Budući da je 2020. godina krenula s užurbanim početkom, sigurno je reći da se do danas, sredinom godine, vaše iskustvo s video konferencijama deseterostruko poboljšalo. Vaš se ured najvjerojatnije pretvorio u mrežniji pristup "od kuće", otvarajući vrata internetskoj komunikaciji pomoću videokonferencija s klijentima, na timskim sastancima, konferencijskim pozivima višeg rukovodstva, sesijama mozga, statusnim sastancima ... na.
Štoviše, kako se nastavljamo prilagođavati promjenjivim vremenima sa kojima se svi trenutno suočavaju, radna snaga postaje podijeljena u načinu na koji će se fizički (ili gotovo!) Pokazati na poslu. Imate li kolege koji rade od kuće stalno? Stavlja li uprava dva dana u tjednu u uredu, a zatim radi na daljinu? Idete li naprijed-natrag između klijenata koji moraju ostati u uredu 2 dana u tjednu?
Kad se kolege i članovi tima rašire po digitalnim i fizičkim krajolicima, održavanje svih na okupu može se pokazati teškim zadatkom, iako ne i nemogućim! Iako postoje vremenska ograničenja, jezične barijere, razlike u hijerarhiji i opći izazovi s upravljanjem vremenom, svi doista žele zajednički rad učiniti što učinkovitijim i produktivnijim.
Evo kako učinkovito održavati suradničko radno okruženje ako je vaš tim podijeljen kod kuće, u uredu ili na terenu.
9 načina za upravljanje suradnjom među uredima:
9. Izbjegavajte nered s e-poštom
E-adrese su ključne za brzu i učinkovitu komunikaciju, istovremeno osiguravajući da postoji "trag". Ali kada se malo pitanje pretvori u gigantski razgovor koji postane dug i kompliciran, stvarna učinkovitost razmjene postaje zamršena.
Prelazak na alat za poslovnu komunikaciju koji pruža kanal na kojem se rad, statusi i ažuriranja čine vidljivim i grafičkim, a svima na palubi daje lakši pogled na ono što se događa. Alat za suradnju poput Slacka stvara ovu vrstu kohezije, kao i softver za video konferencije koji se isporučuje s mogućnosti integracije. Na ovaj način možete spojiti dvije platforme za vrhunske suradničke performanse.
8. Pazite na radna opterećenja
Vidjeti na čemu svi rade putem alata za upravljanje projektima pomaže prepoznati status projekta i tko je na njemu. Na taj način, bilo da ste kod kuće ili putujete na posao, moći ćete uskočiti i vidjeti što je u planu.
Iskoristite kodiranje boja i korištenje redaka i stupaca za organiziranje datoteka, lokacija i praćenja vremena. Suprotno tome, imati internetski sastanak korištenje video konferencija za raspravu o projektu u stvarnom vremenu nudi kolegama priliku da se otvore o tome gdje se nalaze i kako se osjećaju u gužvi. Poticanje rutine internetskih sastanaka na kojima se raspravlja o statusu i ažuriranjima pomoći će identificirati prioritetne stavke, uska grla i smanjiti propuštene vremenske rokove.
(alt-tag: Moderna žena koja prolazi ulicom držeći mobitel dok ga gleda i prelistava.)
7. Imajte na umu vremenske zone
Nije idealno da se morate pridružiti sastanku "crvenih očiju" ili onom neposredno prije spavanja, ali kad zakazujete projekte ili sinkronizaciju, vremenske zone igraju ulogu u odlučivanju kada će se održati okupljanje u više ureda.
Dostupnost i raspoloživost rasporeda svima omogućava domaćinu ili organizatoru vidljivost najboljeg vremena za mrežni sastanak. Potražite softver za video konferencije koji dolazi s planerom vremenske zone ili je otvoren za neke pozvane sudionike koji sada moraju snimiti sastanak da bi ga gledali kasnije.
6. Redovita prijava
Kada se vaš tim raširi po uredu, kući i na terenu, lako je izgubiti neka od tipičnijih ponašanja stečenih kada radite u tandemu i na samo nekoliko metara jedno od drugog - poput bacanja pogleda da biste postavili pitanje ili prolazili pored jedni druge u dvorani ili toaletnoj sobi.
Da biste osigurali da su svi na istoj stranici, usvojite naviku često dodirivanja baze. Ne ustručavajte se uspostaviti vezu više puta tjedno bilo e-poštom, sinkronizacijom, konferencijskim pozivom, video konferencijom ili tekstualnim chatom!
5. Oslonite se na automatizaciju da biste pratili
Upravljanje rokovima, statusima i napredovanjem posla nije tako lako kad to ne možete učiniti osobno. Ali kad možete iskrcati dugotrajan ponavljajući posao, oslobađate vrijeme za trošenje na važnije zadatke. Uz to, uklanjanje ljudskog elementa daje bolje, preciznije rezultate. Dopustite automatizaciji da vam podigne teške ruke:
- Zakažite pozive i podsjetnike za predstojeće video konferencije
- Integrirajte Google kalendar sa softverom za video konferencije za nesmetan raspored i obavijesti
- Dijelite informacije u stvarnom vremenu s Google Doc-om i primajte trenutne izmjene i promjene poslane na vašu e-poštu
- Alati za upravljanje projektima i video koji automatiziraju proračunske tablice, podatke o kupcima, snimke, transkripcije i još mnogo toga.
4. Koristite mobilnu aplikaciju
U slučaju internetskog sastanka, mobilna aplikacija daje kolegama brzu i jednostavnu mogućnost da uskoče u poziv gdje god se nalazili - na ulici, u dvorištu ili u blagovaonici.
Započinjanje sastanka u pokretu s dlana pruža vam visokokvalitetne sastanke koji su jednako dobri kao da su na radnoj površini. Još uvijek možete zakazati sastanke unaprijed ili na licu mjesta; možete pristupiti i sinkronizirati svoj kalendar i adresar; i naravno, upravo tamo gdje jeste, tamo je i vaš sastanak. Mobilna aplikacija daje vam slobodu vođenja sastanka ili poziva gdje god postoji internetska veza.
Osim toga, i dalje imate pristup povijesti poziva, prijepisima i snimkama u sigurnom i sigurnom okruženju za sastanke.
3. Stvorite "standardizirano" središte za radnu pohranu
Neka sve važne datoteke, poveznice, dokumenti i mediji budu lako dostupni i pohranjeni na jednom mjestu. Kad je centralizirano na jednom mjestu, dolazak do njega ne mora izgledati kao takav zadatak. Kada se predmeti katalogiziraju, organiziraju i postanu dostupni u stvarnom vremenu, svatko može imati pristup najnovijim datotekama, najnovijim dokumentiranim sastancima i važnim odlukama.
Neki drugi prijedlozi:
Ako imate urede na različitim lokacijama, možda se govori više od jednog jezika. Pokušajte ostati na jeziku koji se najviše govori, a ako trebate komunicirati na drugom jeziku, vodite razgovor privatno putem tekstualnog chata ili na zasebnom kanalu.
Izbjegavajte izradu duplikata dokumenata ispravnim označavanjem, očito i jasno stavljajući do znanja da postoji postupak za rad na njima. Nema ništa gore od gubljenja sati na dokument koji je već urađen, ima noviju verziju ili se izgubio.
Utvrdite koji način komunikacije najbolje odgovara vašem cilju. Ako trebate pojašnjenje pojedinosti ili pitanje da ili ne, pošaljite svom kolegi poruku u tekstualnom chatu. Ako vas brine predstojeći zahtjev za odgodom, pošaljite e-poruku. Ako postoji problem s kolegom i utječe na vašu sposobnost da dobro izvedete posao, zakažite video konferenciju jedan na jedan.
2. Usvojite pristup „Prvo video“
Pogotovo u svjetlu a čulan koji je utjecao na svijet, videocentrični pristup koji vrednuje interakcije licem u lice djeluje kako bi se kolege osjećali kao da rade sa stvarnom osobom, umjesto s idejom jedne osobe. Pokazivanje lica, dijeljenje glasa, pomicanje tijela - sve je to dio stvaranja vaše realnije verzije u virtualnom okruženju. Video konferencija radi na stvaranju normalnog uredskog okruženja u digitalni krajolik.
Osim toga, zašto "reći" kad možete "pokazati?" Neke prezentacije - posebno one koje uključuju koncepte i apstraktne ideje ili glatku navigaciju kroz dizajn web stranice - bolje se prikazuju demonstracijom pomoću dijeljenja zaslona. Kolege doslovno postaju na istoj stranici vaše sesije videokonferencija sa sjedištem u prvom redu prema vašim idejama.
1. Eksperimentirajte i dobijte povratne informacije
Kao i većina aranžmana, tu je i malo prijelaza i eksperimentiranja. Suradnja među uredima koja djeluje više poput dobro podmazanog stroja, umjesto kao zahrđalog, treba implementirati različite strategije, načine komunikacije i alate kako bi se vidjelo najbolje djelovanje koje djeluje za tim.
Jedan od najvažnijih čimbenika koji će odrediti uspjeh tima ili rezultat projekta je spremnost svih da vjeruju jedni drugima. Mogu li se članovi tima odnositi jedni prema drugima s poštovanjem? Vuku li radnici na daljinu svoju težinu umjesto da se samo izležavaju? Preuzimaju li uredski radnici previše, željni impresioniranja i preuzimanja vodstva?
S naglaskom na planiranje, upotrebu alata za izgradnju tima i ponešto drugarstva tu i tamo, čak i ako je vaš tim raširen, pokušaji novih stvari da se premosti jaz ne moraju biti zastrašujući. Važno je isprobati nove strategije i alate i vidjeti koji od njih donose najbolje rezultate za vaš tim i cilj.
Suradnja među uredima uvijek će biti povezana sa nizom sukoba i izazova. Ishodi kolega koji rade u uredu i izvan njega, izbliza i iz daleka, i rade po različitim rasporedima poput flex sati, skraćeno radno vrijeme ili puno radno vrijeme utječu na rezultat i tijek posla. Međutim, čak i u trenutnom svjetskom stanju stvari, ovo je prilika da se prilagodimo potencijalno integriranijoj ravnoteži između poslovnog i privatnog života koja se kreće i savija s tehnologijom koju koristimo.
Neka jedinstveni paket dvosmjernih softvera za video konferencije Callbridge stvori koheziju među timovima. Njegova je tehnologija dizajnirana za povezivanje ljudi, tako da vaše poslovanje može cvjetati bez obzira na to koliko je vaša radna snaga raspršena.
Callbridge udovoljava srednjim tvrtkama u potrazi za sofisticiranim rješenjima koja sužavaju razlike između kolega i klijenata, dobavljača, dionika i drugih važnih pokretnih dijelova vašeg rastućeg poslovanja. Nudeći širok raspon zajedničkih značajki za unaprjeđenje angažmana i produktivnosti, Callbridgeova stručna platforma za audio, video i web konferencije omogućuje vam sigurnu i sigurnu povezanost gdje god se nalazili i kamo god krenuli.
Po čemu se Callbridge razlikuje?
Transkripcije sastanaka putem AI - Vaš umjetno inteligentni osobni asistent Cue ™ brine se o snimanju vaših sastanaka i prepoznavanju govornika, tema i tema.
Integracije sa Slackom i Google kalendarom - Nikada nemojte propustiti ritam kad se možete integrirati uz Google Suite, Outlook i Slack.
Iznimne značajke - uživajte u značajkama svjetske klase poput Snimanje sastanka, Dijeljenje zaslona, Dijeljenje dokumenata, Internetska ploča, i više!
Sigurnost visoke razine - Budite sigurni da su vaši podaci sigurni i sigurni pomoću jednokratnog pristupnog koda, zaključavanja sastanka i sigurnosnog koda.
Prilagođeno marke - Neka vaša internetska soba za sastanke bude brendirana i jedinstvena po vašem, koristeći svoj logotip i standarde robne marke.
Nisu potrebna nikakva preuzimanja - nema kabela i teške opreme, samo nula preuzimanja, rješenja za video konferencije zasnovane na pregledniku.
