स्क्रीन शेयरिंग और दस्तावेज़ साझा करने के बीच अंतर

व्यवसाय कैसे संचालित किया जाता है, इसके लिए अधिक डिजिटल-केंद्रित दृष्टिकोण के साथ, यह आश्चर्य की बात नहीं है कि संचार सॉफ्टवेयर बेहतर दृश्य समाधानों को एकीकृत कर रहा है। न केवल ग्राहक संबंधों को गहरा किया जाता है, बल्कि कर्मचारी जुड़ाव, भागीदारी और सहयोग भी होता है जब आप केवल यह कहने के बजाय अपना मतलब दिखा सकते हैं।

आइए यह न भूलें कि मैसेजिंग के माध्यम से संचार करते समय कितनी बारीकियां और अर्थ खो जाते हैं। लंबे समय तक चलने वाले निर्देश, ईमेल थ्रेड और टेक्स्ट चैट कुछ कार्यों के लिए संचार के उत्कृष्ट रूप हैं, लेकिन जब किसी प्रस्तुति या शानदार पहली छाप बनाने की बात आती है, तो आगे बढ़ने के अन्य तरीके भी होते हैं।

यहीं से स्क्रीन शेयरिंग और डॉक्यूमेंट शेयरिंग आती है। ये दो प्रमुख विशेषताएं प्रतिभागियों को वास्तविक समय में ऑनलाइन स्पेस में उनकी जरूरत की हर चीज के साथ निकट और दूर प्रदान करके आपकी ऑनलाइन मीटिंग और इंटरैक्शन में आयाम जोड़ती हैं।

यहां स्क्रीन शेयरिंग और दस्तावेज़ शेयरिंग पुश दोनों को लागू किया जा रहा है अधिक उत्पादक होने के लिए बैठकें:

टू-वे ग्रुप कम्युनिकेशन प्लेटफॉर्म किसके लिए है?

विशिष्टताओं में कूदने से पहले, आइए देखें कि वास्तव में दो-तरफ़ा संचार सॉफ़्टवेयर क्या है और यह कर्मचारियों, ग्राहकों, विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं, मित्रों, परिवार और अधिक सहित बोर्ड के सभी लोगों के साथ आपके वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने के लिए कैसे काम करता है।

विचार-मंथन या कार्यकारी निर्णय लेने के लिए ईमेल और अनुसूचित कॉलों पर भरोसा करने के बजाय, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के साथ पहले से या मौके पर एक बैठक निर्धारित करें।सम्मेलन बुला सॉफ्टवेयर. ब्राउज़र-आधारित, शून्य-डाउनलोड तकनीक तेज़ और सरल सेट अप की अनुमति देती है जो 1 से 1,000 लोगों को ऑनलाइन चलाती है। बड़े या छोटे मामलों पर चर्चा करने और प्रस्तुतियों, पिचों, और पर सहयोग करने के लिए दुनिया भर के प्रतिभागियों के साथ ऑनलाइन मीटिंग रूम का उपयोग करके आत्मविश्वास से जुड़ना दूरस्थ परियोजनाएं.

इस तरह की परिष्कृत तकनीक के साथ, उच्च स्तरीय संचार प्राप्त करने के तरीके को बढ़ाने के लिए डिज़ाइन की गई विशेषताएं आती हैं।

दस्तावेज़ साझा करना क्या है?

फ़ाइल साझाकरण के रूप में भी जाना जाता है, यह सुविधा आपको वेब कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म के माध्यम से किसी भी डिजिटल फ़ाइल को साझा करने के लिए सुपर सुव्यवस्थित पहुंच प्रदान करती है। आप आसानी से आगे और पीछे लिंक, मीडिया, वीडियो, ऑडियो फ़ाइलें और बहुत कुछ पास कर सकते हैं, या एक साथ काम कर सकते हैं और एक ही शब्द दस्तावेज़, प्रस्तुति, आदि पर दूसरों के सहयोग से काम कर सकते हैं।

दस्तावेज़ साझाकरण का उपयोग करें:

सुनिश्चित करें कि सभी के पास दस्तावेज़ की "हार्ड कॉपी" है
प्रसारित करने के लिए आवश्यक किसी भी फ़ाइल को खींचना और छोड़ना या चुनना और अपलोड करना आसान है। डिलीवरी के बाद प्रस्तुति की एक प्रति साझा करें। फ़ोटो की ज़िप्ड फ़ाइल भेजें। एक प्रचार वीडियो, अपने पसंदीदा व्यंजनों के लिंक, या समूह को सौंपे जाने वाले PDF पर शूट करें।

परियोजना और या बैठक के लिए आवश्यक फाइलें वितरित करें
निर्धारित कार्यसूची के भाग के रूप में, अपनी ऑनलाइन मीटिंग शुरू होने से पहले अपनी फ़ाइलें भेजने के लिए तैयार रखें। नोट्स जोड़ने, सुधार करने या देखने के लिए बाद में खोलने के लिए हर किसी के पास अपनी डिजिटल कॉपी हो सकती है।

वेब कॉन्फ़्रेंस के दौरान अपना काम सबमिट करें
चाहे व्यवसाय के लिए या सीखने के लिए, परियोजनाओं को वेब सम्मेलन के माध्यम से प्रस्तुत किया जा सकता है ताकि लीड या शिक्षक बाद में देख सकें। यह एक सहयोगी प्रयास या समूह असाइनमेंट के लिए अच्छी तरह से काम करता है जिसमें कई टीम के सदस्य या कई चलने वाले हिस्से होते हैं।

खराब इंटरनेट कनेक्शन के मामले में क्या देखना है, इसे भेजें
यदि आप ग्रामीण समुदाय में हैं या आपका वाईफाई कमजोर है, तो स्क्रीन शेयरिंग के दूसरे विकल्प के रूप में दस्तावेज भेजने पर विचार करें। अपनी महत्वपूर्ण फाइलों को बिना किसी रुकावट या देरी के सुरक्षित रूप से जानते हुए मन की शांति प्राप्त करें।

दस्तावेज़ साझा करने के लाभ:

दस्तावेज़ों को सीधे आवश्यक प्रतिभागियों के हाथों में डालकर, आप यह जानकर निश्चिंत हो सकते हैं कि आपकी महत्वपूर्ण जानकारी ठीक वहीं है जहाँ इसकी आवश्यकता है। गति तेज करें पल में दस्तावेज़ साझा करके परियोजनाओं और विकासों में:
जब आप टीम को प्रासंगिक जानकारी से अवगत करा सकते हैं या दूर से किसी फ़ाइल पर सहयोग कर सकते हैं, तो अधिक ग्राहक प्राप्त करके, बिक्री को बढ़ावा देकर, और अतिरिक्त लक्ष्य लेकर अपने प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों को हिट करें।

क्लाउड में अपने सभी दस्तावेज़ों के संग्रहण और आसान पहुंच का आनंद लें। ये सही है! आपके सभी महत्वपूर्ण आइटम जैसे स्प्रैडशीट, ग्राफ़िक्स, ऑडियो फ़ाइलें, चित्र, और बहुत कुछ - यहां तक ​​कि बड़े या उच्च-रिज़ॉल्यूशन - बादल में संग्रहीत हैं और जब भी आप चाहें नीचे ले जाया जा सकता है। आपकी फ़ाइलें सुरक्षित हैं, भले ही आपके लैपटॉप या डेस्कटॉप को कुछ हो जाए।

कूरियर द्वारा भारी, महंगे प्रिंटआउट के बजाय डिजिटल प्रतियां भेजकर लागत में कटौती करें। साथ ही, आप जानते हैं कि प्राप्तकर्ता के पास यह रास्ते में खो जाने की संभावना के बिना है।

ईमेल के माध्यम से दस्तावेज़ साझा करना आसान, सरल और रीट्रेस, एक्सेस और भेजने में तेज़ है। अपने प्राप्त दस्तावेज़ों को खोजने के लिए या आपके द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ों को देखने के लिए स्मार्ट सारांश पोस्ट-मीटिंग का उपयोग करें।

स्क्रीन शेयरिंग क्या है?

स्क्रीन शेयरिंग आपको यह साझा करने का एक तरीका देता है कि आपने अपनी स्क्रीन पर क्या खींचा है। जैसा आप देखते हैं वैसा ही वे देखते हैं। स्क्रीन शेयर बटन दबाएं और अपनी प्रस्तुति, एक वीडियो, एक दस्तावेज़ देखें - कुछ भी जो आप चाहते हैं कि दूसरे अपनी आंखों को देखें!

स्क्रीन शेयरिंग का उपयोग करें:

ऑनलाइन प्रस्तुतियों को जीवंत करें
प्रगति रिपोर्ट साझा कर रहे हैं? चर्चा करने के लिए कुछ रोमांचक मीट्रिक हैं? भविष्य की योजनाओं के बारे में शेयरधारकों में लूप करने की आवश्यकता है? किसी भी प्रस्तुति को साझा करना और आप क्या प्रदर्शित करना चाहते हैं या कॉल-आउट करना चाहते हैं, इसका पता लगाकर इसे देखना आसान है।

लाइव प्रदर्शनों को सरल बनाएं
एक कठिन-से-व्याख्या, उपयोगकर्ता अनुभव बाधा के माध्यम से सहकर्मियों को नेविगेट करें या स्क्रीन साझाकरण का उपयोग करके नई और बेहतर सॉफ़्टवेयर सुविधाओं का प्रदर्शन करें जो दिखाना और बताना आसान बनाते हैं।

वेब ट्यूटोरियल होस्ट करें
जब आप लाइव हो सकते हैं और सवालों के जवाब देने, कॉल लेने और रीयल-टाइम सहायता प्रदान करने के लिए एक बेहतर ऑनलाइन सीखने का माहौल तैयार कर सकते हैं।

समस्याओं को तोड़ें और समस्या निवारण करें
स्क्रीन शेयरिंग के साथ अपने आईटी समाधानों को बढ़ाएं जो आपको यह देखने का विकल्प देता है कि आपका ग्राहक या सहकर्मी क्या देख रहा है। "अनुमान लगाने" की कोई आवश्यकता नहीं है और आप किसके साथ काम कर रहे हैं, इसकी पूरी तस्वीर देखने को मिलती है, भले ही आपका भौगोलिक स्थान या समय क्षेत्र कुछ भी हो।

स्क्रीन शेयरिंग के लाभ:

स्क्रीन शेयरिंग कई कारणों से फायदेमंद है। अनुभव करें कि कैसे समस्याओं को व्यक्त करना आसान हो जाता है, संचार कम कठिन होता है, और दृश्य प्रभाव में समग्र रूप से सुधार होता है:
विशेष रूप से ग्राहक सेवा और बिक्री के लिए, जटिल पूछताछ को संबोधित किया जा सकता है और नीचे ड्रिल किया जा सकता है, साथ ही प्रतिनिधि मौके पर लाइव व्यक्तिगत मार्गदर्शन प्रदान कर सकते हैं!

स्क्रीन साझाकरण एक गहरी, अधिक प्रभावशाली समझ विकसित करता है जब क्लाइंट और या प्रतिनिधि पृष्ठ के विशिष्ट क्षेत्रों पर समस्याओं, अवसरों और बातचीत के किसी अन्य बिंदु पर चर्चा करने के लिए माउस कर सकते हैं।

स्क्रीन शेयरिंग मोड में, गोपनीयता अभी भी सबसे आगे है। डेस्कटॉप दिखाई दे सकता है, लेकिन केवल देखा जा सकता है और एक्सेस नहीं किया जा सकता है। क्लिक या पेज, टैब खोलने या एप्लिकेशन एक्सेस करने का कोई तरीका नहीं है।

स्क्रीन शेयरिंग के लिए अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर डाउनलोड या इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं होती है।

स्क्रीन शेयर हिट करने से पहले, सुनिश्चित करें कि:

आपके पास अपने डेस्कटॉप पर क्या है, इसकी दोबारा जांच करें:
इस बात से अवगत रहें कि आप किससे बात कर रहे हैं या आपकी ऑनलाइन मीटिंग में कौन होगा। अपने दर्शकों को जानकर, आप अपने डेस्कटॉप के वॉलपेपर का प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, एक छाप बनाने के लिए। लेकिन पहले, बहुत व्यस्त दिखने वाली या आपत्तिजनक किसी भी चीज़ से बचें, और वहां से, अपनी कंपनी के ब्रांड या क्लाइंट के ब्रांड को खींचने पर विचार करें, जिसके लिए आप पिच कर रहे हैं।

साथ ही, विचार करें कि आपने कौन से टैब और पेज खोले हैं। क्या यह व्यक्तिगत है? उन्हें बंद करना सुनिश्चित करें।

अपना डेस्कटॉप साफ़ करें:
विविध फ़ोल्डरों, डाउनलोड की गई छवियों और दैनिक आधार पर व्यवस्थित रूप से एकत्रित होने वाली सामान्य अव्यवस्थाओं की त्वरित सफाई करें। अपने डेस्कटॉप को साफ-सुथरा रखें ताकि आप आसानी से नेविगेट कर सकें और वह ढूंढ सकें जो आप खोज रहे हैं बिना समय बर्बाद किए या संभावित रूप से गलत दस्तावेज़ को खींचे।

प्रोग्राम और ब्राउज़र विंडो बंद करें:
बैकग्राउंड में चल रहे प्रोग्राम के साथ आपका कंप्यूटर अधिक धीरे-धीरे चलेगा। सुनिश्चित करें कि आप ऑनलाइन मीटिंग में शामिल होने के दौरान अपनी ज़रूरत की हर चीज़ को बंद करके तेज़ गति से चल रहे हैं।

मैसेजिंग और चैट से साइन आउट करें:
किसी भी चैट या मैसेजिंग ऐप से साइन आउट करने से आने वाले शर्मनाक संदेश की संभावना से बचें। आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह है सीधे व्यक्तिगत संदेश से बाधित या बाधित होना!

अपना इंटरनेट संपर्क जांचे:
अपने ईथरनेट या वाईफाई पासवर्ड को हाथ में रखें और जाने के लिए तैयार रहें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ एक सहज अनुभव के लिए है, खेल के समय से पहले कनेक्शन पर कूदने का प्रयास करें।
स्क्रीन शेयरिंग फीचर का उपयोग करने से संचार से जुड़े हर ऑनलाइन इंटरैक्शन में जान आ जाती है। प्रस्तुतियों और आभासी बैठकों के अलावा, इसे बेहतर बनाने के लिए प्रयास करें:
कर्मचारी प्रशिक्षण - जब आप अपने डेस्कटॉप की सुविधा से एक साथ कई शिक्षार्थियों को लक्षित कर सकते हैं तो प्रशिक्षण कार्यकर्ता बहुत अधिक सुव्यवस्थित हो जाते हैं। अपने वेबकैम का उपयोग करके उन्हें भ्रमण पर ले जाएं या उन्हें एक ओरिएंटेशन डेक के माध्यम से लाएं जहां वे वास्तविक समय में प्रश्न पूछ सकते हैं और उत्तर प्राप्त कर सकते हैं।

विचार-मंथन सत्र - एक बार जब सभी ने ऑनलाइन मीटिंग रूम में बुलाया, तो स्क्रीन शेयर हिट करें और फिर विचारों और अवधारणाओं को संक्षेप में बताने के लिए ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड खोलें। माइंड मैप या मूड बोर्ड को एक साथ रखने के लिए रंगों, आकृतियों और छवियों का उपयोग करें, जिसे आप होस्ट और लीड कर रहे हैं, लेकिन बाकी सभी लोग देख सकते हैं।

नई प्रतिभाओं के साथ साक्षात्कार - यह एक संभावित कर्मचारी के लिए अपने तकनीकी कंप्यूटर कौशल को दिखाने के लिए पूरी तरह से काम करता है। यदि कोई उम्मीदवार साक्षात्कार में है, तो वे बस स्क्रीन शेयर हिट कर सकते हैं और अपने पोर्टफोलियो के माध्यम से एक एचआर प्रतिनिधि चल सकते हैं या फ्लाई पर एक कोडिंग समाधान प्रदान कर सकते हैं।

परियोजना अद्यतन - कर्मचारियों के साथ साझा करके और वास्तविक समय में उनसे प्रतिक्रिया प्राप्त करके अनुसूचित परियोजना की स्थिति के माध्यम से सी-स्तरीय निष्पादन लें। स्प्रैडशीट, मेट्रिक्स और डिजिटल दस्तावेज़ देखने के लिए हितधारकों, निवेशकों और प्रबंधकों में लूप।
और इतना अधिक। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपनी प्रस्तुति, पिच या वर्चुअल मीटिंग के हिस्से के रूप में स्क्रीन शेयरिंग को कैसे शामिल करते हैं, सुविधा हर उद्योग और लोगों के समूह को सहयोग और एकजुटता की एक बढ़ी हुई भावना प्रदान करती है। अचानक, हर कोई निर्णय लेने की प्रक्रिया का हिस्सा बन सकता है और ऐसा महसूस कर सकता है कि वे उस दृश्य पर हैं जब वे शहर के एक ही हिस्से में नहीं हो सकते हैं!

स्क्रीन और दस्तावेज़ साझाकरण कैसे भिन्न हैं?

स्क्रीन शेयरिंग रीयल-टाइम में रहने के लिए एकदम सही है। प्रतिभागियों को आपकी प्रस्तुति देखने और उसका हिस्सा बनने का मौका मिलता है या ट्यूटोरियल में आपके जवाब का इंतज़ार कर रहा हूँ। आप जो अनुभव कर रहे हैं उसका अनुभव करने के लिए सहकर्मियों को लाने के लिए यह एक अत्यंत उपयोगी टूल है।

दूसरी ओर, दस्तावेज़ साझाकरण "टेकअवे" की तर्ज पर अधिक है। प्रतिभागियों के पास ठोस लिंक, वीडियो, दस्तावेज, मीडिया और फाइलें होती हैं जिन्हें वे अपने समय पर एक्सेस कर सकते हैं। वे अभी देखने और खोलने या बाद के लिए सहेजने के लिए महत्वपूर्ण फ़ाइलें प्राप्त कर सकते हैं। साथ ही, यह सुविधा उन स्थितियों में विशेष रूप से उपयोगी है जहां इंटरनेट कनेक्शन सबपर है।

आपको दोनों की आवश्यकता क्यों है?

किसी भी समुदाय या व्यवसाय को इकट्ठा करने और एक परियोजना पर प्रगति करने के लिए ऑनलाइन कार्यस्थल, कक्षा या समर्थन स्थान को शक्तिशाली रूप से बढ़ाने के लिए दोनों विशेषताएं आवश्यक हैं और एक दूसरे के साथ पूरी तरह से मेल खाती हैं। विचार करें कि यह स्वास्थ्य देखभाल, दान कार्य, नर्सिंग होम, आभासी सभाओं में कैसे कारक है, मुकदमेबाज़ी, और अधिक.

साथ ही, अन्य सहायक सुविधाओं जैसे कि . के साथ ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, निमंत्रण और अनुस्मारक, बैठक की रिकॉर्डिंग, स्मार्ट सारांश और अधिक, बलों में शामिल होने और साझेदारी बनाने की संभावनाएं अनंत हैं। बेहतर, अधिक प्रभावी संचार के लिए हमेशा अवसर होता है जो आपको वांछित परिणाम देता है।

वेब कॉन्फ्रेंसिंग को सुदृढ़ करने और ऑनलाइन मीटिंग्स को अधिक उत्पादक, सहयोगी और आकर्षक बनाने के लिए काम करने वाली इन दो विशेषताओं के साथ बेहतर तरीके से काम करें, अधिक कठिन नहीं।

कॉलब्रिज के मजबूत प्लेटफॉर्म को अपनी टीम के साथ काम करने या दोस्तों और परिवार के साथ संवाद करने के तरीके को बढ़ाने दें। शायद दो सबसे लोकप्रिय विशेषताएं, दोनों स्क्रीन साझाकरण और दस्तावेज़ साझाकरण आपके संचार के सामने आने के तरीके में क्रांतिकारी बदलाव लाएंगे।

देखें कि बातचीत अधिक संक्षिप्त हो जाती है, उत्पादन तेज हो जाता है, प्रतिक्रिया गहरी होती है और प्रतिभागी अधिक देना चाहते हैं।

वेब कॉन्फ्रेंसिंग का प्रयास करें जो संचार की गुणवत्ता को सामने रखता है।