Varje företag förlitar sig på deras förmåga att hantera tid och arbete för att kunna få bästa resultat. Att växa, skala, expandera, det är bara inte möjligt utan att implementera en gedigen arbetsflödesstruktur och hantera hur den utvecklas. När allt kommer omkring, om du inte kan hantera det, kan du inte mäta det. Så vad är arbetshantering exakt och hur optimerar det team? Läs vidare för att lära dig mer.
Vad är arbetshantering?
I sina mest grundläggande termer hänvisar arbetsledning till var processerna i teamet och processerna i verksamheten möts för att bilda sammanhållning i arbetsflöden och output.
Programvara för arbetshantering är särskilt användbart för att organisera flöden och avgränsa processer som genererar information. I kombination med onlinemöten med hjälp av programvara för videokonferenser skapar en arbetshanteringsmetod rytm och synlighet för alla, från anställda till kunder, och effektiviserar processer för förbättrad prestanda och resultat.
Arbetshantering kan borras ner för att hantera ett visst projekt eller individ. Arbetshanteringsprocessen börjar i början av projektledningscykeln så att du kan få en tydligare förståelse för omfattningen för att bättre dela upp hur ett enda (eller flera) projekt kommer att utvecklas.
Arbetshantering påverkar hur team hanteras. Detta inkluderar:
- Hantera individer
- Övervakar arbetsflödet
- Riktar arbetsbelastningen
- Tilldela en uppgift till team
- Att bestämma vad som är prioriterat
- Skapa deadlines
- Uppdatera kunder och anställda om förändringar eller blockeringar
... som alla kan hanteras via arbetshanteringsprogramvara och ytterligare bemyndigas via online-möten och videochatt.
Project Management Vs. Arbetsledning
Projektledning är en helhetssyn på helheten, medan arbetsledning är ett tillvägagångssätt som kombinerar projektledning, arbetsautomation och samarbete för att ge team möjlighet att arbeta bättre i alla projekt, uppgifter, leveranser etc.
Projektledning hjälper till att hantera projekt som har en start och en finish och tydliga roller för olika anställda. Det kan emellertid rabattera nöd- eller ad hoc-projekt, sista minuten-klara uppgifter och mer. Plus, låt oss ta hänsyn till den tid som spenderas på e-postmeddelanden, administratörsuppgifter, att delta i möten och andra saker som inte fungerar som en anställd specifikt tog med på laget att göra.
Varför är arbetsledning så kritisk?
I grundläggande termer: det förbättrar prestanda. Precis som med alla ledningssystem eller individ i en chefsposition, arbetshantering är ett annat sätt att säkerställa att ditt team arbetar med högsta prestanda för att leverera bästa kvalitet med den mest effektiva leveranshastigheten utan att behöva tömma ekonomin. Att minska uppsägningar, identifiera flaskhalsar, bestämma tid kontra budget kan alla upprättas med rätt kommunikation och strategier för det bästa arbetshanteringssystemet.
Att bryta ner arbetsledningen
Detaljerna kommer att förändras från bransch till bransch och mellan organisationer, men det finns vissa gemensamma drag och vanliga arbetshanteringsutmaningar också:
- Uppgiftslag
När ett nytt projekt kommer upp kommer organisation och delegering först. Det är en chefs ansvar att tilldela och fördela resurser samtidigt som de ser till att de har rätt person för jobbet eller uppgiften utöver att se till att det görs i tid och är av hög kvalitet. Det är bra att hålla reda på vem som gör vad med digitala verktyg och programvara för hantering, samtidigt som du håller fast vid en frekvent virtuellt möte schema för statusuppdateringar, incheckningar och genomgångar - Upprätta linjen mellan brådskande och högprioriterade uppgifter
Särskilt om något dyker upp från ingenstans kan det uppstå en viss förvirring om vad som behöver göras snart. Att vara medveten om kommande tidsfrister och ha synlighet för vad som är i rörelsen skapar en bättre förståelse och utsiktspunkt för att veta om man ska säga ja eller nej till leveranser. - Skapa deadlines för uppgifter
En chef som har kunskap och erfarenhet kommer att vara skicklig i att fastställa lämpliga tidsfrister för uppgifter. Problemen uppstår när deadlines ändras eller det inte finns tillräckligt med buffertid. Slutdatum måste vara tydligt beskrivna och synliga för alla att se. - Förblir transparent med kunder
Den allmänna tumregeln är att försämra och överleverera, inte tvärtom. Tydliga och koncisa samtal med kunder och team hjälper till att hantera förväntningar och fastställa prioriteringar så att människor är på samma sida. Det är när ändringar och omdirigeringar till projektet, deadline och fördelning av resurser inte klargörs att projektet kan spåras av eller bli mer utmanande.
Med ett korrekt arbetsledningsflöde på plats som möjliggör konsekvent online-möten och uppdateringar kan projekt ta form mer exakt och hålla sig på budgeten och i tid.
Bästa arbetshanteringsmetoder
Oavsett om du har specifik programvara för arbetshantering eller om du har ett annat system som rutinmässiga onlinemöten, vet du bara att det inte behöver skrivas i sten. Den mest effektiva arbetsledningen är att leva och andas och måste ses över ofta. Här är några dos och don'ts:
- Träna utmärkt kommunikation
Bygg teammiljöer i samarbete med tydlig och snabb kommunikation. Upprätta centraliserad information och dokument, frekventa online-möten och gruppsamlingar. Inför en företagskultur med kommunikation genom att komma överens om reglerna för engagemang: När är det bäst att mejla eller ha ett möte? Vem ansvarar för vad och hur kan de kontaktas? Hur är nya anställda ombord? Var kan de anställda gå för att ställa frågor? - Undvik inte öppenhet
Låt teammedlemmarna veta vad som händer så snart det händer eller så snart det är lämpligt. Har det skett en budgetminskning? En förändring av ledarskapet? Ny affärsutveckling? Håll människor i ögonen och ange orsakerna till förändringen när det är lämpligt. Försök också att undvika att dölja viktig information. Rykten slösar bort tid och riva ner moral. - Uppmuntra en kontinuerlig återkopplingsslinga
För bästa möjliga resultat, uppskattning och möjlighet feedback återkräva bättre lyssnande och uppmuntra resultat. Det bygger inte bara förtroende, det behåller medarbetarna och får människor att känna sig värderade. Låt feedback vara en del av arbetshanteringsprocessen för bättre produktivitet och mindre bortkastad tid. - Micromanage inte
Teammedlemmar anställdes för att göra jobbet. När de väl har fått de verktyg och den tid de behöver behöver de inte ses som en hök. Låt dem få tillgång till programvaran och plattformarna som har den information de behöver och lita sedan på dem för att uppnå vad de har tänkt sig att göra. Med andra ord, informera dem och ställa in dem för framgång så att de kan arbeta fullt ut utan avbrott.
Låt Callbridge's sofistikerade videokonferensplattform skapa anslutningar för att ge individer och de arbetshanteringsuppgifter de möter. Med ett videocentrerat tillvägagångssätt som integreras sömlöst med andra projektlednings- och affärskommunikationsverktyg kan du optimera hur ditt team fungerar omedelbart.
