Þegar byrjað er að hrópa árið 2020 er óhætt að segja að nú um mitt ár hafi reynsla þín af myndfundum lagast tífaldast. Skrifstofan þín hefur líklegast breytt sér í netaðgang, vinnan heima, og opnað dyr fyrir samskipti á netinu með því að nota myndfund með viðskiptavinum, í samantekt liðs, ráðstefnusamskiptum í yfirstjórn, hugarflugsfundum, stöðufundum ... og listinn fer á.
Það sem meira er er að þegar við höldum áfram að aðlagast breyttum tímum sem allir standa frammi fyrir núna er vinnuaflið að skiptast í því hvernig þeir eiga að mæta líkamlega (eða nánast!) Til vinnu. Ertu með starfsbræður sem eru að vinna heima í fullu starfi? Leggur stjórnun sig inn 2 daga í viku á skrifstofunni og vinnur þá fjar? Ert þú að fara fram og til baka á milli viðskiptavina sem þurfa að vera á skrifstofunni 5 daga vikunnar?
Þegar samstarfsmenn og liðsmenn hafa dreifst um stafrænt og líkamlegt landslag getur það reynst erfitt verkefni að halda öllum saman en þó ekki ómögulegt! Jafnvel þó að tímaskortur, tungumálahindranir, mismunur á stigveldi og almennar áskoranir varðandi tímastjórnun, vilji allir sannarlega gera samstarfið eins árangursríkt og afkastamikið og mögulegt er.
Hér er hvernig á að viðhalda á áhrifaríkan hátt vinnuumhverfi ef liðinu er skipt upp heima, á skrifstofunni eða á vettvangi.
9 leiðir til að stjórna samstarfi milli skrifstofa:
9. Forðastu ringulreið í tölvupósti
Tölvupóstur er lykillinn að samskiptum á skjótan og árangursríkan hátt og um leið og það er „slóð“. En þegar lítil spurning blöðrur inn í risavaxið samtal sem verður langt og flókið verður raunverulegur árangur skiptanna hrokafullur.
Að færa sig yfir í viðskiptasamskiptatól sem býður upp á rás þar sem vinna, stöður og uppfærslur eru sýnilegar og myndrænt, gefur öllum viðstaddum auðveldari yfirsýn yfir það sem er að gerast. Samvinnutól eins og Slack skapar þessa tegund af samheldni, eins og myndfundahugbúnaður sem fylgir með samþættingarmöguleikum . Þannig er hægt að sameina tvo vettvanga fyrir fullkomna samvinnuárangur.
8. Fylgstu með vinnuálagi
Að sjá hvað allir vinna með verkefnastjórnunartæki hjálpar til við að greina stöðu verkefnisins og hverjir eru í því. Þannig hvort sem þú ert heima eða ferðast vegna vinnu, þá ertu fær um að hoppa á og sjá hvað er í burðarliðnum.
Nýttu þér litakóðun og raðir og dálka til að skipuleggja skrár, staðsetningar og tímaskráningu. Aftur á móti, með því að halda netfund með fjarfundi til að ræða verkefnið í rauntíma, gefst samstarfsmönnum tækifæri til að ræða opinskátt um hvar þeir eru staddir og hvernig þeim líður í miðjum klíðum. Að hlúa að rútínu netfunda þar sem staða og uppfærslur eru ræddar mun hjálpa til við að bera kennsl á forgangsatriði, flöskuhálsa og draga úr tímamörkum sem ekki nást.
(alt-tag: Stílhrein kona sem gengur niður götuna og heldur á farsíma meðan hún horfir á hann og þumlar í gegn.)
7. Vertu minnugur tímabeltanna
Það er ekki tilvalið að þurfa að taka þátt í „rauðum augum“ fundi eða einum fyrir svefninn, en þegar skipuleggja á verkefni eða samstillingu gegna tímabelti hlutverki við að ákveða hvenær samkoma verður yfir skrifstofur.
Að hafa áætlun allra handhæga og fáanlega gerir gestgjafanum eða skipuleggjandanum kleift að hafa sýn á besta tíma til að eiga fund á netinu. Leitaðu að vídeóráðstefnuhugbúnaði sem fylgir tímabundnum tímaáætlun eða vertu opinn fyrir sumum boðið þátttakendum sem þurfa að taka upp fundinn núna til að horfa á hann síðar.
6. Innritun reglulega
Þegar teymið þitt er dreift á skrifstofu, heimili og vettvang er auðvelt að missa af dæmigerðari hegðun sem þú færð þegar þú ert að vinna saman og aðeins nokkurra metra frá hvor öðrum - eins og að líta yfir til að spyrja spurningar eða fara framhjá hvert annað í salnum eða brotstofunni.
Til að tryggja að allir séu á sömu blaðsíðu, taktu þá vana að snerta stöð oft. Ekki hika við að tengjast mörgum sinnum í viku hvort sem er með tölvupósti, samstillingu, símafundi, myndfundi eða textaspjalli!
5. Treystu á sjálfvirkni til að fylgjast með
Að stjórna tímamörkum, stöðu og vinnuframvindu er ekki eins auðvelt þegar þú getur ekki gert það persónulega. En þegar þú getur losað um tímafreka endurtekna vinnu losnarðu um tíma til að eyða í mikilvægari verkefni. Auk þess skilar betri og nákvæmari árangur að fjarlægja mannlega frumefnið. Láttu sjálfvirkni gera þungar lyftingar fyrir þig:
- Skipuleggðu boð og áminningar fyrir komandi vídeó ráðstefnur
- Sameinaðu Google dagatalið með hugbúnaðarráðstöfunum fyrir vídeó til að fá óaðfinnanlega áætlun og tilkynningar
- Deildu rauntímaupplýsingum með Google Doc og fáðu strax breytingar og breytingar sendar á netfangið þitt
- Verkefnastjórnun og myndbandstæki sem gera sjálfvirka töflureikni, viðskiptavinarupplýsingar, upptökur, umrit og fleira.
4. Notaðu farsímaforrit
Komi til fundar á netinu veitir farsímaforrit samstarfsmönnum fljótlegan og auðveldan möguleika á því að geta hoppað inn í símtal hvar sem þeir eru - á götunni, í bakgarðinum eða í nestisstofunni.
Að hefja fund á ferðinni frá lófa þínum gefur þér hágæða fundi sem eru alveg eins góðir og ef þeir væru á skjáborðinu þínu. Þú getur samt skipulagt fundi fyrirfram eða á staðnum; þú getur fengið aðgang að og samstillt við dagatalið þitt og heimilisfangaskrá; og auðvitað, rétt þar sem þú ert er þar sem fundur þinn er. Farsímaforrit gefur þér frelsi til að halda fund eða hringja hvar sem er nettenging.
Auk þess færðu samt aðgang að símtalasögu þinni, afritum og upptökum, í öruggu og öruggu fundarumhverfi.
3. Búðu til „stöðluð“ vinnusvæði
Gerðu allar mikilvægar skrár, tengla, skjöl og fjölmiðla aðgengilegar og geymdar á einum stað. Þegar það er miðstýrt á einum stað þarf það ekki að virðast eins og verkefni að komast að því. Þegar hlutir eru flokkaðir, skipulagðir og fáanlegir í rauntíma geta allir haft aðgang að nýjustu skrám, nýjustu skjöluðum fundum og mikilvægum ákvörðunum.
Nokkrar aðrar tillögur:
Ef þú ert með skrifstofur á mismunandi stöðum gætu talað fleiri en eitt tungumál. Reyndu að vera áfram með tungumálið sem er mest talað og ef þú þarft að eiga samskipti á öðru tungumáli, haltu samtalinu í einrúmi í gegnum textaspjall eða í sérstakri rás.
Forðastu að gera afrit af skjölum með því að merkja þau rétt, augljóslega og gera grein fyrir því að það er verklag við að vinna að þeim. Það er ekkert verra en að sóa klukkustundum í skjal sem þegar var gert, er með nýlegri útgáfu eða týndist.
Skoðaðu hvaða samskiptamáti hentar best fyrir markmið þitt. Ef þú þarft skýringar á smáatriðum eða já eða nei spurningu, sendu samstarfsmanni þínum skilaboð í textaspjalli. Ef þú hefur áhyggjur af væntanlegri tímaleiðbeiðni skaltu skjóta tölvupósti. Ef það er vandamál með samstarfsmanni og það hefur áhrif á getu þína til að framkvæma og skila góðu verki, skipuleggðu þá einn á mann myndbandsráðstefnu.
2. Samþykkja „Video-First“ nálgun
Sérstaklega í ljósi heimsfaraldursins sem hefur haft áhrif á heiminn, virkar myndbandsmiðuð nálgun sem leggur áherslu á samskipti augliti til auglitis til að láta samstarfsmenn líða eins og þeir séu að vinna með raunverulegri manneskju í stað þess að hugsa um hana. Að sýna andlitið, deila röddinni, hreyfa líkamann – þetta er allt hluti af því að skapa raunverulegri útgáfu af þér í sýndarumhverfi. Myndbandsfundur vinnur að því að skapa venjulegt skrifstofuumhverfi í stafrænt landslag.
Plús, hvers vegna „segja“ hvenær þú getur „sýnt?“ Sumar kynningarnar - sérstaklega þær sem fela í sér hugtök og óhlutbundnar hugmyndir eða nart-gritty flakk í gegnum vefsíðuhönnun - lenda betur með sýnikennslu með skjádeilingu. Samstarfsfólk fær bókstaflega að vera á sömu síðu í myndfundafundi þínum með sæti í fremstu röð að hugmyndum þínum.
1. Tilraun og fáðu álit
Eins og flest fyrirkomulag er um að ræða umskipti og tilraunir. Samstarf milli skrifstofa sem virkar meira eins og vel smurð vél í stað ryðgaðrar þarf að innleiða mismunandi aðferðir, samskiptamáta og verkfæri til að sjá bestu aðgerðirnar sem vinna fyrir liðið.
Einn mikilvægasti þátturinn sem mun ákvarða árangur teymisins eða framleiðsla verkefnisins er vilji allra til að treysta hver öðrum. Geta liðsmenn komið fram við hvort annað af virðingu? Eru fjarlægir starfsmenn að þyngjast í staðinn fyrir að lúra aðeins? Taka skrifstofufólk til sín of mikið, fús til að heilla og taka forystu?
Með áherslu á skipulagningu, notkun teymisbúnaðar og smá félagsskap hér og þar, jafnvel þó að lið þitt sé dreift, þarf ekki að vera skelfilegt að prófa nýja hluti til að brúa bilið. Það er mikilvægt að prófa nýjar aðferðir og verkfæri og sjá hverjar skila bestum árangri fyrir þitt lið og markmið.
Samstarf milli skrifstofa mun alltaf fylgja átök og áskoranir. Árangur samstarfsmanna sem vinna innan og utan skrifstofunnar, nálægt og fjarlægt, og starfa á mismunandi tímaáætlunum eins og sveigjanlegum vinnutíma , hlutastarfi eða fullu starfi hefur allt áhrif á afköst og vinnuflæði. Hins vegar, jafnvel í núverandi ástandi heimsins, er þetta tækifæri til að aðlagast hugsanlega samþættara jafnvægi milli vinnu og einkalífs sem breytist og sveigist með þeirri tækni sem við notum.
Láttu einstaka föruneyti Callbridge af tvíhliða myndfundarhugbúnaði skapa samheldni meðal teymanna. Tækni þess er hannað til að tengja fólk saman, þannig að fyrirtæki þitt geti blómstrað óháð því hversu dreifður vinnuafl þitt er.
Callbridge kemur til móts við meðalstór fyrirtæki sem leita að háþróuðum lausnum sem draga úr munnum á milli starfsfélaga og utan við viðskiptavini, söluaðila, hagsmunaaðila og aðra mikilvæga hreyfanlega hluti í vaxandi viðskiptum þínum. Hljóð-, mynd- og vefráðstefnuvettvangur Callbridge býður upp á fjölbreytt úrval af samstarfsaðgerðum til að stuðla að aukinni þátttöku og framleiðni og heldur þér tengdum örugglega og örugglega hvar sem þú ert og hvert sem þú ert að fara.
Hvað gerir Callbridge öðruvísi?
Fundarritun með gervigreind – Gervigreindaraðstoðarmaðurinn þinn, Cue™, sér um að taka upp fundi þína og bera kennsl á fyrirlesara, efni og þemu.
Samþættingar við Slack og Google dagatal – Misstu aldrei af neinu þegar þú getur samþætt það við Google Suite, Outlook og Slack.
Framúrskarandi eiginleikar – Njóttu fyrsta flokks eiginleika eins og fundarupptöku , skjádeilingar , skjaladeilingar , nettöflu og fleira!
Öryggi á háu stigi – Vertu viss um að upplýsingar þínar séu öruggar með einnota aðgangskóða, fundarlás og öryggiskóða.
Sérsniðin vörumerkjauppbygging – Gerðu fundarherbergið þitt á netinu einstakt og merkt með þínu eigin merki og vörumerkjastöðlum.
Engin niðurhal nauðsynleg – Engar snúrur og þungur búnaður, bara ekkert niðurhal, vafrabundnar lausnir fyrir myndfundi.
