Når noe så stort som en pandemi påvirker verden, endrer det uunngåelig hvordan verden fungerer. Steg for steg, som går gjennom ukjent territorium, lærer hver bransje og hver virksomhet å tilpasse seg og lykkes i denne nye normalen - spesielt lovlig.
Rettssystemet har gjennomgått flere begrensninger og begrensninger, og som et resultat har det påvirket hyppigheten og tilgjengeligheten av bevegelser, forprøver, rettssaker og hele prosessprosessen som helhet.
Som advokat har du sikkert opplevd førstehånds implikasjonene av å måtte jobbe hjemmefra. Virtuelle møter har blitt valuta som tidligere prosesser og systemer har skiftet til å forvandle seg til et online rom. Med et åpenbart skiftende juridisk landskap, blir videokonferanser den beste løsningen for mange rettssaker, og starter med undersøkelser for å bli oppdaget.
Videokonferanser lar begge sider av advokaten skaffe seg nødvendige og kritiske fakta, bevis, støtte, påstander, bevis og forsvar i søksmålet uten å måtte trå til fots i retten.
Forutsatt at advokatfirmaet ditt har gjort overgangen online - øke antallet eksterne møter, styrke IT-avdelingen, lære å bruke skjermdeling og virtuell bakgrunn, som gjør tilpasningen til kortere og mer konsise online møter og presentasjoner - du kan nå se hvordan teknologi gir muligheten til å kommunisere eksternt uten problemer.
La oss dykke dypere inn i hvordan dette tar form på tvers av forskjellige juridiske implikasjoner.
En av de letteste og fremadstormende funksjonene til videokonferanser inkluderer opptak. Å treffe rekord når et online møte er i gang, gir deltakerne en start-til-slutt, fullstendig fanget opptak av alt som skjedde i synkroniseringen.
Dette kan imidlertid være et prosessforandring for mange bedrifter og virksomheter. Ble teamsamtaler registrert før du flyttet på nettet og de fleste som jobbet hjemmefra? Hvem tok møtenotater? Hvor mye tid ble brukt på å innkalle? Gjør farten mer sømløs ved å innlemme teknologi som gjør tungt løfting som å fange lyd, video, skjermbilder, sendte lenker og dokumenter for deg.
I tillegg til fordelen med opptak kommer vanligvis transkripsjon og smarte sammendrag, to funksjoner som forbedrer oppdagelsesprosessen. Ikke bare fanges nyanse og kroppsspråk via video, men også tonefall, tankemønstre og vokabular kan skelnes ved hjelp av teknologiens høyttalerkoder, avanserte algoritmer og vanlige emnekoblinger.
På den andre siden av mynten ligger imidlertid noen få utfordringer fremtidige rettssaker og etterforskning bør vurdere. Masseopptak gir tre bekymringspunkter fra et datalagringssynspunkt:
Multiplikasjonen av data
Når flere og flere online utvekslinger blir tatt opp, hoperes flere filer opp, og størrelsen på videofilene kan også gjøres. Etter hvert som datamengden klatrer i størrelse, vil muligheten til å lagre og hente trygt øke i takt.
Administrere poster
Sikker og sikker datalagring er avgjørende fordi informasjonen som deles og diskuteres kan være svært sensitiv og ikke ment for noen andre å se. Tenk på hvordan og hvor disse filene lagres. Hvem eller hva er beskyttelsen? Hvem har tilgang, og hvordan beskyttes de?
Discovery
Tidligere er det mulig at møter ble lydinnspilt eller skrevet ned i et tekstbehandlingsdokument, noe som begrenser nøyaktigheten og omfanget av den oppgitte informasjonen.
Kanskje dataene ble samlet i en presentasjon eller agenda. Nå er potensialet for mer detaljerte elektroniske filer og transkripsjoner langt mer fordelaktig enn noensinne. Registrerte nettmøter har kapasitet til å ta opp lyd og / eller video sammen med alt møteinnholdet som inkluderer hver transaksjon og utveksling gjennom hele møtet.
Husk verdien av ansiktsuttrykk, gestikulasjoner og alt som er kommunisert uten å snakke.
Noe å huske:
Tilgang til innspilte møter kan vise seg å være både a positiv og negativ som et “digitalt fotavtrykk” kan være grunnlag for senere bruk. Sørg for at personvern og sikkerhetstiltak er oppdatert og gjennomsiktig, ettersom forespørsler om søksmål kan omfatte videomøter like ofte som e-post og dokumenter.
For å sikre total nøyaktighet og gjennomsiktighet, sett policyer som skaper sammenheng når det gjelder videokonferanser. Organisering av data, beslutning om retningslinjer og generelt etablering av en flyt eller prosedyre når det gjelder møter på nettet vil sikre at sikkerhetsrisikoen er begrenset, data blir utvunnet og informasjon er lett tilgjengelig:
- Bestem deg for å navngi stevner for møter og hvem som har ansvaret for å administrere opptakene. Hvor vil opptakene bo og hva er de administrative reglene for lagring, tilgjengelighet, sletting, oppdagelse osv.?
- Avhengig av størrelsen på møtet, deleger du innspillingsansvaret til en eller noen få deltakere. Velg en deltaker fra hver avdeling, veileder eller leder for å være ansvarlig for å registrere forskjellige typer møter. Hvem vil være moderator og hvilke retningslinjer, regler og prosedyrer som må settes på plass for forskjellige virtuelle møter?
- Hvilken “visning” vil du lagre? Når du har bestemt hvem moderatoren er (eller kanskje det er noen få), velger du hvilke av de forskjellige møtealternativene som oppfyller firmaets behov og hvem som skal gjøre opptak fra hvilken datamaskin - eller utsiktspunkt.
- Hold øye med slutten sammendrag og rapporter levert av videokonferanseplattformen og avgjør hvem som er ansvarlig for dem. Hvem vil ta imot dem og hvordan blir de tilgjengelige?
- Unngå å avspore funn med videokonferanseavsetninger som:
Etablere den fysiske plasseringen av deponenten og hvordan han / hun vil bli logistisk satt opp for å koble til det virtuelle møtet
Kom med et annet alternativ hvis rettsreporteren og deponenten ikke klarer å møte opp på samme sted
Få utstillinger til deponenten via post på forhånd eller elektronisk under deponeringen
Kjør greit - test teknologien før dagen for den virtuelle avsetningen
Koble flere advokater og deltakere fra forskjellige geografiske steder
Er enige om alle om det blir registrert eller ikke - få samtykke - Ha en oppbevaringspolicy som bryter ned hvordan videokonferanser vil bli lagret, og senere ødelagt etter en viss tid.
Etter at et online møte er pakket inn, lagres opptakene i skyen og forblir tilgjengelige gjennom firmaets portal eller av moderatoren. Å gi visse deltakere tilgang er et personvern- og sikkerhetstiltak. Generell registeradministrasjon, driftsprotokoller og tilgang bør etableres gjennom diskusjon og utvikling av policy og prosedyre.
Forhindre sikkerhetsbrudd og videoavlytting med teknologi som gjør hver online-utveksling trygg og privat. Mandat til bruk av en engangs tilgangskode eller en person som treffer rekord under møtet. Se etter funksjoner som:
- Engangs tilgangskode: Hver samtale er kryptert med en unik og privat kode som bare er gyldig for den angitte og planlagte konferansesamtale.
- Møte lås: Rett etter at deltakerne har dukket opp, aktiver denne funksjonen for å forhindre at uønskede deltakere griper inn. Alle som møter opp sent vil bli bedt om å be om tillatelse fra moderatoren.
- Sikkerhetskode: Hvis dagsorden for møter på nettet innebærer diskusjon av svært sensitiv informasjon, kan du legge til et nytt sikkerhetslag med en ekstra kode som kreves når du går inn på en konferanse.
Teknologi som er lett tilgjengelig og som gir grunnlag for at funn skal eksistere, viser seg å bli mer utbredt. Og fremover er det lite sannsynlig at personlige prosedyrer vil ha forrang. Hvis lovlig funn og andre prosesser kan oppnås online, er det mulig at de vil fortsette å bli holdt online.
Når det gjelder å ty til programvare for videokonferanser i stedet for å møte opp personlig,
fordelene - inkludert kostnadsbesparelser, mindre reise, mer tid, eksternt samarbeid, økt produktivitet, færre forsinkelser - oppveier sikkert utfordringene:
Utfordring #1:
Tradisjonelt er hver part vanligvis i fysisk nærvær av sin juridiske rådgiver som er pålagt å levere, bistå og forklare dokumenter og utstillinger under undersøkelsen.
Løsning:
I stedet, med videokonferanser, er dette en mulighet til å planlegge fremover. Advokater og juridisk rådgiver må sortere ut alle bevis, utstillinger, dokumenter og bevis på forhånd. Den skal være tydelig, merket, organisert, med tittelen og sendes via post eller klar til å bli sparket av elektronisk. Sørg for at adressene er oppdatert, stavet riktig, og at alle som trenger dataene er inkludert i den digitale transaksjonen eller posten.
Utfordring #2:
Å vurdere vitners oppførsel og ro kan være grumsete gjennom en videolink i stedet for å være til stede på samme fysiske sted.
Løsning:
En teknologiprøve utført i dagene frem til det virtuelle møtet vil sikre at deltakeren blir sett tydelig og fullstendig. Lag en referanseguide for videokonferanser for klienter, kolleger og andre juridiske fagpersoner i firmaet ditt som inkluderer obligatorisk praksis for vokalprojeksjon, belysning, holdning, akseptabel bakgrunn og annen informasjon som gjør videooppdagelse på punkt, polert og profesjonelt.
Utfordring #3:
En innstilling som ikke er institusjonell eller ikke fremstår som nøytral eller hensiktsmessig, kan være skurrende, villedende eller føre til utilstrekkelig undersøkelse.
Løsning:
Gi eksempler på videoer og online veiledning om hvordan videokonferanseavsetningen, oppdagelsesanropet, forprosessen eller prøveprosessen skal utfolde seg. Skissere hva som er akseptabelt, og hvilke oppsett og bakgrunn som vil føre til en vellykket eksamen. Gi eksempler på dårlige videoer og hva du ikke skal gjøre også.
Utfordring #4:
Å ikke være i samme fysiske rom åpner for undersøkelsen for potensielt misbruk eller feilbehandling.
Løsning:
Full gjennomsiktighet i diskusjonen kreves fra begynnelse til slutt. Samtykke med en merkbar ledetekst i begynnelsen av møtet sikrer at alle er kompatible. Videre gir opplæring og opplæring om beste praksis under eksamen solid prosesser for å sikre at de er strømlinjeformede og up-to-standard.
Når det gjelder den faktiske kvaliteten på kommunikasjonen gjennom undersøkelser for funn via videokonferanser, er det noen gode fremgangsmåter:
• Sett bort tid - før, under og etter
Innsjekking, intervjuer, vitnesbyrd, møter, avsetninger - sørg for at det er litt tid før du kan forberede deg, nok tid til å komme igjennom og litt tid til side for å reflektere og gå gjennom opptaket eller oppsummeringene.
• Sørg for at all teknologi fungerer
Når tiden er viktig, ikke bli fanget opp med å prøve å løse og løse tekniske problemer mens alle venter. Vis opp til videokonferansen litt tidligere, og test mikrofonen, høyttaleren og tilkoblingen.
Sjekk om alt er ladet opp, ekstra ledninger er tilgjengelig, wifi er sterkt osv. Benytt deg av lyd- og videotesting som tilbys av konferanseplattformer på bedriftsnivå.
• Dobbeltsjekk stedet
Velg et sted som er stille, sterilt og distraksjonsfritt. En hvit vegg eller et lukket rom med en ren, ikke-forstyrrende bakgrunn fungerer best.
• Hold deg til timingen
Kommuniser møtelengden på forhånd slik at alle kan planlegge deretter. Akkurat som et personlig møte, lag en agenda, hold deg til den og beskytt alles tid.
• Kontroller lyd- og videotilkobling
Bruk et hodesett for å minimere tilbakemeldinger og maksimere hørsel og projeksjon. Bruk videokonferanser som har høykvalitets lyd- / videomuligheter.
La Callbridge skaffe advokatfirmaet ditt videokonferanseteknologien som gjør at prosedyreprosedyrer går greit i en virtuell setting. Med det utrolige potensialet for å bringe mange personlige prosesser på nettet, er muligheten til å kutte ned kostnadene, jobbe mer hjemmefra, fremskynde rettslige prosesser og få mer informasjon i raskere tempo.
Callbreds toveiskommunikasjonsplattform har makten til å gå mer i dybden og gi dimensjon til måten advokatfirmaer driver sin virksomhet på. Registrerte nettmøter gir alle partene følelsen av å være ansikt til ansikt, men fra en trygg og sunn avstand. I tillegg gir det mer fleksibelt oppmøte, og med riktig omtanke er planlegging og beredskap en passende erstatning for personlige møter.
