Pri plánovaní online stretnutia musíte viac ako dúfať, že účastníci dajú pozor! V skutočnosti ich chcete inšpirovať, aby sa angažovali a prezentovali. Aby k tomu mohlo dôjsť, musí byť online schôdzka štruktúrovaná. Treba to navrhnúť a zaistený pre vaše publikum.
Nakoniec, aký je účel inak? Prečo tráviť čas zhromažďovaním vojsk, aby si prešli správy o pokroku alebo otvorili komunikačné linky na brainstorming, ak jediným počutým zvukom sú cvrčky?
Vďaka interaktívnejšiemu prístupu k vašim online stretnutiam môžete očakávať vysokú angažovanosť, lepšie vstrebávanie informácií a dôkladnejšie pochopenie vášho obsahu. Možno aj trochu zábavy!
Poďme na vec - teda obchodné rokovania!
Podľa článku Harvard Business Review strávi vrcholový manažment, vedúci pracovníci na úrovni C a ďalší ľudia s rozhodovacími právomocami takmer tri štvrtiny svojho času stretnutím s ostatnými, aby diskutovali o postupe práce. To je veľa času stráveného na stretnutiach.
Nezabúdajme tiež na pracovníkov na diaľku. Vďaka sofistikovanej technológii sú možné online stretnutia s tímami a kolegami na rôznych miestach, stále však existujú problémy s časovými pásmami, prepojiteľnosťou a koordináciou projektov. To je miesto, kde sa strávený čas môže stratiť alebo zneužiť.
Robíte všetko pre to, aby ste zabezpečili, že vaše online stretnutia budú produktívne a že budú dobre využívať čas?
Ak hľadáte:
- Nájdite jednoduchšie spôsoby koordinácie s kolegami a vzdialenými pracovníkmi
- Zostaňte v spojení bez ohľadu na čas alebo vzdialenosť
- Znovu oživte interakcie
- Presadzujte väčšiu účasť a efektívnosť
Ďalej uvádzam niekoľko nápadov, ako oživiť stretnutia, aby boli interaktívnejšie a efektívnejšie:
Najprv si položte otázku: Je toto stretnutie nevyhnutné? Naozaj musíte uskutočniť toto stretnutie?
Aby mohli účastníci interagovať a spolupracovať, musia byť vypočuté hlasy, názory, zistenia a zdieľanie informácií. V prípade stretnutia online sa uprednostňuje dialóg pred monológom.
Ak existuje oznámenie alebo informácia, ktoré od účastníkov nevyžadujú pridanie alebo prácu od a iba počúvať, zvážte, ako by sa vaša správa mohla lepšie hodiť v e-maile. Ak sú schôdzky interaktívne a pútavé, požiadanie účastníkov, aby iba počúvali, môže spôsobiť, že stratia alebo predstierajú záujem.
Keď bude obsah a účel online stretnutia stanovený ako „nevyhnutný“, postupujte nasledovne:
12. Spravujte očakávania
Vytvorte medzi kolegami to správne myslenie tým, že im vopred dáte vedieť, že je ich účasť nevyhnutná. V programe zaslanom pred online zasadnutím predstavte jednoduché usporiadanie toho, čo každý môže očakávať.
Uveďte problém a dajte účastníkom vedieť, že sa vyžaduje ich nápad a vstup. To im poskytuje čas na premýšľanie a riešenie problémov, a zároveň sa stanovujú základné pravidlá.
Navyše im dajte vedieť základnú predpokladanú etiketu, napríklad:
- Keď nehovoríte, stlačte „stlmiť“
- Zdržte sa stravovania a pitia
- Odložte telefóny a pozastavte ďalšie vyrušovanie
11. Odbavenie u kolegov
Vo svetle nedávnej pandémie, ktorej dôsledkom sú milióny ľudí pracujúcich z domu, môže byť práca na diaľku izolovaná. Jednoduchým naplánovaním stretnutia na pondelok a začiatkom jednoduchou otázkou: „Čo ste robili tento víkend?“ môžete vyvolať účasť a povzbudiť kolegov, aby sa otvorili.
Ešte lepšie je, že v závislosti od rozsahu vašej schôdzky využite tento úvodný čas na to, aby všetci oslovili a poďakovali kolegovi za niečo, čo urobili. Vďačnosť, veľká aj malá, prejavujúca uznanie jednoduchým volaním na meno a výkrikom úlohy, robí každého cítiť sa viac prepojený. Toto je malý, ale mocný spôsob, ako podporiť sociálne väzby na virtuálnej platforme.
Skladá sa z vášho tímu veľa pracovníkov na diaľku? Vštepte si zmysel pre sociálne väzby tým, že vložíte trochu zábavy, aby ste pomohli prelomiť ľady a umožnili ľuďom cítiť sa menej osamelo so sociálnym dištancom alebo prácou od domova:
- Okorenenie úvodov:
Online zasadačka plná cudzincov? Pozvite účastníkov, aby sa predstavili a neobvyklých informáciách:
-
- Ich obľúbená karaoke pieseň
- Ich podpis domáce varené jedlo
- Najlepší koncert, aký kedy šli
Online konferenčná miestnosť s rovnakými kolegami? Pozvite známe tváre na:
-
- Stručne diskutujte o dobrom filme, ktorý nedávno videli
- Podeľte sa o to, ako je na tom ich miláčik
- Otvorte nejaké hobby alebo osobný projekt, ktorému sa venovali
- Použi mozog:
Cvičenie na budovanie tímu by nemalo ísť na vedľajšiu koľaj iba preto, že členovia tímu sú viac rozptýlení. Zadajte kritériá vopred, aby sa účastníci mohli pripraviť. Vyskúšajte krátke online vydanie filmu Charades alebo Balderdash pre zaujímavejší spôsob otvorenia stretnutia. - Hrajte hádaciu hru:
Ďalším spôsobom, ako zapojiť ľudí, je požiadať každého účastníka, aby si zahral jednoduchú verziu ISpy, a to tak, že popíše položku vo svojej vzdialenej pracovnej oblasti.
10. Vytvorte si program schôdze vopred
Ak je program schôdze jasný a formulovaný, môžete očakávať rovnakú návratnosť investícií aj pri stretnutí online! Ak nebudete mať žiaden plán alebo rozmýšľanie, neurčitá a dezinformovaná synchronizácia povedie k zmätku a strate času.
Pripravte štruktúrovanú agendu, ktorá načrtne kľúčové problémy, a uveďte, čo sa od účastníkov vyžaduje a očakáva. Rozposielajte aspoň deň vopred a nezabudnite na rýchle šírenie informácií použiť svoje nastavenie pozvánok a pripomienok.
9. Pripravte svoju technológiu
Nech je technológia akokoľvek úžasná, stále existujú príležitosti, že to môže byť trochu vratké. Vyskúšajte svoju technológiu a skontrolujte, či sú všetky zariadenia nabité. Zoznámte sa, kde sú vaše elektrické zásuvky, a nabíjačky nablízku. Vyskúšajte svoju kameru, mikrofón, internetové pripojenie a zvážte všetko, čo budete potrebovať:
- Je vaše osvetlenie príliš jasné alebo príliš slabé?
- Ste obklopení množstvom neporiadku?
- Ste v oblasti s vysokou premávkou, kde ľudia prichádzajú a odchádzajú?
- Kedy ste naposledy vypínali / resetovali svoje zariadenie?
Zvážte zahrnutie týchto bodov do e-mailu s agendou pred stretnutím, aby boli všetci informovaní.
8. Vdýchnite svojmu doručeniu život
Iste môžete svoju online schôdzku prebehnúť efektívne tak, že vyškrtnete kľúčové položky, ale môžete tiež pridať nejaký pizzazz, ktorý ľudí zaujme:
- Pozvať hnutie
Všetci vieme, aké ľahké je investovať do práce. Vstávanie od stola je skvelý nápad, ale môže sa stať, že vás niekto zabudne, keď budete v ohni, či hasíte oheň alebo píšete dlhý e-mail. V určitom okamihu vašej online schôdzky to trochu zatraste tým, že prinútite účastníkov, aby presunuli svoju krv. Jednoduché pohyby, ako je roztiahnutie rúk nad hlavou alebo niekoľkokrát státie a sedenie alebo niekoľko natiahnutí stola, môžu zvýšiť kyslík pre mozog a pracovať na prekonaní pocitov únavy a letargie. - Pridajte vizuály
Podporujte interakciu a sprostredkujte svoj obsah svojmu publiku
pomocou jasných farieb, videí, fotografií a elegantných výziev. Urobte svoj obsah stráviteľným a nezabudnuteľným pomocou ľahko zrozumiteľnej prezentácie, ktorá je lákavá pomocou vizuálov a možno aj vhodne umiestneným a vhodným memom! - Získajte spätnú väzbu v reálnom čase
Zistite, ako ľudia absorbujú váš obsah, a to vykonaním prieskumu na mieste. Nielen, že sú zábavné, ale skutočne prerušujú program a poskytujú vám informácie v reálnom čase, ktoré prídu vhod. Slúži ako nástroj na okamžité rozhodovanie, udržuje vysokú angažovanosť a pomáha štruktúrovať ďalšie kroky.
7. Úlohy delegáta
Keď budú ľudia zodpovední za to, že prispejú niečím na online schôdzku, ako je moderovanie, činnosť rozbíjača ľadov alebo robenie poznámok, tým viac bude každý človek zapojený. Navyše to pomáha udržiavať malé stretnutia. Udržujte svoje roly zreteľné tým, že do nich zapojíte iba tých, ktorí tam musia byť, ako je napríklad rozhodovateľ, poradca, stážista atď.
- Vyberáte moderátora
Moderátor zabezpečí, aby sa schôdzka nevykoľajila. Jeho úlohou je dohliadať na technológiu, viesť autoritu, dávať rečové povolenie tým, ktorí to potrebujú, byť zodpovedný za nahrávanie a sledovať, či je postarané o kvalitu zvuku a videa.
6. Držte sa časového rámca
Keď ste si vedomí obmedzeného času, ktorý máte, produktivita sa zvyčajne zvyšuje. Práca s časovým limitom „rámcuje“ schôdzku a dáva jej sústredenie. Priraďte konkrétny čas každému kľúčovému bodu pomocou 10-minútovej medzipamäte. Takto môže každý skončiť včas alebo len s predstihom!
5. Odstráňte rušivé prvky
Je ľahké (a veľmi bežné) chcieť skontrolovať svoj e-mail alebo sa pozrieť na svoj telefón počas online schôdzky. Držte sa načasovania a vyhnite sa pokušeniu odstránením rušivých elementov od začiatku: vypnite karty na svojom notebooku, prepnite telefón do tichého režimu (alebo do režimu v lietadle!), Zatvorte okno, aby ste vypli okolitý hluk (alebo použite slúchadlá), a uložte občerstvenie po!
(alt-tag: Žena sedí za stolom a skoro ráno pracuje na otvorenom notebooku, sedí pri okne)
4. Podporujte spoluprácu
Pomocou online stretnutia môžete získať nápady od účastníkov. Vyhraďte si nejaký čas na to, aby ste si osvojili vlastnosti think tanku alebo brainstormingu. Umožnite ľuďom prísť s vlastnými nápadmi alebo vziať späť nápady ostatných; Vyskúšajte funkciu, ako je online tabuľa, aby ste získali kreatívne šťavy.
3. Začleňte hry
Cez gamification, môžete očakávať, že úrovne interaktivity vo vašom online stretnutí vystrelia cez strechu! Na úvod uveďte malú otázku a nechajte účastníkov, aby to dotiahli do konca. Môžu byť stimulované tiež - predĺžený obed, výplata spoločnosti, predčasné voľno atď. Napríklad:
- Vyberte obrázok alebo znak, ktorý chcete vložiť do snímok, a nechajte účastníkov odpovedať, koľkokrát ich videli počas prezentácie.
- Na konci prihoďte jednoduchý kvíz a vyskúšajte, ako účastníci chápu obsah.
- Zbierajte ponuky od kolegov a nechajte ich hádať, kto čo povedal.
2. Koniec s dobre artikulovanými akčnými položkami
Zmyslom online stretnutia je zhromaždiť účastníkov a spojiť sa, aby sa dosiahol pokrok v ďalšom kroku. To je možné dosiahnuť iba pomocou jasných položiek akcií. Keď si každý bude vedomý toho, čo musí urobiť, môže urobiť veci. Predtým, ako sa schôdza skončí, skontrolujte, či majú účastníci jasno vo svojej role. Venujte pár chvíľ tomu, o čom sa diskutovalo, a prideleniu osoby pre danú prácu.
1. Zdieľajte súhrn
Na stretnutí online sa môže stať veľa. Dostane sa veľa nápadov, návrhov a názorov, a preto sú dobre zosumarizované poznámky účinné pri udržiavaní integrity synchronizácie.
Vyberte si softvér na videokonferencie, ktorý je dodávaný s funkciou nahrávania alebo s funkciami AI, aby ste zachytili všetko, čo zlyhalo. Ručné písanie poznámok je vždy dobrý nápad, ale keď máte v pozadí technológiu pracujúcu, môžete počas schôdzky vystupovať s vedomím, že o ostatné je postarané.
Tu je niekoľko ďalších trikov, vďaka ktorým zažiari vaša ďalšia online schôdzka:
- Emblazonujte svoju značku naprieč všetkými kontaktnými bodmi vášho stretnutia
Nadhadzovanie vyhliadkam? Zaznamenajte si svoju vlastnú správu, ktorá predstaví názov vašej spoločnosti, slogan a dôležité oznámenia, zatiaľ čo sa účastníci dostavia na prispôsobiteľná online konferenčná miestnosť. Urobte skvelý prvý dojem, ktorý je vyleštený a profesionálny, s vašim logom a farbami značiek v celom používateľskom rozhraní. - Použite AI To The Legwork
Na online schôdzke robíte prácu smerujúcu dopredu. Vyber video konferencia riešenie, ktoré pracuje na pozadí a poskytuje prepisy, značky reproduktorov a pečiatky s dátumom pre ľahké neskoršie vyhľadávanie. - Zdieľajte obrazovku, aby sa namiesto „Tell“ zobrazilo „Show“.
S zdieľanie obrazovky navigácia po ťažko vysvetliteľných ukážkach a vlastnostiach produktu počas online stretnutia sa práve zjednodušila. Každý môže pochopiť, čo hovoríte, keď to dokáže vidieť pred očami. Priveďte účastníkov na rovnakú stránku, keď je možné zobraziť všetky postupy v reálnom čase.
Nechajte Callbridge oživiť vaše online stretnutia. Vďaka sofistikovanej technológii, prispôsobiteľným funkciám a intuitívne navrhnutému používateľskému rozhraniu boli vaše schôdzky ešte zaujímavejšie a produktívnejšie.
