Toda empresa depende de su capacidad para gestionar el tiempo y el trabajo para poder obtener los mejores resultados. Crecer, escalar, expandir, simplemente no es posible sin implementar una estructura de flujo de trabajo sólida y administrar cómo se desarrolla. Después de todo, si no puede administrarlo, no puede medirlo. Entonces, ¿qué es exactamente la gestión del trabajo y cómo optimiza los equipos? Siga leyendo para obtener más información.
¿Qué es la gestión del trabajo?
En sus términos más básicos, la gestión del trabajo se refiere al lugar donde los procesos del equipo y los procesos de la empresa se encuentran para formar cohesión en los flujos de trabajo y la producción.
El software de gestión del trabajo es especialmente útil para orquestar el flujo y delinear los procesos que generan información. Junto con las reuniones en línea que utilizan software de videoconferencia, un enfoque de gestión del trabajo crea ritmo y visibilidad para todos, desde los empleados hasta los clientes, y agiliza los procesos para rendimiento mejorado y resultados
La gestión del trabajo se puede desglosar para gestionar un proyecto o individuo en particular. El proceso de gestión del trabajo comienza al comienzo del ciclo de gestión del proyecto para que pueda obtener una comprensión más clara del alcance involucrado para desglosar mejor cómo se desarrollará un proyecto único (o múltiple).
La gestión del trabajo afecta la forma en que se manejan los equipos. Esto incluye:
- Manejo de individuos
- Supervisión del flujo de trabajo
- Dirigir la carga de trabajo
- Asignar una tarea a los equipos
- Decidir que es prioridad
- Creando plazos
- Actualización de clientes y empleados sobre cambios o bloqueos.
… Todo lo cual se puede manejar a través del software de gestión del trabajo y se puede potenciar aún más a través de reuniones en línea y video chat.
Gestión de proyectos vs. Gestión del trabajo
La gestión de proyectos es un enfoque holístico del todo, mientras que la gestión del trabajo es un enfoque que combina la gestión de proyectos, la automatización del trabajo y la colaboración para capacitar a los equipos para que trabajen mejor en todos los proyectos, tareas, entregables, etc.
La gestión de proyectos ayuda a gestionar proyectos que tienen un comienzo y un final y roles claros para diferentes empleados. Sin embargo, puede descartar proyectos de emergencia o ad-hoc, tareas claras de última hora y más. Además, tengamos en cuenta el tiempo dedicado a los correos electrónicos, las tareas administrativas, la asistencia a reuniones y otros elementos que no son trabajo para el que un empleado se incorporó específicamente al equipo.
¿Por qué es tan importante la gestión del trabajo?
En resumen: mejora el rendimiento. Al igual que con cualquier sistema de gestión o persona en un puesto directivo , la gestión del trabajo es otra forma de asegurar que su equipo trabaje al máximo rendimiento para ofrecer la mejor calidad con la mayor eficiencia y rapidez, sin agotar los recursos financieros. Reducir las redundancias, identificar los cuellos de botella y determinar la relación tiempo-presupuesto son aspectos que se pueden lograr con una comunicación adecuada y estrategias que conformen el mejor sistema de gestión del trabajo.
Desglose de la gestión del trabajo
Los detalles cambiarán de una industria a otra y entre organizaciones, sin embargo, hay algunos puntos en común y también desafíos comunes en la gestión del trabajo:
- Equipos de tareas
Cuando surge un nuevo proyecto, la organización y la delegación son lo primero. Es responsabilidad de un gerente asignar y asignar recursos y, al mismo tiempo, asegurarse de tener a la persona adecuada para el trabajo o la tarea además de asegurarse de que se realice a tiempo y sea de alta calidad. Es útil realizar un seguimiento de quién está haciendo qué con las herramientas digitales y el software de gestión, y al mismo tiempo ceñirse a un reunión virtual programa para actualizaciones de estado, registros y sesiones informativas - Establecer la línea divisoria entre tareas urgentes y de alta prioridad
Especialmente si algo surge de la nada, puede haber cierta confusión sobre lo que debe hacerse pronto. Estar al tanto de las próximas fechas límite y tener visibilidad de lo que está en proceso crea una mejor comprensión y un punto de vista para saber si decir sí o no a los entregables. - Creación de plazos para las tareas
Un gerente que tenga conocimientos y experiencia será experto en establecer plazos adecuados para las tareas. Los problemas surgen cuando los plazos cambian o no hay suficiente tiempo de reserva. Las fechas de finalización deben estar claramente definidas y ser visibles para que todos las vean. - Permanecer transparente con los clientes
La regla general es hacer menos promesas y entregar más, no al revés. Las conversaciones claras y concisas con los clientes y los equipos ayudan a gestionar las expectativas y a establecer prioridades para que las personas estén en sintonía. Cuando no se aclaran los cambios y las redirecciones al proyecto, la fecha límite y la asignación de recursos, el proyecto puede descarrilarse o volverse más desafiante.
Con un flujo de gestión del trabajo adecuado que permite reuniones y actualizaciones en línea consistentes, los proyectos pueden tomar forma con mayor precisión y mantenerse dentro del presupuesto y a tiempo.
Mejores prácticas de gestión del trabajo
Ya sea que utilices un software específico de gestión del trabajo o tengas implementado otro sistema, como reuniones virtuales periódicas, recuerda que no tiene por qué ser algo rígido. La gestión del trabajo más eficaz es dinámica y debe revisarse con frecuencia. Aquí tienes algunas recomendaciones :
- Practique una excelente comunicación
Cree entornos de equipo colaborativos con una comunicación clara y oportuna. Establezca información y documentos centralizados, reuniones frecuentes en línea y reuniones de equipo. Inculque una cultura de comunicación empresarial acordando las reglas de participación: ¿Cuándo es mejor enviar un correo electrónico o tener una reunión? ¿Quién está a cargo de qué y cómo se puede contactar con ellos? ¿Cómo se incorporan los nuevos empleados? ¿A dónde pueden acudir los empleados para hacer preguntas? - No evites la transparencia
Informe a los miembros del equipo lo que está sucediendo tan pronto como suceda o tan pronto como sea apropiado. ¿Ha habido un recorte presupuestario? ¿Un cambio de liderazgo? ¿Desarollo de nuevos negocios? Mantenga a las personas informadas y mencione las razones detrás del cambio cuando sea adecuado. Además, trate de evitar ocultar información importante. Los rumores hacen perder el tiempo y derriban la moral. - Fomente un bucle de retroalimentación continuo
Para obtener los mejores resultados posibles, la valoración y la retroalimentación de las oportunidades refuerzan una mejor escucha y fomentan los resultados. No solo genera confianza, sino que retiene a los empleados y hace que las personas se sientan valoradas. Deje que la retroalimentación sea parte del proceso de gestión del trabajo para una mejor productividad y menos tiempo perdido. - No microgestionar
Los miembros del equipo fueron contratados para hacer el trabajo. Una vez que se les ha dado las herramientas y el tiempo que necesitan, no es necesario que los vigilen como un halcón. Permítales tener acceso al software y las plataformas que tienen la información que necesitan y luego confíe en ellos para lograr lo que se propusieron. En otras palabras, infórmeles y prepárelos para el éxito para que puedan trabajar a su máximo potencial sin interrupciones.
Deje que la sofisticada plataforma de videoconferencia de Callbridge cree conexiones para empoderar a las personas y las tareas de administración del trabajo que enfrentan. Con un enfoque centrado en video que se integra a la perfección con otras herramientas de gestión de proyectos y comunicación empresarial, puede optimizar el funcionamiento de su equipo de inmediato.
