dokumenter til dig.
Ud over fordelen ved optagelse kommer typisk transskription og smarte resuméer, to funktioner, der forbedrer undersøgelsesopdagelsesprocessen. Ikke alene er nuance og kropssprog fanget via video, men også stemme, tankemønstre og ordforråd kan skelnes ved hjælp af teknologiens højttalermærker, avancerede algoritmer og almindelige emnelinks.
På den anden side af mønten ligger der dog et par udfordringer, som fremtidige retssager og efterforskning bør overveje. Masseoptagelse rejser tre punkter, der bekymrer sig fra et datalagringssynspunkt:
Multiplikation af data
Når flere og flere online-udvekslinger optages, bunker flere filer sig op, og det kan også størrelsen på videofilerne være. Da mængden af data stiger i størrelse, øges muligheden for sikkert at gemme og hente i tandem.
Administration af poster
Sikker og sikker datalagring er bydende nødvendigt, da de oplysninger, der deles og diskuteres, kan være meget følsomme og ikke beregnet til andre at se. Overvej hvordan og hvor disse filer opbevares. Hvem eller hvad er beskyttelsen? Hvem har adgang, og hvordan beskyttes de?
Discovery
Tidligere er det muligt, at møder blev lydoptaget eller skrevet ned i et tekstbehandlingsdokument, hvilket begrænsede nøjagtigheden og omfanget af de leverede oplysninger.
Måske blev dataene samlet i en præsentation eller dagsorden. Nu er potentialet for mere detaljerede elektroniske filer og transkriptioner langt mere fordelagtigt end nogensinde. Optagede onlinemøder har kapacitet til at optage lyd og / eller video sammen med alt mødeindholdet, der inkluderer hver transaktion og udveksling under hele mødet.
Husk værdien af ansigtsudtryk, gestikulationer og alt, hvad der er kommunikeret uden at tale.
Noget at huske:
Adgang til indspillede møder kan vise sig at være både a positiv og negativ som et “digitalt fodaftryk” kunne være grund til senere brug. Sørg for, at dine privatlivs- og sikkerhedsforanstaltninger er opdaterede og gennemsigtige, da anmodninger om opdagelse af retssager kan omfatte videomøder lige så almindeligt som e-mails og dokumenter.
For at sikre generel nøjagtighed og gennemsigtighed skal du indstille politikker, der skaber samhørighed, når det kommer til videokonferencer. Organisering af data, beslutning om retningslinjer og generelt etablering af en strøm eller procedure, når det kommer til online møder, vil sikre, at sikkerhedsrisici er begrænsede, data udvindes, og information er let tilgængelig:
- Beslut om at navngive konventioner til møder, og hvem der er ansvarlig for styringen af optagelserne. Hvor vil optagelserne bo, og hvad er de administrative regler for opbevaring, tilgængelighed, sletning, opdagelse osv.?
- Afhængigt af mødets størrelse deleger du registreringsansvaret til en eller et par deltagere. Vælg en deltager fra hver afdeling, vejleder eller leder, der skal stå for optagelsen af forskellige typer møder. Hvem bliver moderator, og hvilke politikker, regler og procedurer skal der indføres for forskellige virtuelle møder?
- Hvilken “visning” vil du gemme? Når du har besluttet, hvem moderatoren er (eller måske er der et par stykker), vælg hvilken af de forskellige mødemuligheder der opfylder dit firmas behov, og hvem der skal optage fra hvilken computer - eller udsigtspunkt.
- Hold øje med slutningen resuméer og rapporter leveret af videokonferenceplatformen og afgøre, hvem der er ansvarlig for dem. Hvem modtager dem, og hvordan får de adgang?
- Undgå at spore opdagelse med depositioner til videokonference, der:
Fastlæg den fysiske placering af deponenten, og hvordan han / hun vil blive logistisk indstillet til at oprette forbindelse til det virtuelle møde
Kom med en anden mulighed, hvis domstolens reporter og deponent ikke er i stand til at dukke op på samme sted
Få udstillinger til deponenten via mail på forhånd eller elektronisk under depositionen
Kør problemfrit - test teknologien inden dagen for den virtuelle aflejring
Forbind flere advokater og deltagere fra forskellige geografiske placeringer
Er alle enige om, hvorvidt det vil blive optaget - få samtykke - Har en opbevaringspolitik, der opdager, hvordan videokonferencer lagres og senere ødelægges efter en vis tid.
Når et online-møde er afsluttet, gemmes optagelserne i skyen og forbliver tilgængelige via firmaets portal eller af moderatoren. At give visse deltagere adgang er en privatlivs- og sikkerhedsforanstaltning. Generel registerhåndtering, driftsprotokoller og adgang bør etableres gennem diskussion og udvikling af politik og procedure.
Forhindre sikkerhedsbrud og aflytning af video med teknologi, der gør enhver online-udveksling sikker og privat. Mandat til brug af en engangs adgangskode eller en person, der rammer rekord under mødet. Se efter funktioner såsom:
- Engangs adgangskode: Hvert opkald krypteres med en unik og privat kode, der kun er gyldig for det specificerede og planlagte konferenceopkald.
- Mødelås: Aktiver denne funktion lige efter, at deltagerne har vist sig, for at forhindre uønskede deltagere i at gribe ind. Enhver, der møder op sent, bliver bedt om at bede om tilladelse fra moderatoren.
- Security Code: Hvis dagsordenen for online møde medfører diskussion af meget følsomme oplysninger, skal du tilføje et andet sikkerhedslag med en ekstra kode, der kræves, når du går ind i en konference.
Teknologi, der er let tilgængelig og giver grund til, at opdagelsen eksisterer, viser sig at blive mere udbredt. Og fremadrettet er det usandsynligt, at personlig procedure vil have forrang. Hvis juridisk opdagelse og andre processer kan gennemføres online, er det muligt, at de fortsat holdes online.
Når det kommer til at ty til software til videokonference i stedet for at dukke op personligt,
fordelene - inklusive omkostningsbesparelser, mindre rejser, mere tid, fjernt samarbejde, øget produktivitet, færre forsinkelser - opvejer helt sikkert udfordringerne:
Udfordring nr. 1:
Traditionelt er hver af parterne typisk i fysisk tilstedeværelse af deres juridiske rådgiver, der er forpligtet til at levere, hjælpe og forklare dokumenter og udstillinger under undersøgelsen.
Opløsning:
I stedet for med videokonferencer er dette en mulighed for at planlægge. Advokater og juridisk rådgiver skal sortere ethvert bevis, udstille, dokumentere og bevise på forhånd. Det skal være klart, mærket, organiseret, titlet og sendt med posten eller klar til at blive fyret elektronisk. Sørg for, at adresser er opdaterede, stavet korrekt, og at alle, der har brug for dataene, er inkluderet i den digitale transaktion eller postforsendelse.
Udfordring nr. 2:
At vurdere et vidners opførsel og ro kunne være mørkt gennem et videolink i stedet for at være til stede på den samme fysiske placering.
Opløsning:
En teknologiprøve udført i dagene op til det virtuelle møde vil sikre, at deltageren ses tydeligt og fuldstændigt. Opret en referenceguide til videokonferencer til klienter, kolleger og andre juridiske fagfolk inden for dit firma, der inkluderer obligatorisk praksis for vokal projektion, belysning, kropsholdning, acceptabel baggrund og alle andre oplysninger, der gør videoopdagelse på punkt, poleret og professionel.
Udfordring nr. 3:
En indstilling, der ikke er institutionel eller ikke synes at være neutral eller passende, kan være skurrende, vildledende eller føre til en utilstrækkelig undersøgelse.
Opløsning:
Giv eksempler på videoer og online-tutorials om, hvordan videokonferenceaflejring, opdagelsesopkald, forudgående prøve eller prøveproces skal udfolde sig. Oversigt over, hvad der er acceptabelt, og hvilke opsætninger og baggrunde der fører til en vellykket eksamen. Giv også eksempler på dårlige videoer, og hvad man ikke skal gøre.
Udfordring nr. 4:
Ikke at være i det samme fysiske rum åbner undersøgelsen for potentielt misbrug eller fejlbehandling.
Opløsning:
Fuld gennemsigtighed i diskussionen kræves fra start til slut. Samtykke med en mærkbar prompt i begyndelsen af mødet sikrer, at alle er kompatible. Yderligere giver uddannelse og uddannelse vedrørende bedste praksis under eksamen størkning af processer for at sikre, at de er strømlinede og up-to-standard.
Med hensyn til den faktiske kvalitet af kommunikation gennem undersøgelser til opdagelse via videokonference er der nogle bedste fremgangsmåder:
• Udsæt tiden - før, under og efter
Check-ins, interviews, vidnesbyrd, møder, depositioner - sørg for, at der er noget tid til at forberede sig, tid nok til at komme igennem og lidt tid afsat til at reflektere og gennemgå optagelsen eller resuméerne.
• Sørg for, at alle teknologier fungerer
Når tiden er afgørende, skal du ikke blive fanget i at prøve at løse og løse tekniske problemer, mens alle venter. Vis op til videokonferencen lidt tidligere, og test din mikrofon, højttaler og forbindelse.
Kontroller, om alt er opladet, ekstra ledninger er tilgængelige, wifi er stærkt osv. Udnyt lyd- og videotest, der tilbydes af konferenceplatforme på virksomhedsniveau.
• Dobbeltkontrol stedet
Vælg et sted, der er stille, sterilt og distraktionsfrit. En hvid væg eller et lukket rum med en almindelig, ikke-forstyrrende baggrund fungerer bedst.
• Hold dig til timingen
Kommuniker længden af mødet på forhånd, så alle kan planlægge i overensstemmelse hermed. Ligesom et personligt møde skal du oprette en dagsorden, holde fast ved den og beskytte alles tid.
• Kontroller lyd- og videotilslutning
Brug et headset til at minimere feedback og maksimere din hørelse og projektion. Brug videokonferencer, der har lyd- / videofunktioner i høj kvalitet.
Lad Callbridge forsyne dit advokatfirma videokonferensteknologien, der gør, at procedurerne før retssagen kører problemfrit i en virtuel indstilling. Med det utrolige potentiale til at bringe mange personlige sager online, er muligheden for at skære ned på omkostningerne, arbejde mere hjemmefra, fremskynde retslige processer og få mere information hurtigere lige ved hånden.
Callbridge's tovejskommunikationsplatform har beføjelse til at gå mere i dybden og give dimension til den måde, advokatfirmaer driver deres forretning på. Optagede onlinemøder giver alle parterne følelsen af at være ansigt til ansigt, men fra en sikker og sund afstand. Derudover giver det mere fleksibelt deltagelse, og med den rette omtanke er planlægning og beredskab en passende erstatning for personlige møder.
