Veltirðu fyrir þér hvernig á að setja upp sýndarfund? Betra enn, enn að velta fyrir þér hvað sýndarfundur er? Hér eru góðu fréttirnar; Á þessum tímapunkti gæti það ekki verið auðveldara að setja upp sýndarfund og ef þú ert enn ekki með á hreinu hvað þú ert ertu á réttum stað.
Tilbúinn til að skoða nánar?
Sýndarfundur er ...
Annars þekktur sem netfundur, eða myndfundur, og hljóðfundur undir regnhlíf vefráðstefnu, skilgreining sýndarfundar skv. Menntun er: „Sýndarfundir eru samskipti í rauntíma sem eiga sér stað á internetinu með því að nota samþætt hljóð og mynd, spjallverkfæri og hlutdeild forrita.“ Rétt eins og persónulegur fundur safnar sýndarfundur þátttakendum til að deila hugmyndum, spjalla og vinna í kraftmiklu umhverfi milli tveggja eða fleiri endapunkta, nema frekar en að vera raunverulega líkamlega til staðar, er tæki notað í staðinn.
Sýndarfundur er mikilvægur fyrir heilsu vaxandi fyrirtækis. Allir frá starfsmanni til verkefnastjóra, stjórnanda á c-stigi og HR faglega þarf að reiða sig á samskiptatækni hópsins til að geta sinnt starfi sínu og brúað bilið milli annarra manna í tíma og rúmi. Lyfja- og upplýsingatæknifyrirtæki, lögmannsstofur, lítil fyrirtæki og fyrirtæki og fleira, njóta öll góðs af því skjóti og mikilvægi þess að hafa myndmiðlaða samskiptaaðferð.
Þetta er sýndarfundur:
Með því að geta átt samskipti við hvern sem er, hvar sem er hvenær sem er, geta sýndarfundir blómstrað óháð staðsetningu. Landshindranir sem venjulega myndu hindra vinnusambönd, samfellu og afkastamikið samstarf eru ekki lengur til staðar með sýndarfundum sem hvetja til tengingar. Sumir af heildarbótunum fela í sér:
- Minni tími til vinnu
- Að skera niður flutningskostnað, ferðakostnað og gistikostnað
- Auka framleiðni = Minni offramboð
- Betri varðveisla starfsmanna
- Samkeppnisforskot
Og þegar kemur að viðskiptum skaltu íhuga hvernig að samþætta myndmiðlaða nálgun á samskiptastefnu þína styður:
- Meira stafrænt virkt og tengt vinnuafl
- Aðgangur að stjórnun
- Aukið alþjóðlegt menning samskipta
- Betri áreiðanleiki sem jafngildir hraðari árangri
- Minni uppsagnir og nýjustu gögn og upplýsingar
- Betra gildi
- Ennþá svolítið óljóst hvernig á að byrja með myndfund? Svona á að setja upp sýndarfund:
Veldu réttan hugbúnað
Hugleiddu nokkrar flutninga áður en þú stekkur í skuldbindingu við þjónustuaðila.
Hversu oft heldurðu að þú þurfir að nota hugbúnaðinn? Ef þú ert að leita að vídeó fundi fyrir fyrirtæki, þá skaltu hugsa um hvar þátttakendur verða staðsettir; heima eða í stjórnarherberginu? Ef það er hið fyrra þá er ráðstefna á vefnum hentugri, auðveldari og þægilegri í notkun.
Skoðaðu hvaða eiginleikar eru til staðar. Er það með skjádeilingu (fullkomin fyrir þjónustu við viðskiptavini og kynningar); töflu á netinu (gagnlegt í fræðsluskyni eða hugarflug skapandi vinnu); eða samnýtingu skjala (gerir miðlun dreifibréfa, mikilvæg skjöl og um borð í nýjum hæfileikum mun straumlínulagaðri) o.s.frv.
Vertu skýr um hvers vegna þú þarft sýndarfund
Af hverju kallar þú saman fund fyrst? Er það innra (tilkynningar, um borð, vefjasamkomur, stjórnunarfundur) eða utanaðkomandi (sölustig, ný viðskiptaþróun)? Hugsaðu um uppbyggingu og ástæðu og þá náttúrulega, önnur verk falla á sinn stað eins og aðsókn.
Ákveðið hver þarf að mæta
Sýndarfundir eru sérstaklega áhrifaríkir til að leiðrétta fólk á sama tíma, á öðrum stað. Svo ef þú ert með þátttakendur erlendis, heima eða í ganginum, geturðu tengst auðveldlega og á áhrifaríkan hátt óháð staðsetningu. Svo lengi sem allir gera sér grein fyrir hugsanlegum tímamismun eða nota tímabundna tímaáætlunina er auðvelt að mæta. Hafðu samt í huga að aðeins nauðsynlegt fólk ætti að vera boðið. Sparaðu tíma og peninga með því að taka aðeins þátttakendur með sem eru nauðsynlegir. Fyrir alla aðra, skráðu fundinn til að senda út síðar.
Búðu til útlínur
Með því að setja dagskrá verður skipulagt hugsanir þínar svo þú getir átt tímabæran, kristaltæran og grípandi sýndarfund. Auk þess mun það hjálpa þátttakendum að vita hvað er búist við af þeim. Hvað þurfa þeir að leggja til? Er eitthvað efni sem þeir þurfa að bursta sig upp fyrir samstillingu? Hversu lengi mun fundurinn standa? Með stuttu skipulagi kemur í veg fyrir rugling og hjálpar þátttakendum að vera tilbúnir.
Sendu boð og áminningar
Það sem er frábært við sýndarfundi er að þú getur hýst einn núna sem óundirbúinn fundur eða skipulagt fyrirfram. Það er auðvelt að tengja allar nauðsynlegar upplýsingar við upphafsboð eins og tíma, dagsetningu og aðrar mikilvægar upplýsingar vegna þess að þær eru sjálfvirkar. Settu áminningarnar til að hjálpa til við að samræma símtölin þín til að minna þátttakendur á komandi samstillingu. Fyrir brýnni fundi sem þurfa að eiga sér stað á staðnum, notaðu SMS tilkynningar til að reka upplýsingar um fundi beint í tæki þátttakenda. Ekki eytt meiri tíma í að bíða eftir seint komum eða þeim sem ekki koma.
Notaðu eiginleika til skilvirkari sýndarfunda
Rétti hugbúnaðarráðstefnuhugbúnaðurinn fyrir sýndarfundinn þinn kemur með fjölda hagnýtra og þægilegra eiginleika til að bæta upplifun þína á netinu. Til að ná sem bestum árangri skaltu ganga úr skugga um að tæknin sem þú velur fylgi:
- Skjádeiling: Deildu skjánum strax með þátttakendum til að leiða kynningu eða leysa upplýsingatækni vandamál.
- Upptaka: Sló met núna til að horfa á það seinna. Fullkomið fyrir þátttakendur sem geta ekki mætt í símtal.
- afrit: Sjálfvirk umritun allra skráðra funda tryggir að engin hugmynd verður eftir.
- Tafla á netinu: Skapandi leið til að tjá hugtök og grafík með myndum, litum og formum.
Hafa A Take Away með
Í lok sýndarfundar þíns, hvað viltu að þátttakendur fari með? Hver var tilgangurinn og hver eru næstu skref? Gakktu úr skugga um að allir gangi í burtu vitandi markmiðið og hvað þarf að gera næst.
Fylgdu eftir tölvupósti
Hafðu það eins stutt og ljúft og þú getur, en hér er það sem á að taka með í eftirfylgdartölvupósti: Samantekt fundargerða, næstu skref, lykilatriði fundarins (þetta ætti að passa við markmið fundarins) og upptökuna (ef þú tókst upp ).
Sýndar fundir Bestu venjur
Nú þegar þú hefur fengið betri skilning á því hvernig sýndarfundur getur styrkt samskipti milli sendanda og móttakanda, þá er það nokkuð siðir að fylgja. Hér eru nokkur atriði sem þarf að hafa í huga:
Tækni: Athugaðu fyrir fundinn til að ganga úr skugga um að tækni þín sé uppfærð og virki. Gakktu úr skugga um að hljóðneminn, hátalararnir og myndavélin séu tilbúin til notkunar. Staðfestu stillingar þínar og ef þú ert að stjórna skaltu opna biðstofu og ganga úr skugga um að allir séu sjálfkrafa stilltir.
Þátttaka: Farðu yfir yfirlit yfir fundina og farðu yfir flæðið áður en hlutirnir fara af stað. Á þennan hátt getur þú undirbúið þig þar sem hlé og pásur eru og skipulagt spurningar til að spyrja þátttakendur. Prófaðu að láta virkni fylgja með töflunni á netinu og nota skjádeilingaraðgerðina til að „sýna“ í stað „segja“.
Þátttaka: Þátttakendur eru líklegri til að gleypa upplýsingar þínar þegar þú gerir afhendingu þína áhugaverða. Í stað þess að miðla bara tölfræði og þurrum mælingum, segðu sögu með upphafi, miðju og endi. Fella inn nauðsynleg gögn og upplýsingar um allt með því að nota myndir, myndskeið, bjarta liti og draga fram mikilvæg orð.
Góða skemmtun: Gleymum ekki að gera sýndarfund félagslegan! Opnaðu sýndarfundinn með ísbrjótaspurningum. Spurningar sem eru aðeins persónulegri virka vel í litlum hópum, eins og: „Hvað fékkstu um þessa helgi?“ eða „Segðu okkur hvað þú ert að horfa á á Netflix.“
Með stærri hópum geturðu verið óljósari og skemmtilegri: „Hvað er persónuleg afsökun sem þú notar allan tímann?“ eða „Hvaða krakkamynd eða bókapersóna minnir þig á þig?“
Og á fundi skaltu íhuga að spyrja viðeigandi spurningar eins og: „Hvenær talaðir þú síðast í hópi?“ eða eitthvað svolítið sérstæðara eins og: „Ef þú gætir átt eitthvað dýrahala, hvað væri það?“
Hugmyndin er að kynnast í faglegu umhverfi en með frjálslegri tón. Ísbrjótur hvetur til viðeigandi tilfinninga, örvar nám og hvetur til tengsla. Allt framúrskarandi færni til að koma með sýndarborðið!
Veldu Callbridge sem samskiptavettvang hópsins og horfðu á þegar framleiðni og þátttaka aukast þegar þú hefur lært hvernig á að setja upp sýndarfund. Með úrvalsaðgerðum sem fela í sér skjádeilingu, umritun með gervigreind og samantekt, auk aukinna öryggisráðstafana, núll niðurhala og sérsniðs, getur þú gert hvaða sýndar fundi sem er sem slær í gegn hjá þátttakendum.
