Si vous êtes avocat ou travaillez dans le secteur juridique, il ne faut pas sous-estimer le pouvoir d'une communication succincte. Que ce soit entre collègues ou dans la gestion des relations client-avocat; discuter de solutions ou gérer les conflits - la façon dont vous présentez littéralement votre version de l'histoire peut faire la différence entre le succès et l'échec.
Le réglage de la tonalité commence par l'envoi et la réception de messages clairs comme du cristal. Il n'y a pas si longtemps, les cabinets d'avocats comptaient fortement sur les conférences téléphoniques comme mode de communication préféré. Cependant, étant donné que la visioconférence présente plus d'avantages menant à une meilleure productivité, à des économies de coûts accrues, au bonheur et à la sécurité des employés et à une meilleure fidélisation de la clientèle, les entreprises comptent sur la technologie de communication bidirectionnelle pour engager des affaires.
Les avantages de la visioconférence sont nombreux. Ce qui était autrefois considéré comme futuriste et qui pourrait coûter jusqu'à des dizaines de milliers de dollars, de nos jours, cette technologie est nécessaire pour gérer une entreprise - et ne coûte pas presque autant. De plus, le logiciel a été considérablement affiné et sophistiqué. Son utilisation, sa mise en œuvre et son partage sont intuitifs.
Si vous êtes un cabinet d'avocats qui souhaite:
- Soyez plus immédiat avec la transmission d'informations, de données et de support pour un client
- Renforcer la culture d'entreprise et la communication interne
- Améliorez et rationalisez les tâches de facturation et d'administration complexes
- Zone et se concentrer sur les réunions avec les clients sans appels statiques, interrompus ou distraction
- Gérez la polyvalence d'un appel local ou à l'étranger
Examinez ensuite la vidéoconférence dans le cadre de votre stratégie commerciale. Gardez à l'esprit les questions suivantes qui vous aideront à décider quelle plate-forme convient le mieux aux besoins de votre entreprise.
Tout d'abord. Il n'y a rien d'improductif dans les conférences téléphoniques. En fait, ils sont extrêmement efficaces pour une variété d'utilisations. Cet article ne concerne pas le remplacement des conférences téléphoniques par la visioconférence. Il s'agit simplement de montrer qu'en utilisant les deux, vous pouvez fournir plus de valeur pour aller plus loin avec les clients.
La conférence téléphonique est excellente pour:
- Avoir des discussions impromptues ou programmées concernant un développement dans le cas
- Réduire les longs fils d'e-mails pour aller droit au but
- Spécialisation et partage d'informations sur des sujets spécifiques
- Mettre les décideurs dans le même espace
- Activation de la transcription et de l'enregistrement de la conférence pour des informations plus détaillées
Ajoutez la dimension suivante qu'offre la visioconférence et vous verrez à quel point vos offres sont plus complètes non seulement pour vos clients, mais aussi pour vos collègues de bureau et vos supérieurs. Les RH, l'informatique et les autres départements en bénéficient également.
Que propose la visioconférence?
La communication avec les clients est au premier plan du succès de chaque cabinet d'avocats.
En fin de compte, cela revient à:
1) instaurer la confiance d'un client et
2) puis le maintenir.
Ces deux étapes critiques sont la base pour fournir une excellente communication avec les clients que:
- Répond à leurs besoins et offre des expériences client positives en leur donnant le sentiment d'être une priorité, vous positionnant comme un défenseur de leur cause.
- Construit votre réputation. Dans un secteur où le bouche à oreille vaut autant que l'or, la réputation de votre cabinet d'avocats est votre carte de visite. La plupart des cabinets d'avocats se disputent des affaires en raison de leur expérience.
- Envie de vous démarquer? Abordez votre stratégie de communication client avec des outils et des méthodes de pointe qui vous apportent les informations clés dont vous avez besoin pour vous comprendre.
- Crée une harmonie entre vous et votre client. Une communication continue à chaque point de contact du processus permet d'éviter que quoi que ce soit ne soit balayé sous le tapis ou ne soit soulevé.
Surtout au début lorsque le client essaie simplement de savoir s'il vous aime en tant qu'avocat et souhaite vous embaucher, alors que vous essayez en même temps d'évaluer s'il a un problème juridique que vous pouvez l'aider à résoudre.
Il est si essentiel de jeter les bases d'une bonne communication dès le départ. Ne laissez pas des méthodes de communication médiocres, une mauvaise gestion des relations et une mauvaise utilisation du temps affecter la façon dont vos clients sont traités.
Au lieu de cela, ajoutez dans le mélange de vidéoconférence qui accompagne ces 3 avantages clés:
Avantage clé n ° 1
Normes de sécurité élevées pendant toute la durée de l'appel.
La protection des informations de vos clients est une priorité absolue pour chaque juriste. Réunions en ligne Qu'elles soient courtes ou prolongées, elles devraient être équipées de toutes les meilleures pratiques nécessaires en vue de prendre des mesures de sécurité appropriées:
- Obligatoire pour donner accès à un conférence téléphonique sécurisée
- Doit être capable de contrôler les participants à un appel
- Ajoutez des couches de sécurité supplémentaires si nécessaire (verrouillage de réunion, code d'accès unique, etc.)
- Garantir que les participants à l'appel sont les SEULS participants à l'appel
- Portail de conférence téléphonique
Avantage clé n ° 2
Transmission facile des informations d'envoi et de réception.
Lorsque vous traitez avec des clients, il est important de fournir une technologie de communication facile à utiliser et conçue de manière intuitive qui aide plus que ne gêne. Une plateforme conviviale et personnalisable pour refléter votre marque s'avère être une expérience plus agréable.
De plus, optez pour une plate-forme chargée de fonctionnalités qui prennent en charge votre conversation comme:
- Partage d'écran pour parcourir des documents et des fichiers en ligne en temps réel. En partageant votre bureau, vous pouvez inclure d'autres participants pour afficher et voir exactement ce que vous voyez. Chaque plan d'action est rendu «visible» pour une collaboration améliorée, une communication accrue et une participation accélérée. Le partage d'écran rend toute discussion plus dynamique et plus facile à faciliter.
- Enregistrements de réunions pour un récit précis des événements passés, des détails et de l'histoire. Utilisé lors d'un conférence vidéo (ou conférence téléphonique), un enregistrement donne une vue d'ensemble de ce qui se passe. Surtout lorsque vous posez des questions difficiles, l'enregistrement d'une réunion peut s'avérer bénéfique plus tard lors de l'examen pour plus de détails, car le langage corporel, les nuances et le ton de la voix d'une personne apparaissent plus clairement via la vidéo.
- Les enregistrements vidéo et audio fonctionnent également très bien si quelqu'un ne peut pas assister ou regarder maintenant car ils peuvent le visionner plus tard, à la place.
- Transcriptions IA vous aider, vous et votre équipe, à être présents et à garder de l'espace plutôt que de diviser votre attention entre la prise de notes et l'écoute. Avec des transcriptions détaillées faites pour que vous incluiez des balises de haut-parleur et des horodatages, vous pouvez continuer avec un témoignage ou une autre communication vidéo sans vous soucier de savoir si des informations ont été capturées ou non. Les dates, noms, lieux et thèmes et sujets communs sont tous filtrés et enregistrés pour un rappel facile et des données plus approfondies après la conférence.
Les informations détaillées présentées avec des balises de haut-parleur, des horodatages et des notes de synthèse vocale faciles à lire vous font gagner du temps. Ceci est particulièrement utile pour les témoignages, ou d'autres processus judiciaires, y compris les mandats, etc.
Avantage clé n ° 3
Accès à toutes les informations acquises une fois l'appel terminé.
Il est particulièrement important et avantageux pour la technologie de visioconférence de fournir résumés d'appels et transcriptions organisé à la fin de la synchronisation. Les données post-conférence qui sont étiquetées et qui sont aussi faciles à rechercher que votre e-mail rendent votre travail plus facile et plus efficace. De plus, toutes les informations, y compris les liens envoyés, les médias, les vidéos et les enregistrements, ainsi que les fichiers et les documents, sont enregistrées dans le cloud pour un chemin de navigation plus centralisé et facile d'accès auquel vous et tous les membres de votre équipe ou de votre entreprise pouvez accéder.
Un résumé de l'appel vidéo qui a tout en un seul endroit rend le partage d'informations plus fluide et transparent. Rien ne tombe entre les mailles du filet lorsque tout est présenté devant vous.
Maintenant que les avantages sont un peu plus évidents, il est plus clair comment la mise en œuvre de la visioconférence dans votre quotidien peut avoir un impact considérable sur la qualité de votre communication. Regardez comment le flux des choses devient plus simple lorsque tout le monde est connecté. Les clients veulent savoir que vous prenez soin de leurs besoins et les employés veulent avoir l'impression que leur haute direction leur fait confiance.
Alors que vous envisagez des solutions de visioconférence pour votre cabinet d'avocats, voici 6 questions que vous devez d'abord vous poser:
6. Comment allez-vous intégrer la vidéoconférence dans votre pratique?
Où est votre entreprise par rapport aux postes de police, hôpitaux, palais de justice, centres de détention, etc.? Ces lieux permettent-ils les soumissions vidéo et d'autres formes de communication pour les procédures judiciaires? À quel point votre clientèle est-elle technophile?
5. À quelle fréquence prévoyez-vous de planifier des vidéoconférences?
Prenez note de la taille de votre entreprise et de ce que l'avenir réserve à sa croissance. De plus, les autres ministères prendront-ils également le train en marche? C'est une excellente occasion pour les RH de rester en contact avec d'autres entreprises et d'embaucher à l'international.
4. Utiliserez-vous la vidéoconférence pour une formation supplémentaire et des webinaires?
Pour les praticiens du droit qui souhaitent améliorer leurs compétences; Pour mettre en relation des partenaires et des cabinets d'avocats sœurs; devenir un mentor ou former des TI - l'utilisation de la visioconférence est un moyen efficace et rentable d'utiliser la technologie pour responsabiliser les gens dans leur rôle.
Les RH peuvent utiliser vidéo conférence des solutions pour accélérer et améliorer le recrutement et le processus de recrutement en ouvrant le vivier de talents à l'étranger. Le service informatique est en mesure de résoudre rapidement tous les problèmes techniques et d'offrir une assistance via des chats texte et avec l'aide partage d'écran et le chat vidéo, offrent des conseils, une navigation et une configuration complexes - n'importe où, à tout moment.
3. Combien d'avocats et de clients sont prêts à utiliser cette technologie?
Réfléchissez au fonctionnement de votre équipe en discutant des fonctionnalités et des avantages d'une stratégie de communication plus centrée sur la vidéo. Cela renforcera-t-il l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée? Les avocats peuvent-ils travailler à domicile certains jours? Cela s'applique également aux clients. Sont-ils réactifs à un facetime potentiellement plus virtuel? La mise en œuvre d'une approche plus en ligne des réunions et des relations avocat-client permettra-t-elle d'économiser du temps de déplacement et d'améliorer la productivité?
2. À quel retour sur investissement pouvez-vous vous attendre?
Plongez dans l'étendue approximative de l'utilisation. Avec un calcul rapide, comparez et comparez le temps actuel passé sur certaines instances entre le temps de déplacement et les ressources. Ajoutez-le pour calculer le nombre d'heures par mois et voyez comment la mise en œuvre de la visioconférence peut faire une différence.
1. Dans quelle mesure la technologie que vous envisagez est-elle rationalisée?
Étudiez comment un logiciel de communication bidirectionnelle peut s'intégrer à votre infrastructure existante et comment cela peut impact sur votre flux de travail. Recherchez quelque chose qui simplifie les processus; est facile à utiliser pour tout le monde; se connecte à la main-d'œuvre virtuelle distante et propose des applications et des fonctionnalités qui apportent de la valeur et des interactions plus significatives.
Questions de suivi à méditer:
• Quelles fonctions de sécurité sont incluses?
• Combien de participants sont hébergés?
• Y a-t-il un support client?
• Quelles fonctionnalités sont incluses? Y a-t-il un enregistrement? Partage d'écran? Des résumés?
• À quoi ressemble l'expérience mobile? Existe-t-il une application?
En combinant à la fois la conférence téléphonique et vidéo conférence dans votre quotidien: des réunions internes, à l'intégration des employés et à la formation continue, en passant par dépositions virtuelles De plus, il devient évident que pour évoluer avec le temps, les cabinets d'avocats doivent adopter le passage au numérique.
Les offres en ligne ouvrent les portes à plus d'affaires, à plus de productivité et à une confiance et une accessibilité accrues avec les clients. Une communication accrue rend le rôle de chacun - séparé ou dans son ensemble - plus efficace.
Laissez Callbridge fournir à votre cabinet d'avocats la meilleure solution de conférence sophistiquée qui crée une culture de communication autonome au sein de votre équipe immédiate et de votre bureau tout en mettant en lumière la façon de gérer et d'entretenir les relations avec les clients.
Fournir une plate-forme de communication bidirectionnelle pour encourager une communication claire et concise à l'intérieur et à l'extérieur de la salle d'audience commence par une technologie conçue pour combler le fossé entre les réunions tenues en personne et en ligne.
La combinaison de services numériques de Callbridge vise à:
- Tenez les employés et les clients informés grâce à une transmission et une accessibilité faciles des informations
- Maintenez une connexion privée et sécurisée à tout moment
- Simplifiez et connectez-vous avec des fonctionnalités telles que Transcription IA, Enregistrement de réunion ainsi que Partage d'écran qui améliorent la productivité, l'efficacité et la participation
- Encouragez plus de temps face à face en temps réel avec des conférences vidéo et audio de haute qualité
- Et plus encore!
Découvrez comment les solutions de visioconférence Callbridge peuvent donner à votre entreprise un avantage concurrentiel en tirant parti du travail accompli et de la manière dont les clients sont pris en charge.
