Si es abogado o trabaja en la industria legal, no se puede subestimar el poder de la comunicación sucinta. Ya sea entre colegas o gestionando las relaciones cliente-abogado; discutir soluciones o manejar conflictos: la forma en que literalmente presenta su versión de la historia puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Establecer el tono comienza con el envío y la recepción de mensajes claros como el cristal. No hace mucho, los bufetes de abogados dependían en gran medida de las conferencias telefónicas como el modo de comunicación preferido. Sin embargo, dado que la videoconferencia presenta más beneficios que conducen a una mejor productividad, mayores ahorros de costos, felicidad y seguridad de los empleados y una mejor retención de clientes, las empresas confían en la tecnología de comunicación bidireccional para involucrar a los negocios.
Los beneficios de la videoconferencia son muchos. Lo que alguna vez se consideró futurista y podría costar hasta decenas de miles de dólares, hoy en día, esta tecnología es necesaria para administrar un negocio, y no cuesta tanto. Además, el software se ha refinado y sofisticado significativamente. Es intuitivo de usar, implementar y compartir.
Si es un bufete de abogados que busca:
- Sea más inmediato con la transmisión de información, datos y soporte a un cliente
- Fortalecer la cultura corporativa y la comunicación interna
- Mejore y agilice las tareas de administración y facturación complicadas
- Establezca la zona y concéntrese en las reuniones con los clientes sin llamadas estáticas, caídas o distracciones
- Gestione la versatilidad de una llamada local o internacional
Luego, considere las videoconferencias como parte de su estrategia comercial. Tenga en cuenta las siguientes preguntas que le ayudarán a decidir qué plataforma es mejor para las necesidades de su empresa.
Lo primero es lo primero. No hay nada improductivo en las conferencias telefónicas. De hecho, son extremadamente efectivos para una variedad de usos. Esta publicación no trata sobre reemplazar las conferencias telefónicas con videoconferencias. Es simplemente para mostrar que al utilizar ambos, puede proporcionar más valor para profundizar con los clientes.
Las conferencias telefónicas son excelentes para:
- Tener discusiones improvisadas o programadas con respecto a un desarrollo en el caso
- Reducir los hilos de correo electrónico largos para ir directo al grano
- Especialización y compartir información sobre temas específicos.
- Colocar a los tomadores de decisiones en el mismo espacio
- Habilitación de la transcripción y grabación de conferencias para obtener más información desglosada
Agregue la siguiente dimensión que proporciona la videoconferencia y verá cuán más completas son sus ofertas no solo para sus clientes, sino también para sus colegas en la oficina y superiores. Los departamentos de RR.HH., TI y otros también se benefician enormemente.
¿Qué proporciona la videoconferencia?
La comunicación con el cliente está a la vanguardia del éxito de cada bufete de abogados.
Al final del día, todo se reduce a:
1) generar confianza en un cliente y
2) luego manteniéndolo.
Estos dos pasos críticos son la base para brindar una excelente comunicación con los clientes que:
- Satisface sus necesidades y ofrece experiencias positivas a los clientes haciéndolos sentir como una prioridad, posicionándote como un defensor de su causa.
- Construye tu reputación. En una industria donde el boca a boca vale tanto como el oro, la reputación de su bufete de abogados es su tarjeta de presentación. La mayoría de los bufetes de abogados compiten por negocios basados en su experiencia.
- ¿Quieres destacar? Aborde su estrategia de comunicación con el cliente con herramientas y métodos de última generación que le brindan los conocimientos clave que necesita para comprenderse mutuamente.
- Crea armonía entre usted y su cliente. La comunicación continua en cada punto de contacto del proceso funciona para evitar que algo se esconda debajo de la alfombra o no se mencione.
Especialmente al principio, cuando el cliente solo está tratando de averiguar si le agradas como abogado y quiere contratarte, mientras que al mismo tiempo, estás tratando de evaluar si tiene un problema legal que puedas ayudarlo a resolver.
Es muy importante sentar las bases de una comunicación adecuada desde el principio. No permita que los métodos de comunicación deficientes, la mala gestión de las relaciones y el uso inadecuado del tiempo afecten la forma en que se manejan a sus clientes.
En su lugar, agregue a la mezcla de videoconferencias que viene con estos 3 beneficios clave:
Beneficio clave n. ° 1
Estándares de alta seguridad durante la duración de la llamada.
Mantener la información de su cliente segura y protegida es una de las principales prioridades de todos los profesionales del derecho. Reuniones online ya sea corto o extenso, debe estar equipado con todas las mejores medidas necesarias en la práctica hacia las medidas de seguridad adecuadas:
- Obligatorio para proporcionar acceso a un llamada de conferencia segura
- Debe poder controlar a los participantes en una llamada
- Agregue capas adicionales de seguridad si es necesario (bloqueo de reunión, código de acceso único, etc.)
- Garantice que los participantes en la llamada sean los ÚNICOS participantes en la llamada
- Portal de conferencias telefónicas
Beneficio clave n. ° 2
Fácil transmisión de envío y recepción de información.
Al tratar con clientes, es importante proporcionar tecnología de comunicación de fácil uso y diseño intuitivo que ayude más que obstaculice. Una plataforma que es fácil de usar y puede personalizarse para reflejar su marca demuestra ser una experiencia más placentera.
Además, opte por una plataforma cargada con funciones que respalden su conversación como:
- Compartir pantalla para examinar documentos y archivos en tiempo real en línea. Al compartir su escritorio, puede incluir a otros participantes para ver y ver exactamente lo que está viendo. Cada curso de acción se hace "visible" para una mejor colaboración, una mayor comunicación y una participación acelerada. El uso compartido de pantalla hace que cualquier chat sea más dinámico y más fácil de facilitar.
- Grabaciones de reuniones para un recuento preciso de eventos pasados, detalles e historia. Usado durante un video conferencia (o conferencia telefónica), una grabación proporciona una imagen más amplia de lo que está sucediendo. Especialmente cuando se hacen algunas preguntas difíciles, grabar una reunión puede resultar beneficioso en el futuro cuando se revisa para obtener más detalles, ya que el lenguaje corporal, los matices y el tono de voz de una persona se manifiestan con mayor claridad a través del video.
- Las grabaciones de video y audio también funcionan muy bien si alguien no puede asistir o verlo ahora, ya que puede verlo más tarde.
- Transcripciones de IA Ayudarle a usted y a su equipo a estar presentes y mantener el espacio en lugar de dividir su atención entre tomar notas y escuchar. Con transcripciones detalladas hechas para que usted incluya etiquetas de orador y sellos de fecha y hora, puede continuar con un testimonio u otra comunicación basada en video sin preocuparse de si se capturó o no la información. Las fechas, los nombres, los lugares y los temas y temas comunes se filtran y registran para recordarlos fácilmente y obtener datos más detallados después de la conferencia.
La información detallada que se presenta con etiquetas de altavoz, sellos de fecha y notas de voz a texto fáciles de leer le ahorra tiempo. Esto es especialmente útil para testimonios u otros procesos judiciales, incluidas órdenes judiciales, etc.
Beneficio clave n. ° 3
Acceso a toda la información adquirida una vez finalizada la llamada.
Es especialmente importante y beneficioso que la tecnología de videoconferencia proporcione resúmenes de llamadas y transcripciones organizado al final de la sincronización. Los datos posteriores a la conferencia que están etiquetados y son tan fáciles de buscar como su correo electrónico hacen que su trabajo sea más fácil y eficiente. Además, toda la información, incluidos los enlaces enviados, los medios, los videos y las grabaciones, además de los archivos y documentos, se guarda en la nube para una ruta de navegación de fácil acceso y más centralizada a la que usted y cualquier miembro de su equipo o de su empresa pueden acceder.
Un resumen de la videollamada que tiene todo en un solo lugar hace que el intercambio de información sea más fluido y fluido. Nada cae entre las grietas cuando todo se presenta ante ti.
Ahora que los beneficios son un poco más obvios, está más claro cómo la implementación de la videoconferencia en su día a día puede afectar en gran medida la calidad de su comunicación. Observe cómo el flujo de las cosas se simplifica cuando todos están conectados. Los clientes quieren saber que usted se ocupa de sus necesidades y los empleados quieren sentir que la alta dirección tiene fe en ellos.
Mientras está considerando soluciones de videoconferencia para su bufete de abogados, aquí hay 6 preguntas que debe hacer primero:
6. ¿Cómo incorporará la videoconferencia en su práctica?
¿Dónde está su firma en relación a comisarías, hospitales, juzgados, centros de detención, etc.? ¿Estos lugares permiten la presentación de videos y otras formas de comunicación para procedimientos legales? ¿Cuán conocedores de la tecnología es su clientela?
5. ¿Con qué frecuencia planea programar videoconferencias?
Tome nota del tamaño de su empresa y de lo que le depara el futuro para el crecimiento. Además, ¿otros departamentos también se subirán al tren? Esta es una excelente oportunidad para que RR.HH. se mantenga en contacto con otras empresas y contrate a nivel internacional.
4. ¿Utilizará la videoconferencia para capacitación adicional y seminarios web?
Para los profesionales del derecho que desean mejorar su conjunto de habilidades; Para conectar socios y firmas de abogados hermanas; convertirse en mentor o capacitar a TI: utilizar la videoconferencia es una forma eficiente y rentable de utilizar la tecnología para capacitar a las personas en su función.
HR puede usar videoconferencia soluciones para agilizar y mejorar el reclutamiento y el proceso de contratación mediante la apertura del grupo de talentos en el extranjero. TI puede abordar rápidamente cualquier problema técnico y ofrecer soporte a través de chats de texto, además de la ayuda. compartir pantalla y el chat de video, ofrecen una guía, navegación y configuración complicadas, en cualquier lugar y en cualquier momento.
3. ¿Cuántos abogados y clientes están dispuestos a utilizar esta tecnología?
Considere cómo opera su equipo discutiendo las características y beneficios de una estrategia de comunicaciones más centrada en el video. ¿Fortalecerá esto el equilibrio entre el trabajo y la vida? ¿Pueden los abogados trabajar desde casa algunos días? Esto también se aplica a los clientes. ¿Responden a más facetime potencialmente virtuales? ¿La implementación de un enfoque más en línea para las reuniones y las relaciones abogado-cliente ahorrará tiempo de viaje y mejorará la productividad?
2. ¿Qué ROI puede esperar?
Sumérjase en cuál será el alcance aproximado de uso. Con un cálculo rápido, compare y contraste la cantidad de tiempo actual que se dedica a determinadas instancias entre el tiempo de viaje y los recursos. Súmalo para calcular las horas de tiempo por mes y ver cómo la implementación de la videoconferencia puede marcar la diferencia.
1. ¿Qué tan optimizada es la tecnología que está viendo?
Investigue cómo el software de comunicación bidireccional puede integrarse con su infraestructura existente y cómo puede hacerlo. impacta tu flujo de trabajo. Busque algo que simplifique los procesos; es fácil de usar para todos; se conecta a la fuerza laboral virtual remota y ofrece aplicaciones y funciones que brindan valor e interacciones más significativas.
Preguntas de seguimiento para reflexionar:
• ¿Qué características de seguridad están incluidas?
• ¿Cuántos participantes se alojan?
• ¿Existe soporte al cliente?
• ¿Qué funciones están incluidas? ¿Hay grabación? ¿Compartir pantalla? Resúmenes
• ¿Cómo es la experiencia móvil? ¿Existe una aplicación?
Combinando conferencias telefónicas y videoconferencia en su día a día: desde reuniones internas, hasta la incorporación de empleados y el aprendizaje continuo, hasta deposiciones virtuales y más, resulta obvio que para adaptarse a los tiempos, los bufetes de abogados deben adoptar la digitalización.
Las ofertas en línea abren las puertas a más negocios, productividad y mayor confianza y accesibilidad con los clientes. El aumento de la comunicación hace que el papel de todos, por separado o en conjunto, sea más efectivo.
Deje que Callbridge proporcione a su bufete de abogados las mejores conferencias sofisticadas de su clase que construyen una cultura de comunicación empoderada dentro de su equipo y oficina inmediatos, al tiempo que arroja luz sobre cómo administrar y fomentar las relaciones con los clientes.
Proporcionar una plataforma de comunicación bidireccional para fomentar una comunicación clara y concisa dentro y fuera de la sala del tribunal comienza con tecnología diseñada para cerrar la brecha entre las reuniones realizadas en persona y en línea.
El conjunto de servicios digitales de Callbridge funciona para:
- Mantenga informados a los empleados y clientes con una fácil transmisión y accesibilidad de la información
- Mantenga una conexión privada y segura en todo momento
- Simplifique y conéctese con funciones como Transcripción AI, Grabación de reuniones y Compartir pantalla que mejoran la productividad, la eficiencia y la participación
- Fomente más tiempo cara a cara en tiempo real con conferencias de audio y video de alta calidad
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