Када планирате онлајн састанак, морате више него што се надате да ће учесници обратити пажњу! У ствари, желите да их подстакнете да буду ангажовани и присутни. Да би се то догодило, ваш мрежни састанак мора бити структуриран. Треба га осмислити и за вашу публику.
Напокон, која је сврха иначе? Зашто трошити време на сакупљање трупа да би прегледали извештаје о напретку или отворили линије комуникације да би размотрили терен ако је једини звук који се чује цврчак?
Интерактивнијим приступом мрежним састанцима можете очекивати велико ангажовање, бољу апсорпцију информација и темељитије разумевање вашег садржаја. Можда чак и мало забаве!
Пређимо на посао - то су пословни састанци!
Према чланку Харвард Бусинесс Ревиев, виши руководиоци, извршитељи на нивоу Ц и други доносиоци одлука проводе скоро три четвртине свог времена на састанцима са другима како би разговарали о напретку у раду. То је пуно времена проведеног на састанцима.
Не заборавимо и на раднике на даљину. Захваљујући софистицираној технологији могући су интернетски састанци са тимовима и колегама на различитим локацијама, али и даље постоје изазови са временским зонама, повезаношћу и координацијом пројеката. Овде се потрошено време може изгубити или злоупотребити.
Чините ли све што можете како бисте осигурали продуктивност интернетских састанака и добру употребу времена?
Ако тражите:
- Пронађите једноставније начине за координацију са колегама и удаљеним радницима
- Останите повезани без обзира на време или удаљеност
- Оживите интеракције
- Залажите се за веће учешће и ефикасност
Затим ево неколико идеја за оживљавање састанака како би били интерактивнији и ефикаснији:
Прво се запитајте: Да ли је овај састанак императив? Да ли заиста треба да одржиш овај састанак?
Да би учесници могли да комуницирају и сарађују, морају се чути гласови, мишљења, налази и размена информација. У случају интернетског састанка, дијалог је бољи од монолога.
Ако постоји најава или информација која не захтева да учесници додају или раде и само слушају, размислите о томе како ваша порука можда више одговара е-пошти. За састанке који су интерактивни и занимљиви, тражење од учесника само да слушају може проузроковати губитак или претварање интереса.
Једном када се садржај и сврха састанка на мрежи утврде као „неопходни“, ево шта даље треба чинити:
12. Управљајте очекивањима
Негујте прави начин размишљања међу колегама дајући им унапред до знања да је потребно њихово учешће. У дневном реду који је послат пре састанка на мрежи, представите једноставан изглед онога што сви могу очекивати.
Представите проблем и обавестите учеснике да се траже њихове идеје и доприноси. То им пружа време за размишљање и решавање проблема, истовремено постављајући основна правила.
Поред тога, обавестите их о неким основним очекиваним бонтонима, попут:
- Притисните „утишај“ када не говорите
- Уздржите се од једења или пијења
- Паузирајте телефоне и друге дистракције
11. Пријављивање код колега
У светлу недавне пандемије с милионима људи који раде од куће као резултат, рад на даљину може се осећати изоловано. Једноставним планирањем састанка у понедељак и започињањем једноставног питања: „Шта сте радили овог викенда?“ можете изазвати учешће и подстаћи колеге да се отворе.
Још боље, у зависности од величине састанка, искористите ово уводно време да натерате све да се јаве и захвалите колеги на нечему што су урадили. Велика или мала, показујући захвалност једноставним позивањем имена и узвикивањем задатка, захвалност делује на све осећати се повезаним. Ово је мали, али моћан начин да подстакнемо друштвено повезивање на виртуелној платформи.
Да ли ваш тим чини много удаљених радника? Улијте више осећаја друштвене повезаности убризгавањем мало забаве која ће вам помоћи да пробијете лед и учините да се људи осећају мање усамљено са социјалним удаљавањем или радом од куће:
- Учинци за зачин:
Интернет сала за састанке пуна странаца? Позовите учеснике да се представе и необичним информацијама:
-
- Њихова омиљена караоке песма
- Њихово потписано домаће јело
- Најбољи концерт на који су икад ишли
Интернет сала за састанке са истим колегама? Позовите позната лица на:
-
- Укратко разговарајте о добром филму који су недавно гледали
- Поделите како је њихов љубимац
- Отворите хоби или лични пројекат којим су се бавили
- Користите свој мозак:
Вежбе за изградњу тима не би смеле да падну у воду само зато што су чланови тима расутији. Наведите критеријуме пре времена како би се учесници могли појавити спремни. Испробајте кратку мрежну верзију Цхарадес-а или Балдердасх-а за занимљивији начин да отворите састанак. - Играјте игру погађања:
Други начин да се људи више ангажују је тражити од сваког учесника да игра једноставну верзију ИСпи-ја описујући ставку у њиховом удаљеном радном подручју.
10. Направите свој дневни ред састанка унапред
Ако је дневни ред вашег састанка јасан и артикулисан, можете очекивати исти повраћај улагања и код вашег мрежног састанка! Без плана или промишљања, нејасна, погрешно информисана синхронизација ће довести до забуне и губљења времена.
Припремите структурирани дневни ред који износи главна питања и наведите шта се тражи и очекује од учесника. Пошаљите их барем један дан унапред и не заборавите да користите поставке за позивнице и подсетнике за брзо ширење информација.
9. Припремите своју технологију
Колико год је технологија дивна, још увек има случајева да то може постати мало несигурно. Будите сигурни да све функционише без проблема тестирањем ваше технологије и провером да ли су сви уређаји напуњени. Упознајте где су вам електричне утичнице и пуњаче у близини. Тестирајте камеру, микрофон, интернет везу и размислите о било чему другом што вам може затребати:
- Да ли је ваше осветљење пресветло или сувише слабо?
- Јесте ли окружени великом нередом?
- Да ли сте у прометном подручју где људи долазе и одлазе?
- Када сте последњи пут искључили / ресетовали уређај?
Размотрите могућност укључивања ових тачака у е-пошту дневног реда пре састанка како би сви били у току.
8. Удахните живот својој испоруци
Сигурно можете ефикасно проћи кроз мрежни састанак ређајући кључне ставке, али можете додати и мало пиззазз-а како бисте људе заинтригирали:
- Позови покрет
Сви знамо како је лако уложити се у посао. Устајање са радног стола је сјајна идеја, али се може заборавити када вас мучи гашење пожара или писање дугог е-маила. У неком тренутку на вашем мрежном састанку, мало га продрмајте тако што ћете натерати учеснике да померају крв. Једноставни покрети попут истезања руку изнад главе или усправљања и седења неколико пута или обављања неколико истезања за столом могу повећати кисеоник у мозгу и радити на пробијању осећаја умора и летаргије. - Додајте визуелне елементе
Подстакните интеракцију и пренесите свој садржај публици до
користећи светле боје, видео записе, фотографије и брзе позиве. Учините ваш садржај сварљивим и незаборавним помоћу једноставне за разумевање презентације која је привлачна употребом визуелних материјала и можда добро постављеним, одговарајућим мемом! - Добијајте повратне информације у реалном времену
Спровођењем анкете на лицу места погледајте како људи упијају ваш садржај. Не само да су забавне, оне заправо прекидају програм и пружају вам корисне информације у стварном времену које вам добро дођу. Служи тренутном алату за доношење одлука, одржава ангажман високим и помаже у структурирању следећих корака.
7. Делегирање задатака
Када су људи одговорни за допринос нечему на састанку на мрежи, попут модерирања, вођења активности разбијања леда или вођења бележака, свака особа ће бити ангажованија. Осим тога, ово помаже да састанци буду мали. Нека улоге буду очигледне тако што ћете укључити само оне који треба да буду тамо, попут доносиоца одлука, саветника, приправника итд.
- Избор модератора
Модератор осигурава да састанак не искочи из шина. Његов посао је да пази на технологију, да води ауторитет, даје дозволу за говор онима којима је потребна, да буде одговоран за снимање и пази да се брине о квалитету звука и видеа.
6. Држите се временског оквира
Када сте свесни ограниченог времена које имате, продуктивност се често пали. Рад са временским ограничењем „уоквирује“ састанак и даје му фокус. Доделите одређено време за сваку кључну тачку са бафером од 10 минута. На тај начин сви могу завршити на време или само пре времена!
5. Уклоните дистракције
Лако је (и врло је често) проверити своју е-пошту или бацити поглед на телефон док сте на састанку на мрежи. Држите се времена и избегавајте искушења уклањањем сметњи од почетка: искључите језичке на преносном рачунару, ставите телефон на нечујно (или авионски режим!), Затворите прозор да бисте искључили позадинску буку (или користите слушалице) и сачувајте грицкалице за после!
(алт-таг: Жена која седи за столом и ради на отвореном лаптопу и седи близу прозора рано ујутру)
4. Промовисати сарадњу
Користите онлајн састанак да бисте генерисали идеје од учесника. Одвојите мало времена да бисте преузели карактеристике тхинк танка или сесије мозга. Дозволите људима да изнесу сопствене идеје или да се послуже идејама других; Испробајте функцију попут мрежне табле да бисте кренули креативни сокови.
3. Укључите игре
Кроз гамификација, можете очекивати да ниво интерактивности на вашем мрежном састанку пуца кроз кров! На почетку додајте мали упит и наговорите учеснике да га прате. То се такође може подстаћи - продужени ручак, замена компаније, превремени одлазак итд. На пример:
- Изаберите слику или лик који ћете уградити у слајдове и наговорите учеснике да одговоре колико је пута виђено током презентације.
- На крају баците једноставан квиз да бисте тестирали разумевање садржаја учесника.
- Прикупите цитате од колега и наговорите их да погоде ко је шта рекао.
2. Завршите са добро артикулисаним акционим предметима
Поента интернетског састанка је да окупи учеснике и окупи се како би напредовао ка следећем кораку. То се може учинити само са јасним акционим ставкама. Кад су сви свесни шта морају да раде, тек тада ствари могу да се ураде. Пре него што се састанак заврши, проверите да ли су учесници јасни у вези са својом улогом. Проведите неколико тренутака преиспитујући оно о чему се расправљало и распоређујући особу за посао.
1. Поделите резиме
Много тога може да се догоди на састанку на мрежи. Мноштво идеја, предлога и мишљења се баца около, што је разлог зашто добро сажете белешке ефикасно одржавају интегритет синхронизације.
Изаберите софтвер за видео конференције који долази са функцијом снимања и / или АИ могућностима да бисте снимили све што је пропало. Ручно вођење бележака је увек добра идеја, али када имате технологију која ради у позадини, можете да наступите током састанка знајући да је остало збринуто.
Ево још неколико трикова како бисте заблистали следећи састанак на мрежи:
- Поставите свој бренд на све додирне тачке састанка
Питцхинг то проспецтс? Снимите сопствену поруку која представља име ваше компаније, слоган и важне најаве док се учесници приказују прилагодљива соба за састанке на мрежи. Оставите сјајан први утисак који је углађен и професионалан са вашим логотипом и бојама бренда преко корисничког интерфејса. - Употријебите АИ за рад на ногама
На интернетском састанку радите напредни посао. Одаберем видео конференције решење које ради у позадини да би обезбедило транскрипције, ознаке звучника и печате за лакше претраживање касније. - Ударите екран да бисте га приказали уместо да кажете
Са дељење екрана опција, навигација кроз тешко објашњиве демонстрације и карактеристике производа током мрежног састанка управо је постала лакша. Свако може да схвати шта говорите када то види пред очима. Доведите учеснике на исту страницу када се сваки ток акције може приказати у реалном времену.
Нека Цаллбридге окрепи ваше мрежне састанке. Уз софистицирану технологију, прилагодљиве функције и интуитивно дизајниран кориснички интерфејс, ваши састанци су постали занимљивији и продуктивнији.
