घर, ऑफिस और फील्ड वर्कर्स के साथ प्रभावी ढंग से सहयोग कैसे करें

2020 की जोरदार शुरुआत के साथ, यह कहना सुरक्षित है कि अब, मध्य वर्ष तक, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के साथ आपका अनुभव दस गुना बढ़ गया है। टीम ब्रीफिंग, ऊपरी प्रबंधन सम्मेलन कॉल, मंथन सत्र, स्थिति बैठकों में, ग्राहकों के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करके ऑनलाइन संचार के लिए दरवाजे खोलना, आपके कार्यालय को अधिक ऑनलाइन, काम से घर के दृष्टिकोण में परिवर्तित होने की संभावना है ... और सूची जाती है पर।

क्या अधिक है कि जैसे-जैसे हम बदलते समय के अनुकूल होना जारी रखते हैं, हर कोई वर्तमान में सामना कर रहा है, कार्यबल विभाजित होता जा रहा है कि वे शारीरिक रूप से (या वस्तुतः!) कैसे काम करते हैं। क्या आपके पास ऐसे सहकर्मी हैं जो पूरे समय घर से काम कर रहे हैं? क्या प्रबंधन सप्ताह में 2 दिन कार्यालय में रखता है और फिर दूर से काम करता है? क्या आप उन ग्राहकों के बीच आगे-पीछे जा रहे हैं जिन्हें सप्ताह में 5 दिन कार्यालय में रहना पड़ता है?

जब सहकर्मी और टीम के सदस्य डिजिटल और भौतिक परिदृश्य में फैल गए हों, तो सभी को एक साथ रखना एक मुश्किल काम साबित हो सकता है, हालांकि यह असंभव नहीं है! हालांकि समय की कमी, भाषा की बाधाएं, पदानुक्रम में अंतर और समय प्रबंधन के साथ सामान्य चुनौतियां हैं, हर कोई वास्तव में एक साथ काम करना जितना संभव हो उतना प्रभावी और उत्पादक बनाना चाहता है।

यहां बताया गया है कि अगर आपकी टीम घर पर, कार्यालय में या क्षेत्र में विभाजित है, तो एक सहयोगी कार्य वातावरण को प्रभावी ढंग से कैसे बनाए रखा जाए।

क्रॉस-ऑफिस सहयोग को प्रबंधित करने के 9 तरीके:

9. ईमेल अव्यवस्था से बचें

ईमेल एक "निशान" सुनिश्चित करते हुए तेजी से और प्रभावी ढंग से संचार करने के लिए महत्वपूर्ण हैं। लेकिन जब एक छोटा सा सवाल एक विशाल बातचीत में बदल जाता है जो लंबी और जटिल हो जाती है, तो विनिमय की वास्तविक प्रभावशीलता जटिल हो जाती है।

एक व्यवसाय संचार उपकरण की ओर बढ़ना जो एक ऐसा चैनल प्रदान करता है जहां कार्य, स्थिति और अपडेट दृश्यमान और ग्राफ़िक बनाए जाते हैं, डेक पर सभी को क्या हो रहा है इसका एक अधिक प्रबंधनीय दृश्य देता है। स्लैक जैसा एक सहयोग उपकरण इस तरह का सामंजस्य बनाता है, जैसा कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर के साथ लोड होता है एकीकरण विकल्प. इस तरह आप परम सहयोगी प्रदर्शन के लिए दो प्लेटफार्मों को एक साथ ला सकते हैं।

8. काम के बोझ पर नजर रखें

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल के माध्यम से हर कोई क्या काम कर रहा है, यह देखने से प्रोजेक्ट की स्थिति और उस पर कौन है, यह जानने में मदद मिलती है। इस तरह, चाहे आप घर पर हों या काम के लिए यात्रा कर रहे हों, आप आगे बढ़ सकते हैं और देख सकते हैं कि पाइपलाइन में क्या है।

रंग-कोडिंग का लाभ उठाएं, और फाइलों, स्थानों और समय ट्रैकिंग को व्यवस्थित करने के लिए पंक्तियों और स्तंभों का उपयोग करें। इसके विपरीत, एक होने ऑनलाइन मीटिंग वास्तविक समय में परियोजना पर चर्चा करने के लिए वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करने से सहकर्मियों को यह खुलने का मौका मिलता है कि वे कहां हैं और वे किस तरह की चीजों में महसूस कर रहे हैं। ऑनलाइन बैठकों की नियमितता को बढ़ावा देना जहां स्थिति और अपडेट पर चर्चा की जाती है, प्राथमिकता वाली वस्तुओं, बाधाओं की पहचान करने और छूटी हुई समयसीमा को कम करने में मदद करेगी।

(alt-tag: मोबाइल फोन को पकड़े हुए सड़क पर उतरती स्टाइलिश महिला, उसे देखते हुए और अंगूठा दिखा रही है।)

7. समय क्षेत्र का ध्यान रखें

"रेड-आई" मीटिंग या बिस्तर से ठीक पहले एक बैठक में शामिल होना आदर्श नहीं है, लेकिन जब प्रोजेक्ट या सिंक शेड्यूल करते हैं, तो समय क्षेत्र यह तय करने में एक भूमिका निभाते हैं कि क्रॉस-ऑफिस सभा कब होनी चाहिए।

हर किसी का शेड्यूल आसान और उपलब्ध होने से होस्ट या आयोजक को ऑनलाइन मीटिंग करने के लिए सबसे अच्छा समय देखने की अनुमति मिलती है। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर की तलाश करें जो एक समय क्षेत्र अनुसूचक के साथ आता है या कुछ आमंत्रित प्रतिभागियों के लिए खुला हो, जिन्हें बाद में इसे देखने के लिए बैठक को अभी रिकॉर्ड करना होगा।

6. नियमित रूप से चेक-इन करें

जब आपकी टीम कार्यालय, घर और क्षेत्र में फैली हुई होती है, तो जब आप एक साथ काम कर रहे होते हैं और एक-दूसरे से केवल कुछ फीट की दूरी पर काम कर रहे होते हैं, तो प्राप्त किए गए कुछ अधिक विशिष्ट व्यवहारों को खोना आसान होता है - जैसे प्रश्न पूछने के लिए ऊपर देखना या पास से गुजरना एक दूसरे को हॉल या ब्रेकरूम में।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है, आधार को बार-बार छूने की आदत अपनाएं। ईमेल, सिंक, कॉन्फ़्रेंस कॉल, वीडियो कॉन्फ़्रेंस या टेक्स्ट चैट द्वारा सप्ताह में कई बार कनेक्शन बनाने में संकोच न करें!

5. ट्रैक रखने के लिए ऑटोमेशन पर भरोसा करें

जब आप इसे व्यक्तिगत रूप से नहीं कर सकते हैं, तो समय सीमा, स्थिति और कार्य प्रगति का प्रबंधन करना उतना आसान नहीं है। लेकिन जब आप समय लेने वाले दोहराए जाने वाले काम को उतार सकते हैं, तो आप अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर खर्च करने के लिए समय निकाल देते हैं। साथ ही, मानव तत्व को हटाने से बेहतर, अधिक सटीक परिणाम मिलते हैं। स्वचालन को आपके लिए भारी भारोत्तोलन करने दें:

• आगामी वीडियो कॉन्फ्रेंस के लिए शेड्यूल आमंत्रण और रिमाइंडर
• निर्बाध शेड्यूल और सूचनाओं के लिए Google कैलेंडर को अपने वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत करें
• Google दस्तावेज़ के साथ रीयल-टाइम जानकारी साझा करें और अपने ईमेल पर तत्काल संपादन और परिवर्तन प्राप्त करें
• प्रोजेक्ट प्रबंधन और वीडियो टूल जो स्प्रैडशीट, ग्राहक जानकारी, रिकॉर्डिंग, ट्रांसक्रिप्शन आदि को स्वचालित करते हैं।

4. एक मोबाइल ऐप का प्रयोग करें

एक ऑनलाइन मीटिंग की स्थिति में, एक मोबाइल ऐप सहकर्मियों को सड़क पर, पिछवाड़े में, या लंचरूम में कहीं से भी कॉल पर कूदने में सक्षम होने का तेज़ और आसान विकल्प देता है।

अपने हाथ की हथेली से चलते-फिरते एक बैठक शुरू करने से आपको उच्च-गुणवत्ता वाली बैठकें मिलती हैं जो उतनी ही अच्छी होती हैं जितनी कि वे आपके डेस्कटॉप पर थीं। आप अभी भी पहले से या मौके पर मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं; आप अपने कैलेंडर और पता पुस्तिका तक पहुंच और समन्वयन कर सकते हैं; और निश्चित रूप से, आप वहीं हैं जहां आपकी बैठक है। एक मोबाइल ऐप आपको जहां कहीं भी इंटरनेट कनेक्शन है वहां मीटिंग या कॉल करने की स्वतंत्रता देता है।

साथ ही, आप अभी भी एक सुरक्षित और सुरक्षित मीटिंग वातावरण में अपने कॉल इतिहास, ट्रांसक्रिप्ट और रिकॉर्डिंग तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं।

3. एक "मानकीकृत" कार्य संग्रहण हब बनाएं

सभी महत्वपूर्ण फाइलों, लिंक्स, दस्तावेजों और मीडिया को आसानी से सुलभ और एक स्थान पर संग्रहीत करें। जब इसे एक स्थान पर केंद्रीकृत किया जाता है, तो इसे प्राप्त करना इस तरह के कार्य की तरह प्रतीत नहीं होता है। जब आइटम कैटलॉग, व्यवस्थित और रीयल-टाइम में उपलब्ध होते हैं, तो सभी के पास नवीनतम फ़ाइलों, सबसे हाल की प्रलेखित मीटिंग और महत्वपूर्ण निर्णयों तक पहुंच हो सकती है।

कुछ अन्य सुझाव:

यदि आपके कार्यालय अलग-अलग स्थानों पर हैं, तो हो सकता है कि एक से अधिक भाषाएँ बोली जाती हों। सबसे व्यापक रूप से बोली जाने वाली भाषा के साथ रहने की कोशिश करें और यदि आपको किसी भिन्न भाषा में संवाद करने की आवश्यकता है, तो टेक्स्ट चैट के माध्यम से या एक अलग चैनल में बातचीत को निजी तौर पर संचालित करें।

दस्तावेज़ों को सही ढंग से लेबल करके, स्पष्ट रूप से और यह स्पष्ट करके कि उन पर काम करने की एक प्रक्रिया है, डुप्लीकेट बनाने से बचें। किसी दस्तावेज़ पर घंटों बर्बाद करने से बुरा कुछ नहीं है जो पहले से ही किया जा चुका है, जिसका हाल ही का संस्करण है, या खो गया है।

पता लगाएं कि आपके उद्देश्य के लिए संचार का कौन सा तरीका सबसे उपयुक्त है। यदि आपको किसी विवरण या हाँ या ना के प्रश्न पर स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, तो अपने सहयोगी को टेक्स्ट चैट में एक संदेश भेजें। यदि आप आगामी टाइम-ऑफ अनुरोध के बारे में चिंतित हैं, तो एक ईमेल शूट करें। यदि किसी सहकर्मी के साथ कोई समस्या है और यह अच्छा कार्य करने और उत्पादन करने की आपकी क्षमता को प्रभावित कर रहा है, तो आमने-सामने वीडियो कॉन्फ़्रेंस शेड्यूल करें।

2. "वीडियो-प्रथम" दृष्टिकोण अपनाएं

विशेष रूप से एक light के प्रकाश में महामारी जिसने दुनिया को प्रभावित किया है, एक वीडियो-केंद्रित दृष्टिकोण जो आमने-सामने की बातचीत को महत्व देता है, सहकर्मियों को यह महसूस कराने के लिए काम करता है कि वे एक के विचार के बजाय एक वास्तविक व्यक्ति के साथ काम कर रहे हैं। अपना चेहरा दिखाना, अपनी आवाज़ साझा करना, अपने शरीर को हिलाना - यह सब वर्चुअल सेटिंग में आप का अधिक यथार्थवादी संस्करण बनाने का एक हिस्सा है। एक वीडियो कॉन्फ्रेंस एक सामान्य कार्यालय वातावरण को डिजिटल परिदृश्य में बनाने का काम करती है।

इसके अलावा, जब आप "दिखा सकते हैं" तो "बताएं" क्यों? कुछ प्रस्तुतियाँ - विशेष रूप से वे जिनमें अवधारणाएँ, और अमूर्त विचार या वेबसाइट डिज़ाइन के माध्यम से बारीक-बारीक नेविगेशन शामिल हैं - स्क्रीन साझाकरण का उपयोग करके एक प्रदर्शन के साथ बेहतर भूमि। सहकर्मी सचमुच आपके वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सत्र के एक ही पृष्ठ पर आपके विचारों के लिए अग्रिम पंक्ति की सीट के साथ हो जाते हैं।

1. प्रयोग करें और प्रतिक्रिया प्राप्त करें

अधिकांश व्यवस्थाओं की तरह, इसमें थोड़ा सा संक्रमण और प्रयोग शामिल है। क्रॉस-ऑफिस सहयोग जो जंग लगी मशीन के बजाय एक अच्छी तरह से तेल वाली मशीन की तरह काम करता है, टीम के लिए काम करने वाले सर्वोत्तम कार्य को देखने के लिए विभिन्न रणनीतियों, संचार के तरीकों और उपकरणों को लागू करने की आवश्यकता होती है।

सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक जो टीम की सफलता या परियोजना के आउटपुट को निर्धारित करेगा, वह है हर किसी की एक-दूसरे पर भरोसा करने की इच्छा। क्या टीम के सदस्य एक-दूसरे के साथ सम्मान से पेश आ सकते हैं? क्या दूर-दराज के कर्मचारी सिर्फ आराम करने के बजाय अपना वजन बढ़ा रहे हैं? क्या कार्यालय के कर्मचारी बहुत अधिक लेते हैं, प्रभावित करने और नेतृत्व करने के लिए उत्सुक हैं?

योजना बनाने पर ध्यान देने के साथ, टीम-निर्माण के साधनों का उपयोग, और इधर-उधर थोड़ा सा सौहार्द, भले ही आपकी टीम फैली हुई हो, अंतर को पाटने के लिए नई चीजों की कोशिश करना कठिन नहीं है। नई रणनीतियों और उपकरणों को आजमाना और यह देखना महत्वपूर्ण है कि आपकी टीम और उद्देश्य के लिए कौन से सर्वोत्तम परिणाम लाते हैं।

क्रॉस-ऑफिस सहयोग हमेशा संघर्षों और चुनौतियों के एक सेट के साथ आएगा। कार्यालय के अंदर और बाहर, निकट और दूर काम करने वाले और विभिन्न शेड्यूल पर काम करने वाले सहकर्मियों के परिणाम जैसे फ्लेक्स घंटे, अंशकालिक, या पूर्णकालिक सभी कार्य के आउटपुट और प्रवाह को प्रभावित करते हैं। हालांकि, दुनिया की वर्तमान स्थिति में भी, यह संभावित रूप से अधिक एकीकृत कार्य-जीवन संतुलन के अनुकूल होने का एक अवसर है जो हमारे द्वारा उपयोग की जाने वाली तकनीक के साथ चलता और झुकता है।

कॉलब्रिज के दो-तरफा वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर के अनूठे सूट को टीमों के बीच सामंजस्य बनाने दें। इसकी तकनीक लोगों को जोड़ने के लिए डिज़ाइन की गई है, इसलिए आपका व्यवसाय फल-फूल सकता है, भले ही आपका कार्यबल कितना भी फैला हुआ हो।

कॉलब्रिज मध्यम आकार के व्यवसायों को परिष्कृत समाधानों की तलाश में पूरा करता है जो आंतरिक रूप से सहयोगियों के बीच और बाहरी रूप से ग्राहकों, विक्रेताओं, हितधारकों और आपके बढ़ते व्यवसाय के अन्य महत्वपूर्ण चलने वाले हिस्सों के बीच मतभेदों को कम करता है। जुड़ाव और उत्पादकता को आगे बढ़ाने के लिए सहयोगी सुविधाओं की एक विस्तृत श्रृंखला की पेशकश करते हुए, कॉलब्रिज का विशेषज्ञ ऑडियो, वीडियो और वेब कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म आपको सुरक्षित और सुरक्षित रूप से कनेक्ट रखता है आप जहां भी हैं और जहां भी जा रहे हैं।

कॉलब्रिज को क्या अलग बनाता है?

AI . के माध्यम से मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन - आपका कृत्रिम रूप से बुद्धिमान निजी सहायक क्यू ™ आपकी बैठकों को रिकॉर्ड करने और वक्ताओं, विषयों और विषयों की पहचान करने का ख्याल रखता है।

स्लैक और गूगल कैलेंडर के साथ एकीकरण - जब आप Google सुइट, आउटलुक और स्लैक के साथ एकीकृत कर सकते हैं तो कभी भी एक हरा न चूकें।

असाधारण विशेषताएं - जैसे विश्व स्तरीय सुविधाओं का आनंद लें बैठक रिकॉर्डिंग, स्क्रीन साझेदारी, दस्तावेज़ साझा करना, ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड, और अधिक!

उच्च स्तरीय सुरक्षा - वन-टाइम एक्सेस कोड, मीटिंग लॉक और सुरक्षा कोड के साथ आश्वस्त महसूस करें कि आपकी जानकारी सुरक्षित और सुरक्षित है।

कस्टम ब्रांडिंग - अपने लोगो और ब्रांड मानकों का उपयोग करके अपने ऑनलाइन मीटिंग रूम को ब्रांडेड और विशिष्ट रूप से अपना बनाएं।

कोई डाउनलोड आवश्यक नहीं - कोई तार और भारी उपकरण नहीं हैं, बस शून्य डाउनलोड, ब्राउज़र-आधारित वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग समाधान.