11 conseils pour gérer avec succès des équipes distantes

Si vous vous demandez comment gérer une équipe distante avec succès, vous devez savoir par où commencer. Peut-être souhaitez-vous adopter une approche préventive et mettre en place des structures pour les employés et les collègues afin de les aider à se sentir vus et entendus. D'un autre côté, vous êtes peut-être déjà en mesure de repérer des signes de détresse dans votre équipe. Quoi qu'il en soit, les deux sont d'excellentes occasions de faire mieux dans une situation éloignée.

Lisez la suite pour 11 conseils sur la façon de gérer une équipe à distance sans sacrifier votre façon de travailler.

Avouons-le, il y aura toujours un défi face à une équipe dispersée. Considérez certains des défis les plus courants auxquels vous pourriez être confronté actuellement :

• Pas assez d'interaction en face à face, de supervision ou de gestion
• Accessibilité limitée à l'information
• Isolement social et exposition minimale à la culture du bureau
• Manque d'accès aux outils appropriés (fournitures de bureau à domicile, appareil, wifi, bureau, etc.)
• Problèmes préexistants qui se sont amplifiés

Si vous voulez être un manager qui ouvre la voie à votre équipe pour travailler en collaboration et exceller non seulement dans son travail mais en tant qu'unité cohésive, voici quelques conseils pour combler l'écart :

1. Base tactile - Quotidien

Au début, cela peut sembler exagéré, mais pour les gestionnaires qui supervisent une équipe à distance, c'est une habitude importante. Cela peut être aussi simple qu'un e-mail, un message par SMS ou Slack, ou un appel téléphonique. La visioconférence devient également le moyen de communication privilégié. Essayez une interaction en face à face de 15 minutes et voyez comment cela fonctionne pour établir une confiance et une connexion faciles.

(alt-tag : Femme travaillant avec diligence sur un ordinateur portable dans un espace de travail de style contemporain avec des touches élégantes et une plante en arrière-plan.)

2. Communiquez puis communiquez davantage

Ces enregistrements quotidiens sont parfaits pour des échanges d'informations simples et à jour, mais lorsqu'il s'agit de déléguer des tâches et de vérifier les responsabilités, une communication de premier ordre est essentielle. Surtout si les employés sont distants et qu'il y a de nouvelles informations, une communication claire et concise doit primer. Cela peut ressembler à envoyer un e-mail lorsque l'outil de gestion de projet a été mis à jour avec une tâche urgente ou à organiser une réunion en ligne lorsque le brief du client change et que l'équipe aura sans aucun doute des questions.

3. Faites confiance à la technologie

Passer au numérique signifie choisir une technologie qui vous permet de gérer une équipe à distance grâce à la communication. Des outils tels que la gestion de projet et la visioconférence peuvent avoir une courbe d'apprentissage et prendre un peu de temps à s'adapter, mais les avantages sur toute la ligne l'emportent sur la phase initiale de « s'habituer ». Choisissez une plate-forme de visioconférence facile à configurer et basée sur un navigateur, et dotée de plusieurs fonctionnalités et intégrations.

4. Acceptez les conditions

L'établissement précoce de règles de communication et de meilleures pratiques permet souvent aux managers de diriger en toute confiance et donne aux employés un conteneur dans lequel travailler. Soyez clair sur les attentes concernant la fréquence, la disponibilité du temps et le mode de communication. Par exemple, les e-mails fonctionnent bien pour les présentations et les suivis, tandis que la messagerie instantanée fonctionne mieux pour les problèmes urgents.

5. Donner la priorité aux résultats plutôt qu'à l'activité

Lorsque les gens ne se réunissent pas au même bureau ou au même endroit, chaque individu est contenu dans son propre environnement et ses propres conditions. En confiant les rênes à l'atteinte des résultats souhaités, il s'agit de leur fournir des objectifs clairement définis qui leur permettent de le faire sans votre microgestion. Un plan d'exécution peut être défini par le salarié à condition que tout le monde soit d'accord sur le résultat final !

6. Déterminer le POURQUOI

Bien que cela puisse sembler être une justification ou une explication, le "pourquoi" charge réellement émotionnellement la demande et relie les employés à leur mission. Gardez cela à l'esprit lorsque le projet change, que l'équipe se transforme, que les retours ne sont pas positifs. Ayez toujours le « pourquoi » au premier plan de la conscience de chacun.

7. Inclure les ressources nécessaires

Votre équipe est-elle dotée des meilleurs outils et ressources possibles ? Les outils essentiels incluent le wifi, une chaise de bureau, des fournitures de bureau. Mais allez plus loin et fournissez d'autres ressources qui pourraient profiter à tout le monde, comme de meilleurs écouteurs pour les vidéoconférences ou un haut-parleur pour un son plus fort et plus clair.

8. Identifiez et supprimez les obstacles

L'isolement physique et émotionnel est réel. Il en va de même pour les distractions à la maison, les livraisons, les alarmes incendie, les enfants à la maison, etc. En tant que responsable, vous pouvez aider à identifier les obstacles qui commencent à se présenter en examinant attentivement pour prédire ce qui pourrait entraver un la productivité et les responsabilités des employés, comme la restructuration, le manque de soutien ou de ressources, le besoin de plus d'interaction et de temps de face.

9. S'engager dans des activités sociales

Les soirées pizza virtuelles, les « show and tell », les happy hours, les déjeuners et les pauses-café passés à utiliser le chat vidéo peuvent sembler forcés, mais ces sessions de rencontre se sont avérées très utiles. Ne sous-estimez pas le valeur de la petite conversation et échanger de simples plaisanteries. Ils peuvent grandement contribuer à établir la confiance, à améliorer le travail d'équipe et à créer des liens.

(alt-tag: Femme vérifiant son téléphone assise à table dans une cuisine blanche moderne travaillant devant un ordinateur portable à côté du réfrigérateur et près du mur)

10. Promouvoir la flexibilité

Alors que nous continuons à travailler à domicile, il est important que les gestionnaires fassent preuve de patience et de compréhension. L'environnement de travail de chaque employé n'est pas seulement différent de ce qu'il était autrefois, il y a maintenant d'autres facteurs et des indemnités différentes qui doivent être pris en compte. Des choses comme les enfants qui courent partout, les animaux domestiques qui ont besoin de sortir pour une promenade à midi, prendre un appel avec un berceau en arrière-plan ou des colocataires qui se promènent.

La flexibilité fait également référence à la gestion du temps et au décalage du temps. Si les réunions peuvent être enregistrées ou si les heures peuvent être rattrapées plus tard pour s'adapter à la situation d'un employé, alors pourquoi ne pas être un peu plus indulgent ?

11. Montrez que vous vous souciez

Dans le grand schéma des choses, le travail à domicile est toujours un processus auquel tout le monde s'habitue encore. Une partie de la main-d'œuvre peut retourner au bureau, tandis que d'autres peuvent adopter une approche hybride. En attendant, reconnaissez ce qui est réel pour l'employé en ce qui concerne son stress. Invitez la conversation et maintenez un sentiment de calme lorsque les choses deviennent chaotiques.

Avec Callbridge, les possibilités de rester en contact avec votre équipe de près ou de loin sont nombreuses et cela commence par la visioconférence qui crée des liens. Utilisez Callbridge pour fournir à votre équipe une technologie sophistiquée qui unit les employés et leur donne une solution pour accélérer un travail de qualité. Gérez votre équipe avec succès à distance lorsque vous inculquez une culture de collaboration.