Umuhimu wa Mpangilio wa Shirika na Jinsi ya Kuifanikisha

maneno mpangilio wa shirika inaweza kusikika kuwa ya juu na ya jumla, lakini ukishajua kidogo zaidi juu ya kile inamaanisha, unaweza kufikiria tena jinsi unavyokaribia. Ikiwa unataka biashara yako ifanye vizuri, na ifanye kazi kwa kiwango kinachopita ushindani, sio tu juu ya wafanyikazi wachache bora au timu inayokwenda kufanya kazi hiyo.

Unapoangalia picha kubwa, ni kweli juu ya hali zinazobadilika zinazoathiri jinsi wafanyikazi na timu zinafanya kazi. Je! Ni vipaumbele vipi? Kuna mkakati gani? Je! Timu zinawezaje kujipanga kulingana na hali ambazo zinakabiliwa nazo?

Soma ili upate maelezo zaidi juu ya umuhimu wa mpangilio wa shirika na jinsi ya kuifanikisha.

Mara kwa mara tu ni mabadiliko, na ikiwa mwanzo wa muongo mmoja umetufundisha chochote, ni kwamba ulimwengu na mazingira ya biashara iko katika hali ya mtiririko kila wakati. Hakuna hali mbili zilizo sawa; ucheleweshaji wa mradi, maendeleo mapya ya biashara, au mkutano wa mteja. Hata wakati wa kuchukua lengo linalofuata, mbele ya hali inayobadilika kama uchumi, mwenendo wa wafanyikazi na utamaduni, kuna njia 5 za kuhamasisha mpangilio wa shirika:

Kuanzisha kusudi la maana (kwa jukumu, mradi, kazi, kazi, n.k.).
Kufafanua malengo wazi.
Kuunda mkakati ambao huvunja malengo madogo njiani kuelekea lengo la mwisho.
Kuashiria mipango na vipaumbele ambavyo vinaweka watu kwenye njia kuelekea utekelezaji.
Metriki na viashiria muhimu vya utendaji vinavyoathiri matokeo.

Wakati mpangilio wa shirika hauzingatiwi au inaweza kutekelezwa vizuri, timu yako inaweza kuonekana na sauti kama hii:

Fikiria mgawanyiko wa uhasibu wa wakala wa matangazo na jinsi wanavyoweza kufanya kazi kwa kampuni ya kimataifa na mamia ya ofisi ulimwenguni. Majukumu na majukumu ya wahasibu, hata katika ofisi hiyo hiyo, inaweza isifafanuliwe wazi. Kujua ni nani wa kuzungumza naye juu ya ushuru au ukaguzi, ingawa wako katika idara moja, inaweza kuwa wazi. Sio kawaida kwa wafanyikazi katika kitengo hiki kuwa na mikutano mingi, ambayo mingi sio ya lazima. Huu ndio wakati, pesa na juhudi zinapotea na biashara na tija inateseka, yote kwa sababu hakuna usawa wowote wa shirika - sehemu tofauti za zima hazizungumzii.

Sehemu kuu hapa ni ukosefu wa mawasiliano. Mpangilio wa shirika unaathiri kuvunjika kwa timu. Wakati kila mtu amewekwa sawa, ni kwa sababu ya mawasiliano kwa timu, idara, shirika na biashara. Wakati mawasiliano wazi, mafupi, na ya kina yanapatikana kwa urahisi au kuzingatiwa, hapo ndipo utaftaji wa kazi na ufanisi wa timu inaboresha.

(tag-alt: Juu ya mtazamo wa kichwa cha seti tatu za mikono ukitumia kompyuta ndogo kwenye meza iliyo na tiles, kama gridi pande zote.)

Wakati wafanyikazi wamewekwa sawa na jukumu lao…

Kuanza kupata talanta inayofaa na kuingia ndani, kuhakikisha wafanyikazi wako wako katika jukumu sahihi ni jambo la kwanza unaloweza kufanya ili kuweka usawa. Ni nini kinachoweza kuwa mbaya zaidi kuliko kumpa mtu kazi mradi au kuwaweka katika jukumu ambalo haliruhusu talanta zao kuangaza? Maswali sahihi yanahitaji kuulizwa kutoka kwa watu wanaoendelea. Unda mshikamano kati ya wafanyikazi wa HR ili wajue nini cha kuangalia wakati wa kupanda talanta kupitia mkutano wa video na mikutano mkondoni.

Njia nyingine ya kuiangalia ni kwa kufanya mazungumzo na wafanyikazi wa sasa katika majukumu yao na kuwauliza ni nini huhamasisha na huwahamasisha. Je! Unajua ikiwa wanajua kwanini wanafanya kile wanachofanya? Wanajiona wapi katika miaka mitatu, mitano, 10? Tenga wakati wa kuungana na wafanyikazi wapya na wale wa sasa kusaidia kujua afya ya jumla ya shughuli za ndani.

Wakati majukumu ya wafanyikazi yanalingana na timu…

Tabia inayofafanua ya timu ni uwajibikaji wa pamoja, lakini ili kufikia uaminifu huo na juhudi za pamoja, ni muhimu kujua ni nani anayefanya nini. Zote ni kubwa kuliko sehemu, na bila majukumu na majukumu, timu inawezaje kuelekea mafanikio? Bila kujua ni nani anayesimamia, au ni nani anayeweza kuwajibika wakati hakuna uwajibikaji wa pamoja unaanza kuunda uvujaji na mashimo. Wakati kila mtu yuko wazi juu ya kile anapaswa kufanya, kuna hali ya umiliki na kiburi ambayo hufanya watu binafsi kuwajibika. Kwa kuongezea, besi zote zimefunikwa, majukumu yote yanalingana, na kila kazi inasemwa.

Wakati timu iko sawa na timu zingine…

Hasa mahali pa kazi ya ofisi, sehemu zote zinahitaji kuwasiliana. Kwa roho ya mpangilio wa shirika, ikiwa timu yako ya uuzaji inashindwa kuwasiliana na timu yako ya upangaji, hakuna njia ambayo mradi unaweza kuinua chini. Haijalishi kila timu ina uwezo gani ikiwa inafanya kazi kwenye silo. Ni wakati ushirikiano, mshikamano wa mifumo, uwazi, kujulikana na kukubaliana juu ya malengo kunapewa kipaumbele kwamba mawasiliano (na mwishowe tija) inaweza kuwasha ili kuongeza kasi.

Hiyo ni mpangilio wa shirika.

(tagi-alt: Wanawake wawili wakipiga meza wakiwa na vitabu wazi. Mmoja anaangalia kwa mbali kulia kwa kamera wakati mwingine anazungumza naye.)

Haikuja bila changamoto. Kuwa na mazungumzo magumu, kutoa maoni na kuelezea kile kinachopaswa kusemwa wakati wa shida kunaweza kushinikiza viongozi wako.

Hivi ndivyo unaweza kufanya kazi kufikia mpangilio wa shirika:

1. Simama kwa Mawasiliano wazi

Inasikika wazi, lakini haikuweza kuwa kweli zaidi! Mawasiliano ni kila kitu, lakini ni nini hufanya mawasiliano mazuri yawe tofauti na mawasiliano duni? Kila mtu anahitaji kufahamu malengo, na vipaumbele anavyotarajiwa kufikia na kufuata. Bila ramani, huwezi kufika kwenye unakoenda!

2. Shughulikia Mahitaji ya Timu

Ili kufikia mpangilio mzuri wa shirika na ushirikiano, ni suala la kujua mahitaji maalum ya timu. Wakati zaidi? Rasilimali? Uongozi? Wasimamizi wanahitaji kuuliza na kutoa kile kinachohitajika na kwa sababu ya timu kuanzishwa kwa mafanikio.

3. Pata Teknolojia ambayo Inafaa bila mshono

Kuwekeza katika zana bora unazoweza kumudu kutasimama wakati wote. Kuunda timu ambayo ni jumla ya sehemu zake inaweza kwenda moja ya njia mbili, bora au chini ya. Shikamana na wa zamani na uchague jukwaa la programu ya mikutano ya video iliyo tayari kwa biashara ambayo inawapa viongozi na wafanyikazi zana halisi za kuleta mawazo na maoni halisi katika utekelezaji wa maisha halisi.

Wacha teknolojia ya mikutano ya video ya Callbridge na ya kisasa ifanye kazi kwa bidii nyuma ya pazia ili kulinganisha timu yako kwenye eneo la tukio. Ukiwa na huduma za kipekee, sauti ya kupendeza, sauti ya juu na video, pamoja na teknolojia inayotegemea kivinjari na usalama wa hali ya juu, unaweza kuhisi kufuatilia na teknolojia ya mikutano ya video ya Callbridge ambayo inakuza mawasiliano.