Sākot 2020. gadu, kas ir dārgs, droši var teikt, ka līdz šim, gada vidū, jūsu pieredze video konferenču jomā ir uzlabojusies desmit reizes. Jūsu birojs, visticamāk, ir pārgājis uz tiešsaistes režīmu, kas dod iespēju strādāt mājās, paverot durvis tiešsaistes saziņai, izmantojot videokonferences ar klientiem, komandas instruktāžās, augstākās vadības konferences zvanos, ideju vētrās, statusa sanāksmēs ... un saraksts turpinās ieslēgts.
Turklāt, turpinot pielāgoties mainīgajiem laikiem, ar kuriem šobrīd visi saskaras, darbaspēks kļūst sadalīts tajā, kā viņiem fiziski (vai faktiski!) Parādīt darbu. Vai jums ir kolēģi, kas strādā pilnu slodzi no mājām? Vai vadība ieliek 2 dienas nedēļā birojā un pēc tam strādā attālināti? Vai jūs dodaties turp un atpakaļ starp klientiem, kuriem birojā jāuzturas 5 dienas nedēļā?
Kad kolēģi un komandas locekļi ir izplatījušies pa digitālajām un fiziskajām ainavām, visu kopā turēšana var izrādīties grūts uzdevums, kaut arī ne neiespējams! Lai arī laika pārvaldībā pastāv laika ierobežojumi, valodas barjeras, hierarhijas atšķirības un vispārējas problēmas, visi patiešām vēlas padarīt sadarbību pēc iespējas efektīvāku un produktīvāku.
Lūk, kā efektīvi uzturēt sadarbības vidi, ja jūsu komanda tiek sadalīta mājās, birojā vai uz vietas.
9 veidi, kā pārvaldīt biroju sadarbību:
9. Izvairieties no e-pasta nekārtības
E-pasta ziņojumi ir svarīgi ātrai un efektīvai saziņai, vienlaikus nodrošinot “taku”. Bet, kad neliels jautājums baloni nonāk gigantiskā sarunā, kas kļūst gara un sarežģīta, apmaiņas faktiskā efektivitāte kļūst neskaidra.
Pārejot uz biznesa komunikācijas rīku, kas nodrošina kanālu, kurā darbs, statusi un atjauninājumi tiek padarīti redzami un grafiski, ikvienam klāja pārstāvim ir vieglāk pārvaldāms pārskats par notiekošo. Sadarbības rīks, piemēram, Slack, rada šāda veida saliedētību, tāpat kā videokonferenču programmatūra, kas ir pievienota integrācijas iespējas. Tādā veidā jūs varat apvienot divas platformas, lai iegūtu izcilu sadarbības sniegumu.
8. Sekojiet līdzi darba slodzēm
Redzot, ar ko visi strādā, izmantojot projekta vadības rīku, var noteikt projekta statusu un to, kurš tajā darbojas. Tādā veidā neatkarīgi no tā, vai esat mājās vai braucat uz darbu, jūs varat uzlēkt un redzēt, kas ir gatavs.
Izmantojiet krāsu kodēšanas priekšrocības un rindu un kolonnu izmantošanu, lai kārtotu failus, atrašanās vietas un laika uzskaiti. Un otrādi, kam ir tiešsaistes tikšanās videokonferenču izmantošana, lai reāllaikā apspriestu projektu, piedāvā kolēģiem iespēju atklāt, kur viņi atrodas un kā viņi jūtas visdažādākajās lietās. Veicinot tiešsaistes sapulces, kurās tiek apspriests statuss un atjauninājumi, palīdzēs noteikt prioritāros jautājumus, vājās vietas un samazināt nokavētos termiņus.
(alt-tag: Stilīga sieviete iet pa ielu, turot mobilo tālruni, to skatoties un īkšķojot.)
7. Esiet uzmanīgs laika joslās
Nav ideāli, ja ir jāpiedalās “sarkano acu” sanāksmē vai sanāksmē tieši pirms gulētiešanas, taču, plānojot projektus vai sinhronizējot, laika joslām ir nozīme, izlemjot, kad rīkot vairāku biroju sanāksmes.
Ja ikviena grafiks ir ērts un pieejams, uzņēmējam vai organizatoram ir redzams labākais laiks tiešsaistes sapulces rīkošanai. Meklējiet videokonferenču programmatūru, kas nāk ar laika joslu plānotāju, vai esiet atvērts dažiem uzaicinātajiem dalībniekiem, kuriem sapulce ir jāreģistrē tagad, lai to skatītos vēlāk.
6. Regulāra reģistrēšanās
Kad jūsu komanda ir sadalīta visā birojā, mājās un laukā, ir viegli pazaudēt dažus tipiskākus uzvedības veidus, kas rodas, strādājot tandēmā un tikai dažu pēdu attālumā viens no otra - piemēram, skatiens uz priekšu, lai uzdotu jautājumu, vai iet garām viens otru zālē vai garderobē.
Lai pārliecinātos, ka visi atrodas vienā lapā, pieņemiet paradumu bieži pieskarties pamatnei. Nevilcinieties izveidot savienojumu vairākas reizes nedēļā, izmantojot e-pastu, sinhronizāciju, konferences zvanu, videokonferenci vai teksta tērzēšanu!
5. Paļauties uz automatizāciju, lai sekotu līdzi
Pārvaldīt termiņus, statusus un darba progresu nav tik vienkārši, ja jūs to nevarat izdarīt personīgi. Bet, kad jūs varat izkraut laikietilpīgu atkārtotu darbu, jūs atbrīvojat laiku, ko tērēt svarīgākiem uzdevumiem. Turklāt, noņemot cilvēka elementu, tiek iegūti labāki un precīzāki rezultāti. Ļaujiet automatizācijai veikt smagu celšanu jūsu vietā:
- Ieplānojiet ielūgumus un atgādinājumus par gaidāmajām videokonferencēm
- Integrējiet Google kalendāru ar savu videokonferenču programmatūru, lai nodrošinātu vienmērīgu grafiku un paziņojumus
- Kopīgojiet reāllaika informāciju ar Google Doc un saņemiet tūlītējus labojumus un izmaiņas uz jūsu e-pastu
- Projektu vadība un video rīki, kas automatizē izklājlapas, informāciju par klientiem, ierakstus, transkripcijas un daudz ko citu.
4. Izmantojiet mobilo lietotni
Tiešsaistes tikšanās gadījumā mobilā lietotne sniedz kolēģiem ātru un ērtu iespēju, lai viņi varētu piezvanīt uz zvanu, lai kur viņi atrastos - uz ielas, pagalmā vai pusdienu telpā.
Sācot sapulci, atrodoties ceļā no rokas, tiek iegūtas augstas kvalitātes sapulces, kas ir tikpat labas, it kā tās būtu jūsu darbvirsmā. Jūs joprojām varat ieplānot sapulces iepriekš vai uz vietas; varat piekļūt savam kalendāram un adrešu grāmatai un sinhronizēt tās; un, protams, tieši tur, kur jūs atrodaties, ir arī jūsu sapulce. Mobilā lietotne dod jums iespēju vadīt sapulci vai zvanīt visur, kur ir interneta savienojums.
Turklāt jūs joprojām varat piekļūt savai zvanu vēsturei, atšifrējumiem un ierakstiem drošā un drošā sapulces vidē.
3. Izveidojiet “Standartizētu” darba krātuves centru
Padariet visus svarīgos failus, saites, dokumentus un multivides viegli pieejamus un glabājamus vienā vietā. Kad tas ir centralizēts vienā vietā, tam nokļūšanai nav jāšķiet kā šāds uzdevums. Kad vienumi ir katalogizēti, sakārtoti un pieejami reāllaikā, ikviens var piekļūt jaunākajiem failiem, pēdējām dokumentētajām sapulcēm un svarīgiem lēmumiem.
Daži citi ieteikumi:
Ja jums ir biroji dažādās vietās, iespējams, runā vairāk nekā vienā valodā. Centieties palikt pie valodas, kurā tiek runāts visplašāk, un, ja jums tomēr ir nepieciešams sazināties citā valodā, veiciet sarunu privāti, izmantojot teksta tērzēšanu vai atsevišķu kanālu.
Izvairieties no dokumentu dublikātu izgatavošanas, tos pareizi, acīmredzami marķējot, un skaidri norādot, ka ir izstrādāta procedūra, kā ar tiem strādāt. Nav nekas sliktāks par stundu tērēšanu dokumentam, kas jau ir izdarīts, kuram ir jaunāka versija vai pazaudēts.
Atšķiriet, kurš saziņas veids ir vispiemērotākais jūsu mērķim. Ja jums nepieciešama sīkāka informācija vai jā vai nē, nosūtiet kolēģim īsziņu īsziņā. Ja jums ir bažas par gaidāmo pārtraukuma pieprasījumu, uzņemiet e-pastu. Ja rodas kāda problēma ar kolēģi un tā ietekmē jūsu spēju veikt un radīt labu darbu, ieplānojiet videokonferenci viens pret vienu.
2. Pieņemiet pieeju “Vispirms video”
Īpaši ņemot vērā a pandēmija kas ir ietekmējis pasauli, videorientēta pieeja, kas novērtē tiešu mijiedarbību, darbojas, lai saglabātu kolēģiem sajūtu, ka viņi strādā ar reālu cilvēku, nevis ideju par vienu. Parādīt seju, dalīties ar balsi, pārvietot ķermeni - tas viss ir daļa no reālākas savas versijas izveidošanas virtuālajā vidē. Videokonference palīdz izveidot normālu biroja vidi digitālā vidē.
Turklāt, kāpēc "pateikt", kad jūs varat "parādīt?" Dažas prezentācijas, jo īpaši tās, kurās ir iekļauti jēdzieni un abstraktas idejas vai smalka navigācija, izmantojot vietnes dizainu, labāk nokļūst demonstrācijā, izmantojot ekrāna koplietošanu. Kolēģi burtiski nonāk jūsu video konferenču sesijas vienā lappusē ar priekšējās rindas sēdekli atbilstoši jūsu idejām.
1. Eksperimentējiet un saņemiet atsauksmes
Tāpat kā lielākajai daļai aranžējumu, arī šeit ir mazliet pārejas un eksperimentu. Pārrobežu sadarbībai, kas vairāk darbojas kā labi ieeļļota mašīna, nevis sarūsējusi, ir jāīsteno dažādas stratēģijas, saziņas veidi un rīki, lai redzētu labāko komandas rīcību.
Viens no svarīgākajiem faktoriem, kas noteiks komandas panākumus vai projekta iznākumu, ir katra vēlme uzticēties vienam otram. Vai komandas dalībnieki spēj izturēties pret otru ar cieņu? Vai attālinātie darbinieki velk savu svaru, nevis tikai laiskojas? Vai biroja darbinieki uzņemas pārāk daudz, vēlas pārsteigt un uzņemties vadību?
Koncentrējoties uz plānošanu, komandas veidošanas rīku izmantošanu un nelielu biedriskumu šeit un tur, pat ja jūsu komanda ir izkaisīta, jaunu lietu izmēģināšana, lai novērstu plaisu, nav jābaidās. Ir svarīgi izmēģināt jaunas stratēģijas un rīkus un noskaidrot, kuri no tiem dod vislabākos rezultātus jūsu komandai un mērķim.
Pārrobežu sadarbība vienmēr būs saistīta ar konfliktu un izaicinājumu kopumu. To kolēģu rezultāti, kuri strādā birojā un ārpus tā, tuvu un tālu, un darbojas pēc dažādiem grafikiem, piemēram, elastīgas stundas, nepilna laika vai pilna laika darbs ietekmē darba rezultātu un plūsmu. Tomēr pat pašreizējā pasaules situācijā šī ir iespēja pielāgoties potenciāli integrētākam darba un privātās dzīves līdzsvaram, kas pārvietojas un pieliekas līdz ar mūsu izmantoto tehnoloģiju.
Ļaujiet Kallbridžas unikālajam divvirzienu video konferenču programmatūras komplektam radīt saliedētību komandās. Tās tehnoloģija ir paredzēta cilvēku savienošanai, tāpēc jūsu bizness var uzplaukt neatkarīgi no tā, cik izkliedēts ir jūsu darbaspēks.
Callbridge nodrošina vidēja lieluma uzņēmumus, kuri meklē izsmalcinātus risinājumus, kas mazina atšķirības gan iekšēji starp kolēģiem, gan ārēji ar klientiem, pārdevējiem, ieinteresētajām personām un citām svarīgām jūsu augošā biznesa kustīgajām daļām. Piedāvājot plašu sadarbības funkciju klāstu, lai veicinātu iesaisti un produktivitāti, Callbridge ekspertu audio, video un tīmekļa konferenču platforma nodrošina drošu un drošu savienojumu neatkarīgi no tā, kur atrodaties un kur dodaties.
Ar ko Kallbridža atšķiras?
Sanāksmju transkripcijas, izmantojot AI - Jūsu mākslīgi inteliģentais personīgais palīgs Cue ™ rūpējas par jūsu sapulču ierakstīšanu un runātāju, tēmu un tēmu identificēšanu.
Integrācija ar Slack un Google kalendāru - Nekad nepalaidiet garām ritmu, kad varat integrēties kopā ar Google Suite, Outlook un Slack.
Izcilas funkcijas - izbaudiet tādas pasaules klases iespējas kā Sanāksmes ieraksts, Ekrāna koplietošana, Dokumentu koplietošana, Tiešsaistes tāfele, un vēl!
Augsta līmeņa drošība - Jūtieties pārliecināts, ka jūsu informācija ir droša, izmantojot vienreizēju piekļuves kodu, sapulces bloķēšanu un drošības kodu.
Pielāgota zīmola veidošana - Padariet savu tiešsaistes sanāksmju telpu firmas zīmolu un unikālu, izmantojot savu logotipu un zīmola standartus.
Nav nepieciešamas lejupielādes - nav auklu un smagā aprīkojuma, tikai nulles lejupielāde, pārlūku videokonferenču risinājumi.
