Sérhver fyrirtæki treysta á getu sína til að stjórna tíma og vinnu til að geta náð sem bestum árangri. Vaxandi, stigstærð, stækkun, það er einfaldlega ekki mögulegt án þess að innleiða traustan verkflæðisskipulag og stjórna því hvernig það þróast. Eftir allt saman, ef þú ræður ekki við það, þá geturðu ekki mælt það. Svo hvað er verkstjórnun nákvæmlega og hvernig hagræðir hún teymi? Lestu áfram til að læra meira.
Hvað er verkstjórnun?
Í grunnatriðum sínum vísar vinnustjórnun til þess hvar ferlar teymisins og ferlar fyrirtækisins mætast til að mynda samheldni í vinnuflæði og framleiðslu.
Hugbúnaður fyrir verkstjórnun er sérstaklega gagnlegur við að skipuleggja flæði og afmarka ferla sem skapa upplýsingar. Pöruð við fundi á netinu með myndfundarhugbúnaði, vinnustjórnunaraðferð skapar takt og sýnileika fyrir alla, frá starfsmönnum til viðskiptavina, og straumlínulagar ferla fyrir aukinn árangur og árangur.
Hægt er að bora vinnustjórnun niður til að stjórna tilteknu verkefni eða einstaklingi. Vinnustjórnunarferlið byrjar í upphafi verkefnastjórnunarferilsins svo þú getir öðlast skýrari skilning á umfanginu sem fylgir til að brjóta betur niður hvernig eitt (eða margfeldi) verkefni mun þróast.
Vinnustjórnun hefur áhrif á hvernig lið eru meðhöndluð. Þetta felur í sér:
- Að stjórna einstaklingum
- Umsjón með vinnuferli
- Beina vinnuálaginu
- Úthlutun verkefna til liða
- Að ákveða hvað er forgangsatriði
- Að búa til tímamörk
- Uppfærsla viðskiptavina og starfsmanna um breytingar eða lokanir
... allt er hægt að meðhöndla í gegnum verkstjórnunarhugbúnað og styrkja það frekar með netfundum og myndspjalli.
Verkefnastjórnun vs. Vinnustjórnun
Verkefnastjórnun er heildstæð nálgun á heildina en vinnustjórnun er nálgun sem sameinar verkefnastjórnun, sjálfvirkni í vinnu og samvinnu til að styrkja teymi til að vinna betur í öllum verkefnum, verkefnum, skilum osfrv.
Verkefnastjórnun hjálpar til við að stjórna verkefnum sem hafa upphaf og frágang og skýr hlutverk fyrir mismunandi starfsmenn. Það getur þó dregið úr neyðar- eða sérstöku verkefni, hreinsað verkefni á síðustu stundu og fleira. Að auki skulum við taka tillit til tímans sem eytt er í tölvupósti, verkefnum stjórnanda, á fundi og öðrum hlutum sem ekki eru vinna sem starfsmaður var sérstaklega fenginn í teymið til að gera.
Af hverju er verkstjórnun svona mikilvæg?
Í grundvallaratriðum: það bætir árangur. Alveg eins og með hvaða stjórnunarkerfi sem er eða einstaklingur í stjórnunarstöðu, vinnustjórnun er önnur leið til að tryggja að teymið þitt vinnur í hámarksárangri til að skila bestu gæðum á hagkvæmasta afhendingarhraða án þess að þurfa að þreyta fjármálin. Að draga úr uppsögnum, bera kennsl á flöskuhálsa, ákvarða tíma samanborið við fjárhagsáætlun er hægt að koma á fót með réttum samskiptum og aðferðum fyrir besta verkstjórnunarkerfið.
Brjóta niður verkstjórnun
Upplýsingarnar munu breytast frá atvinnugrein til atvinnugreinar og á milli stofnana, þó eru nokkur sameiginleg og sameiginleg viðfangsefni vinnustjórnunar líka:
- Verkefnahópur
Þegar nýtt verkefni kemur upp er skipulag og sendinefnd í fyrirrúmi. Það er á ábyrgð stjórnanda að úthluta og úthluta fjármagni um leið og það tryggir að þeir hafi réttan einstakling í starfið eða verkefnið til viðbótar við að sjá til þess að það sé unnið á réttum tíma og að það sé vönduð. Það er gagnlegt að fylgjast með því hver er að gera hvað með stafrænum verkfærum og stjórnunarhugbúnaði, en halda sig einnig við tíð sýndarfundur áætlun um stöðuuppfærslur, innritun og kynningarfund - Að koma á línunni milli brýnna og mikilla forgangsverkefna
Sérstaklega ef eitthvað sprettur upp úr engu getur verið ruglingur hvað þarf að gera fljótlega. Að vera meðvitaður um komandi tímamörk og hafa sýnileika af því sem er í burðarliðnum skapar betri skilning og útsýnisstað fyrir að vita hvort segja eigi já eða nei við skil. - Að búa til tímamörk fyrir verkefni
Stjórnandi sem hefur þekkingu og reynslu verður laginn við að setja viðeigandi tímamörk fyrir verkefni. Vandamálin koma upp þegar tímamörk breytast eða það er ekki nægur biðminni. Lokadagsetningar þurfa að vera skýrt útlistaðar og sjáanlegar svo allir sjái. - Eftir sem gagnsætt hjá viðskiptavinum
Almenna þumalfingursreglan er að vanmeta og ofbjóða, ekki öfugt. Skýr og hnitmiðuð samtöl við viðskiptavini og teymi hjálpa til við að stjórna væntingum og koma á forgangsröð svo fólk sé á sömu blaðsíðu. Það er þegar breytingar og tilvísanir í verkefnið, frestur og úthlutun fjármagns eru ekki skýrðar að verkefnið getur farið út af sporinu eða orðið meira krefjandi.
Með réttu verkstjórnunarflæði til staðar sem gerir ráð fyrir stöðugum fundum og uppfærslum á netinu geta verkefni tekið á sig nákvæmari hátt og haldið áfram á fjárhagsáætlun og á réttum tíma.
Bestu vinnustjórnunarvenjur
Hvort sem þú ert með sérstakan verkstjórnunarhugbúnað eða ert með annað kerfi eins og venjubundna fundi á netinu, veistu bara að það þarf ekki að skrifa það í stein. Árangursríkasta vinnustjórnunin er líf og öndun og verður oft að fara yfir hana. Hér eru nokkur það sem má og má ekki:
- Æfðu þér framúrskarandi samskipti
Byggja upp samvinnuteymi umhverfi með samskiptum sem eru skýr og tímabær. Koma á miðstýrðum upplýsingum og skjölum, tíðum fundum á netinu og teymisfundum. Settu inn samskiptamenningu fyrirtækja með því að samþykkja reglur um þátttöku: Hvenær er best að senda tölvupóst eða hafa fund? Hver hefur umsjón með hverju og hvernig er hægt að hafa samband við það? Hvernig eru nýir starfsmenn um borð? Hvert geta starfsmenn farið til að spyrja spurninga? - Ekki forðast gagnsæi
Láttu liðsmenn vita hvað er að gerast um leið og það gerist eða um leið og það á við. Hefur verið skorið niður í fjárlögum? Breyting á forystu? Ný atvinnuþróun? Haltu fólki í skefjum og nefndu ástæður að baki breytingunni þegar það hentar. Reyndu einnig að forðast að hylja mikilvægar upplýsingar. Orðrómur eyðir tíma og rífur niður móral. - Hvetjið áfram sífellda endurgjöf
Til að fá sem bestan árangur, þakklæti og viðbrögð við tækifæri framfylgja betri hlustun og hvetja til árangurs. Það byggir ekki aðeins upp traust, heldur heldur starfsmönnum og fær fólk til að finnast það metið að verðleikum. Láttu endurgjöf vera hluti af vinnustjórnunarferlinu til að auka framleiðni og minna sóað tíma. - Ekki gera Micromanage
Liðsmenn voru ráðnir til að vinna verkið. Þegar þeir hafa fengið þau tæki og tíma sem þeir þurfa, þá þarf ekki að fylgjast með þeim eins og hauk. Leyfðu þeim að hafa aðgang að hugbúnaðinum og pöllunum sem hafa upplýsingarnar sem þeir þurfa og treystu þeim síðan til að ná því sem þeir hafa ætlað sér að gera. Með öðrum orðum, upplýstu þá og stilltu þeim til að ná árangri svo þeir geti unnið til fulls möguleika án truflana.
Leyfðu hinum vandaða myndfundarstefnu Callbridge að skapa tengingar til að styrkja einstaklinga og verkstjórnunarverkefni sem þeir standa frammi fyrir. Með vídeósiðaðri nálgun sem samlagast óaðfinnanlega með öðrum verkefnastjórnunar- og viðskiptasamskiptatækjum geturðu hagrætt því hvernig lið þitt starfar strax.
