Setiap bisnis mengandalkan kemampuannya dalam mengatur waktu dan pekerjaan agar bisa mendapatkan hasil yang terbaik. Tumbuh, berkembang biak, berkembang, Itu tidak mungkin tanpa menerapkan struktur alur kerja yang solid dan mengelola bagaimana hal itu terungkap. Lagi pula, jika Anda tidak dapat mengelolanya, Anda tidak dapat mengukurnya. Jadi apa sebenarnya manajemen kerja dan bagaimana cara mengoptimalkan tim? Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut.
Apa itu Manajemen Kerja?
Dalam istilah yang paling dasar, manajemen kerja mengacu pada di mana proses tim dan proses bisnis bertemu untuk membentuk kohesi dalam alur kerja dan output.
Perangkat lunak manajemen kerja sangat membantu dalam mengatur aliran dan menggambarkan proses yang menghasilkan informasi. Dipasangkan dengan rapat online menggunakan perangkat lunak konferensi video, pendekatan manajemen kerja menciptakan ritme dan visibilitas untuk semua orang, dari karyawan hingga klien, dan menyederhanakan proses untuk kinerja yang ditingkatkan dan hasilnya.
Manajemen kerja dapat digali untuk mengelola proyek atau individu tertentu. Proses manajemen kerja dimulai pada awal siklus manajemen proyek sehingga Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang ruang lingkup yang terlibat untuk lebih merinci bagaimana satu (atau beberapa) proyek akan terungkap.
Manajemen kerja mempengaruhi bagaimana tim ditangani. Ini termasuk:
- Mengelola individu
- Mengawasi alur kerja
- Mengarahkan beban kerja
- Mengalokasikan tugas ke tim
- Memutuskan apa yang menjadi prioritas
- Membuat tenggat waktu
- Memperbarui klien dan karyawan tentang perubahan atau blokir
…semuanya dapat ditangani melalui perangkat lunak manajemen kerja dan lebih diberdayakan melalui pertemuan online dan obrolan video.
Manajemen Proyek Vs. Manajemen Kerja
Manajemen proyek adalah pendekatan holistik untuk keseluruhan, sedangkan manajemen kerja adalah pendekatan yang menggabungkan manajemen proyek, otomatisasi kerja, dan kolaborasi untuk memberdayakan tim agar bekerja lebih baik di semua proyek, tugas, hasil, dll.
Manajemen proyek membantu mengelola proyek yang memiliki peran awal dan akhir serta jelas untuk karyawan yang berbeda. Namun, itu mungkin mengabaikan proyek darurat atau ad-hoc, tugas-tugas yang jelas di menit terakhir, dan banyak lagi. Plus, mari kita pertimbangkan waktu yang dihabiskan untuk email, tugas admin, menghadiri rapat, dan hal-hal lain yang bukan pekerjaan yang secara khusus dibawa oleh karyawan ke dalam tim untuk dilakukan.
Mengapa Manajemen Kerja Begitu Penting?
Dalam istilah dasar: meningkatkan kinerja. Sama seperti dengan sistem manajerial atau individu dalam posisi manajer, manajemen kerja adalah cara lain untuk memastikan tim Anda bekerja pada kinerja puncak untuk memberikan kualitas terbaik dengan kecepatan pengiriman paling efisien tanpa harus menguras keuangan. Mengurangi redundansi, mengidentifikasi kemacetan, menentukan waktu vs. anggaran, semuanya dapat dilakukan dengan komunikasi dan strategi yang tepat untuk sistem manajemen kerja terbaik.
Meruntuhkan Manajemen Kerja
Detailnya akan berubah dari industri ke industri dan di antara organisasi, namun, ada beberapa kesamaan, dan tantangan manajemen kerja yang umum juga:
- Tim Tugas
Ketika sebuah proyek baru muncul, organisasi dan delegasi didahulukan. Ini adalah tanggung jawab manajer untuk menetapkan dan mengalokasikan sumber daya sambil juga memastikan mereka memiliki orang yang tepat untuk pekerjaan atau tugas di atas memastikan itu dilakukan tepat waktu, dan berkualitas tinggi. Sangat membantu untuk melacak siapa yang melakukan apa dengan alat digital dan perangkat lunak manajemen, sambil tetap sering pertemuan virtual jadwal untuk pembaruan status, check-in, dan briefing - Menetapkan Garis Antara Tugas Mendesak dan Prioritas Tinggi
Terutama jika sesuatu muncul entah dari mana, mungkin ada kebingungan tentang apa yang harus segera dilakukan. Menyadari tenggat waktu yang akan datang dan memiliki visibilitas tentang apa yang ada di dalam pipa menciptakan pemahaman dan sudut pandang yang lebih baik untuk mengetahui apakah akan mengatakan ya atau tidak pada kiriman. - Membuat Tenggat Waktu Untuk Tugas
Seorang manajer yang memiliki pengetahuan dan pengalaman akan mahir dalam menetapkan tenggat waktu yang tepat untuk tugas-tugas. Masalah muncul ketika tenggat waktu berubah atau tidak ada cukup waktu buffer. Tanggal akhir harus digariskan dengan jelas dan dapat dilihat oleh semua orang. - Tetap Transparan Dengan Klien
Aturan umum adalah untuk kurang menjanjikan dan memberikan lebih, bukan sebaliknya. Percakapan yang jelas dan ringkas dengan klien dan tim membantu mengelola harapan dan menetapkan prioritas sehingga orang-orang berada di halaman yang sama. Saat perubahan dan pengalihan ke proyek, tenggat waktu, dan alokasi sumber daya tidak diklarifikasi bahwa proyek dapat tergelincir atau menjadi lebih menantang.
Dengan alur manajemen kerja yang tepat yang memungkinkan pertemuan dan pembaruan online yang konsisten, proyek dapat terbentuk dengan lebih akurat dan tetap sesuai anggaran dan tepat waktu.
Praktik Manajemen Kerja Terbaik
Apakah Anda memiliki perangkat lunak manajemen kerja tertentu atau Anda memiliki sistem lain seperti rapat online rutin, ketahuilah bahwa itu tidak harus ditulis di atas batu. Manajemen kerja yang paling efektif adalah hidup dan bernapas dan harus sering ditinjau. Berikut adalah beberapa dos dan tidak boleh dilakukan:
- Lakukan Praktek Komunikasi Yang Sangat Baik
Bangun lingkungan tim kolaboratif dengan komunikasi yang jelas dan tepat waktu. Tetapkan informasi dan dokumen terpusat, rapat online yang sering dilakukan, dan pertemuan tim. Tanamkan budaya komunikasi perusahaan dengan menyetujui aturan keterlibatan: Kapan waktu terbaik untuk mengirim email atau mengadakan rapat? Siapa yang bertanggung jawab atas apa dan bagaimana mereka dapat dihubungi? Bagaimana cara karyawan baru direkrut? Ke mana karyawan dapat mengajukan pertanyaan? - Jangan Hindari Transparansi
Biarkan anggota tim tahu apa yang terjadi segera setelah itu terjadi atau segera setelah itu sesuai. Apakah ada pemotongan anggaran? Perubahan kepemimpinan? Pengembangan bisnis baru? Pertahankan orang-orang dalam lingkaran dan sebutkan alasan di balik perubahan saat itu sesuai. Juga, cobalah untuk menghindari mengaburkan informasi penting. Rumor membuang-buang waktu dan menghancurkan moral. - Dorong Umpan Balik Terus Menerus
Untuk hasil terbaik, apresiasi dan umpan balik peluang menegakkan pendengaran yang lebih baik dan mendorong hasil. Tidak hanya membangun kepercayaan, itu mempertahankan karyawan dan membuat orang merasa dihargai. Biarkan umpan balik menjadi bagian dari proses manajemen kerja untuk produktivitas yang lebih baik dan lebih sedikit waktu yang terbuang. - Jangan Micromanage
Anggota tim dipekerjakan untuk melakukan pekerjaan itu. Setelah mereka diberi alat dan waktu yang mereka butuhkan, mereka tidak perlu diawasi seperti elang. Biarkan mereka memiliki akses ke perangkat lunak dan platform yang memiliki informasi yang mereka butuhkan dan kemudian percayakan mereka untuk menyelesaikan apa yang telah mereka rencanakan. Dengan kata lain, beri tahu mereka dan atur mereka untuk sukses sehingga mereka dapat bekerja dengan potensi penuh mereka tanpa gangguan.
Biarkan platform konferensi video Callbridge yang canggih membuat koneksi untuk memberdayakan individu dan tugas manajemen kerja yang mereka hadapi. Dengan pendekatan video-sentris yang terintegrasi secara mulus dengan manajemen proyek dan alat komunikasi bisnis lainnya, Anda dapat mengoptimalkan fungsi tim Anda dengan segera.
