Chaque entreprise compte sur sa capacité à gérer son temps et son travail afin de pouvoir obtenir les meilleurs résultats. Croissance, mise à l'échelle, expansion, ce n'est tout simplement pas possible sans la mise en œuvre d'une structure de flux de travail solide et la gestion de son déroulement. Après tout, si vous ne pouvez pas le gérer, vous ne pouvez pas le mesurer. Alors, qu'est-ce que la gestion du travail exactement et comment optimise-t-elle les équipes ? Continuez à lire pour en savoir plus.
Qu'est-ce que la gestion du travail ?
Dans ses termes les plus élémentaires, la gestion du travail fait référence à l'endroit où les processus de l'équipe et les processus de l'entreprise se rencontrent pour former une cohésion dans les flux de travail et les résultats.
Les logiciels de gestion du travail sont particulièrement utiles pour orchestrer les flux et délimiter les processus qui génèrent des informations. Associée à des réunions en ligne à l'aide d'un logiciel de visioconférence, une approche de gestion du travail crée rythme et visibilité pour tous, des employés aux clients, et rationalise les processus de performance améliorée et résultats
La gestion du travail peut être approfondie pour gérer un projet ou une personne en particulier. Le processus de gestion du travail commence au début du cycle de gestion de projet afin que vous puissiez mieux comprendre la portée impliquée afin de mieux décomposer le déroulement d'un seul (ou plusieurs) projet.
La gestion du travail affecte la façon dont les équipes sont gérées. Ceci comprend:
- Gestion des individus
- Supervision du flux de travail
- Diriger la charge de travail
- Attribuer une tâche aux équipes
- Décider de ce qui est prioritaire
- Création de délais
- Informer les clients et les employés des changements ou des blocages
… qui peuvent tous être gérés via un logiciel de gestion du travail et renforcés via des réunions en ligne et des conversations vidéo.
Gestion de projet vs. Gestion du travail
La gestion de projet est une approche holistique de l'ensemble, tandis que la gestion du travail est une approche qui combine la gestion de projet, l'automatisation du travail et la collaboration pour permettre aux équipes de mieux travailler sur tous les projets, tâches, livrables, etc.
La gestion de projet aide à gérer des projets qui ont un début et une fin et des rôles clairs pour différents employés. Cependant, il peut écarter les projets d'urgence ou ad hoc, les tâches claires de dernière minute, etc. De plus, prenons en considération le temps passé sur les e-mails, les tâches administratives, la participation à des réunions et d'autres éléments qui ne sont pas du travail qu'un employé a été spécifiquement amené à faire dans l'équipe.
Pourquoi la gestion du travail est-elle si critique ?
En termes simples : il améliore les performances. Comme avec n'importe quel système de gestion ou personne occupant un poste de direction, la gestion du travail est un autre moyen de garantir que votre équipe travaille au maximum de ses performances pour offrir la meilleure qualité à la vitesse de livraison la plus efficace sans avoir à épuiser les finances. Réduire les licenciements, identifier les goulots d'étranglement, déterminer le temps par rapport au budget peuvent tous être établis avec une communication et des stratégies appropriées pour le meilleur système de gestion du travail.
Décomposer la gestion du travail
Les détails changeront d'une industrie à l'autre et entre les organisations, cependant, il existe des points communs et des défis communs en matière de gestion du travail :
- Attribution des tâches aux équipes
Lorsqu'un nouveau projet se présente, l'organisation et la délégation passent avant tout. C'est la responsabilité d'un manager d'affecter et d'allouer les ressources tout en s'assurant qu'il a la bonne personne pour le travail ou la tâche en plus de s'assurer que cela est fait à temps et qu'il est de haute qualité. Il est utile de savoir qui fait quoi avec les outils numériques et les logiciels de gestion, tout en respectant une fréquence réunion virtuelle calendrier des mises à jour de statut, des enregistrements et des briefings - Établir la limite entre les tâches urgentes et hautement prioritaires
Surtout si quelque chose surgit de nulle part, il peut y avoir une certaine confusion quant à ce qui doit être fait bientôt. Être conscient des échéances à venir et avoir une visibilité sur ce qui est dans le pipeline crée une meilleure compréhension et un meilleur point de vue pour savoir s'il faut dire oui ou non aux livrables. - Création de délais pour les tâches
Un gestionnaire qui a des connaissances et de l'expérience sera apte à fixer des délais appropriés pour les tâches. Les problèmes surviennent lorsque les délais changent ou qu'il n'y a pas assez de temps tampon. Les dates de fin doivent être clairement définies et visibles pour tous. - Rester transparent avec les clients
La règle générale est de sous-promettre et de trop livrer, et non l'inverse. Des conversations claires et concises avec les clients et les équipes aident à gérer les attentes et à établir les priorités afin que les gens soient sur la même longueur d'onde. C'est lorsque les changements et les réorientations vers le projet, la date limite et l'allocation des ressources ne sont pas clarifiés que le projet peut dérailler ou devenir plus difficile.
Avec un bon flux de gestion du travail en place qui permet des réunions et des mises à jour en ligne cohérentes, les projets peuvent prendre forme avec plus de précision et respecter le budget et les délais.
Meilleures pratiques de gestion du travail
Que vous disposiez d'un logiciel de gestion du travail spécifique ou que vous ayez un autre système en place comme des réunions en ligne de routine, sachez simplement qu'il n'a pas besoin d'être gravé dans le marbre. La gestion du travail la plus efficace est de vivre et de respirer et doit être fréquemment revue. Voici quelques-uns à faire et à ne pas faire:
- Pratiquez une excellente communication
Créez des environnements d'équipe collaboratifs avec une communication claire et opportune. Établissez des informations et des documents centralisés, des réunions en ligne fréquentes et des réunions d'équipe. Inculquer une culture de communication d'entreprise en se mettant d'accord sur les règles d'engagement : Quand est-il préférable d'envoyer un e-mail ou d'avoir une réunion ? Qui est en charge de quoi et comment peut-on les contacter ? Comment les nouveaux employés sont-ils intégrés ? Où les employés peuvent-ils aller pour poser des questions ? - N'évitez pas la transparence
Informez les membres de l'équipe de ce qui se passe dès que cela se produit ou dès que cela est approprié. Y a-t-il eu une compression budgétaire? Un changement de direction ? Développement d'une nouvelle entreprise ? Tenez les gens au courant et mentionnez les raisons du changement lorsque cela est approprié. Aussi, essayez d'éviter de masquer des informations importantes. Les rumeurs font perdre du temps et démolissent le moral. - Encouragez une boucle de rétroaction continue
Pour les meilleurs résultats possibles, l'appréciation et le retour d'opportunité renforcent l'écoute et encouragent les résultats. Non seulement cela renforce la confiance, mais cela fidélise les employés et fait en sorte que les gens se sentent valorisés. Laissez la rétroaction faire partie du processus de gestion du travail pour une meilleure productivité et moins de temps perdu. - Ne pas microgérer
Des membres de l'équipe ont été embauchés pour faire le travail. Une fois qu'on leur a donné les outils et le temps dont ils ont besoin, ils n'ont plus besoin d'être surveillés comme un faucon. Laissez-les avoir accès aux logiciels et aux plates-formes qui contiennent les informations dont ils ont besoin, puis faites-leur confiance pour accomplir ce qu'ils ont décidé de faire. En d'autres termes, informez-les et préparez-les à réussir afin qu'ils puissent travailler à leur plein potentiel sans interruption.
Laissez la plate-forme de visioconférence sophistiquée de Callbridge créer des connexions pour responsabiliser les individus et les tâches de gestion du travail auxquelles ils sont confrontés. Avec une approche centrée sur la vidéo qui s'intègre parfaitement à d'autres outils de gestion de projet et de communication d'entreprise, vous pouvez optimiser immédiatement le fonctionnement de votre équipe.
