パンデミックと同じくらい大きなものが世界に影響を与えるとき、それは必然的に世界の働き方を変えます。 ステップバイステップで、未知の領域を横断し、各業界および各ビジネスは、この新しい通常の、特に合法的な方法に適応し、成功する方法を学んでいます。
法制度は複数の制限と制限を受けており、その結果、申し立て、審理前、審理、および訴訟プロセス全体の頻度と可用性に影響を与えています。
法律専門家として、あなたは確かに自宅で仕事をしなければならないことの意味を直接経験しました。 以前のプロセスとシステムがオンラインスペースに移行するように移行したため、仮想会議が通貨になりました。 明らかに変化する法的状況により、ビデオ会議は、証拠開示の審査から始まる多くの法的手続きの頼りになる解決策になりつつあります。
ビデオ会議により、弁護士の双方は、法廷に足を踏み入れることなく、訴訟において必要かつ重要な事実、証拠、支持、主張、証拠、および弁護を取得することができます。
あなたの法律事務所がオンラインで移行したと仮定します –リモート会議の数を増やし、IT部門を強化し、使用方法を学習する 画面共有 と仮想背景、より短く、より簡潔なオンライン会議やプレゼンテーションへの調整を行います–テクノロジーがどのようにリモートで簡単に通信する機会を提供するかを見ることができます。
これがさまざまな法的意味でどのように形作られるかを深く掘り下げてみましょう。
ビデオ会議の最も便利で前向きな機能のXNUMXつに、録画があります。 オンライン会議が開始されたら記録を打つことで、参加者は同期で発生したすべての記録を最初から最後まで完全にキャプチャできます。
ただし、これは多くの企業や企業にとって手続き上の変化となる可能性があります。 オンラインに移行し、ほとんどの人が自宅で仕事をする前に、チームの通話が録音されたことはありますか？ 誰が会議のメモを取りましたか？ 召集にどのくらいの時間が費やされましたか？ オーディオ、ビデオ、スクリーングラブ、送信されたリンク、ドキュメントのキャプチャなどの手間のかかるテクノロジーを組み込むことで、移動をよりシームレスにします。
記録の利点に加えて、通常、転記とスマートサマリーがあります。これは、検査の証拠開示プロセスを強化するXNUMXつの機能です。 ニュアンスやボディランゲージはビデオでキャプチャされるだけでなく、音声のトーン、思考パターン、語彙も、テクノロジーのスピーカータグ、高度なアルゴリズム、一般的なトピックリンクによって識別できます。
しかし、コインの反対側には、将来の訴訟や調査で考慮すべきいくつかの課題があります。 大量記録は、データストレージの観点からXNUMXつの懸念事項を提起します。
データの乗算
ますます多くのオンライン交換が記録されると、より多くのファイルが蓄積され、ビデオファイルのサイズも増大します。 データの量が増えるにつれて、安全に保存および取得する機能が同時に向上します。
レコードの管理
共有および議論される情報は非常に機密性が高く、他の人が見ることを意図していないため、安全で安全なデータストレージが不可欠です。 これらのファイルがどこにどのように保存されているかを検討してください。 誰または何がセーフガードですか？ 誰がアクセスでき、どのように保護されていますか？
Discovery
以前は、会議が音声録音されたり、ワードプロセッシングドキュメントに書き留められたりした可能性があるため、提供される情報の正確性と範囲が制限されていました。
おそらく、データはプレゼンテーションまたは議題で照合されました。 現在、より詳細な電子ファイルと文字起こしの可能性は、これまでになくはるかに有利です。 記録されたオンライン会議には、会議全体のすべてのトランザクションと交換を含むすべての会議コンテンツと一緒にオーディオやビデオをキャプチャする機能があります。
顔の表情、ジェスチャー、およびすべてのものの価値を覚えておいてください 話さずに通信.
覚えておくべきこと：
記録された会議へのアクセスは、 正負 「デジタルフットプリント」は、後で使用するための根拠となる可能性があります。 訴訟の証拠開示要求には、電子メールやドキュメントと同じくらい一般的にビデオ会議を含めることができるため、プライバシーとセキュリティ対策が最新かつ透過的であることを確認してください。
全体的な正確性と透明性を確保するために、ビデオ会議に関してはまとまりのあるポリシーを設定してください。 データを整理し、ガイドラインを決定し、オンライン会議に関して一般的にフローまたは手順を確立することで、セキュリティリスクが制限され、データがマイニングされ、情報がすぐに利用できるようになります。
- 会議の命名規則と、録音の管理を担当する人を決定します。 録音はどこに保存され、保存、アクセス可能性、削除、検出などの管理ルールは何ですか？
- 会議の規模に応じて、記録の責任をXNUMX人または数人の参加者に委任します。 さまざまな種類の会議の記録を担当する各部門、スーパーバイザー、またはマネージャーから参加者を選択します。 誰がモデレーターになり、さまざまな仮想会議にどのようなポリシー、ルール、および手順を導入する必要がありますか？
- どの「ビュー」を保存しますか？ モデレーターが誰であるか（または数人いる可能性があります）を決定したら、さまざまな会議オプションのどれが会社のニーズを満たし、誰がどのコンピューターまたは見晴らしの良い場所から録音を行うかを選択します。
- 最後に目を離さないでください 要約 ビデオ会議プラットフォームによって提供されるレポートと、それらの責任者を決定します。 誰がそれらを受け取り、どのようにアクセスされますか？
- 次のようなビデオ会議の証言録取で発見を狂わせないようにします。
相手の物理的な場所と、仮想会議に接続するために相手をロジスティックに設定する方法を確立します
裁判所の記者と反対者が同じ場所に現れることができない場合は、別のオプションがあります
事前に郵送または寄託中に電子的に反対者に展示品を入手する
スムーズに実行–仮想デポジションの前にテクノロジーをテストします
さまざまな地理的場所からの複数の弁護士と参加者を接続します
記録するかどうかについて全員が同意します–同意を得る - ビデオ会議の保存方法を分類し、一定時間後に破棄する保持ポリシーを設定します。
オンライン会議が終了した後、記録はクラウドに保存され、会社のポータルまたはモデレーターから引き続きアクセスできます。 特定の参加者にアクセスを許可することは、プライバシーとセキュリティ対策です。 一般的な記録管理、運用プロトコル、およびアクセスは、ポリシーと手順の議論と開発を通じて確立する必要があります。
すべてのオンライン交換を安全かつプライベートにするテクノロジーを使用して、セキュリティ違反やビデオ盗聴を防止します。 会議中にXNUMX回限りのアクセスコードまたはXNUMX人の打撃記録の使用を義務付けます。 次のような機能を探します。
- ワンタイムアクセスコード：各通話は、指定されスケジュールされた場合にのみ有効な一意のプライベートコードで暗号化されます 電話会議.
- ミーティングロック：参加者が現れた直後に、この機能をアクティブにして、不要な参加者が介入しないようにします。 遅れて現れる人は、モデレーターに許可を求める必要があります。
- セキュリティコード：オンライン会議の議題に機密性の高い情報の議論が含まれる場合は、会議に参加するときに必要な追加のコードを使用して、セキュリティの別の層を追加します。
すぐに利用でき、発見の根拠を提供するテクノロジーは、ますます普及しつつあります。 そして今後、対面での手続きが優先される可能性は低いです。 法的証拠開示やその他のプロセスをオンラインで実行できる場合、それらは引き続きオンラインで保持される可能性があります。
に頼ることになると ビデオ会議ソフトウェア 直接現れる代わりに、
コスト削減、出張の削減、時間の延長、リモートコラボレーション、生産性の向上、遅延の削減などのメリットは、確かに課題を上回ります。
課題＃1：
伝統的に、各当事者は通常、試験中に文書や展示物を提供、支援、説明する必要がある弁護士の物理的な存在下にあります。
解決法：
代わりに、ビデオ会議では、これは事前に計画する機会です。 弁護士および弁護士は、証拠、展示、文書、および証明のすべてを事前に整理する必要があります。 明確で、ラベルが付けられ、整理され、タイトルが付けられ、郵送されるか、電子的に解雇される準備ができている必要があります。 アドレスが最新で、スペルが正しく、データを必要とするすべての人がデジタルトランザクションまたは郵送された投稿に含まれていることを確認してください。
課題＃2：
目撃者の態度と落ち着きを評価することは、同じ物理的な場所にいるのではなく、ビデオリンクを介して曖昧になる可能性があります。
解決法：
仮想会議に至るまでの数日間に行われた技術テストにより、参加者がはっきりと完全に見えることが保証されます。 クライアント、同僚、および社内の他の法律専門家向けのビデオ会議リファレンスガイドを作成します。このガイドには、音声投影、照明、姿勢、許容できる背景、およびビデオディスカバリーを的確で洗練されたものにするその他の情報に関する必須のプラクティスが含まれています。
課題＃3：
制度的でない、または中立的または適切でないと思われる設定は、不快感を与える、誤解を招く、または不十分な検査につながる可能性があります。
解決法：
ビデオ会議の証言録取、証拠開示の電話、裁判前、または裁判のプロセスがどのように展開されるかについてのサンプルビデオとオンラインチュートリアルを提供します。 何が許容できるか、どの設定と背景が試験の成功につながるかを概説します。 質の悪い動画の例と、すべきでないことも挙げてください。
課題＃4：
同じ物理的空間にいないことは、潜在的な虐待または不正行為への検査を開きます。
解決法：
議論の完全な透明性は、最初から最後まで必要です。 会議の開始時に目立つプロンプトに同意することで、全員が準拠していることが保証されます。 さらに、試験中にベストプラクティスに関する教育とトレーニングを提供することで、プロセスが合理化され、標準に達していることを確認するためのプロセスが強化されます。
ビデオ会議を介した証拠開示のための試験全体での実際のコミュニケーションの質に関して、ここにいくつかのベストプラクティスがあります。
•時間を取っておきます–前、中、後
チェックイン、インタビュー、証言、会議、証言録取–準備する前に十分な時間、通過するのに十分な時間、記録または要約を反映して通過するために時間を取っておく時間を確保します。
•すべての技術が機能していることを確認する
時間が重要な場合は、全員が待っている間、技術的な問題を修正して解決しようとすることに巻き込まれないでください。 少し前にビデオ会議に参加して、マイク、スピーカー、接続をテストします。
すべてが充電されているか、追加のコードが利用可能か、wifiが強力かなどを確認します。エンタープライズレベルの会議プラットフォームが提供するオーディオとビデオのテストを利用します。
•スポットを再確認する
静かで、無菌で、気が散らない場所を選んでください。 白い壁または無地で邪魔にならない背景のある閉鎖された部屋が最適です。
•タイミングに固執する
全員がそれに応じて計画できるように、事前に会議の長さを伝えます。 直接会うのと同じように、議題を作成し、それに固執し、全員の時間を保護します。
•オーディオとビデオの接続を確認します
ヘッドセットを使用して、フィードバックを最小限に抑え、聴覚と投影を最大限に高めます。 高品質のオーディオ/ビデオ機能を備えたビデオ会議を使用します。
Callbridgeがあなたの法律事務所に、仮想環境で審理前の手続きをスムーズに実行できるようにするビデオ会議テクノロジーを提供しましょう。 多くの対面手続きをオンラインにするという信じられないほどの可能性により、コストを削減し、自宅でより多くの仕事をし、司法プロセスを促進し、より多くの情報をより速い速度で入手する機会があなたの指先にあります。
Callbridgeの双方向通信プラットフォームには、法律事務所がビジネスを行う方法をより深く掘り下げ、次元を与える力があります。 記録されたオンライン会議は、すべての関係者に対面しているという感覚を与えますが、安全で健康的な距離からです。 さらに、より柔軟な出席を提供し、適切な予見、計画、および準備が対面会議の適切な代替手段となります。
