Când ceva la fel de mare ca o pandemie afectează lumea, inevitabil se schimbă modul în care funcționează lumea. Pas cu pas, traversând un teritoriu necunoscut, fiecare industrie și fiecare afacere învață cum să se adapteze și să aibă succes în acest nou normal - în special legal.
Sistemul juridic a suferit multiple restricții și limitări și, ca rezultat, a afectat frecvența și disponibilitatea mișcărilor, pre-proceselor, proceselor și întregului proces de litigiu în ansamblu.
În calitate de profesionist în domeniul juridic, cu siguranță ați experimentat din prima mână implicațiile de a lucra de acasă. Întâlnirile virtuale au devenit moneda pe măsură ce procesele și sistemele anterioare s-au transformat într-un spațiu online. Cu un peisaj juridic evident în schimbare, videoconferința devine soluția ideală pentru multe proceduri legale, începând cu examinări pentru descoperire.
Conferința video permite ambelor părți ale avocatului să dobândească fapte, dovezi, sprijin, revendicări, dovezi și apărări necesare și critice în proces, fără să trebuiască niciodată să pășească în instanță.
Presupunând că firma dvs. de avocatură a făcut tranziția online - creșterea numărului de întâlniri la distanță, consolidarea departamentului IT, învățarea modului de utilizare partajarea ecranului și fundaluri virtuale, făcând ajustarea la întâlniri și prezentări online mai scurte și mai concise - puteți vedea acum cum tehnologia oferă posibilitatea de a comunica de la distanță cu ușurință.
Să ne adâncim în modul în care acest lucru se concretizează în diferite implicații juridice.
Una dintre cele mai bune și avansate caracteristici ale conferinței video include înregistrarea. Atingerea înregistrării odată cu desfășurarea unei întâlniri online oferă participanților o înregistrare de la început până la sfârșit, capturată complet a tot ceea ce a apărut în sincronizare.
Totuși, aceasta poate fi o schimbare procedurală pentru multe firme și companii. Înainte de a se muta online și a celor mai mulți oameni care lucrează de acasă, au fost înregistrate vreodată apeluri de echipă? Cine a luat note de întâlnire? Cât timp s-a petrecut convocând? Faceți mișcarea mai simplă prin încorporarea tehnologiei care face greutăți ridicate, cum ar fi captarea audio, video, screengrabs, linkuri trimise și documente pentru dvs.
Pe lângă beneficiul înregistrării vine de obicei transcrierea și rezumate inteligente, două caracteristici care îmbunătățesc procesul de descoperire a examinării. Nu numai că nuanța și limbajul corpului sunt capturate prin intermediul videoclipului, ci și tonul vocii, modelele de gândire și vocabularul pot fi discernute prin intermediul etichetelor difuzoarelor tehnologiei, algoritmilor avansați și a linkurilor obișnuite.
Cu toate acestea, pe cealaltă parte a monedei se află câteva provocări pe care ar trebui să le ia în considerare viitoarele litigii și investigații. Înregistrarea în masă ridică trei puncte de îngrijorare din punct de vedere al stocării datelor:
Multiplicarea datelor
Când se înregistrează tot mai multe schimburi online, se acumulează mai multe fișiere și la fel și dimensiunea fișierelor video. Pe măsură ce cantitatea de date crește în dimensiune, capacitatea de stocare și recuperare în siguranță va crește în tandem.
Gestionarea înregistrărilor
Stocarea sigură și sigură a datelor este imperativă, întrucât informațiile partajate și discutate pot fi extrem de sensibile și nu pot fi văzute de nimeni altcineva. Luați în considerare cum și unde sunt stocate aceste fișiere. Cine sau ce este garanția? Cine are acces și cum sunt protejați?
Descoperire
Anterior, este posibil ca întâlnirile să fi fost înregistrate audio sau scrise într-un document de procesare a textului, limitând astfel acuratețea și sfera informațiilor furnizate.
Poate că datele au fost colectate într-o prezentare sau pe o agendă. Acum, potențialul pentru fișiere și transcripții electronice mai detaliate este mult mai avantajos ca niciodată. Întâlnirile online înregistrate au capacitatea de a captura conținut audio și video alături de tot conținutul întâlnirii care include fiecare tranzacție și schimb pe parcursul întâlnirii.
Rețineți valoarea expresiilor faciale, a gesticulărilor și a tot ceea ce este comunicat fără să vorbească.
Ceva de reținut:
Accesul la întâlniri înregistrate se poate dovedi atât a pozitiv și negativ ca „amprentă digitală” ar putea fi un motiv pentru o utilizare ulterioară. Asigurați-vă că măsurile dvs. de confidențialitate și securitate sunt actualizate și transparente, deoarece solicitările de descoperire a proceselor pot include întâlniri video la fel de frecvent ca e-mailurile și documentele.
Pentru a asigura acuratețea și transparența generală, setați politici care să creeze coeziune atunci când vine vorba de videoconferințe. Organizarea datelor, luarea de decizii cu privire la orientări și, în general, stabilirea unui flux sau a unei proceduri atunci când vine vorba de întâlniri online va asigura riscurile de securitate limitate, datele sunt exploatate și informațiile sunt ușor disponibile:
- Decideți convențiile de numire pentru întâlniri și cine este responsabil de gestionarea înregistrărilor. Unde vor trăi înregistrările și care sunt regulile administrative pentru stocare, accesibilitate, ștergere, descoperire etc.?
- În funcție de dimensiunea întâlnirii, delegați responsabilitățile de înregistrare unuia sau câtorva participanți. Selectați un participant din fiecare departament, supervizor sau manager pentru a fi însărcinat cu înregistrarea diferitelor tipuri de întâlniri. Cine va fi moderatorul și ce politici, reguli și proceduri trebuie puse în aplicare pentru diferite întâlniri virtuale?
- Ce „vizualizare” doriți să salvați? Odată ce ați decis cine este moderatorul (sau poate că sunt câțiva) alegeți care dintre diferitele opțiuni de întâlnire satisface nevoile firmei dvs. și cine va face înregistrarea de pe ce computer - sau punct de vedere.
- Fii cu ochii pe capăt rezumate și rapoartele furnizate de platforma de videoconferință și stabilesc cine este responsabil pentru acestea. Cine le va primi și cum vor fi accesate?
- Evitați descoperirea deraierii cu depuneri de videoconferință care:
Stabiliți locația fizică a deponentului și modul în care acesta va fi configurat logistic pentru a se conecta la întâlnirea virtuală
Vino cu o altă opțiune dacă reporterul și reprezentantul instanței nu pot apărea în aceeași locație
Obțineți exponate către deponent prin poștă în avans sau electronic în timpul depunerii
Rulați ușor - testați tehnologia înainte de ziua depunerii virtuale
Conectați mai mulți avocați și participanți din diverse locații geografice
Toți sunt de acord cu privire la faptul dacă va fi sau nu înregistrat - obțineți consimțământul - Aveți o politică de păstrare care descompune modul în care vor fi stocate conferințele video și, ulterior, distruse după o anumită perioadă de timp.
După încheierea unei întâlniri online, înregistrările sunt salvate în cloud și rămân accesibile prin portalul firmei sau de către moderator. Permiterea accesului anumitor participanți este o măsură de confidențialitate și securitate. Gestionarea înregistrărilor generale, protocoalele de operare și accesul ar trebui stabilite prin discuția și dezvoltarea politicii și procedurii.
Preveniți încălcările de securitate și ascultarea video cu ajutorul tehnologiei care face ca fiecare schimb online să fie sigur și privat. Obligați utilizarea unui cod de acces unic sau a unei persoane care a înregistrat în timpul întâlnirii. Căutați funcții precum:
- Cod de acces unic: Fiecare apel este criptat cu un cod unic și privat, care este valabil numai pentru cele specificate și programate apel de conferinta.
- Încuietoare: Imediat după ce participanții s-au prezentat, activați această caracteristică pentru a preveni participarea nedorită a intervenției. Oricine se prezintă târziu va trebui să ceară permisiunea moderatorului.
- Cod de securitate: Dacă agenda întâlnirii online implică discutarea informațiilor extrem de sensibile, adăugați un alt nivel de securitate cu un cod suplimentar necesar la intrarea într-o conferință.
Tehnologia care este ușor disponibilă și oferă temeiurile pentru a exista descoperirea se dovedește a fi mai răspândită. Și înainte, este puțin probabil ca procedurile în persoană să primeze. Dacă descoperirea legală și alte procese pot fi realizate online, este posibil ca acestea să fie organizate în continuare online.
Când vine vorba de recurgerea la software de conferințe video în loc să apară în persoană,
beneficiile - inclusiv economii de costuri, mai puține călătorii, mai mult timp, colaborare la distanță, creșterea productivității, mai puține întârzieri - depășesc cu siguranță provocările:
Provocarea nr. 1:
În mod tradițional, fiecare parte este de obicei în prezența fizică a consilierului său juridic, care este obligat să furnizeze, să asiste și să explice documente și exponate în timpul examinării.
Soluţie:
În schimb, cu videoconferința, aceasta este o oportunitate de a planifica în avans. Avocații și avocații trebuie să sorteze în prealabil orice probă, expoziție, document și dovadă. Ar trebui să fie clar, etichetat, organizat, denumit și trimis prin poștă sau gata să fie concediat electronic. Asigurați-vă că adresele sunt actualizate, scrise corect și că toți cei care au nevoie de date sunt incluși în tranzacția digitală sau în poștă.
Provocarea nr. 2:
Evaluarea comportamentului și calmului unui martor ar putea fi tulbure printr-o legătură video mai degrabă decât să fie prezentă în aceeași locație fizică.
Soluţie:
Un test tehnologic efectuat în zilele care au precedat întâlnirea virtuală va asigura că participantul este văzut clar și în totalitate. Creați un ghid de referință pentru videoconferințe pentru clienți, colegi și alți profesioniști din domeniul juridic din cadrul companiei dvs., care să includă practici obligatorii pentru proiecție vocală, iluminare, postură, fundaluri acceptabile și orice alte informații care fac descoperirea videoclipurilor punctuale, lustruite și profesionale.
Provocarea nr. 3:
Un cadru care nu este instituțional sau nu pare neutru sau adecvat ar putea fi deranjant, înșelător sau poate duce la o examinare insuficientă.
Soluţie:
Oferiți exemple de videoclipuri și tutoriale online despre modul în care ar trebui să se desfășoare depunerea conferinței video, apelul de descoperire, pre-proces sau proces. Descrieți ceea ce este acceptabil și ce aranjamente și medii vor duce la o examinare reușită. Oferiți și exemple de videoclipuri slabe și ce să nu faceți.
Provocarea nr. 4:
A nu fi în același spațiu fizic deschide examinarea la potențial abuz sau malpraxis.
Soluţie:
Este necesară transparența deplină a discuției, de la început până la sfârșit. Consimțirea cu un prompt vizibil la începutul ședinței asigură respectarea tuturor. În plus, oferirea de educație și formare cu privire la cele mai bune practici în timpul examinării consolidează procesele pentru a vă asigura că acestea sunt simplificate și la standarde.
În ceea ce privește calitatea reală a comunicării pe parcursul examinărilor pentru descoperire prin videoconferință, iată câteva bune practici:
• Setați deoparte timpul - înainte, în timpul și după
Check-in-uri, interviuri, mărturii, întâlniri, depuneri - asigurați-vă că mai este ceva timp înainte de pregătire, suficient timp pentru a trece și ceva timp pus deoparte pentru a reflecta și a trece prin înregistrare sau rezumate.
• Asigurați-vă că toată tehnologia funcționează
Când timpul este esențial, nu te lăsa prins încercând să rezolvi și să rezolvi probleme tehnice în timp ce toată lumea așteaptă. Prezentați videoconferința puțin mai devreme și testați microfonul, difuzorul și conexiunea.
Verificați dacă totul este încărcat, dacă sunt disponibile cabluri suplimentare, WiFi este puternic etc. Profitați de testarea audio și video oferită de platformele de conferințe la nivel de întreprindere.
• Verificați dublu fața locului
Alegeți un loc liniștit, steril și fără distracții. Un perete alb sau o cameră închisă cu un fundal simplu, non-perturbator funcționează cel mai bine.
• Respectați calendarul
Comunicați din timp durata întâlnirii, astfel încât toată lumea să poată planifica în consecință. La fel ca o întâlnire personală, creați o agendă, respectați-o și protejați timpul tuturor.
• Verificați conexiunea audio și video
Folosiți o cască pentru a minimiza feedback-ul și a vă maximiza auzul și proiecția. Utilizați conferințe video care au capacități audio / video de înaltă calitate.
Lăsați Callbridge să ofere firmei dvs. de avocatură tehnologia de videoconferință care face ca procedurile preliminare să ruleze fără probleme într-un cadru virtual. Având potențialul incredibil de a aduce multe proceduri în persoană online, este la îndemână oportunitatea de a reduce costurile, de a lucra mai mult de acasă, de a accelera procesele judiciare și de a obține mai multe informații într-un ritm mai rapid.
Platforma de comunicare bidirecțională a Callbridge are puterea de a merge mai în profunzime și de a da dimensiune modului în care firmele de avocatură își desfășoară activitatea. Întâlnirile online înregistrate oferă tuturor părților senzația de a fi față în față, dar de la o distanță sigură și sănătoasă. În plus, oferă o asistență mai flexibilă și, cu o gândire corectă, planificarea și pregătirea sunt un substitut adecvat pentru întâlnirile în persoană.
