Cuando está planificando una reunión en línea, debe esperar más que los participantes estén prestando atención. De hecho, desea inspirarlos a participar y estar presentes. Para que eso suceda, su reunión en línea debe estar estructurada. Necesita ser diseñado y atendido a su audiencia.
Después de todo, ¿cuál es el propósito de otra manera? ¿Por qué gastar el tiempo reuniendo a las tropas para revisar los informes de progreso o abrir las líneas de comunicación para hacer una lluvia de ideas si el único sonido que se escucha son los grillos?
Con un enfoque más interactivo para sus reuniones en línea, puede esperar un alto compromiso, una mejor absorción de información y una comprensión más completa de su contenido. ¡Quizás incluso un poco de diversión!
Pongámonos manos a la obra, ¡reuniones de negocios!
Según un artículo de Harvard Business Review, la alta gerencia, los ejecutivos de nivel C y otros tomadores de decisiones pasan casi tres cuartas partes de su tiempo reuniéndose con otros para discutir el progreso del trabajo. Eso es mucho tiempo dedicado a las reuniones.
No olvidemos también a los trabajadores remotos. Gracias a la tecnología sofisticada, las reuniones en línea con equipos y colegas en diferentes ubicaciones son posibles, pero aún existen desafíos con las zonas horarias, la conectividad y la coordinación de proyectos. Aquí es donde el tiempo empleado puede perderse o malgastarse.
¿Está haciendo todo lo posible para garantizar que sus reuniones en línea sean productivas y un buen uso del tiempo?
Si lo que busca es:
- Encuentre formas más sencillas de coordinarse con colegas y trabajadores remotos
- Manténgase conectado independientemente del tiempo o la distancia
- Revitalizar las interacciones
- Impulsar una mayor participación y eficacia
Luego, aquí hay algunas ideas para animar las reuniones y hacerlas más interactivas y efectivas:
Primero, pregúntese: ¿Es imprescindible esta reunión? ¿Realmente necesitas realizar esta reunión?
Para que los participantes interactúen y colaboren, se deben escuchar las voces, las opiniones, los hallazgos y el intercambio de información. En el caso de una reunión en línea, se prefiere un diálogo a un monólogo.
Si hay un anuncio o información que no requiere que los participantes agreguen o trabajen y solo escuchen, considere cómo su mensaje podría adaptarse mejor a un correo electrónico. Para las reuniones que son interactivas y atractivas, pedirles a los participantes que solo escuchen puede hacer que pierdan o finjan interés.
Una vez que el contenido y el propósito de una reunión en línea se han establecido como "necesarios", esto es lo que debe hacer a continuación:
12. Administre las expectativas
Cultive la mentalidad adecuada entre los colegas haciéndoles saber de antemano que se requiere su participación. En la agenda enviada antes de la reunión en línea, presente un diseño simple de lo que todos pueden esperar.
Muestre el problema y haga saber a los participantes que se solicitan sus ideas y aportes. Esto les da tiempo para pensar y resolver problemas, al mismo tiempo que establece algunas reglas básicas.
Además, hágales saber algunas normas de etiqueta básicas esperadas, como:
- Presiona "silenciar" cuando no estés hablando
- Abstenerse de comer o beber
- Guarde los teléfonos y otras distracciones en pausa
11. Registro con colegas
A la luz de una pandemia reciente con millones de personas trabajando desde casa como resultado, el trabajo remoto puede sentirse aislado. Simplemente planificando una reunión un lunes y comenzando con la simple pregunta: "¿Qué hiciste este fin de semana?" puede generar participación y alentar a sus colegas a que se abran.
Mejor aún, dependiendo del tamaño de la reunión, aprovecha este momento para que todos se comuniquen y agradezcan a un compañero por algo que haya hecho. Ya sea algo grande o pequeño, mostrar aprecio con una simple mención y una mención de la tarea realizada contribuye a que todos se sientan más conectados . Esta es una manera sencilla pero eficaz de fomentar la interacción social en una plataforma virtual.
¿Su equipo está compuesto por muchos trabajadores remotos? Inculque más un sentido de vínculo social inyectando un poco de diversión para ayudar a romper el hielo y hacer que las personas se sientan menos solas con el distanciamiento social o trabajando desde casa:
- Presentaciones condimentadas:
¿Sala de reuniones online llena de extraños? Invite a los participantes a presentarse a sí mismos y una información peculiar:
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- Su canción favorita de karaoke
- Su plato casero de autor
- El mejor concierto al que asistieron
¿Sala de reuniones online con los mismos compañeros? Invite a caras conocidas a:
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- Comenta brevemente una buena película que vieron recientemente.
- Comparte cómo le está yendo a su mascota
- Habla sobre un pasatiempo o proyecto personal que hayan emprendido.
- Usa tu cerebro:
Los ejercicios de formación de equipos no deberían quedarse en el camino solo porque los miembros del equipo están más dispersos. Proporcione los criterios con anticipación para que los participantes puedan presentarse listos. Pruebe una versión breve en línea de Charades o Balderdash para una forma más interesante de iniciar la reunión. - Jugar un juego de adivinanzas:
Otra forma de hacer que la gente se involucre más es pedirle a cada participante que reproduzca una versión simple de ISpy describiendo un elemento en su área de trabajo remota.
10. Cree la agenda de su reunión con anticipación
Si la agenda de su reunión es clara y articulada, ¡puede esperar el mismo ROI con su reunión en línea! Sin un plan o previsión, una sincronización vaga y mal informada generará confusión y pérdida de tiempo.
Prepare una agenda estructurada que describa los temas clave y mencione lo que se requiere y se espera de los participantes. Envíe al menos un día antes y no se olvide de utilizar la configuración de invitaciones y recordatorios para difundir información rápidamente.
9. Prepare su tecnología
A pesar de lo maravillosa que es la tecnología, todavía hay ocasiones en las que puede resultar un poco inestable. Siéntase seguro de que todo funciona sin problemas probando su tecnología y verificando que todos los dispositivos estén cargados. Conozca dónde están sus enchufes eléctricos y tenga sus cargadores cerca. Pruebe su cámara, micrófono, conexión a Internet y considere cualquier otra cosa que pueda necesitar:
- ¿Tu iluminación es demasiado brillante o demasiado tenue?
- ¿Estás rodeado de mucho desorden?
- ¿Se encuentra en una zona de mucho tráfico donde la gente va y viene?
- ¿Cuándo fue la última vez que apagó / reinició su dispositivo?
Considere incluir estos puntos en el correo electrónico de la agenda previa a la reunión para que todos estén al tanto.
8. Dale vida a tu parto
Seguro que puede ejecutar su reunión en línea de manera efectiva al resolver los elementos clave, pero también puede agregar algo de dinamismo para mantener a la gente intrigada:
- Invitar movimiento
Todos sabemos lo fácil que es invertir en el trabajo. Levantarse de su escritorio es una gran idea, pero puede olvidarse cuando está a punto de apagar un fuego o escribir un correo electrónico largo. En algún momento de su reunión en línea, agítelo un poco haciendo que los participantes muevan su sangre. Los movimientos simples como estirar los brazos por encima de la cabeza o pararse y sentarse un par de veces o hacer algunos estiramientos en el escritorio pueden aumentar el oxígeno al cerebro y trabajar para superar los sentimientos de cansancio y letargo. - Agregar imágenes
Fomente la interacción y haga llegar su contenido a su audiencia
usando colores brillantes, videos, fotos y llamadas rápidas. Haga que su contenido sea digerible e inolvidable con una presentación simple de entender que sea atractiva con el uso de imágenes y tal vez un meme apropiado y bien ubicado. - Obtenga comentarios en tiempo real
Comprueba cómo la gente asimila tu contenido realizando una encuesta en directo. Estas encuestas no solo son divertidas, sino que además interrumpen el programa y te proporcionan información en tiempo real muy útil. Sirven como herramienta de toma de decisiones instantánea, mantienen un alto nivel de participación y ayudan a estructurar los siguientes pasos. Combina las encuestas interactivas con herramientas de comunicación fiables, como los mejores servicios de telefonía virtual. reconocido por CybernewsEsto ayuda a garantizar que las respuestas se registren con claridad y que las conversaciones fluyan sin problemas ni interrupciones técnicas.
7. Delegar tareas
Cuando las personas son responsables de contribuir con algo a la reunión en línea, como moderar, realizar una actividad para romper el hielo o tomar notas, cada persona estará más comprometida. Además, esto ayuda a que las reuniones sean pequeñas. Mantenga los roles obvios al incluir solo a aquellos que necesitan estar allí, como tomadores de decisiones, asesores, pasantes, etc.
- Seleccionar un moderador
Un moderador se asegura de que la reunión no se descarrile. Su trabajo es vigilar la tecnología, liderar con autoridad, dar permiso para hablar a quienes lo necesiten, ser responsable de la grabación y vigilar que se cuide la calidad de audio y video.
6. Cíñete al marco de tiempo
Cuando eres consciente del tiempo limitado que tienes, la productividad tiende a aumentar. Trabajar con un límite de tiempo "enmarca" la reunión y le da enfoque. Asigne una cantidad de tiempo específica para cada punto clave con un búfer de 10 minutos. ¡De esa manera todos pueden terminar a tiempo o antes de tiempo!
5. Elimina las distracciones
Es fácil (y muy común) querer revisar su correo electrónico o echar un vistazo a su teléfono durante una reunión en línea. Cíñete al tiempo y evita la tentación eliminando las distracciones desde el principio: apaga las pestañas de tu computadora portátil, pon tu teléfono en silencio (¡o en modo avión!), Cierra la ventana para apagar el ruido de fondo (o usa audífonos) y ahorra. los bocadillos para después!
(etiqueta alternativa: mujer sentada en el escritorio con una computadora portátil abierta sentada cerca de la ventana temprano en la mañana)
4. Promover la colaboración
Utilice una reunión en línea para generar ideas de los participantes. Reserve algo de tiempo para asumir las características de un grupo de expertos o una sesión de lluvia de ideas. Permita que las personas presenten sus propias ideas o aprovechen las ideas de los demás; Pruebe una función como la pizarra en línea para que fluyan los jugos creativos.
3. Incorporar juegos
A través de la gamification, ¡puede esperar que los niveles de interactividad en su reunión en línea se disparen por las nubes! Incluya una pequeña pregunta al principio y haga que los participantes la sigan. Estos también se pueden incentivar: almuerzo prolongado, botín de la empresa, licencia anticipada, etc. Por ejemplo:
- Seleccione una imagen o personaje para incrustar en las diapositivas y haga que los participantes respondan cuántas veces se vio a lo largo de la presentación.
- Agregue un cuestionario simple al final para evaluar la comprensión del contenido por parte de los participantes.
- Recopile citas de colegas y haga que adivinen quién dijo qué.
2. Termine con elementos de acción bien articulados
El objetivo de una reunión en línea es reunir a los participantes y unirse para avanzar hacia el siguiente paso. Esto solo se puede hacer con elementos de acción claros. Cuando todos son conscientes de lo que tienen que hacer, solo entonces se pueden hacer las cosas. Antes de que termine la reunión, verifique que los participantes tengan claro su rol. Dedique unos minutos a repasar lo que se discutió y asignar a la persona para el trabajo.
1. Comparte el resumen
Pueden suceder muchas cosas en una reunión en línea. Se lanzan muchas ideas, sugerencias y opiniones, por lo que las notas bien resumidas son efectivas para mantener la integridad de la sincronización.
Elija un software de videoconferencia que venga con una función de grabación o capacidades de inteligencia artificial para capturar todo lo que sucedió. Tomar notas manualmente es siempre una buena idea, pero cuando tiene tecnología trabajando en segundo plano para usted, puede actuar durante la reunión sabiendo que el resto está a cargo.
Aquí hay algunos trucos más para hacer brillar su próxima reunión en línea:
- Estampa su marca en todos los puntos de contacto de su reunión
¿Lanzando a prospectos? Grabe su propio mensaje que presente el nombre de su empresa, el eslogan y los anuncios importantes mientras los participantes se presentan al sala de reuniones en línea personalizable. Dé una excelente primera impresión pulida y profesional con el logotipo y los colores de su marca en la interfaz de usuario. - Usa IA para hacer el trabajo de campo
En una reunión en línea, está haciendo el trabajo de cara al futuro. Escoge un videoconferencia solución que funciona en segundo plano para proporcionar transcripciones, etiquetas de orador y sellos de fecha para facilitar la búsqueda más adelante. - Haga clic en Compartir pantalla para "Mostrar" en lugar de "Informar"
Con la función compartir pantalla opción, navegar demostraciones difíciles de explicar y características del producto durante una reunión en línea ahora es más fácil. Todos pueden comprender lo que estás diciendo cuando pueden verlo ante sus ojos. Lleve a los participantes a la misma página cuando cada curso de acción se pueda mostrar en tiempo real.
Deje que Callbridge revitalice sus reuniones en línea. Con tecnología sofisticada, funciones personalizables y una interfaz de usuario diseñada intuitivamente, sus reuniones se vuelven más interesantes y productivas.
