Unashangaa jinsi ya kuanzisha mkutano halisi? Bora bado, bado unashangaa mkutano halisi ni nini? Hii ndio habari njema; Kwa wakati huu kwa wakati, haiwezi kuwa rahisi kuanzisha mkutano wa kweli na ikiwa bado hauelewi juu ya kile mtu ni, uko mahali pazuri.
Uko tayari kupata uangalizi wa karibu?
Mkutano Halisi ni…
Vinginevyo hujulikana kama mkutano wa mkondoni, au mkutano wa video, na mkutano wa sauti chini ya mwavuli wa mkutano wa wavuti, ufafanuzi wa mkutano kulingana na Kuelimisha ni: "Mikutano ya kweli ni maingiliano ya wakati halisi ambayo hufanyika kupitia mtandao kwa kutumia sauti na video zilizounganishwa, zana za mazungumzo, na kushiriki programu." Kama mkutano wa kibinafsi, mkutano wa kawaida hukusanya washiriki kushiriki maoni, kuzungumza, na kushirikiana katika hali ya nguvu kati ya mwisho mbili au zaidi, isipokuwa badala ya kuwapo kimwili, kifaa kinatumiwa badala yake.
Mkutano halisi ni muhimu kwa afya ya biashara inayokua. Mtu yeyote kutoka kwa mfanyakazi hadi kwa msimamizi wa mradi, mtendaji wa ngazi ya c, na Mtaalamu wa HR inapaswa kutegemea teknolojia ya mawasiliano ya kikundi kuweza kufanya kazi yao na kuziba pengo kati ya wanadamu wengine kwa wakati na nafasi. Kampuni za dawa na IT, kampuni za sheria, biashara ndogo ndogo na biashara na zaidi, zote zinafaidika na upesi na umuhimu wa kuwa na njia ya mawasiliano ya video.
Huu ni Mkutano Mzuri:
Kwa njia ya kuweza kuwasiliana na mtu yeyote, mahali popote wakati wowote, mikutano halisi inaruhusu biashara kushamiri bila kujali eneo. Vizuizi vya anga ambavyo kwa kawaida vingezuia uhusiano wa kufanya kazi, mwendelezo na ushirikiano wenye tija hazipo tena na mikutano halisi inayohimiza unganisho. Baadhi ya faida za jumla ni pamoja na:
- Kupunguza muda wa kusafiri
- Kukata gharama za usafirishaji, kusafiri na malazi
- Ongeza tija = Upungufu mdogo wa kazi
- Uhifadhi bora wa mfanyakazi
- Faida ya ushindani
Na linapokuja suala la biashara, fikiria jinsi kuingiza njia ya video-katikati kwa mkakati wako wa mawasiliano inavyofanya kazi kusaidia:
- Nguvu zaidi ya kuwezeshwa kwa dijiti na kushikamana
- Ufikiaji wa usimamizi
- Ulimwengu ulioboreshwa utamaduni wa mawasiliano
- Uaminifu bora ambao ni sawa na matokeo ya haraka
- Kupunguzwa kwa upungufu wa kazi na data-ya-dakika na habari
- Thamani bora
- Bado haijulikani wazi jinsi ya kuanza na mkutano wa video? Hapa kuna jinsi ya kuanzisha mkutano halisi:
Chagua Programu sahihi
Fikiria vifaa vichache kabla ya kuruka kujitolea na mtoa huduma.
Je! Unafikiri utahitaji kutumia programu hii mara ngapi? Ikiwa unatafuta mkutano wa video ulio tayari kwa biashara, fikiria ni wapi washiriki watapatikana; nyumbani au chumbani? Ikiwa ndio ya zamani, basi mkutano wa msingi wa wavuti unafaa zaidi, ni rahisi na rahisi kutumia.
Angalia ni huduma zipi zinazotolewa. Je! Inakuja na kushiriki skrini (kamili kwa huduma ya wateja wa IT na mawasilisho); ubao mweupe mkondoni (inasaidia kwa madhumuni ya kielimu au kujadili kazi ya ubunifu); au kushiriki hati (hufanya msaada wa kushiriki, nyaraka muhimu, na kupanda talanta mpya zaidi), nk.
Fahamu wazi kwanini unahitaji Mkutano Unaofaa
Kwa nini mnaita mkutano wa kwanza? Je! Ni ya ndani (matangazo, kupanda ndani, vikao vya tishu, mkutano wa usimamizi) au nje (kiwango cha mauzo, ukuzaji wa biashara mpya)? Fikiria juu ya muundo na sababu na kisha kawaida, vipande vingine vitaanguka kama mahudhurio.
Amua Nani Anahitaji Kuhudhuria
Mikutano ya kweli inafaa sana kwa kuwachanganya watu kwa wakati mmoja, mahali pengine. Kwa hivyo ikiwa una washiriki ng'ambo, nyumbani au chini ya ukumbi, unaweza kuungana kwa urahisi na kwa ufanisi bila kujali eneo. Kwa muda mrefu kama kila mtu anajua utofauti wa wakati au anatumia Mpangaji wa Eneo la Wakati, ni rahisi kuhudhuria. Kumbuka kuwa hata hivyo ni watu wa lazima tu ambao wanapaswa kualikwa. Okoa wakati na pesa kwa kujumuisha washiriki tu ambao ni muhimu. Kwa mtu mwingine yeyote, andika mkutano ili utume baadaye.
Unda Muhtasari
Kuweka ajenda itapanga mawazo yako kupangwa ili uweze kuwa na mkutano wa wakati unaofaa, wazi na wa kuvutia. Pamoja, itasaidia washiriki kujua kinachotarajiwa kutoka kwao. Wanahitaji kuchangia nini? Je! Kuna nyenzo zozote ambazo wanahitaji kusugua kabla ya usawazishaji? Mkutano utaendelea kwa muda gani? Ikiwa ni pamoja na mpangilio mfupi itazuia kuchanganyikiwa na kusaidia washiriki kujisikia tayari.
Tuma Mialiko na Mawaidha
Kilicho bora juu ya mikutano halisi ni kwamba unaweza kukaribisha moja sasa kama kikao cha mpangilio au ratiba mapema. Ni rahisi kuziba habari zote muhimu kwenye mwaliko wa kwanza kama wakati, tarehe, na habari zingine muhimu kwa sababu ni otomatiki. Weka vikumbusho kusaidia kuratibu simu zako kuwakumbusha washiriki wa usawazishaji ujao. Kwa mikutano ya dharura zaidi ambayo inahitaji kufanywa papo hapo, tumia arifa za SMS kufutilia mbali maelezo ya mkutano moja kwa moja kwa vifaa vya washiriki. Hakuna wakati tena uliopotea kusubiri wanaowasili au wasiohudhuria.
Tumia Sifa kwa Mikutano ya Virtual inayofaa zaidi
Programu sahihi ya mkutano wa video kwa mkutano wako wa kawaida itakuja na anuwai ya vitu vya vitendo na rahisi ili kuongeza uzoefu wako mkondoni. Kwa matokeo bora, hakikisha teknolojia unayochagua inakuja kubeba:
- Kushiriki Screen: Shiriki skrini yako mara moja na washiriki kuongoza wasilisho au kutatua shida ya IT.
- Kurekodi: Piga rekodi sasa kutazama baadaye. Inafaa kwa washiriki ambao hawawezi kuhudhuria simu.
- nakala: Nakala za moja kwa moja za mikutano yote iliyorekodiwa huhakikisha hakuna wazo linalobaki nyuma.
- Whiteboard mkondoni: Njia ya ubunifu ya kuelezea dhana na picha kwa kutumia picha, rangi, na maumbo.
Jumuisha Kuondoa
Mwisho wa mkutano wako halisi, unataka washiriki waondoke na nini? Kusudi lilikuwa nini na ni hatua gani zifuatazo? Hakikisha kila mtu anatembea akijua lengo na nini kinahitaji kufanywa baadaye.
Fuatilia Barua pepe
Weka kwa ufupi na tamu kadri uwezavyo, lakini hapa kuna mambo ya kujumuisha katika barua pepe ya ufuatiliaji: Muhtasari wa dakika za mkutano, hatua zinazofuata, mafanikio muhimu ya mkutano (hii inapaswa kuendana na lengo la mkutano wako), na kurekodi (ikiwa uliirekodi ).
Mazoea Bora ya Mkutano
Sasa kwa kuwa una uelewa mzuri wa jinsi mkutano halisi unaweza kuimarisha mawasiliano kati ya mtumaji na mpokeaji, kuna zingine etiquette kufuata. Hapa kuna mambo machache ya kuzingatia:
Teknolojia: Fanya ukaguzi wa kabla ya mkutano kuhakikisha kuwa teknolojia yako inasasishwa na inafanya kazi. Hakikisha maikrofoni yako, spika na kamera ziko tayari kwenda. Thibitisha mipangilio yako, na ikiwa unasimamia, anzisha chumba cha kusubiri na uhakikishe kuwa kila mtu amewekwa kiotomatiki kunyamazisha.
Kushiriki: Pitia muhtasari wa mkutano wako na pitia mtiririko kabla ya mambo kuanza. Kwa njia hii, unaweza kuandaa mahali pa kupumzika na mapumziko, na panga maswali ya kuwauliza washiriki. Jaribu kujumuisha shughuli ukitumia ubao mweupe mkondoni na utumie kipengee cha kushiriki skrini "kuonyesha" badala ya "kuwaambia."
Kujitolea: Washiriki wana uwezekano mkubwa wa kunyonya habari yako wakati unafanya uwasilishaji wako upendeze. Badala ya kutuma tu takwimu na metriki kavu, sema hadithi na mwanzo, kati na mwisho. Pachika data na maelezo muhimu wakati wote wa kutumia picha, video, rangi angavu na kuonyesha maneno muhimu.
Furahiya: Tusisahau kufanya mkutano wa kawaida kuwa wa kijamii! Fungua mkutano wa kawaida na maswali ya kuvunja barafu. Maswali ambayo ni kazi ya kibinafsi zaidi vizuri katika vikundi vidogo, kama, "Je! Umeweza kufanya nini mwishoni mwa wiki hii?" au "Tuambie unatazama nini kwenye Netflix."
Ukiwa na vikundi vikubwa, unaweza kuwa wazi na wa kufurahisha, "Je! Ni udhuru gani wa kibinafsi unaotumia kila wakati?" au "Ni sinema gani au mhusika wa kitabu gani anakukumbusha mwenyewe?"
Na katika mkutano, fikiria kuuliza swali linalofaa kama, "Mara ya mwisho uliongea katika kikundi ni lini?" au kitu cha kipekee zaidi kama, "Ikiwa ungekuwa na mkia wowote wa mnyama, itakuwa nini?"
Wazo ni kujuana katika mazingira ya kitaalam lakini kwa sauti ya kawaida. Kivunja-barafu huchochea hisia zinazofaa, huchochea ujifunzaji na inahimiza kushikamana. Ujuzi wote bora wa kuleta kwenye meza halisi!
Chagua Callbridge kama jukwaa lako la mawasiliano la kikundi na uangalie kama tija ya uzalishaji na ushiriki mara tu umejifunza jinsi ya kuanzisha mkutano halisi. Ukiwa na vipengee vya malipo ambavyo ni pamoja na Kushiriki Screen, usajili na muhtasari unaotumiwa na AI, pamoja na hatua zilizoimarishwa za usalama, upakuaji wa sifuri na ugeuzaji kukufaa, unaweza kufanya mkutano wowote dhahiri ufike nyumbani na washiriki.
