Ingin tahu cara mengatur pertemuan virtual? Lebih baik lagi, masih bertanya-tanya apa itu pertemuan virtual? Inilah kabar baiknya; Pada titik waktu ini, tidak dapat lebih mudah untuk mengatur pertemuan virtual dan jika Anda masih tidak jelas tentang apa itu, Anda berada di tempat yang tepat.
Siap untuk melihat lebih dekat?
Rapat Virtual Adalah…
Atau dikenal sebagai rapat online, atau konferensi video, dan konferensi audio di bawah payung konferensi web, definisi rapat virtual menurut Mendidik adalah: “Rapat virtual adalah interaksi waktu nyata yang berlangsung melalui Internet menggunakan audio dan video terintegrasi, alat obrolan, dan berbagi aplikasi.” Sama seperti rapat tatap muka, rapat virtual mengumpulkan peserta untuk berbagi ide, berkomunikasi, dan berkolaborasi dalam suasana dinamis antara dua atau lebih titik akhir, kecuali daripada benar-benar hadir secara fisik, perangkat digunakan sebagai gantinya.
Rapat virtual sangat penting untuk kesehatan bisnis yang sedang berkembang. Siapa saja mulai dari karyawan hingga manajer proyek, eksekutif tingkat-c, dan SDM profesional harus mengandalkan teknologi komunikasi kelompok untuk dapat melakukan pekerjaan mereka dan menjembatani kesenjangan antara manusia lain dalam ruang dan waktu. Perusahaan farmasi dan IT, firma hukum, bisnis kecil dan perusahaan, dan banyak lagi, semuanya mendapat manfaat dari kesegeraan dan relevansi memiliki pendekatan komunikasi yang berpusat pada video.
Ini adalah Pertemuan Virtual:
Dengan cara dapat berkomunikasi dengan siapa saja, di mana saja dan kapan saja, pertemuan virtual memungkinkan bisnis untuk berkembang di mana pun lokasinya. Hambatan spasial yang biasanya menghalangi hubungan kerja, kesinambungan dan kolaborasi produktif tidak ada lagi dengan pertemuan virtual yang mendorong koneksi. Beberapa manfaat keseluruhan meliputi:
- Pengurangan waktu perjalanan
- Memotong biaya transportasi, perjalanan dan akomodasi
- Meningkatkan produktivitas = Mengurangi redundansi
- Retensi karyawan yang lebih baik
- Keunggulan kompetitif
Dan dalam hal bisnis, pertimbangkan bagaimana menggabungkan pendekatan video-sentris ke strategi komunikasi Anda bekerja untuk mendukung:
- Tenaga kerja yang lebih berkemampuan digital dan terhubung
- Akses ke manajemen
- Global yang ditingkatkan budaya komunikasi
- Keandalan yang lebih baik yang sama dengan hasil yang lebih cepat
- Pengurangan redudansi serta data dan informasi terkini
- Nilai yang lebih baik
- Masih sedikit tidak jelas tentang bagaimana memulai konferensi video? Berikut cara menyiapkan rapat virtual:
Pilih Perangkat Lunak yang Tepat
Pertimbangkan beberapa logistik sebelum membuat komitmen dengan penyedia layanan.
Seberapa sering menurut Anda Anda perlu menggunakan perangkat lunak? Jika Anda mencari konferensi video yang siap untuk perusahaan, pikirkan di mana peserta akan ditempatkan; di rumah atau di ruang rapat? Jika yang pertama, maka konferensi berbasis web lebih cocok, lebih mudah, dan nyaman digunakan.
Lihat saja fitur apa saja yang disediakan. Apakah itu datang dengan berbagi layar (cocok untuk layanan dan presentasi pelanggan TI); papan tulis online (berguna untuk tujuan pendidikan atau bertukar pikiran tentang pekerjaan kreatif); atau berbagi dokumen (membuat berbagi handout, dokumen penting, dan orientasi bakat baru jauh lebih efisien), dll.
Perjelas Mengapa Anda Membutuhkan Rapat Virtual
Mengapa Anda memanggil rapat pada awalnya? Apakah internal (pengumuman, orientasi, sesi jaringan, rapat manajemen) atau eksternal (promosi penjualan, pengembangan bisnis baru)? Pikirkan tentang struktur dan alasannya dan kemudian secara alami, potongan-potongan lain akan muncul seperti kehadiran.
Putuskan Siapa yang Perlu Hadir
Pertemuan virtual sangat efektif untuk mengumpulkan orang pada waktu yang sama, di tempat yang berbeda. Jadi jika Anda memiliki peserta di luar negeri, di rumah atau di ujung aula, Anda dapat terhubung dengan mudah dan efektif di mana pun lokasinya. Selama semua orang mengetahui potensi perbedaan waktu atau menggunakan Penjadwal Zona Waktu, Anda dapat dengan mudah menghadirinya. Namun perlu diingat bahwa hanya orang-orang yang diperlukan yang harus diundang. Hemat waktu dan uang dengan hanya menyertakan peserta yang penting. Untuk orang lain, rekam rapat untuk dikirim nanti.
Buat Garis Besar
Menetapkan agenda akan membuat pikiran Anda teratur sehingga Anda dapat mengadakan rapat virtual yang tepat waktu, sejernih kristal, dan menarik. Plus, ini akan membantu peserta mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. Apa yang mereka butuhkan untuk berkontribusi? Apakah ada materi yang perlu mereka pelajari sebelum sinkronisasi? Berapa lama rapat akan berlangsung? Menyertakan tata letak singkat akan mencegah kebingungan dan membantu peserta merasa siap.
Kirim Undangan Dan Pengingat
Yang hebat tentang rapat virtual adalah Anda dapat menyelenggarakannya sekarang sebagai sesi atau jadwal dadakan sebelumnya. Sangat mudah untuk memasukkan semua informasi yang diperlukan ke dalam undangan awal seperti waktu, tanggal, dan info penting lainnya karena otomatis. Atur pengingat untuk membantu mengoordinasikan panggilan Anda untuk mengingatkan peserta tentang sinkronisasi yang akan datang. Untuk rapat yang lebih mendesak yang perlu dilakukan di tempat, gunakan notifikasi SMS untuk mengaktifkan detail rapat langsung ke perangkat peserta. Tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk menunggu kedatangan yang terlambat atau yang tidak hadir.
Manfaatkan Fitur Untuk Rapat Virtual yang Lebih Efektif
Perangkat lunak konferensi video yang tepat untuk rapat virtual Anda akan hadir dengan banyak fitur praktis dan nyaman untuk meningkatkan pengalaman online Anda. Untuk hasil terbaik, pastikan teknologi yang Anda pilih dilengkapi dengan:
- Berbagi layar: Bagikan layar Anda secara instan dengan peserta untuk memimpin presentasi atau memecahkan masalah TI.
- Rekaman: Tekan rekam sekarang untuk menonton nanti. Sempurna untuk peserta yang tidak dapat menghadiri panggilan.
- transkrip: Transkripsi otomatis dari semua rapat yang direkam memastikan tidak ada ide yang tertinggal.
- Papan Tulis Online: Cara kreatif untuk mengekspresikan konsep dan grafik menggunakan gambar, warna, dan bentuk.
Sertakan A Take Away
Di akhir rapat virtual, Anda ingin peserta pergi dengan apa? Apa tujuannya dan apa langkah selanjutnya? Pastikan semua orang pergi dengan mengetahui tujuan dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya.
Tindak Lanjut Dengan Email
Buat sesingkat dan semanis mungkin, tetapi berikut ini yang harus disertakan dalam email tindak lanjut: Ringkasan risalah rapat, langkah selanjutnya, pencapaian utama rapat (ini harus sesuai dengan tujuan rapat Anda), dan rekaman (jika Anda merekamnya ).
Praktik Terbaik Pertemuan Virtual
Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana pertemuan virtual dapat memperkuat komunikasi antara pengirim dan penerima, ada beberapa etiket mengikuti. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat:
Teknologi: Lakukan pemeriksaan pra-rapat untuk memastikan teknologi Anda diperbarui dan berfungsi. Pastikan mikrofon, speaker, dan kamera Anda siap digunakan. Verifikasi pengaturan Anda, dan jika Anda sedang memoderasi, luncurkan ruang tunggu dan pastikan semua orang secara otomatis disetel ke bisu.
Partisipasi: Tinjau garis besar rapat Anda dan pelajari alurnya sebelum semuanya dimulai. Dengan cara ini, Anda dapat mempersiapkan di mana jeda dan istirahat, dan merencanakan pertanyaan untuk diajukan kepada peserta. Coba sertakan aktivitas menggunakan papan tulis online dan gunakan fitur berbagi layar untuk "menunjukkan" alih-alih "memberi tahu".
Pertunangan: Peserta lebih cenderung menyerap informasi Anda ketika Anda membuat penyampaian Anda menarik. Alih-alih hanya menyampaikan statistik dan metrik kering, ceritakan sebuah kisah dengan awal, tengah, dan akhir. Sematkan data dan info yang diperlukan selama menggunakan gambar, video, warna-warna cerah, dan soroti kata-kata penting.
Selamat bersenang-senang: Jangan lupa untuk membuat pertemuan virtual menjadi sosial! Buka rapat virtual dengan pertanyaan pemecah es. Pertanyaan yang sedikit lebih pribadi bekerja dengan baik dalam kelompok kecil, seperti, "Apa yang Anda lakukan akhir pekan ini?" atau “Beri tahu kami apa yang Anda tonton di Netflix”.
Dengan kelompok yang lebih besar, Anda bisa lebih samar dan menyenangkan, "Apa alasan pribadi yang Anda gunakan sepanjang waktu?" atau "Karakter film atau buku anak mana yang mengingatkan Anda pada diri sendiri?"
Dan dalam rapat, pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan yang relevan seperti, “Kapan terakhir kali Anda berbicara dalam kelompok?” atau sesuatu yang sedikit lebih unik seperti, “Jika Anda bisa memiliki ekor binatang, apakah itu?”
Idenya adalah untuk mengenal satu sama lain dalam lingkungan profesional tetapi dengan nada yang lebih santai. Pemecah es mengilhami emosi yang tepat, merangsang pembelajaran dan mendorong ikatan. Semua keterampilan luar biasa untuk dibawa ke meja virtual!
Pilih Callbridge sebagai platform komunikasi grup Anda dan lihat peningkatan produktivitas dan keterlibatan setelah Anda mempelajari cara menyiapkan rapat virtual. Dengan fitur premium yang mencakup Berbagi Layar, transkripsi dan ringkasan yang diberdayakan AI, ditambah langkah-langkah keamanan yang ditingkatkan, tanpa unduhan dan penyesuaian, Anda dapat membuat rapat virtual apa pun menyenangkan dengan peserta.
