एक आभासी बैठक क्या है और मैं कैसे शुरू करूँ?

आश्चर्य है कि वर्चुअल मीटिंग कैसे सेट करें? बेहतर अभी तक, अभी भी सोच रहा है कि वर्चुअल मीटिंग क्या है? यहाँ अच्छी खबर है; इस समय, वर्चुअल मीटिंग सेट करना आसान नहीं हो सकता है और यदि आप अभी भी इस बारे में स्पष्ट नहीं हैं कि यह क्या है, तो आप सही जगह पर हैं।

करीब से देखने के लिए तैयार हैं?

वर्चुअल मीटिंग है...

अन्यथा एक ऑनलाइन मीटिंग, या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, और वेब कॉन्फ्रेंसिंग की छतरी के नीचे ऑडियो कॉन्फ्रेंसिंग के रूप में जाना जाता है, वर्चुअल मीटिंग परिभाषा के अनुसार शिक्षा है: "वर्चुअल मीटिंग रीयल-टाइम इंटरैक्शन हैं जो एकीकृत ऑडियो और वीडियो, चैट टूल और एप्लिकेशन साझाकरण का उपयोग करके इंटरनेट पर होते हैं।" एक इन-पर्सन मीटिंग की तरह, एक वर्चुअल मीटिंग प्रतिभागियों को विचारों को साझा करने, बातचीत करने और दो या दो से अधिक समापन बिंदुओं के बीच एक गतिशील सेटिंग में सहयोग करने के लिए इकट्ठा करती है, इसके बजाय वास्तव में भौतिक रूप से मौजूद होने के बजाय, एक डिवाइस का उपयोग किया जाता है।

एक बढ़ते व्यवसाय के स्वास्थ्य के लिए एक आभासी बैठक महत्वपूर्ण है। कर्मचारी से लेकर प्रोजेक्ट मैनेजर, सी-लेवल एक्जीक्यूटिव, और एचआर पेशेवर अपना काम करने और समय और स्थान में अन्य मनुष्यों के बीच की खाई को पाटने में सक्षम होने के लिए समूह संचार प्रौद्योगिकी पर निर्भर रहना पड़ता है। फार्मास्युटिकल और आईटी कंपनियां, कानून फर्म, छोटे और उद्यम व्यवसाय और बहुत कुछ, वीडियो-केंद्रित संचार दृष्टिकोण रखने की तात्कालिकता और प्रासंगिकता से सभी लाभान्वित होते हैं।

यह एक वर्चुअल मीटिंग है:

किसी के साथ, कहीं भी, किसी भी समय संवाद करने में सक्षम होने के कारण, आभासी बैठकें व्यवसायों को स्थान की परवाह किए बिना फलने-फूलने की अनुमति देती हैं। स्थानिक बाधाएं जो सामान्य रूप से कामकाजी संबंधों को अवरुद्ध करती हैं, निरंतरता और उत्पादक सहयोग अब वर्चुअल मीटिंग के साथ नहीं हैं जो कनेक्शन को प्रोत्साहित करते हैं। समग्र लाभों में से कुछ में शामिल हैं:

• आने-जाने में कम समय
• परिवहन, यात्रा और आवास की लागत में कटौती
• उत्पादकता बढ़ाएँ = कम अतिरेक
• बेहतर कर्मचारी प्रतिधारण
• प्रतिस्पर्धात्मक लाभ

और जब व्यवसाय की बात आती है, तो विचार करें कि आपकी संचार रणनीति में वीडियो-केंद्रित दृष्टिकोण को शामिल करने से कैसे सहायता मिलती है:

• अधिक डिजिटल रूप से सक्षम और कनेक्टेड कार्यबल
• प्रबंधन तक पहुंच
• एक उन्नत वैश्विक संचार की संस्कृति
• बेहतर विश्वसनीयता जो तेजी से परिणाम के बराबर होती है
• कम किए गए अतिरेक और अप-टू-मिनट डेटा और जानकारी
• बेहतर मूल्य
• अभी भी थोड़ा अस्पष्ट है कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग से कैसे शुरुआत करें? वर्चुअल मीटिंग सेट करने का तरीका यहां दिया गया है:

सही सॉफ्टवेयर चुनें

सेवा प्रदाता के साथ प्रतिबद्धता में कूदने से पहले कुछ रसद पर विचार करें।
आपको कितनी बार लगता है कि आपको सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की आवश्यकता होगी? यदि आप एंटरप्राइज़-तैयार वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की तलाश कर रहे हैं, तो सोचें कि प्रतिभागी कहाँ स्थित होंगे; घर पर या बोर्डरूम में? यदि यह पूर्व है, तो वेब-आधारित कॉन्फ्रेंसिंग अधिक उपयुक्त, आसान और उपयोग में सुविधाजनक है।

क्या सुविधाएँ प्रदान की जाती हैं, इस पर एक नज़र डालें। क्या यह स्क्रीन शेयरिंग के साथ आता है (आईटी ग्राहक सेवा और प्रस्तुतियों के लिए बिल्कुल सही); एक ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड (शैक्षिक उद्देश्यों या रचनात्मक कार्यों पर विचार-मंथन के लिए सहायक); या दस्तावेज़ साझा करना (हैंडआउट साझा करना, महत्वपूर्ण दस्तावेज़, और नई प्रतिभाओं को शामिल करना और अधिक सुव्यवस्थित बनाता है), आदि।

स्पष्ट करें कि आपको वर्चुअल मीटिंग की आवश्यकता क्यों है

आप पहली बार में एक साथ बैठक क्यों बुला रहे हैं? क्या यह आंतरिक (घोषणाएं, ऑनबोर्डिंग, ऊतक सत्र, प्रबंधन बैठक) या बाहरी (बिक्री पिच, नया व्यवसाय विकास) है? संरचना और कारण के बारे में सोचें और फिर स्वाभाविक रूप से, अन्य टुकड़े उपस्थिति जैसे स्थान पर आ जाएंगे।

तय करें कि किसे भाग लेना है

आभासी बैठकें विशेष रूप से एक ही समय में, एक अलग जगह पर लोगों को भ्रष्ट करने के लिए प्रभावी होती हैं। इसलिए यदि आपके पास विदेशों में, घर पर या हॉल के नीचे प्रतिभागी हैं, तो आप स्थान की परवाह किए बिना आसानी से और प्रभावी ढंग से जुड़ सकते हैं। जब तक हर कोई संभावित समय अंतर के बारे में जानता है या समय क्षेत्र अनुसूचक का उपयोग करता है, तब तक इसमें भाग लेना आसान है। हालांकि ध्यान रखें कि केवल आवश्यक लोगों को ही आमंत्रित किया जाना चाहिए। केवल आवश्यक प्रतिभागियों को शामिल करके समय और पैसा बचाएं। किसी और के लिए, मीटिंग को बाद में भेजने के लिए रिकॉर्ड करें।

एक रूपरेखा बनाएँ

एक एजेंडा निर्धारित करने से आपके विचार व्यवस्थित हो जाएंगे ताकि आप समय पर, स्पष्ट और आकर्षक आभासी बैठक कर सकें। साथ ही, इससे प्रतिभागियों को यह जानने में मदद मिलेगी कि उनसे क्या अपेक्षित है। उन्हें योगदान करने की क्या ज़रूरत है? क्या कोई ऐसी सामग्री है जिसे सिंक करने से पहले उन्हें ब्रश करने की आवश्यकता है? बैठक कब तक चलेगी? एक संक्षिप्त लेआउट शामिल करने से भ्रम की स्थिति को रोका जा सकेगा और प्रतिभागियों को तैयार होने में मदद मिलेगी।

आमंत्रण और अनुस्मारक भेजें

वर्चुअल मीटिंग के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि आप इसे अभी एक तत्काल सत्र या शेड्यूल के रूप में पहले से होस्ट कर सकते हैं। आरंभिक आमंत्रण जैसे समय, दिनांक और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी में सभी आवश्यक जानकारी को प्लग इन करना आसान है क्योंकि यह स्वचालित है। आने वाले सिंक के प्रतिभागियों को याद दिलाने के लिए अपने कॉल को समन्वयित करने में सहायता के लिए अनुस्मारक सेट करें। अधिक जरूरी मीटिंग्स के लिए जो मौके पर होनी चाहिए, मीटिंग विवरण सीधे प्रतिभागियों के डिवाइस पर बंद करने के लिए एसएमएस नोटिफिकेशन का उपयोग करें। देर से आने या गैर-उपस्थित लोगों की प्रतीक्षा में अधिक समय बर्बाद नहीं करना चाहिए।

अधिक प्रभावी वर्चुअल मीटिंग के लिए सुविधाओं का उपयोग करें

आपकी वर्चुअल मीटिंग के लिए सही वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर आपके ऑनलाइन अनुभव को बढ़ाने के लिए कई व्यावहारिक और सुविधाजनक सुविधाओं के साथ आएगा। सर्वोत्तम परिणामों के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुनी गई तकनीक से भरी हुई है:

• स्क्रीन साझेदारी: किसी प्रस्तुति का नेतृत्व करने या आईटी समस्या को हल करने के लिए प्रतिभागियों के साथ तुरंत अपनी स्क्रीन साझा करें।
• रिकॉर्डिंग: बाद में देखने के लिए अभी रिकॉर्ड मारो। उन प्रतिभागियों के लिए बिल्कुल सही जो कॉल में शामिल नहीं हो सकते।
• ट्रांसक्रिप्शन: सभी रिकॉर्ड की गई बैठकों के स्वचालित ट्रांसक्रिप्शन यह सुनिश्चित करते हैं कि कोई विचार पीछे न छूटे।
• ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड: छवियों, रंगों और आकृतियों का उपयोग करके अवधारणाओं और ग्राफिक्स को व्यक्त करने का एक रचनात्मक तरीका।

एक टेक अवे शामिल करें

अपनी वर्चुअल मीटिंग के अंत में, आप प्रतिभागियों को किसके साथ छोड़ना चाहते हैं? उद्देश्य क्या था और अगले चरण क्या हैं? सुनिश्चित करें कि उद्देश्य और आगे क्या करने की आवश्यकता है, यह जानकर हर कोई दूर चला जाता है।

एक ईमेल के साथ पालन करें

इसे जितना हो सके उतना छोटा और प्यारा रखें, लेकिन फॉलो-अप ईमेल में क्या शामिल करना है: मीटिंग मिनट सारांश, अगले चरण, मुख्य मीटिंग उपलब्धि (यह आपकी मीटिंग के उद्देश्य से मेल खाना चाहिए), और रिकॉर्डिंग (यदि आपने इसे रिकॉर्ड किया है) )

वर्चुअल मीटिंग सर्वोत्तम अभ्यास

अब जब आपको इस बात की बेहतर समझ मिल गई है कि कैसे एक वर्चुअल मीटिंग प्रेषक और रिसीवर के बीच संचार को मजबूत कर सकती है, तो कुछ है शिष्टाचार का अनुसरण। यहाँ कुछ बातों का ध्यान रखना है:

प्रौद्योगिकी: यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी तकनीक अपडेट और काम कर रही है, मीटिंग से पहले की जाँच करें। सुनिश्चित करें कि आपका माइक, स्पीकर और कैमरा जाने के लिए तैयार हैं। अपनी सेटिंग्स सत्यापित करें, और यदि आप मॉडरेट कर रहे हैं, तो एक प्रतीक्षा कक्ष लॉन्च करें और सुनिश्चित करें कि हर कोई स्वचालित रूप से म्यूट करने के लिए सेट हो गया है।

भागीदारी: अपनी मीटिंग की रूपरेखा की समीक्षा करें और चीजें शुरू होने से पहले प्रवाह पर जाएं। इस तरह, आप तैयारी कर सकते हैं कि विराम और विराम कहाँ हैं, और प्रतिभागियों से पूछने के लिए प्रश्नों की योजना बनाएं। ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड का उपयोग करके और "बताओ" के बजाय "दिखाने" के लिए स्क्रीन साझाकरण सुविधा का उपयोग करके एक गतिविधि को शामिल करने का प्रयास करें।

सगाई: जब आप अपनी डिलीवरी को दिलचस्प बनाते हैं तो प्रतिभागियों द्वारा आपकी जानकारी को अवशोषित करने की अधिक संभावना होती है। केवल आंकड़ों और सूखे मेट्रिक्स को रिले करने के बजाय, शुरुआत, मध्य और अंत के साथ एक कहानी बताएं। छवियों, वीडियो, चमकीले रंगों का उपयोग करने और महत्वपूर्ण शब्दों को हाइलाइट करने के दौरान आवश्यक डेटा और जानकारी एम्बेड करें।

मज़े करो: आइए वर्चुअल मीटिंग को सोशल बनाना न भूलें! आइसब्रेकर प्रश्नों के साथ वर्चुअल मीटिंग खोलें। ऐसे प्रश्न जो छोटे समूहों में थोड़े अधिक व्यक्तिगत कार्य होते हैं, जैसे, "इस सप्ताहांत में आपको क्या मिला?" या "हमें बताएं कि आप नेटफ्लिक्स पर क्या देख रहे हैं।"

बड़े समूहों के साथ, आप अधिक अस्पष्ट और मज़ेदार हो सकते हैं, "आप हर समय किस व्यक्तिगत बहाने का उपयोग करते हैं?" या "किस बच्चे की फिल्म या किताब का चरित्र आपको खुद की याद दिलाता है?"

और एक बैठक में, एक प्रासंगिक प्रश्न पूछने पर विचार करें, जैसे "आपने पिछली बार किसी समूह में कब बात की थी?" या कुछ और अनोखा जैसे, "यदि आपके पास कोई जानवर की पूंछ हो, तो वह क्या होगी?"

विचार पेशेवर माहौल में एक दूसरे को जानने का है लेकिन अधिक आकस्मिक स्वर के साथ। एक आइसब्रेकर उपयुक्त भावना को प्रेरित करता है, सीखने को उत्तेजित करता है और बंधन को प्रोत्साहित करता है। वर्चुअल टेबल पर लाने के लिए सभी उत्कृष्ट कौशल!

अपने समूह संचार मंच के रूप में कॉलब्रिज चुनें और वर्चुअल मीटिंग सेट अप करने का तरीका सीखने के बाद उत्पादकता और जुड़ाव स्पाइक के रूप में देखें। स्क्रीन शेयरिंग, एआई-पावर्ड ट्रांसक्रिप्शन और सारांश, साथ ही उन्नत सुरक्षा उपायों, शून्य डाउनलोड और अनुकूलन सहित प्रीमियम सुविधाओं के साथ, आप प्रतिभागियों के साथ किसी भी वर्चुअल मीटिंग को हिट होम बना सकते हैं।