Kada planirate internetski sastanak, morate više nego što se nadate da će sudionici obratiti pažnju! U stvari, želite ih potaknuti da budu angažirani i prisutni. Da bi se to dogodilo, vaš mrežni sastanak mora biti strukturiran. Treba ga dizajnirati i za vašu publiku.
Napokon, koja je svrha inače? Zašto provoditi vrijeme okupljajući trupe kako bi pregledali izvještaje o napretku ili otvorili komunikacijske linije kako bi razmotrili teren ako je jedini zvuk koji se čuje cvrčak?
Interaktivnijim pristupom vašim internetskim sastancima možete očekivati veliko angažiranje, bolju apsorpciju informacija i temeljitije razumijevanje vašeg sadržaja. Možda čak i malo zabave!
Idemo na posao - na poslovne sastanke!
Prema članku Harvard Business Review, viši rukovoditelji, izvršitelji na nivou C i drugi donosioci odluka provode gotovo tri četvrtine svog vremena na sastancima s drugima kako bi razgovarali o napretku u radu. To je puno vremena provedenog na sastancima.
Ne zaboravimo i na radnike na daljinu. Zahvaljujući sofisticiranoj tehnologiji mogući su internetski sastanci s timovima i kolegama na različitim lokacijama, ali još uvijek postoje izazovi s vremenskim zonama, povezanošću i koordinacijom projekata. Ovdje se potrošeno vrijeme može izgubiti ili zloupotrijebiti.
Činite li sve što možete kako biste osigurali produktivnost internetskih sastanaka i dobru upotrebu vremena?
Ako tražite:
- Pronađite jednostavnije načine za koordinaciju sa kolegama i udaljenim radnicima
- Ostanite povezani bez obzira na vrijeme ili udaljenost
- Oživite interakcije
- Zalažite se za veće učešće i efikasnost
Zatim evo nekoliko ideja za oživljavanje sastanaka kako bi bili interaktivniji i učinkovitiji:
Prvo se zapitajte: Da li je ovaj sastanak imperativ? Da li zaista trebate održati ovaj sastanak?
Da bi sudionici mogli komunicirati i surađivati, moraju se čuti glasovi, mišljenja, nalazi i razmjena informacija. U slučaju internetskog sastanka, dijalog je poželjniji od monologa.
Ako postoji najava ili informacija koja ne zahtijeva od učesnika da se dodaju ili rade i samo slušaju, razmislite o tome kako vaša poruka možda više odgovara e-pošti. Za sastanke koji su interaktivni i zanimljivi, traženje od sudionika samo da slušaju može prouzrokovati gubitak ili pretvaranje interesa.
Jednom kada se sadržaj i svrha internetskog sastanka utvrde kao „neophodni“, evo što dalje činiti:
12. Upravljajte očekivanjima
Kultivirajte pravi način razmišljanja među kolegama dajući im unaprijed do znanja da je potrebno njihovo učešće. U dnevnom redu koji je poslat prije sastanka na mreži, predstavite jednostavan izgled onoga što svi mogu očekivati.
Predstavite problem i obavijestite učesnike da se traže njihove ideje i doprinosi. To im osigurava vrijeme za razmišljanje i rješavanje problema, istovremeno postavljajući osnovna pravila.
Osim toga, obavijestite ih o nekim osnovnim očekivanim bontonima, poput:
- Pritisnite "utišaj" kada ne govorite
- Suzdržite se od jesti ili piti
- Odložite telefone i ostale smetnje na pauzi
11. Prijava kod kolega
U svjetlu nedavne pandemije s milionima ljudi koji rade od kuće kao rezultat, rad na daljinu može se osjećati izolirano. Jednostavnim planiranjem sastanka u ponedjeljak i započinjanjem jednostavnog pitanja: "Što ste radili ovog vikenda?" možete izazvati učešće i ohrabriti kolege da se otvore.
Još bolje, ovisno o veličini sastanka, iskoristite ovo uvodno vrijeme da naterate sve da se jave i zahvalite kolegi na nečemu što su učinili. Velika ili mala, pokazujući zahvalnost jednostavnim pozivanjem imena i uzvikivanjem zadatka, zahvalnost djeluje na sve osjećam se povezano. Ovo je mali, ali moćan način da se potakne društveno povezivanje na virtualnoj platformi.
Da li vaš tim čini mnogo udaljenih radnika? Ulijte više osjećaja društvene povezanosti ubrizgavanjem malo zabave koja će vam pomoći da probijete led i učinite da se ljudi osjećaju manje usamljeno sa socijalnim udaljavanjem ili radom od kuće:
- Učinci za začin:
Internetska soba za sastanke puna stranaca? Pozovite učesnike da se predstave i neobičnim informacijama:
-
- Njihova omiljena karaoke pjesma
- Njihovo potpisano domaće jelo
- Najbolji koncert na koji su ikad išli
Internet sala za sastanke sa istim kolegama? Pozovite poznata lica na:
-
- Ukratko razgovarajte o dobrom filmu koji su nedavno gledali
- Podijelite s njihovim ljubimcem
- Otvorite hobi ili lični projekat kojim su se bavili
- Koristi mozak:
Vježbe za izgradnju tima ne bi trebale pasti na kraj samo zato što su članovi tima raštrkaniji. Dajte kriterije pre vremena kako bi se učesnici mogli pojaviti spremni. Isprobajte kratku internetsku izvedbu Charades ili Balderdash za zanimljiviji način da otvorite sastanak. - Igrajte igru pogađanja:
Drugi način da se ljudi više angažiraju je tražiti od svakog sudionika da igra jednostavnu verziju ISpy-ja opisujući stavku u njihovom udaljenom radnom području.
10. Stvorite dnevni red sastanka unaprijed
Ako je dnevni red vašeg sastanka jasan i artikuliran, možete očekivati isti povraćaj ulaganja i za vaš mrežni sastanak! Bez plana ili promišljanja, nejasna, pogrešno informirana sinhronizacija će dovesti do zabune i gubljenja vremena.
Pripremite strukturirani dnevni red koji iznosi glavna pitanja i spomenite šta se traži i očekuje od učesnika. Pošaljite barem dan unaprijed i ne zaboravite koristiti postavke pozivnica i podsjetnika za brzo širenje informacija.
9. Pripremite svoju tehnologiju
Koliko god je tehnologija prekrasna, još uvijek ima prilika da to može postati pomalo nesigurno. Budite sigurni da sve funkcionira bez problema testiranjem vaše tehnologije i provjerom da li su svi uređaji napunjeni. Upoznajte gdje su vam električne utičnice i punjače u blizini. Testirajte svoju kameru, mikrofon, internetsku vezu i uzmite u obzir sve što bi vam moglo zatrebati:
- Je li vam osvjetljenje presvijetlo ili preslabo?
- Jeste li okruženi puno nereda?
- Jeste li u prometnom području gdje ljudi dolaze i odlaze?
- Kada ste zadnji put isključili / resetirali uređaj?
Razmislite o tome da ove točke uključite u e-poštu dnevnog reda prije sastanka kako bi svi bili upoznati.
8. Udahnite život svojoj isporuci
Sigurno možete efikasno prolaziti kroz mrežni sastanak ređajući ključne stavke, ali možete dodati i malo pizzazza kako biste ljude zaintrigirali:
- Pozovi pokret
Svi znamo kako je lako uložiti se u posao. Dizanje s radnog stola je sjajna ideja, ali se može zaboraviti kad vas muči gašenje požara ili pisanje dugačke e-pošte. U nekom trenutku svog internetskog sastanka, malo ga prodrmajte tako što ćete natjerati učesnike da pomaknu krv. Jednostavni pokreti poput istezanja ruku iznad glave ili ustajanja i sjedenja nekoliko puta ili nekoliko poteza za stolom mogu povećati kisik u mozgu i raditi na probijanju osjećaja umora i letargije. - Dodajte vizualne elemente
Potaknite interakciju i prenesite svoj sadržaj publici do
koristeći svijetle boje, video zapise, fotografije i brze pozive. Učinite svoj sadržaj probavljivim i nezaboravnim uz jednostavnu prezentaciju koja je privlačna upotrebom vizuala i možda dobro postavljenim, odgovarajućim memom! - Dobijte povratne informacije u stvarnom vremenu
Sprovođenjem ankete na licu mjesta pogledajte kako ljudi upijaju vaš sadržaj. Ne samo da su zabavne, one zapravo prekidaju program i pružaju vam korisne informacije u stvarnom vremenu. Služi trenutnom alatu za donošenje odluka, održava angažman visokim i pomaže u strukturiranju sljedećih koraka.
7. Delegiranje zadataka
Kad su ljudi odgovorni za doprinos nečemu na mrežnom sastanku, poput moderiranja, vođenja aktivnosti razbijanja leda ili vođenja bilješki, svaka će osoba biti angažiranija. Osim toga, ovo pomaže da sastanci budu mali. Neka uloge budu očigledne tako što ćete uključiti samo one koji trebaju biti tamo, poput donosioca odluka, savjetnika, pripravnika itd.
- Odabir moderatora
Moderator osigurava da sastanak ne iskoči iz kolosijeka. Njegov posao je da pazi na tehnologiju, vodi autoritet, daje dozvolu za govor onima kojima je potrebna, bude odgovoran za snimanje i pazi da se brine o kvalitetu zvuka i slike.
6. Držite se vremenskog okvira
Kad ste svjesni ograničenog vremena koje imate, produktivnost se obično pali. Rad s vremenskim ograničenjem „uokviruje“ sastanak i daje mu fokus. Dodijelite određeno vrijeme za svaku ključnu točku s međuspremnikom od 10 minuta. Na taj način svi mogu završiti na vrijeme ili samo prije vremena!
5. Uklonite smetnje
Lako je (i vrlo je često) provjeriti svoju e-poštu ili baciti pogled na svoj telefon dok ste na sastanku na mreži. Držite se vremena i izbjegavajte iskušenja uklanjanjem distrakcije od početka: isključite jezičke na laptopu, stavite telefon na nečujno (ili u avionskom režimu!), Zatvorite prozor da biste isključili pozadinsku buku (ili koristite slušalice) i uštedite grickalice za poslije!
(alt-tag: Žena koja sjedi za stolom i radi na otvorenom laptopu i sjedi blizu prozora rano ujutro)
4. Promovirati suradnju
Koristite mrežni sastanak za generiranje ideja od sudionika. Odvojite malo vremena za preuzimanje karakteristika think tanka ili sesije mozga. Dopustite ljudima da iznose vlastite ideje ili da im daju prednost od ideja drugih; Isprobajte funkciju poput mrežne ploče kako bi kreativni sokovi potekli.
3. Uključite igre
kroz gejmifikacije, možete očekivati da će nivo interaktivnosti na vašem internetskom sastanku pucati kroz krov! Na početku dodajte mali upit i nagovorite učesnike da ga prate. I njih se može stimulirati - produženi ručak, zamjena kompanije, prijevremeni odlazak itd. Na primjer:
- Odaberite sliku ili lik koji ćete ugraditi u slajdove i natjerajte učesnike da odgovore koliko je puta viđen tijekom prezentacije.
- Na kraju bacite jednostavni kviz kako biste testirali razumijevanje sadržaja učesnika.
- Prikupite citate od kolega i nagovorite ih da pogode ko je šta rekao.
2. Završite s dobro artikuliranim akcijskim predmetima
Smisao internetskog sastanka je okupiti učesnike i okupiti se kako bi napredovao prema sljedećem koraku. To se može učiniti samo s jasnim akcijskim stavkama. Kad su svi svjesni šta moraju učiniti, tada se stvari mogu učiniti. Pre nego što se sastanak završi, proverite da li su učesnici jasni u vezi sa svojom ulogom. Provedite nekoliko trenutaka preispitujući ono o čemu se raspravljalo i dodjeljujući osobu za posao.
1. Podijelite sažetak
Mnogo toga može se dogoditi na internetskom sastanku. Mnoštvo ideja, prijedloga i mišljenja baca se okolo, zbog čega su dobro sažete bilješke učinkovite u održavanju integriteta sinhronizacije.
Odaberite softver za video konferencije koji dolazi sa funkcijom snimanja i ili AI mogućnostima da biste snimili sve što je propalo. Ručno vođenje bilješki uvijek je dobra ideja, ali kada imate tehnologiju koja radi u pozadini, možete nastupiti tokom sastanka znajući da je ostalo zbrinuto.
Evo još nekoliko trikova kako biste zablistali sljedeći mrežni sastanak:
- Ugradite svoj brend u sve dodirne točke sastanka
Pitching to prospects? Snimite vlastitu poruku koja predstavlja ime vaše kompanije, slogan i važne najave dok se sudionici prikazuju prilagodljiva soba za sastanke na mreži. Ostavite sjajan prvi dojam koji je poliran i profesionalan s vašim logotipom i bojama marke na korisničkom sučelju. - Upotrijebite AI za rad na nogama
Na internetskom sastanku radite posao usmjeren prema naprijed. Odaberite a video konferencije rješenje koje radi u pozadini kako bi osiguralo transkripcije, oznake zvučnika i žigove datuma za kasnije lako pretraživanje. - Udarite ekran da biste ga prikazali umjesto da ga kažete
Sa dijeljenje ekrana opcija, navigacija teško objašnjivim demonstracijama i karakteristikama proizvoda tokom internetskog sastanka upravo je postala lakša. Svatko može shvatiti ono što govorite kad to vidi pred očima. Dovedite učesnike na istu stranicu kada se svaki tok akcije može prikazati u realnom vremenu.
Neka Callbridge okrijepi vaše mrežne sastanke. Uz sofisticiranu tehnologiju, prilagodljive funkcije i intuitivno dizajnirano korisničko sučelje, vaši su sastanci postali zanimljiviji i produktivniji.
