Hvis du spekulerer på, hvordan du administrerer et eksternt team med succes, skal du vide, hvor du skal starte. Måske vil du have en forebyggende tilgang og sætte strukturer på plads for medarbejdere og kolleger for at hjælpe dem med at føle sig set og hørt. På den anden side er du muligvis allerede i stand til at lokalisere tegn på nød i dit team. Uanset hvad er begge gode muligheder for at gøre det bedre i en fjerntliggende situation.
Læs videre for 11 tip om, hvordan man gør det administrere et eksternt team uden at ofre hvordan du arbejder.
Lad os indse det, der vil altid være en udfordring, når man beskæftiger sig med et spredt team. Overvej nogle af de mest almindelige udfordringer, som du måske står over for i øjeblikket:
- Ikke nok interaktion, tilsyn eller ledelse ansigt til ansigt
- Begrænset tilgængelighed af information
- Social isolation og minimal eksponering for kontorkultur
- Manglende adgang til de rigtige værktøjer (hjemmekontorforsyning, enhed, wifi, kontor osv.)
- Eksisterende problemer, der er blevet forstørret
Hvis du vil være en leder, der leder vejen for dit team til at arbejde sammen og udmærke sig ved ikke kun deres job, men som en sammenhængende enhed, her er et par tip til at bygge bro over kløften:
1. Touch Base - Dagligt
1. Touch Base - DagligtI starten kan det føles som for meget, men for ledere, der fører tilsyn med et fjernt hold, er dette en vigtig vane. Det kan være så simpelt som en e-mail, besked via tekst eller Slack eller et telefonopkald. Videokonferencer overtager også som den foretrukne kommunikationsmetode. Prøv en 15-minutters ansigt til ansigt-interaktion og se, hvordan det fungerer for at skabe let tillid og forbindelse.
(alt-tag: Kvinde arbejder flittigt på en bærbar computer i et moderne arbejdsområde med stilfulde detaljer og planter i baggrunden.)
2. Kommuniker, og kommunikér derefter mere
Disse daglige indtjekninger er gode til enkel opdateret informationsudveksling, men når det kommer til uddelegering af opgaver og kontrol af ansvar, er kommunikation i topklasse kritisk. Især hvis medarbejderne er fjerntliggende, og der er nye oplysninger, skal en klar koncis kommunikation have forrang. Dette kan se ud som at sende en e-mail, når projektledelsesværktøjet er blevet opdateret med en presserende opgave eller at oprette et onlinemøde, når klientens korte ændringer skifter, og teamet uden tvivl har spørgsmål.
3. Stol på teknologi
At gå digitalt betyder at vælge teknologi, der styrker, hvordan du administrerer et eksternt team med kommunikation. Værktøjer som projektledelse og videokonferencer kan have en indlæringskurve og tage lidt tid at tilpasse sig, men fordelene langs linjen opvejer den indledende "vænne sig til" fase. Vælg en videokonferenceplatform, der er nem at konfigurere og browserbaseret og leveres med flere funktioner og integrationer.
4. Enig om vilkårene
Etablering af kommunikationsregler og bedste praksis tidligt og ofte giver ledere ledelse med tillid og giver medarbejderne en container til at arbejde inden for. Bliv klar over forventningerne med hensyn til frekvens, tidstilgængelighed og kommunikationsform. For eksempel fungerer e-mails godt til introduktioner og opfølgninger, i mellemtiden fungerer instant messaging bedre for tidsfølsomme problemer.
5. Prioriter resultater frem for aktivitet
Når folk ikke mødes på samme kontor eller sted, er hver enkelt indeholdt i sit eget miljø og betingelser. Ved at aflevere tøjlerne med hensyn til at opnå de ønskede resultater handler det om at levere de klart definerede mål, der giver dem mulighed for at gøre det uden din mikromanagement. En udførelsesplan kan defineres af medarbejderen, så længe alle er enige om slutresultatet!
6. Bestem HVORFOR
Selvom det kan virke som en begrundelse eller forklaring, “hvorfor” faktisk oplader følelsesmæssigt spørgsmålet og forbinder medarbejderne til deres mission. Bare husk dette, når projektet ændres, teamet transformeres, feedbacken er ikke positiv. Hav altid ”hvorfor” i alles opmærksomhed.
7. Inkluder nødvendige ressourcer
Er dit team udstyret med de bedst mulige værktøjer og ressourcer? Kritiske værktøjer inkluderer wifi, en skrivebordsstol, kontorartikler. Men tag det et skridt videre, og tilvejebrag andre ressourcer, der kan gavne alle som bedre hovedtelefoner til videokonferencer eller en højttaler til højere, klarere lyd.
8. Identificer og fjern barrierer
Fysisk og følelsesmæssig isolation er reel. Således er der distraktioner derhjemme, leverancer, brandalarmer, børn derhjemme osv. Som leder kan du hjælpe med at identificere, hvilke forhindringer der begynder at komme op ved at have et godt hårdt blik for at forudsige, hvad der kan komme i vejen for en medarbejdernes produktivitet og ansvar, som f.eks. omstrukturering, manglende støtte eller ressourcer, behovet for mere interaktion og ansigtstid.
9. Deltag i sociale aktiviteter
9. Deltag i sociale aktiviteterVirtuelle pizzafester, online "show and tell", happy hours, frokoster og kaffepauser brugt ved hjælp af videochat kan virke tvunget, men disse hangouts har vist sig at være meget nyttige. Undervurder ikke værdien af small talk og udveksle enkle fornøjelser. De kan gå langt for at skabe tillid, forbedre teamwork og skabe forbindelser.
(alt-tag: Kvinde kontrollerer sin telefon ved bordet i det moderne hvide køkken, der arbejder foran den bærbare computer ved siden af køleskabet og tæt på væggen)
10. Fremme fleksibilitet
Når vi fortsætter med at arbejde hjemmefra, er det vigtigt for ledere at øve tålmodighed og forståelse. Hver medarbejders arbejdsmiljø er ikke kun anderledes, end det engang var, der er nu andre faktorer og forskellige godtgørelser, der skal tages højde for. Ting som børn, der løber rundt, kæledyr, der har brug for at gå en tur middag, tage et opkald med en krybbe i baggrunden eller værelseskammerater, der går igennem.
Fleksibilitet henviser også til tidsstyring og tidsforskydning. Hvis møder kan optages, eller hvis der senere kan laves timer for at imødekomme en medarbejders situation, hvorfor så ikke være lidt mere lempelige?
11. Vis dig omsorg
I den store tingordning er det stadig at arbejde hjemmefra en proces, som alle stadig vænner sig til. Nogle af arbejdsstyrken går måske tilbage til kontoret, mens andre måske tager en hybrid tilgang. I mellemtiden skal du erkende, hvad der er ægte for medarbejderen med hensyn til deres stress. Inviter samtale og bevar en følelse af ro, når tingene bliver kaotiske.
Med Callbridge er mulighederne for at holde kontakten med dit team tæt eller langt mange, og det starter med videokonference, der skaber forbindelser. Brug Callbridge til at give dit team sofistikeret teknologi, der forener medarbejdere og giver dem en løsning til at fremskynde kvalitetsarbejde. Led dit team eksternt, når du indfører en kultur for samarbejde.
