Setiap perniagaan bergantung pada kemampuan mereka untuk mengurus masa dan bekerja agar dapat memperoleh hasil yang terbaik. Tumbuh, penskalaan, berkembang, itu tidak mungkin dilakukan tanpa menerapkan struktur aliran kerja yang mantap dan menguruskan bagaimana ia terungkap. Lagipun, jika anda tidak dapat menguruskannya, anda tidak dapat mengukurnya. Oleh itu, apakah sebenarnya pengurusan kerja dan bagaimana ia mengoptimumkan pasukan? Teruskan membaca untuk mengetahui lebih lanjut.
Apakah Pengurusan Kerja?
Dalam istilahnya yang paling asas, pengurusan kerja merujuk di mana proses pasukan dan proses perniagaan bertemu untuk membentuk kohesi dalam aliran kerja dan output.
Perisian pengurusan kerja sangat membantu dalam mengatur aliran dan menggambarkan proses yang menghasilkan maklumat. Dipasangkan dengan pertemuan dalam talian menggunakan perisian persidangan video, pendekatan pengurusan kerja mewujudkan irama dan keterlihatan untuk semua orang, dari pekerja hingga pelanggan, dan melancarkan proses untuk peningkatan prestasi dan hasilnya.
Pengurusan kerja dapat diuraikan untuk menguruskan projek atau individu tertentu. Proses pengurusan kerja bermula pada awal kitaran pengurusan projek sehingga anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih jelas mengenai skop yang terlibat untuk menguraikan bagaimana satu atau beberapa projek akan terungkap dengan lebih baik.
Pengurusan kerja mempengaruhi bagaimana pasukan ditangani. Ini termasuk:
- Menguruskan individu
- Mengawasi aliran kerja
- Mengarahkan beban kerja
- Memperuntukkan tugas kepada pasukan
- Memutuskan apa yang menjadi keutamaan
- Membuat tarikh akhir
- Mengemas kini pelanggan dan pekerja mengenai perubahan atau blok
... semuanya dapat ditangani melalui perisian pengurusan kerja dan diperkasakan lebih lanjut melalui pertemuan dalam talian dan sembang video.
Pengurusan Projek Vs. Pengurusan Kerja
Pengurusan projek adalah pendekatan holistik untuk keseluruhannya, sedangkan manajemen kerja adalah pendekatan yang menggabungkan manajemen proyek, otomatisasi kerja dan kolaborasi untuk memberi kekuatan kepada pasukan untuk bekerja lebih baik di semua proyek, tugas, hasil kerja, dll.
Pengurusan projek membantu menguruskan projek yang mempunyai permulaan dan penamat dan peranan yang jelas untuk pekerja yang berbeza. Walau bagaimanapun, ini mungkin akan membatalkan projek kecemasan atau ad-hoc, tugas pemotongan minit terakhir dan banyak lagi. Selain itu, mari kita pertimbangkan masa yang dihabiskan untuk e-mel, tugas pentadbir, menghadiri perjumpaan dan perkara lain yang tidak berfungsi yang secara khusus dibawa oleh pekerja untuk dilakukan oleh pasukan.
Mengapa Pengurusan Kerja Sangat Kritis?
Dari segi asas: ia meningkatkan prestasi. Sama seperti mana-mana sistem pengurusan atau individu dalam kedudukan pengurus, pengurusan kerja adalah cara lain untuk memastikan pasukan anda bekerja pada prestasi yang terbaik untuk memberikan kualiti terbaik dengan kelajuan penghantaran yang paling efisien tanpa perlu mengeluarkan kewangan. Mengurangkan pengurangan pekerja, mengenalpasti masalah, menentukan masa berbanding anggaran semuanya dapat dibuat dengan komunikasi dan strategi yang betul untuk sistem pengurusan kerja yang terbaik.
Memecahkan Pengurusan Kerja
Perinciannya akan berubah dari industri ke industri dan di antara organisasi, bagaimanapun, ada beberapa persamaan, dan cabaran pengurusan kerja yang sama juga:
- Pasukan Bertugas
Apabila projek baru muncul, organisasi dan delegasi menjadi yang pertama. Ini adalah tanggungjawab pengurus untuk menetapkan dan memperuntukkan sumber sambil memastikan mereka mempunyai orang yang tepat untuk pekerjaan atau tugas di atas memastikan ia dilakukan tepat pada waktunya, dan berkualiti tinggi. Sangat berguna untuk mengawasi siapa yang melakukan apa dengan alat digital dan perisian pengurusan, dan juga sering mengikuti mesyuarat maya jadual untuk kemas kini status, daftar masuk dan taklimat - Menetapkan Garis Antara Tugas Mendesak Dan Berprioriti Tinggi
Terutama jika sesuatu muncul entah dari mana, mungkin ada kekeliruan mengenai apa yang perlu segera dilakukan. Menyedari tarikh akhir yang akan datang dan mempunyai keterlihatan mengenai apa yang sedang dalam proses mewujudkan pemahaman dan kelebihan yang lebih baik untuk mengetahui sama ada untuk mengatakan ya atau tidak kepada hasil yang dapat dicapai. - Membuat Tarikh Akhir Untuk Tugas
Seorang pengurus yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman akan mahir dalam menetapkan tarikh akhir tugas yang sesuai. Masalah timbul apabila tarikh akhir berubah atau tidak ada waktu penyangga yang mencukupi. Tarikh akhir perlu digariskan dengan jelas dan dapat dilihat oleh semua orang. - Kekal Telus Dengan Pelanggan
Peraturan umum adalah untuk tidak berjanji dan berlebihan, bukan sebaliknya. Perbualan yang jelas dan ringkas dengan pelanggan dan pasukan membantu menguruskan harapan dan menetapkan keutamaan sehingga orang berada di halaman yang sama. Ketika perubahan dan pengalihan ke projek, tarikh akhir, dan peruntukan sumber tidak dijelaskan bahawa projek itu dapat tergelincir atau menjadi lebih mencabar.
Dengan aliran pengurusan kerja yang betul yang membolehkan pertemuan dan kemas kini dalam talian yang konsisten, projek dapat terbentuk dengan lebih tepat dan tetap mengikut anggaran dan tepat pada waktunya.
Amalan Pengurusan Kerja Terbaik
Sama ada anda mempunyai perisian pengurusan kerja khusus atau anda mempunyai sistem lain seperti perjumpaan dalam talian yang rutin, ketahuilah bahawa ia tidak perlu ditulis dengan jelas. Pengurusan kerja yang paling berkesan adalah hidup dan bernafas dan mesti kerap dikaji. Berikut adalah beberapa perkara yang patut dilakukan dan tidak patut dilakukan:
- Lakukan Amalan Komunikasi Cemerlang
Bina persekitaran pasukan kolaboratif dengan komunikasi yang jelas dan tepat pada masanya. Menetapkan maklumat dan dokumen terpusat, pertemuan dalam talian yang kerap, dan perjumpaan pasukan. Tanamkan budaya komunikasi syarikat dengan menyetujui peraturan perikatan: Bilakah yang terbaik untuk menghantar e-mel atau mengadakan perjumpaan? Siapa yang bertanggungjawab untuk apa dan bagaimana mereka boleh dihubungi? Bagaimana pekerja baru ditempatkan? Di mana pekerja boleh bertanya? - Jangan Elakkan Ketelusan
Biarkan ahli pasukan mengetahui apa yang berlaku sebaik sahaja ia berlaku atau secepat mungkin. Adakah terdapat pemotongan anggaran? Perubahan kepimpinan? Pembangunan perniagaan baru? Selalu ikuti perkembangan orang dan nyatakan sebab di sebalik perubahan apabila ia sesuai. Juga, cuba elakkan penyamaran maklumat penting. Khabar angin membuang masa dan meruntuhkan semangat. - Jangan Galakkan Gelung Maklum Balas Berterusan
Untuk hasil yang terbaik, penghargaan dan maklum balas peluang memberi hasil yang lebih baik untuk mendengar dan mendorong. Bukan hanya membina kepercayaan, mengekalkan pekerja dan membuat orang merasa dihargai. Biarkan maklum balas menjadi sebahagian daripada proses pengurusan kerja untuk produktiviti yang lebih baik dan kurang membuang masa. - Jangan Micromanage
Anggota pasukan diupah untuk melakukan kerja. Setelah mereka diberi alat dan masa yang mereka perlukan, mereka tidak perlu ditonton seperti elang. Biarkan mereka mempunyai akses ke perisian dan platform yang mempunyai maklumat yang mereka perlukan dan kemudian percayai mereka untuk mencapai apa yang telah mereka tetapkan. Dengan kata lain, sebutkan mereka dan siapkan untuk berjaya agar mereka dapat berusaha sepenuhnya tanpa gangguan.
Biarkan platform persidangan video canggih Callbridge membuat hubungan untuk memperkasakan individu dan tugas pengurusan kerja yang mereka hadapi. Dengan pendekatan berpusatkan video yang berintegrasi dengan alat pengurusan perniagaan dan komunikasi projek lain, anda dapat mengoptimumkan bagaimana pasukan anda berfungsi dengan segera.
