Cada empresa confía na súa capacidade para xestionar o tempo e o traballo para poder obter os mellores resultados. Crecer, escalar, expandirse, Iit simplemente non é posible sen implementar unha estrutura de fluxo de traballo sólida e xestionar como se desenvolve. Despois, se non o podes xestionar, non o podes medir. Entón, que é exactamente a xestión do traballo e como optimiza os equipos? Siga lendo para saber máis.
Que é a xestión do traballo?
Nos seus termos máis básicos, a xestión do traballo refírese a que os procesos do equipo e os procesos da empresa se xuntan para formar cohesión nos fluxos de traballo e na produción.
O software de xestión de traballo é especialmente útil para orquestrar o fluxo e delimitar procesos que xeran información. Emparejado con reunións en liña mediante software de videoconferencia, un enfoque de xestión de traballo crea ritmo e visibilidade para todos, desde empregados ata clientes e racionaliza os procesos para rendemento mellorado e resultados.
A xestión do traballo pódese analizar para xestionar un proxecto ou un individuo en particular. O proceso de xestión do traballo comeza ao comezo do ciclo de xestión de proxectos para que poida obter unha comprensión máis clara do alcance implicado para desglosar mellor como se desenvolverá un proxecto único (ou múltiple).
A xestión do traballo afecta ao manexo dos equipos. Isto inclúe:
- Xestionar individuos
- Supervisión do fluxo de traballo
- Dirixir a carga de traballo
- Asignar unha tarefa aos equipos
- Decidir o que é prioritario
- Creación de prazos
- Actualización de clientes e empregados sobre cambios ou bloques
... todo o que se pode manexar a través dun software de xestión de traballo e potenciar a través de reunións en liña e videochat.
Xestión de proxectos vs. Xestión do traballo
A xestión de proxectos é un enfoque holístico do conxunto, mentres que a xestión do traballo é un enfoque que combina a xestión de proxectos, a automatización do traballo e a colaboración para capacitar aos equipos para traballar mellor en todos os proxectos, tarefas, entregables, etc.
A xestión de proxectos axuda a xestionar proxectos que teñen un comezo e un final e papeis claros para os diferentes empregados. Non obstante, pode descontar proxectos de emerxencia ou ad hoc, tarefas claras de última hora e moito máis. Ademais, teñamos en conta o tempo empregado en correos electrónicos, tarefas de administración, asistencia a reunións e outros elementos que non funcionan.
Por que a xestión do traballo é tan crítica?
En termos básicos: mellora o rendemento. Do mesmo xeito que con calquera sistema de xestión ou individuo nun posto de xerente, A xestión do traballo é outra forma de asegurar que o seu equipo estea a traballar ao máximo rendemento para ofrecer a mellor calidade á velocidade de entrega máis eficiente sen ter que esgotar as finanzas. A redución de despedimentos, a identificación de obstáculos, a determinación do tempo fronte ao orzamento pódense establecer cunha comunicación e estratexias adecuadas para o mellor sistema de xestión do traballo.
Descomposición da xestión do traballo
Os detalles cambiarán de industria a industria e entre organizacións, con todo, hai algúns aspectos comúns e tamén retos comúns na xestión do traballo:
- Equipos de tarefas
Cando aparece un novo proxecto, a organización e a delegación son as primeiras. É responsabilidade do xestor asignar e asignar recursos á vez que asegura que teñen a persoa adecuada para o traballo ou tarefa, ademais de asegurarse de que se faga a tempo e de alta calidade. É útil facer un seguimento de quen está a facer algo coas ferramentas dixitais e o software de xestión, ao mesmo tempo que seguimos con frecuencia reunión virtual calendario de actualizacións de estado, check-in e reunións informativas - Establecer a liña entre as tarefas urxentes e de alta prioridade
Especialmente se algo sae da nada, pode haber certa confusión sobre o que hai que facer pronto. Ser consciente dos próximos prazos e ter visibilidade do que está en trámite crea unha mellor comprensión e un mellor punto de vista para saber se dicir si ou non aos entregables. - Creación de prazos para as tarefas
Un xestor que teña coñecemento e experiencia será experto en establecer prazos apropiados para as tarefas. Os problemas xorden cando cambian os prazos ou non hai tempo de almacenamento suficiente. As datas de finalización deben estar claramente descritas e visibles para que todos as vexan. - Permanecer transparente cos clientes
A regra xeral é subestimar e exceder, non ao revés. Conversas claras e concisas con clientes e equipos axudan a xestionar as expectativas e establecer prioridades para que a xente estea na mesma páxina. É cando os cambios e redireccións ao proxecto, o prazo e a asignación de recursos non se aclaran que o proxecto pode descarrilarse ou ser máis difícil.
Cun fluxo de xestión de traballo axeitado que permite reunións e actualizacións en liña consistentes, os proxectos poden tomar forma con maior precisión e manterse no orzamento e no tempo.
Mellores prácticas de xestión do traballo
Se tes un software específico para a xestión do traballo ou tes outro sistema instalado como as reunións en liña de rutina, só tes que saber que non ten que estar escrito en pedra. A xestión do traballo máis eficaz é a vida e a respiración e debe revisarse con frecuencia. Aquí tes algúns dos e non facer:
- Practica unha comunicación excelente
Construír ambientes de equipo de colaboración cunha comunicación clara e oportuna. Establecer información e documentos centralizados, reunións en liña frecuentes e reunións de equipos. Inculque unha cultura de comunicación da empresa acordando as regras de participación: ¿Cando é mellor enviar un correo electrónico ou ter unha reunión? Quen se encarga de que e como se pode contactar con eles? Como se incorporan os novos empregados? Onde poden ir os empregados para facer preguntas? - Non evite a transparencia
Informe aos membros do equipo do que está a suceder en canto suceda ou en canto sexa apropiado. Houbo un recorte orzamentario? ¿Un cambio no liderado? Desenvolvemento de novos negocios? Mantéñase ao tanto das persoas e mencione as razóns que motivaron o cambio cando sexa adecuado. Tenta tamén evitar ocultar información importante. Os rumores perden o tempo e derruban a moral. - Fomente un lazo de retroalimentación continuo
Para obter os mellores resultados posibles, o aprecio e a retroalimentación de oportunidades reforzan unha mellor audición e fomentan os resultados. Non só crea confianza, mantén aos empregados e fai que a xente se sinta valorada. Permita que os comentarios formen parte do proceso de xestión do traballo para obter unha mellor produtividade e menos tempo perdido. - Non fagas Micromanage
Contratáronse membros do equipo para facer o traballo. Unha vez que se lles dan as ferramentas e o tempo que precisan, non é preciso que os vexan coma un falcón. Permítalles ter acceso ao software e ás plataformas que dispoñen da información que precisan e logo confíen neles para cumprir o que se propuxeron facer. Noutras palabras, infórmaos e configúraos para o éxito para que poidan traballar ao máximo con todo o seu potencial sen interrupcións.
Deixe que a sofisticada plataforma de videoconferencia de Callbridge cree conexións para capacitar ás persoas e ás tarefas de xestión do traballo ás que se enfrontan. Cun enfoque centrado en vídeo que se integra perfectamente con outras ferramentas de xestión de proxectos e comunicación empresarial, pode optimizar o funcionamento do seu equipo de inmediato.
