Kila biashara hutegemea uwezo wao wa kudhibiti wakati na kazi ili kuweza kupata matokeo bora. Kukua, kuongeza, kupanua, Iit tu haiwezekani bila kutekeleza muundo thabiti wa mtiririko wa kazi na kusimamia jinsi inavyotokea. Baada ya yote, ikiwa huwezi kuisimamia, huwezi kuipima. Kwa hivyo usimamizi wa kazi ni nini haswa na inaboreshaje timu? Soma ili upate maelezo zaidi.
Usimamizi wa Kazi ni Nini?
Kwa maneno yake ya kimsingi, usimamizi wa kazi unamaanisha ambapo michakato ya timu na michakato ya biashara hukutana kuunda mshikamano katika mtiririko wa kazi na matokeo.
Programu ya usimamizi wa kazi inasaidia sana katika kupanga michakato ya mtiririko na kuelezea ambayo hutoa habari. Imeoanishwa na mikutano mkondoni kutumia programu ya mkutano wa video, njia ya usimamizi wa kazi huunda densi na kujulikana kwa kila mtu, kutoka kwa wafanyikazi hadi kwa wateja, na kunyoosha michakato ya utendaji ulioboreshwa na matokeo.
Usimamizi wa kazi unaweza kupigwa chini kusimamia mradi fulani au mtu binafsi. Mchakato wa usimamizi wa kazi huanza mwanzoni mwa mzunguko wa usimamizi wa mradi ili uweze kupata uelewa wazi wa wigo unaohusika ili kuvunja vizuri jinsi mradi mmoja (au nyingi) utafunguka.
Usimamizi wa kazi huathiri jinsi timu zinashughulikiwa. Hii ni pamoja na:
- Kusimamia watu binafsi
- Kusimamia mtiririko wa kazi
- Kuongoza mzigo wa kazi
- Kutenga kazi kwa timu
- Kuamua ni nini kipaumbele
- Kuunda tarehe za mwisho
- Kusasisha wateja na wafanyikazi kuhusu mabadiliko au vizuizi
… Ambayo yote yanaweza kubebwa kupitia programu ya usimamizi wa kazi na kuwezeshwa zaidi kupitia mikutano mkondoni na kupiga gumzo kwa video.
Usimamizi wa Mradi Vs. Usimamizi wa Kazi
Usimamizi wa mradi ni njia kamili kwa ujumla, wakati usimamizi wa kazi ni njia inayochanganya usimamizi wa miradi, kazi ya kiufundi na ushirikiano kuzipa timu nguvu za kufanya kazi vizuri katika miradi yote, kazi, zinazoweza kutolewa, n.k.
Usimamizi wa miradi husaidia kusimamia miradi ambayo ina mwanzo na kumaliza na majukumu wazi kwa wafanyikazi tofauti. Inaweza, hata hivyo, kupunguza miradi ya dharura au ad-hoc, kazi za kukata dakika za mwisho, na zaidi. Zaidi ya hayo, wacha tuzingatie wakati uliotumiwa kwenye barua pepe, majukumu ya msimamizi, kuhudhuria mikutano na vitu vingine ambavyo havifanyi kazi mfanyakazi aliletewa timu kufanya.
Kwa nini Usimamizi wa Kazi ni muhimu sana?
Kwa maneno ya kimsingi: inaboresha utendaji. Kama ilivyo na mfumo wowote wa usimamizi au mtu binafsi katika nafasi ya meneja, Usimamizi wa kazi ni njia nyingine ya kuhakikisha timu yako inafanya kazi kwa utendaji wa hali ya juu ili kutoa ubora bora kwa kasi ya utoaji mzuri bila kumaliza fedha. Kupunguza upungufu wa kazi, kutambua vikwazo, kuamua wakati dhidi ya bajeti kunaweza kuanzishwa na mawasiliano sahihi na mikakati ya mfumo bora wa usimamizi wa kazi.
Kuvunja Usimamizi wa Kazi
Maelezo yatabadilika kutoka tasnia hadi tasnia na kati ya mashirika, hata hivyo, kuna mambo ya kawaida, na changamoto za usimamizi wa kazi pia:
- Timu zinazofanya kazi
Wakati mradi mpya unakuja, shirika na ujumbe huja kwanza. Ni jukumu la meneja kupeana na kutenga rasilimali wakati pia akihakikisha kuwa wana mtu anayefaa kwa kazi hiyo au kazi juu ya kuhakikisha inafanywa kwa wakati, na ni ya hali ya juu. Inasaidia kufuatilia ni nani anayefanya nini na zana za dijiti na programu ya usimamizi, wakati pia unashikilia mara kwa mara mkutano wa kweli ratiba ya sasisho za hali, kuingia na mafupi - Kuanzisha Mstari kati ya Kazi za Kipaumbele na za Kipaumbele
Hasa ikiwa kitu kinatoka ghafla, kunaweza kuwa na mkanganyiko juu ya kile kinachohitajika kufanywa hivi karibuni. Kuwa na ufahamu wa tarehe za mwisho zijazo na kujulikana kwa kile kilicho kwenye bomba kunaleta uelewa mzuri na hatua nzuri ya kujua ikiwa utasema ndiyo au hapana kwa zinazoweza kutolewa. - Kuunda Tarehe za mwisho za Kazi
Meneja ambaye ana ujuzi na uzoefu atakuwa mahiri katika kuweka muda uliofaa wa kazi. Shida huibuka wakati tarehe za mwisho zinabadilika au hakuna wakati wa kutosha wa bafa. Tarehe za mwisho zinahitaji kuainishwa wazi na kuonekana kwa wote kuona. - Kubaki Uwazi na Wateja
Utawala wa jumla wa kidole gumba ni kuahidi na kutoa zaidi, sio njia nyingine kote. Mazungumzo wazi na mafupi na wateja na timu husaidia kudhibiti matarajio na kuanzisha vipaumbele ili watu wawe kwenye ukurasa mmoja. Ni wakati mabadiliko na uelekezaji kwa mradi, tarehe ya mwisho, na mgawanyo wa rasilimali haujafafanuliwa kuwa mradi unaweza kufutwa au kuwa na changamoto zaidi.
Pamoja na mtiririko mzuri wa usimamizi wa kazi unaoruhusu mikutano na sasisho mkondoni mkondoni, miradi inaweza kuchukua sura kwa usahihi zaidi na kukaa kwenye bajeti na kwa wakati.
Mazoea Bora ya Usimamizi wa Kazi
Ikiwa una programu maalum ya usimamizi wa kazi au unayo mfumo mwingine mahali kama mikutano ya mkondoni ya mkondoni, jua tu kwamba haifai kuandikwa kwa jiwe. Usimamizi mzuri zaidi wa kazi ni kuishi na kupumua na lazima ipitiwe mara kwa mara. Hapa kuna wachache zisizofaa na zisizofanywa:
- Fanya mazoezi ya Mawasiliano Bora
Jenga mazingira ya kushirikiana ya timu na mawasiliano ambayo ni wazi na kwa wakati unaofaa. Anzisha habari kuu na nyaraka, mikutano ya mkondoni ya mara kwa mara, na mikutano ya timu. Pandikiza utamaduni wa kampuni ya mawasiliano kwa kukubaliana juu ya sheria za ushiriki: Ni wakati gani ni bora kutuma barua pepe au mkutano? Ni nani anayesimamia nini na anawezaje kuwasiliana nao? Je! Wafanyikazi wapya wamepandishwaje? Wapi wafanyikazi wanaweza kwenda kuuliza maswali? - Usiepuke Uwazi
Wacha washiriki wa timu wajue kinachoendelea mara tu inapotokea au mara tu inapofaa. Kumekuwa na ukata wa bajeti? Mabadiliko katika uongozi? Maendeleo mapya ya biashara? Weka watu kitanzi na taja sababu za mabadiliko hayo wakati yanafaa. Pia, jaribu kuzuia kuficha habari muhimu. Uvumi hupoteza muda na kubomoa ari. - Fariji Kitanzi kinachoendelea cha Maoni
Kwa matokeo bora zaidi, shukrani na maoni ya fursa husimamia usikivu bora na kuhimiza matokeo. Sio tu inajenga uaminifu, inabakia wafanyikazi na kuwafanya watu wahisi kuthaminiwa. Ruhusu maoni kuwa sehemu ya mchakato wa usimamizi wa kazi kwa tija bora na wakati mdogo wa kupoteza. - Je, si Micromanage
Wanachama wa timu waliajiriwa kufanya kazi hiyo. Mara tu wanapopewa zana na wakati wanaohitaji, hawaitaji kutazamwa kama mwewe. Wacha wawe na ufikiaji wa programu na majukwaa ambayo yana habari wanayohitaji na kisha waamini ili watimize kile wamekusudia kufanya. Kwa maneno mengine, fupisha na uweke kwa mafanikio ili waweze kufanya kazi kwa uwezo wao wote bila kukatizwa.
Wacha jukwaa la mikutano la video la kisasa la Callbridge liunde unganisho ili kuwawezesha watu binafsi na majukumu ya usimamizi wa kazi wanayokabiliana nayo. Kwa njia ya video-centric ambayo inaunganisha bila kushonwa na usimamizi mwingine wa mradi na zana za mawasiliano ya biashara, unaweza kuboresha jinsi timu yako inavyofanya kazi mara moja.
