Hvis du lurer på hvordan du lykkes med å administrere et eksternt team, må du vite hvor du skal begynne. Kanskje du vil ta en forebyggende tilnærming og sette strukturer på plass for ansatte og kolleger for å hjelpe dem til å føle seg sett og hørt. På den annen side kan du allerede være i stand til å finne tegn på nød i teamet ditt. Uansett er begge gode muligheter for å gjøre det bedre i en ekstern situasjon.
Les videre for 11 tips om hvordan du gjør det administrere et eksternt team uten å ofre hvordan du jobber.
La oss innse det, det kommer alltid til å være en utfordring når du arbeider med et spredt team. Tenk på noen av de vanligste utfordringene du kanskje står overfor:
- Ikke nok ansikt til ansikt-interaksjon, tilsyn eller ledelse
- Begrenset tilgjengelighet til informasjon
- Sosial isolasjon og minimal eksponering for kontorkultur
- Mangel på tilgang til de riktige verktøyene (hjemmekontorrekvisita, enhet, wifi, kontor osv.)
- Eksisterende problemer som har blitt forstørret
Hvis du vil være en leder som leder an for teamet ditt til å samarbeide og utmerke seg ikke bare i jobbene sine, men som en sammenhengende enhet, er det noen tips for å bygge bro over gapet:
1. Touch Base - Daily
1. Touch Base - DailyI begynnelsen kan det føles som for mye, men for ledere som fører tilsyn med et eksternt team, er dette en viktig vane. Det kan være så enkelt som en e-post, melding via tekst eller Slack, eller en telefonsamtale. Videokonferanser tar også over som den foretrukne kommunikasjonsmetoden. Prøv en 15-minutters ansikt-til-ansikt-interaksjon og se hvordan det fungerer for å skape enkel tillit og forbindelse.
(alt-tag: Kvinne som jobber flittig med bærbar datamaskin i moderne arbeidsområde med stilige detaljer, og planter i bakgrunnen.)
2. Kommuniser så kommuniser litt mer
Disse daglige innsjekkingen er bra for enkel oppdatert informasjonsutveksling, men når det gjelder delegering av oppgaver og innsjekking av ansvar, er kommunikasjon på topp. Spesielt hvis ansatte er fjerntliggende og det er ny informasjon, må klar og kort kommunikasjon ha forrang. Dette kan se ut som å sende en e-post når prosjektledelsesverktøyet har blitt oppdatert med en presserende oppgave eller å sette opp et online møte når klientens korte endringer og teamet utvilsomt vil ha spørsmål.
3. Stol på teknologi
Å gå digitalt betyr å velge teknologi som styrker hvordan du administrerer et eksternt team med kommunikasjon. Verktøy som prosjektledelse og videokonferanser kan ha en læringskurve og ta litt tid å tilpasse seg, men fordelene oppover veien oppveier den innledende "venne seg til" fasen. Velg en videokonferanseplattform som er enkel å konfigurere og nettleserbasert, og som har flere funksjoner og integrasjoner.
4. Enig om vilkårene
Å etablere kommunikasjonsregler og beste praksis tidlig og lar ofte ledere lede med tillit og gir ansatte en container å jobbe innenfor. Bli klar over forventningene angående frekvens, tidstilgjengelighet og kommunikasjonsmåte. For eksempel fungerer e-post godt for introduksjoner og oppfølging, i mellomtiden fungerer direktemeldinger bedre for tidssensitive problemer.
5. Prioriter utfall fremfor aktivitet
Når folk ikke møtes på samme kontor eller sted, er hver enkelt inneholdt i sitt eget miljø og forhold. Ved å overlevere tøylene med hensyn til å oppnå ønskede resultater, handler det om å gi de klart definerte målene som gjør det mulig for dem å gjøre det uten din mikromanagement. En gjennomføringsplan kan defineres av den ansatte så lenge alle er enige om sluttresultatet!
6. Bestem HVORFOR
Selv om det kan virke som en begrunnelse eller forklaring, “hvorfor” faktisk lader følelsesmessig spørsmålet og kobler ansatte til deres oppdrag. Bare husk dette når prosjektet endres, teamet forvandles, tilbakemeldingen er ikke positiv. Ha alltid "hvorfor" på alles bevissthet.
7. Inkluder nødvendige ressurser
Er teamet ditt utstyrt med de beste verktøyene og ressursene som er mulig? Kritiske verktøy inkluderer wifi, en bordstol, kontorrekvisita. Men ta det et skritt videre og gi andre ressurser som kan være til fordel for alle, som bedre hodetelefoner til videokonferanser eller en høyttaler for høyere, klarere lyd.
8. Identifiser og fjern barrierer
Fysisk og emosjonell isolasjon er ekte. Det er også distraksjoner hjemme, leveranser, brannalarmer, barn hjemme osv. Som leder kan du hjelpe deg med å identifisere hvilke hindringer som begynner å komme opp ved å se godt ut for å forutsi hva som kan komme i veien for en ansattes produktivitet og ansvar, som restrukturering, mangel på støtte eller ressurser, behovet for mer samhandling og ansikts tid.
9. Delta i sosiale aktiviteter
9. Delta i sosiale aktiviteterVirtuelle pizzafester, online "vis og fortell", lykkelige timer, lunsjer og kaffepauser som brukes med videochat, kan virke tvungne, men disse hangout-øktene har vist seg å være svært nyttige. Ikke undervurder verdien av småprat og utveksle enkle koseligheter. De kan gå langt for å etablere tillit, forbedre teamarbeid og skape forbindelser.
(alt-tag: Kvinne som sjekker telefonen sitt sittende ved bordet i det moderne hvite kjøkkenet som arbeider foran den bærbare datamaskinen ved siden av kjøleskapet og nær veggen)
10. Fremme fleksibilitet
Når vi fortsetter å jobbe hjemmefra, er det viktig for ledere å øve tålmodighet og forståelse. Hver ansattes arbeidsmiljø er ikke bare annerledes enn det en gang var, det er nå andre faktorer og forskjellige godtgjørelser som må redegjøres for. Ting som barn som løper rundt, kjæledyr som trenger å gå en tur på middagstid, ringe med en barneseng i bakgrunnen eller romkamerater som går gjennom.
Fleksibilitet refererer også til tidsstyring og tidsforskyvning. Hvis møter kan spilles inn eller hvis timer kan kompenseres senere for å imøtekomme en ansattes situasjon, hvorfor ikke være litt mildere?
11. Vis deg bryr deg
I den store ordningen med ting er det fortsatt å jobbe hjemmefra en prosess som alle fortsatt blir vant til. Noen av arbeidsstyrken kan dra tilbake til kontoret, mens andre kan ta en hybrid tilnærming. I mellomtiden, erkjenn hva som er ekte for den ansatte når det gjelder stress. Inviter samtale og oppretthold en følelse av ro når ting blir kaotiske.
Med Callbridge er det mange muligheter for å holde kontakten med teamet ditt nær eller langt, og det starter med videokonferanser som skaper forbindelser. Bruk Callbridge til å gi teamet sofistikert teknologi som forener ansatte og gir dem en løsning for å fremskynde kvalitetsarbeid. Administrer teamet ditt eksternt når du innleder en kultur for samarbeid.
