Každý podnik spoléhá na svou schopnost řídit čas a práci, aby mohl dosáhnout nejlepších výsledků. Růst, škálování, rozšiřování, to prostě není možné bez implementace solidní struktury pracovního toku a správy toho, jak se to odvíjí. Nakonec, pokud to nemůžete spravovat, nemůžete to měřit. Co je tedy správa práce přesně a jak optimalizuje týmy? Přečtěte si další informace.
Co je řízení práce?
V nejzákladnějších pojmech se řízení práce týká místa, kde se setkávají procesy týmu a obchodní procesy a vytvářejí soudržnost v pracovních postupech a výstupu.
Software pro správu práce je obzvláště užitečný při řízení toku a vymezení procesů, které generují informace. Ve spojení s online schůzkami pomocí softwaru pro videokonference vytváří přístup k řízení práce rytmus a viditelnost pro všechny, od zaměstnanců po klienty, a zjednodušuje procesy pro vyšší výkon a výsledky.
Správa práce může být podrobně popsána pro správu konkrétního projektu nebo jednotlivce. Proces řízení práce začíná na začátku cyklu řízení projektu, takže můžete získat jasnější pochopení příslušného rozsahu a lépe tak rozebrat, jak se bude odvíjet jeden (nebo více) projekt.
Řízení práce ovlivňuje způsob zacházení s týmy. To zahrnuje:
- Správa jednotlivců
- Dohled nad pracovním tokem
- Směrování pracovní zátěže
- Přidělení úkolu týmům
- Rozhodování o tom, co je priorita
- Vytváření termínů
- Aktualizace klientů a zaměstnanců o změnách nebo blokováních
… To vše lze řešit pomocí softwaru pro správu práce a dále posílit prostřednictvím online schůzek a videochatu.
Vedení projektu vs. Řízení práce
Řízení projektů je holistický přístup k celku, zatímco řízení práce je přístup, který kombinuje řízení projektů, automatizaci práce a spolupráci a umožňuje týmům lépe pracovat ve všech projektech, úkolech, výstupech atd.
Řízení projektů pomáhá řídit projekty, které mají začátek a konec a mají jasné role pro různé zaměstnance. Může to však zahrnovat slevu na nouzové nebo ad-hoc projekty, úkoly na poslední chvíli a další. Navíc vezměme v úvahu čas strávený na e-mailech, administrátorských úkolech, účasti na schůzkách a dalších věcech, které nefungují, aby byl zaměstnanec konkrétně přiveden do týmu.
Proč je správa práce tak kritická?
Stručně řečeno: zlepšuje výkon. Stejně jako u každého manažerského systému nebo jednotlivec na vedoucí pozici, správa práce je dalším způsobem, jak zajistit, aby váš tým pracoval na špičkovém výkonu, aby poskytoval nejlepší kvalitu při nejefektivnější rychlosti dodání, aniž by musel vyčerpávat finance. Snížení nadbytečnosti, identifikace úzkých míst, určení času vs. rozpočtu lze dosáhnout správnou komunikací a strategiemi pro nejlepší systém řízení práce.
Rozpis řízení práce
Podrobnosti se budou v jednotlivých odvětvích a mezi organizacemi měnit, existují však některé společné rysy a také společné výzvy v oblasti řízení práce:
- Úkolové týmy
Když se objeví nový projekt, je na prvním místě organizace a delegace. Odpovědností manažera je přidělovat a přidělovat zdroje a zároveň zajistit, aby měli pro danou práci nebo úkol správnou osobu a navíc se ujistili, že je provedena včas a je vysoce kvalitní. Je užitečné sledovat, kdo co dělá, pomocí digitálních nástrojů a softwaru pro správu a zároveň se často držet virtuální setkání plán aktualizací stavu, přihlášení a briefingů - Stanovení hranice mezi naléhavými a vysoce prioritními úkoly
Zvláště pokud se z ničeho nic objeví, může dojít k určitému zmatku, co je třeba udělat brzy. Být si vědom nadcházejících termínů a mít přehled o tom, co se právě připravuje, vytváří lepší porozumění a výhodný bod pro zjištění, zda dodávkám říci ano nebo ne. - Vytváření termínů pro úkoly
Manažer, který má znalosti a zkušenosti, bude zběhlý v určování vhodných termínů pro úkoly. Problémy nastávají, když se mění termíny nebo není dostatek času na vyrovnávací paměť. Datum ukončení musí být jasně ohraničené a viditelné pro všechny. - Zůstává transparentní s klienty
Obecným pravidlem je underpromise a overdeliver, nikoli naopak. Jasné a stručné rozhovory s klienty a týmy pomáhají řídit očekávání a stanovit priority, aby byli lidé na stejné stránce. Je to, když změny a přesměrování projektu, termín a přidělení zdrojů nejsou objasněny, že projekt může být vykolejen nebo se stane náročnějším.
Díky správnému postupu správy práce, který umožňuje konzistentní online schůzky a aktualizace, se projekty mohou formovat přesněji a zůstat v rozpočtu a včas.
Nejlepší postupy řízení práce
Ať už máte konkrétní software pro správu práce, nebo máte zaveden jiný systém, jako jsou běžné online schůzky, vězte, že nemusí být napsán kamenem. Nejúčinnějším řízením práce je život a dýchání a musí být často přezkoumáváno. Zde je několik pro a proti:
- Procvičujte vynikající komunikaci
Vytvářejte týmová prostředí pro spolupráci pomocí komunikace, která je jasná a aktuální. Vytvářejte centralizované informace a dokumenty, časté online schůzky a týmová setkání. Zasaďte firemní kulturu komunikace dohodou na pravidlech zapojení: Kdy je nejlepší poslat e-mail nebo mít schůzku? Kdo je za co odpovědný a jak je lze kontaktovat? Jak se přijímají noví zaměstnanci? Kam mohou zaměstnanci klást otázky? - Nevyhýbejte se transparentnosti
Sdělte členům týmu, co se děje, jakmile k tomu dojde, nebo jakmile to bude vhodné. Došlo ke snížení rozpočtu? Změna ve vedení? Nový Pracovní Vývoj? Udržujte lidi ve smyčce a pokud je to vhodné, uveďte důvody této změny. Pokuste se také vyhnout zakrytí důležitých informací. Zvěsti ztrácejí čas a strhávají morálku. - Podporujte nepřetržitou smyčku zpětné vazby
Pro dosažení nejlepších možných výsledků si uznání a zpětná vazba příležitosti vynucují lepší poslech a podporují výsledky. Nejen, že buduje důvěru, udržuje si zaměstnance a dává lidem pocit, že si jich vážíme. Nechte zpětnou vazbu být součástí procesu řízení práce pro lepší produktivitu a méně plýtvání časem. - Nepoužívejte mikromanáž
Pro práci byli najati členové týmu. Jakmile dostanou potřebné nástroje a čas, nemusí být sledováni jako jestřáb. Nechte je mít přístup k softwaru a platformám, které mají informace, které potřebují, a poté jim důvěřujte, že dosáhnou toho, co si předsevzali. Jinými slovy, informujte je a připravte na úspěch, aby mohli nerušeně pracovat na svém potenciálu.
Nechte sofistikovanou videokonferenční platformu Callbridge vytvářet spojení, která zmocní jednotlivce a úkoly správy práce, kterým čelí. Díky přístupu zaměřenému na video, který se bezproblémově integruje s dalšími nástroji pro správu projektů a obchodní komunikaci, můžete okamžitě optimalizovat fungování vašeho týmu.
