Dacă sunteți avocat sau lucrați în industria juridică, nu există subestimare a puterii comunicării succinte. Fie că este între colegi sau gestionează relațiile client-avocat; discutarea soluțiilor sau gestionarea conflictelor - modul în care vă prezentați literalmente latura povestirii poate fi diferența dintre succes și eșec.
Setarea tonului începe cu trimiterea și primirea de mesaje clare. Nu cu mult timp în urmă, firmele de avocatură s-au bazat foarte mult pe apelurile de conferință ca mod preferat de comunicare. Cu toate acestea, întrucât videoconferința prezintă mai multe beneficii care duc la o productivitate mai bună, economii crescute de costuri, fericirea și siguranța angajaților și o mai bună reținere a clienților, firmele se bazează pe tehnologia de comunicație bidirecțională pentru a angaja afacerea.
Avantajele conferinței video sunt multe. Ceea ce se credea cândva futurist și putea costa până la zeci de mii de dolari, în prezent, această tehnologie este necesară pentru a conduce o afacere - și nu costă aproape la fel de mult. În plus, software-ul a fost semnificativ rafinat și sofisticat. Este intuitiv de utilizat, implementat și partajat.
Dacă sunteți o firmă de avocatură care dorește:
- Fiți mai imediat cu transmiterea de informații, date și asistență pentru un client
- Consolidarea culturii corporative și a comunicării interne
- Îmbunătățiți și simplificați sarcinile de facturare și administrare complicate
- Intrați și concentrați-vă pe întâlnirile cu clienții fără apeluri statice, renunțate sau distragerea atenției
- Gestionați versatilitatea unui apel local sau extern
Apoi, priviți videoconferința ca parte a strategiei dvs. de afaceri. Rețineți următoarele întrebări care vă vor ajuta să decideți ce platformă este cea mai potrivită pentru nevoile firmei dvs.
Să începem cu începutul. Nu există nimic neproductiv la apelurile de conferință. De fapt, sunt extrem de eficiente pentru o varietate de utilizări. Această postare nu este despre înlocuirea apelurilor de conferință cu videoconferința. Este doar pentru a arăta că, utilizând ambele, puteți oferi mai multă valoare pentru a merge mai adânc cu clienții.
Conferința este excelentă pentru:
- Au discuții improvizate sau programate cu privire la o evoluție în caz
- Taierea firelor lungi de e-mail pentru a ajunge direct la punct
- Specializarea și schimbul de informații despre subiecte specifice
- Aducerea factorilor de decizie în același spațiu
- Activarea transcrierii și înregistrării conferinței pentru detalierea informațiilor
Adăugați în următoarea dimensiune pe care conferința video o oferă și veți vedea cât de completă este oferta dvs. nu numai pentru clienții dvs., ci și pentru colegii din birou și superiori. HR, IT și alte departamente beneficiază, de asemenea, foarte mult.
Ce oferă conferința video?
Comunicarea cu clienții este în fruntea succesului fiecărei firme de avocatură.
La sfârșitul zilei, se reduce la:
1) construirea încrederii într-un client și
2) apoi menținându-l.
Acești doi pași critici sunt fundamentul pentru asigurarea unei comunicări excelente cu clienții că:
- Își satisface nevoile și oferă experiențe pozitive ale clienților, făcându-i să se simtă prioritari, poziționându-te ca avocat pentru cauza lor.
- Îți construiește reputația. Într-o industrie în care cuvântul gurii valorează la fel de mult ca aurul, reputația firmei dvs. de avocatură este cartea dvs. de vizită. Majoritatea firmelor de avocatură se luptă pentru afaceri pe baza experienței lor.
- Vrei să ieși în evidență? Abordați-vă strategia de comunicare a clienților cu instrumente și metode de ultimă generație care vă oferă cunoștințele cheie de care aveți nevoie pentru a vă înțelege.
- Creează armonie între dvs. și clientul dvs. Comunicarea continuă la fiecare punct de contact al procesului funcționează pentru a evita ca orice să fie măturat sub covor sau să nu fie crescut.
Mai ales la început, când clientul încearcă doar să-și dea seama dacă vă place ca avocat și vrea să vă angajeze, în timp ce în același timp încercați să evaluați dacă au o problemă juridică pe care o puteți ajuta să o rezolve.
Este atât de important să puneți o bază pentru o comunicare adecvată din start. Nu lăsați metodele de comunicare inferioare, gestionarea deficitară a relației și utilizarea necorespunzătoare a timpului să afecteze modul în care sunt tratați clienții dvs.
În schimb, adăugați în mixul de videoconferință care vine cu acestea 3 beneficii cheie:
Beneficiul cheie nr. 1
Standarde de înaltă securitate pe toată durata apelului.
Păstrarea în siguranță a informațiilor clientului dvs. este o prioritate absolută pentru fiecare practician juridic. Întâlniri online dacă scurt sau extins ar trebui să fie echipat cu toți pașii necesari pentru cele mai bune practici către măsuri de securitate adecvate:
- Obligatoriu pentru a oferi acces la un conferință telefonică securizată
- Trebuie să poată controla participanții la un apel
- Adăugați straturi suplimentare de securitate, dacă este necesar (blocare întâlnire, cod de acces unic, etc.)
- Garantează că participanții la apel sunt SINGURI participanți la apel
- Portal de apeluri de conferință
Beneficiul cheie nr. 2
Transmiterea ușoară a trimiterii și primirii informațiilor.
Atunci când aveți de-a face cu clienții, este important să furnizați o tehnologie de comunicare ușor de utilizat, concepută intuitiv, care ajută mai mult decât împiedică. O platformă ușor de utilizat și care poate fi personalizată pentru a reflecta marca dvs. se dovedește a fi o experiență mai plăcută.
În plus, alegeți o platformă încărcată cu funcții care vă susțin conversația, cum ar fi:
- Partajarea ecranului pentru examinarea documentelor și fișierelor în timp real online. Partajând desktopul, puteți include alți participanți pentru a vizualiza și a vedea exact ceea ce vedeți. Fiecare curs de acțiune este „vizibil” pentru o colaborare mai intensă, o comunicare sporită și o participare accelerată. Partajarea ecranului face ca orice chat să fie mai dinamic și mai ușor de facilitat.
- Înregistrări de întâlniri pentru o relatare exactă a evenimentelor din trecut, detalii și istorie. Folosit în timpul unui conferințe video (sau conferință telefonică), o înregistrare oferă o imagine mai mare a ceea ce se întâmplă. Mai ales atunci când puneți câteva întrebări dificile, înregistrarea unei întâlniri s-ar putea dovedi benefică pe parcurs atunci când examinați mai multe detalii, deoarece limbajul corporal al unei persoane, nuanțele și tonul vocii apar mai clar prin intermediul videoclipului.
- Înregistrările video și audio, de asemenea, funcționează foarte bine dacă cineva nu poate participa sau viziona acum, în schimb îl poate viziona mai târziu.
- Transcrieri AI vă ajută pe dvs. și echipa dvs. să fiți prezenți și să păstrați spațiu, mai degrabă decât să vă împărțiți atenția între a lua notițe și a asculta. Cu transcrieri detaliate făcute pentru ca dvs. să includeți etichete pentru difuzoare și ștampile de dată și oră, puteți continua cu o mărturie sau altă comunicare video, fără a vă face griji dacă informațiile au fost sau nu capturate. Datele, numele, locurile și temele și subiectele comune sunt toate filtrate și înregistrate pentru o amintire ușoară și date mai aprofundate după conferință.
Informațiile detaliate care sunt prezentate cu etichete pentru difuzoare, ștampile de dată și vorbirea ușor de citit în notele text vă economisesc timp. Acest lucru este util mai ales pentru mărturii sau alte procese judiciare, inclusiv mandate etc.
Beneficiul cheie nr. 3
Accesul la toate informațiile dobândite după finalizarea apelului.
Este deosebit de important și benefic pentru tehnologia de videoconferință apelează rezumate și transcrieri organizat la sfârșitul sincronizării. Datele post-conferință care sunt etichetate și care sunt la fel de ușor de căutat, pe măsură ce e-mailul vă face munca mai ușoară și mai eficientă În plus, toate informațiile, inclusiv link-urile trimise, mass-media, videoclipuri și înregistrări, plus fișierele și documentele sunt salvate în cloud pentru o cale de navigare mai centralizată, cu acces ușor, pe care tu și oricine din echipa ta sau din firma ta o poți accesa.
Un rezumat al apelului video care are totul într-un singur loc face ca schimbul de informații să fie mai ușor și mai ușor. Nimic nu cade între crăpături când totul este așezat în fața ta.
Acum, când beneficiile sunt puțin mai evidente, este mai clar cum implementarea conferințelor video în viața de zi cu zi poate avea un impact semnificativ asupra calității comunicării. Urmăriți cum fluxul lucrurilor devine mai rațional atunci când toată lumea este conectată. Clienții doresc să știe că vă ocupați de nevoile lor, iar angajații vor să simtă că conducerea lor superioară are încredere în ei.
În timp ce luați în considerare soluțiile de videoconferință pentru firma dvs. de avocatură, iată 6 întrebări pe care trebuie să le puneți mai întâi:
6. Cum vei încorpora videoconferința în cabinetul tău?
Unde este firma dvs. în legătură cu secțiile de poliție, spitale, instanțe de judecată, centre de detenție etc.? Aceste locuri permit trimiteri video și alte forme de comunicare pentru proceduri legale? Cât de inteligentă este clientela dvs.?
5. Cât de des intenționați să programați conferințe video?
Luați notă de dimensiunea firmei dvs. și de ceea ce viitorul are în rezervă pentru creștere. Mai mult, alte departamente vor sări și pe căi de rulare? Aceasta este o oportunitate excelentă pentru HR să păstreze legătura cu alte firme și să angajeze la nivel internațional.
4. Vei folosi videoconferința pentru instruire suplimentară și seminarii web?
Pentru practicienii în drept care doresc să-și îmbunătățească setul de abilități; Pentru conectarea partenerilor și firmelor de avocatură surori; devenirea unui mentor sau instruirea IT - utilizarea conferinței video este o modalitate eficientă și rentabilă de a utiliza tehnologia pentru a împuternici oamenii în rolul lor.
HR poate folosi videoconferinta soluții pentru accelerarea și îmbunătățirea recrutării și a procesului de angajare prin deschiderea fondului de talente în străinătate. IT este capabil să abordeze rapid orice problemă tehnologică și să ofere asistență prin chat-uri text plus cu ajutorul partajarea ecranului și chat video, oferă îndrumări complicate, navigare și configurare - oriunde, oricând.
3. Câți avocați și clienți sunt dispuși să folosească această tehnologie?
Luați în considerare modul în care funcționează echipa dvs. discutând caracteristicile și beneficiile unei strategii de comunicare mai centrate pe video. Va împuternici acest lucru echilibrul dintre viață și viața personală? Avocații pot lucra de acasă câteva zile? Acest lucru se aplică și clienților. Sunt receptivi la potențial mai virtual virtual? Implementarea unei abordări mai online a întâlnirilor și a relațiilor avocat-client va economisi timp de călătorie și va îmbunătăți productivitatea?
2. La ce ROI vă puteți aștepta?
Scufundați-vă în ce măsură va fi extinderea aproximativă a utilizării. Cu un calcul rapid, comparați și contrastați cantitatea actuală de timp petrecut în anumite cazuri între timpul de călătorie și resurse. Adăugați-l pentru a afla orele de timp pe lună și pentru a vedea cum implementarea conferințelor video poate face diferența.
1. Cât de eficientă este tehnologia la care te uiți?
Investigați modul în care software-ul de comunicații bidirecționale se poate integra cu infrastructura dvs. existentă și cum se poate influențați fluxul de lucru. Căutați ceva care simplifică procesele; este ușor de utilizat de toată lumea; se conectează la forța de muncă virtuală la distanță și oferă aplicații și caracteristici care oferă valoare și interacțiuni mai semnificative.
Urmăriți întrebările pentru a medita:
• Ce caracteristici de securitate sunt incluse?
• Câți participanți sunt cazați?
• Există asistență pentru clienți?
• Ce caracteristici sunt incluse? Există înregistrări? Partajarea ecranului? Rezumate?
• Cum este experiența mobilă? Există o aplicație?
Combinând atât apelarea prin conferință, cât și videoconferinta în fiecare zi: de la întâlniri interne, la angajarea angajaților și învățarea continuă, la depuneri virtuale și mai mult, devine evident că, pentru a se deplasa cu vremurile, firmele de avocatură trebuie să adopte digitalizarea.
Ofertele online deschid ușile pentru mai multe afaceri, productivitate și încredere sporită și accesibilitate cu clienții. Comunicarea sporită face ca rolul fiecăruia - separat sau în ansamblu - să fie mai eficient.
Lăsați Callbridge să ofere firmei dvs. de avocatură cele mai bune conferințe sofisticate din clasă, care construiesc o cultură de comunicare împuternicită în cadrul echipei și biroului imediat, strălucind în același timp o lumină despre cum să gestionați și să întrețineți relațiile cu clienții.
Furnizarea unei platforme de comunicare bidirecțională pentru a încuraja comunicarea clară și concisă în interiorul și în afara sălii de judecată începe cu o tehnologie concepută pentru a acoperi decalajul dintre întâlnirile ținute în persoană și online.
Costumul serviciilor digitale Callbridge funcționează pentru:
- Păstrați angajații și clienții informați cu o transmisie ușoară și accesibilitatea informațiilor
- Mențineți o conexiune privată și sigură în orice moment
- Simplificați și conectați-vă cu funcții precum Transcriere AI, Înregistrare în ședință și Partajarea ecranului care sporesc productivitatea, eficiența și participarea
- Încurajați mai mult timp în față în timp real cu conferințe video și audio de înaltă calitate
- Și altele!
Aflați cum soluțiile de videoconferință Callbridge pot oferi firmei dvs. un avantaj competitiv prin folosirea activității realizate și modul în care clienții sunt îngrijiți.
