प्रत्येक व्यवसाय सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने में सक्षम होने के लिए समय और कार्य का प्रबंधन करने की उनकी क्षमता पर निर्भर करता है। एक ठोस वर्कफ़्लो संरचना को लागू किए बिना और यह कैसे सामने आता है, इसे प्रबंधित किए बिना बढ़ना, स्केलिंग, विस्तार करना संभव नहीं है। आखिरकार, यदि आप इसे प्रबंधित नहीं कर सकते, तो आप इसे माप नहीं सकते। तो कार्य प्रबंधन वास्तव में क्या है और यह टीमों का अनुकूलन कैसे करता है? अधिक जानकारी के लिए पढ़ें।
कार्य प्रबंधन क्या है?
अपने सबसे बुनियादी शब्दों में, कार्य प्रबंधन से तात्पर्य है कि टीम की प्रक्रियाएँ और व्यवसाय की प्रक्रियाएँ वर्कफ़्लो और आउटपुट में सामंजस्य बनाने के लिए कहाँ मिलती हैं।
कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर विशेष रूप से प्रवाह को व्यवस्थित करने और सूचना उत्पन्न करने वाली प्रक्रियाओं को चित्रित करने में सहायक होता है। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके ऑनलाइन मीटिंग के साथ जोड़ा गया, एक कार्य प्रबंधन दृष्टिकोण कर्मचारियों से लेकर ग्राहकों तक सभी के लिए लय और दृश्यता बनाता है, और प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करता है बढ़ा हुआ प्रदर्शन और परिणाम।
किसी विशेष परियोजना या व्यक्ति के प्रबंधन के लिए कार्य प्रबंधन को नीचे गिराया जा सकता है। कार्य प्रबंधन प्रक्रिया परियोजना प्रबंधन चक्र की शुरुआत में शुरू होती है ताकि आप एक एकल (या एकाधिक) परियोजना कैसे सामने आएंगे, इसे बेहतर ढंग से तोड़ने के लिए शामिल दायरे की स्पष्ट समझ प्राप्त कर सकते हैं।
कार्य प्रबंधन प्रभावित करता है कि टीमों को कैसे संभाला जाता है। यह भी शामिल है:
- व्यक्तियों का प्रबंधन
- वर्कफ़्लो की देखरेख
- कार्यभार को निर्देशित करना
- टीमों को कार्य आवंटित करना
- तय करना कि प्राथमिकता क्या है
- समय सीमा बनाना
- ग्राहकों और कर्मचारियों को परिवर्तनों या अवरोधों के बारे में अद्यतन करना
…इन सभी को कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर के माध्यम से नियंत्रित किया जा सकता है और ऑनलाइन मीटिंग और वीडियो चैटिंग के माध्यम से इसे और सशक्त बनाया जा सकता है।
परियोजना प्रबंधन बनाम। कार्य प्रबंधन
परियोजना प्रबंधन संपूर्ण के लिए एक समग्र दृष्टिकोण है, जबकि कार्य प्रबंधन एक दृष्टिकोण है जो सभी परियोजनाओं, कार्यों, डिलिवरेबल्स आदि में बेहतर काम करने के लिए टीमों को सशक्त बनाने के लिए परियोजना प्रबंधन, कार्य स्वचालन और सहयोग को जोड़ती है।
परियोजना प्रबंधन उन परियोजनाओं को प्रबंधित करने में मदद करता है जिनमें विभिन्न कर्मचारियों के लिए शुरुआत और समाप्ति और स्पष्ट भूमिकाएं होती हैं। हालाँकि, यह आपातकालीन या तदर्थ परियोजनाओं को छूट दे सकता है, अंतिम मिनट में स्पष्ट कार्य, और बहुत कुछ। इसके अलावा, आइए ईमेल, व्यवस्थापक कार्यों, बैठकों में भाग लेने और अन्य मदों पर खर्च किए गए समय को ध्यान में रखें जो एक कर्मचारी को विशेष रूप से करने के लिए टीम में लाया गया था।
कार्य प्रबंधन इतना महत्वपूर्ण क्यों है?
सरल शब्दों में कहें तो, इससे कार्यप्रदर्शन में सुधार होता है। किसी भी प्रबंधकीय प्रणाली या प्रबंधक पद पर आसीन व्यक्ति की तरह , कार्य प्रबंधन यह सुनिश्चित करने का एक और तरीका है कि आपकी टीम सर्वोत्तम गुणवत्ता और सबसे कुशल वितरण गति के साथ उच्चतम स्तर का कार्य कर रही है, बिना संसाधनों को अधिक खर्च किए। अनावश्यक कार्यों को कम करना, बाधाओं की पहचान करना, समय और बजट का सही संतुलन बनाना - ये सभी उचित संचार और सर्वोत्तम कार्य प्रबंधन प्रणाली के लिए रणनीतियों के माध्यम से संभव हैं।
कार्य प्रबंधन को तोड़ना
विवरण उद्योग से उद्योग में और संगठनों के बीच बदल जाएगा, हालांकि, कुछ समानताएं हैं, और सामान्य कार्य प्रबंधन चुनौतियां भी हैं:
- कार्य करने वाली टीमें
जब कोई नई परियोजना सामने आती है, तो संगठन और प्रतिनिधिमंडल पहले आता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह समय पर किया गया है, और उच्च गुणवत्ता वाला है, यह सुनिश्चित करते हुए कि उनके पास नौकरी या कार्य के लिए सही व्यक्ति है, यह सुनिश्चित करते हुए संसाधनों को आवंटित और आवंटित करना प्रबंधक की जिम्मेदारी है। डिजिटल टूल और प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ कौन क्या कर रहा है, इस पर नज़र रखने के साथ-साथ बार-बार चिपके रहना भी मददगार होता है आभासी बैठक स्टेटस अपडेट, चेक-इन और ब्रीफिंग के लिए शेड्यूल - अत्यावश्यक और उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों के बीच की रेखा स्थापित करना
खासकर अगर कहीं से कुछ सामने आता है, तो कुछ भ्रम हो सकता है कि जल्द ही क्या करने की जरूरत है। आगामी समय सीमा के बारे में जागरूक होने और पाइपलाइन में क्या है इसकी दृश्यता होने से यह जानने के लिए एक बेहतर समझ और सुविधाजनक बिंदु बनता है कि डिलिवरेबल्स के लिए हां या ना कहना है या नहीं। - कार्यों के लिए समय सीमा बनाना
एक प्रबंधक जिसके पास ज्ञान और अनुभव है, वह कार्यों के लिए उपयुक्त समय सीमा निर्धारित करने में माहिर होगा। समस्याएँ तब उत्पन्न होती हैं जब समय सीमा बदल जाती है या पर्याप्त बफर समय नहीं होता है। समाप्ति तिथियों को स्पष्ट रूप से उल्लिखित और सभी को देखने के लिए दृश्यमान होना चाहिए। - ग्राहकों के साथ पारदर्शी रहना
अंगूठे का सामान्य नियम अंडरप्रोमिस और ओवरडिलिवर करना है, न कि दूसरी तरफ। ग्राहकों और टीमों के साथ स्पष्ट और संक्षिप्त बातचीत अपेक्षाओं को प्रबंधित करने और प्राथमिकताओं को स्थापित करने में मदद करती है ताकि लोग एक ही पृष्ठ पर हों। यह तब होता है जब परियोजना में परिवर्तन और पुनर्निर्देशन, समय सीमा और संसाधनों के आवंटन को स्पष्ट नहीं किया जाता है कि परियोजना पटरी से उतर सकती है या अधिक चुनौतीपूर्ण हो सकती है।
एक उचित कार्य प्रबंधन प्रवाह के साथ जो लगातार ऑनलाइन मीटिंग और अपडेट की अनुमति देता है, परियोजनाएं अधिक सटीक रूप से आकार ले सकती हैं और बजट और समय पर बनी रह सकती हैं।
सर्वोत्तम कार्य प्रबंधन अभ्यास
चाहे आपके पास कोई विशिष्ट कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर हो या नियमित ऑनलाइन मीटिंग जैसी कोई अन्य प्रणाली हो, यह जान लें कि यह कोई अपरिवर्तनीय प्रक्रिया नहीं है। सबसे प्रभावी कार्य प्रबंधन गतिशील और गतिशील होता है और इसकी नियमित रूप से समीक्षा की जानी चाहिए। यहाँ कुछ करने योग्य और न करने योग्य बातें दी गई हैं :
- उत्कृष्ट संचार का अभ्यास करें
संचार के साथ सहयोगी टीम वातावरण बनाएं जो स्पष्ट और समय पर हो। केंद्रीकृत जानकारी और दस्तावेज़ स्थापित करें, लगातार ऑनलाइन बैठकें और टीम सभाएँ करें। सगाई के नियमों पर सहमत होकर संचार की कंपनी संस्कृति स्थापित करें: ईमेल करना या मीटिंग करना सबसे अच्छा कब होता है? किसके प्रभारी हैं और उनसे कैसे संपर्क किया जा सकता है? नए कर्मचारियों को कैसे ऑनबोर्ड किया जाता है? कर्मचारी सवाल पूछने के लिए कहां जा सकते हैं? - पारदर्शिता से बचें नहीं
टीम के सदस्यों को बताएं कि क्या हो रहा है जैसे ही यह होता है या जैसे ही यह उचित हो। क्या बजट में कटौती की गई है? नेतृत्व में बदलाव? नया व्यावसायिक विकास? लोगों को लूप में रखें और उपयुक्त होने पर परिवर्तन के पीछे के कारणों का उल्लेख करें। साथ ही, महत्वपूर्ण जानकारी को अस्पष्ट करने से बचने का प्रयास करें। अफवाहें समय बर्बाद करती हैं और मनोबल को तोड़ती हैं। - एक सतत फीडबैक लूप को प्रोत्साहित करें
सर्वोत्तम संभव परिणामों के लिए, प्रशंसा और अवसर प्रतिक्रिया बेहतर सुनने और परिणामों को प्रोत्साहित करने के लिए लागू करती है। यह न केवल विश्वास का निर्माण करता है, यह कर्मचारियों को बनाए रखता है और लोगों को मूल्यवान महसूस कराता है। बेहतर उत्पादकता और कम समय बर्बाद करने के लिए फीडबैक को कार्य प्रबंधन प्रक्रिया का हिस्सा बनने दें। - सूक्ष्म प्रबंधन न करें
टीम के सदस्यों को काम करने के लिए रखा गया था। एक बार जब उन्हें उपकरण और समय की आवश्यकता होती है, तो उन्हें बाज की तरह देखने की आवश्यकता नहीं होती है। उन्हें उस सॉफ़्टवेयर और प्लेटफ़ॉर्म तक पहुँचने दें, जिनके पास उनकी ज़रूरत की जानकारी है और फिर उन पर भरोसा करें कि वे जो करने के लिए तैयार हैं उसे पूरा करने के लिए। दूसरे शब्दों में, उन्हें संक्षेप में बताएं और उन्हें सफलता के लिए तैयार करें ताकि वे अपनी पूरी क्षमता से निर्बाध रूप से काम कर सकें।
कॉलब्रिज के परिष्कृत वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म को व्यक्तियों और उनके द्वारा सामना किए जाने वाले कार्य प्रबंधन कार्यों को सशक्त बनाने के लिए कनेक्शन बनाने दें। एक वीडियो-केंद्रित दृष्टिकोण के साथ जो अन्य परियोजना प्रबंधन और व्यावसायिक संचार उपकरणों के साथ समेकित रूप से एकीकृत होता है, आप अनुकूलित कर सकते हैं कि आपकी टीम तुरंत कैसे कार्य करती है।
