Hver virksomhed er afhængig af deres evne til at styre tid og arbejde for at kunne få de bedste resultater. Dyrkning, skalering, udvidelse, Iit er bare ikke muligt uden at implementere en solid workflow-struktur og styre, hvordan den udfolder sig. Når alt kommer til alt, hvis du ikke kan klare det, kan du ikke måle det. Så hvad er arbejdsstyring nøjagtigt, og hvordan optimerer det teams? Læs videre for at lære mere.
Hvad er arbejdsstyring?
I sine mest basale termer refererer arbejdsstyring til, hvor processerne i teamet og forretningsprocesserne mødes for at danne sammenhæng i arbejdsgange og output.
Arbejdsstyringssoftware er især nyttig til at organisere flow og afgrænse processer, der genererer information. Parret med online møder ved hjælp af videokonferencesoftware skaber en arbejdsstyringsmetode rytme og synlighed for alle, lige fra medarbejdere til kunder, og strømline processer til forbedret ydeevne og resultater.
Arbejdsledelse kan bores ned for at styre et bestemt projekt eller individ. Arbejdsstyringsprocessen starter i starten af projektledelsescyklussen, så du kan få en klarere forståelse af det involverede omfang for bedre at nedbryde, hvordan et enkelt (eller flere) projekt udfolder sig.
Arbejdsledelse påvirker, hvordan hold håndteres. Dette inkluderer:
- Håndtering af enkeltpersoner
- Overvåger arbejdsgangen
- Styring af arbejdsbyrden
- Tildeling af en opgave til teams
- Beslutning om, hvad der er prioritet
- Oprettelse af deadlines
- Opdatering af klienter og medarbejdere om ændringer eller blokeringer
... som alle kan håndteres via work management software og yderligere bemyndiges via online møder og videochat.
Projektledelse vs. Arbejdsledelse
Projektledelse er en holistisk tilgang til helheden, mens arbejdsstyring er en tilgang, der kombinerer projektledelse, arbejdsautomation og samarbejde for at styrke teams til at arbejde bedre på tværs af alle projekter, opgaver, leverancer osv.
Projektledelse hjælper med at styre projekter, der har en start og en finish og klare roller for forskellige medarbejdere. Det kan dog diskontere nød- eller ad hoc-projekter, sidste øjebliks klare opgaver og mere. Plus, lad os tage højde for den tid, der er brugt på e-mails, administratoropgaver, deltagelse i møder og andre ting, der ikke fungerer, som en medarbejder specifikt blev bragt på holdet til at gøre.
Hvorfor er arbejdsstyring så kritisk?
Grundlæggende: det forbedrer ydeevnen. Ligesom med ethvert ledelsessystem eller person i en lederposition, arbejdsledelse er en anden måde at sikre, at dit team arbejder med højeste ydeevne for at levere den bedste kvalitet med den mest effektive leveringshastighed uden at skulle udtømme økonomien. At reducere afskedigelser, identificere flaskehalse, bestemme tid kontra budget kan alle etableres med korrekt kommunikation og strategier for det bedste arbejdsledelsessystem.
Opdeler arbejdsstyring
Detaljerne vil skifte fra branche til branche og imellem organisationer, men der er nogle fælles og fælles arbejdsstyringsudfordringer også:
- Opgavehold
Når et nyt projekt kommer op, kommer organisation og delegation først. Det er en leders ansvar at tildele og tildele ressourcer og samtidig sikre, at de har den rigtige person til jobbet eller opgaven ud over at sikre, at det gøres til tiden og er af høj kvalitet. Det er nyttigt at holde styr på, hvem der gør hvad med digitale værktøjer og styringssoftware, samtidig med at vi holder fast ved en hyppig virtuelt møde tidsplan for statusopdateringer, check-in og briefinger - Oprettelse af grænsen mellem hastende og højt prioriterede opgaver
Især hvis der dukker noget op fra ingenting, kan der være en vis forvirring om, hvad der skal gøres snart. At være opmærksom på kommende deadlines og have synlighed af, hvad der er i pipeline, skaber en bedre forståelse og udsigtspunkt for at vide, om man skal sige ja eller nej til leverancer. - Oprettelse af deadlines for opgaver
En leder, der har viden og erfaring, vil være dygtig til at fastsætte passende frister for opgaver. Problemer opstår, når deadlines ændres, eller der ikke er nok buffertid. Slutdatoer skal være tydeligt skitseret og synlige for alle at se. - Forbliver gennemsigtig med klienter
Den generelle tommelfingerregel er at undervarme og overlevere, ikke omvendt. Klare og koncise samtaler med kunder og teams hjælper med at styre forventningerne og etablere prioriteter, så folk er på samme side. Det er når ændringer og omdirigeringer til projektet, deadline og allokering af ressourcer ikke er afklaret, at projektet kan afspores eller blive mere udfordrende.
Med en ordentlig arbejdsstyringsstrøm på plads, der giver mulighed for ensartede online møder og opdateringer, kan projekter tage mere præcis form og forblive på budgettet og til tiden.
Bedste arbejdsstyringspraksis
Uanset om du har specifik arbejdsstyringssoftware eller har et andet system på plads som rutinemæssige online møder, skal du bare vide, at det ikke behøver at være skrevet i sten. Den mest effektive arbejdsstyring er at leve og trække vejret og skal ofte gennemgås. Her er et par dos og don'ts:
- Øv dig fremragende kommunikation
Byg samarbejdsholdsmiljøer med kommunikation, der er klar og rettidig. Opret centraliserede oplysninger og dokumenter, hyppige onlinemøder og teamsamlinger. Indsæt en virksomhedskultur for kommunikation ved at blive enige om reglerne for engagement: Hvornår er det bedst at e-maile eller have et møde? Hvem har ansvaret for hvad, og hvordan kan de kontaktes? Hvordan er nye medarbejdere ombord? Hvor kan medarbejderne gå for at stille spørgsmål? - Undgå ikke gennemsigtighed
Lad teammedlemmerne vide, hvad der sker, så snart det sker, eller så snart det er passende. Er der sket et budgetnedsættelse? En lederskift? Ny forretningsudvikling? Hold folk i løkken og nævne årsagerne til ændringen, når det er passende. Forsøg også at undgå at skjule vigtige oplysninger. Rygter spilder tid og nedbryder moral. - Tilskynd en løbende feedback-løkke
For de bedst mulige resultater tvinger påskønnelse og mulighed for feedback til bedre lytning og tilskynder resultater. Det bygger ikke kun tillid, det bevarer medarbejderne og får folk til at føle sig værdsatte. Lad feedback være en del af arbejdsstyringsprocessen for bedre produktivitet og mindre spildt tid. - Må ikke Micromanage
Teammedlemmer blev ansat til at udføre arbejdet. Når de først har fået de værktøjer og tid, de har brug for, behøver de ikke at blive overvåget som en høge. Lad dem få adgang til den software og platforme, der har de oplysninger, de har brug for, og stol derefter på dem til at udrette, hvad det er, de har planlagt at gøre. Med andre ord, kort dem og sæt dem op til succes, så de kan arbejde fuldt ud uafbrudt.
Lad Callbridge's sofistikerede videokonferenceplatform skabe forbindelser til at styrke enkeltpersoner og de arbejdsstyringsopgaver, de står over for. Med en videocentreret tilgang, der integreres problemfrit med andre projektledelses- og forretningskommunikationsværktøjer, kan du optimere, hvordan dit team fungerer med det samme.
