Sākot 2020. gadu, kas ir dārgs, droši var teikt, ka līdz šim, gada vidū, jūsu pieredze video konferenču jomā ir uzlabojusies desmit reizes. Jūsu birojs, visticamāk, ir pārgājis uz tiešsaistes režīmu, kas dod iespēju strādāt mājās, paverot durvis tiešsaistes saziņai, izmantojot videokonferences ar klientiem, komandas instruktāžās, augstākās vadības konferences zvanos, ideju vētrās, statusa sanāksmēs ... un saraksts turpinās ieslēgts.
Turklāt, turpinot pielāgoties mainīgajiem laikiem, ar kuriem šobrīd visi saskaras, darbaspēks kļūst sadalīts tajā, kā viņiem fiziski (vai faktiski!) Parādīt darbu. Vai jums ir kolēģi, kas strādā pilnu slodzi no mājām? Vai vadība ieliek 2 dienas nedēļā birojā un pēc tam strādā attālināti? Vai jūs dodaties turp un atpakaļ starp klientiem, kuriem birojā jāuzturas 5 dienas nedēļā?
Kad kolēģi un komandas locekļi ir izplatījušies pa digitālajām un fiziskajām ainavām, visu kopā turēšana var izrādīties grūts uzdevums, kaut arī ne neiespējams! Lai arī laika pārvaldībā pastāv laika ierobežojumi, valodas barjeras, hierarhijas atšķirības un vispārējas problēmas, visi patiešām vēlas padarīt sadarbību pēc iespējas efektīvāku un produktīvāku.
Lūk, kā efektīvi uzturēt sadarbības vidi, ja jūsu komanda tiek sadalīta mājās, birojā vai uz vietas.
9 veidi, kā pārvaldīt biroju sadarbību:
9. Izvairieties no e-pasta nekārtības
E-pasta ziņojumi ir svarīgi ātrai un efektīvai saziņai, vienlaikus nodrošinot “taku”. Bet, kad neliels jautājums baloni nonāk gigantiskā sarunā, kas kļūst gara un sarežģīta, apmaiņas faktiskā efektivitāte kļūst neskaidra.
Pārejot uz biznesa komunikācijas rīku, kas nodrošina kanālu, kurā darbs, statusi un atjauninājumi ir redzami un grafiski, visiem dalībniekiem tiek sniegts vieglāk pārvaldāms pārskats par notiekošo. Šāda veida kohēziju rada sadarbības rīks, piemēram, Slack, tāpat kā videokonferenču programmatūra, kas ir aprīkota ar daudzām integrācijas iespējām . Tādā veidā jūs varat apvienot divas platformas, lai nodrošinātu maksimālu sadarbības veiktspēju.
8. Sekojiet līdzi darba slodzēm
Redzot, ar ko visi strādā, izmantojot projekta vadības rīku, var noteikt projekta statusu un to, kurš tajā darbojas. Tādā veidā neatkarīgi no tā, vai esat mājās vai braucat uz darbu, jūs varat uzlēkt un redzēt, kas ir gatavs.
Izmantojiet krāsu kodēšanu un rindu un kolonnu izmantošanu, lai organizētu failus, atrašanās vietas un laika uzskaiti. Savukārt tiešsaistes sanāksme , kurā tiek izmantota videokonference, lai reāllaikā apspriestu projektu, sniedz kolēģiem iespēju atklāti pastāstīt par savu pašreizējo situāciju un savām sajūtām notikumu epicentrā. Tiešsaistes sanāksmju regulāra rīkošana, kurās tiek apspriests statuss un atjauninājumi, palīdzēs noteikt prioritāros jautājumus, sastrēgumus un samazināt nokavētos termiņus.
(alt-tag: Stilīga sieviete iet pa ielu, turot mobilo tālruni, to skatoties un īkšķojot.)
7. Esiet uzmanīgs laika joslās
Nav ideāli, ja ir jāpiedalās “sarkano acu” sanāksmē vai sanāksmē tieši pirms gulētiešanas, taču, plānojot projektus vai sinhronizējot, laika joslām ir nozīme, izlemjot, kad rīkot vairāku biroju sanāksmes.
Ja ikviena grafiks ir ērts un pieejams, uzņēmējam vai organizatoram ir redzams labākais laiks tiešsaistes sapulces rīkošanai. Meklējiet videokonferenču programmatūru, kas nāk ar laika joslu plānotāju, vai esiet atvērts dažiem uzaicinātajiem dalībniekiem, kuriem sapulce ir jāreģistrē tagad, lai to skatītos vēlāk.
6. Regulāra reģistrēšanās
Kad jūsu komanda ir sadalīta visā birojā, mājās un laukā, ir viegli pazaudēt dažus tipiskākus uzvedības veidus, kas rodas, strādājot tandēmā un tikai dažu pēdu attālumā viens no otra - piemēram, skatiens uz priekšu, lai uzdotu jautājumu, vai iet garām viens otru zālē vai garderobē.
Lai pārliecinātos, ka visi atrodas vienā lapā, pieņemiet paradumu bieži pieskarties pamatnei. Nevilcinieties izveidot savienojumu vairākas reizes nedēļā, izmantojot e-pastu, sinhronizāciju, konferences zvanu, videokonferenci vai teksta tērzēšanu!
5. Paļauties uz automatizāciju, lai sekotu līdzi
Pārvaldīt termiņus, statusus un darba progresu nav tik vienkārši, ja jūs to nevarat izdarīt personīgi. Bet, kad jūs varat izkraut laikietilpīgu atkārtotu darbu, jūs atbrīvojat laiku, ko tērēt svarīgākiem uzdevumiem. Turklāt, noņemot cilvēka elementu, tiek iegūti labāki un precīzāki rezultāti. Ļaujiet automatizācijai veikt smagu celšanu jūsu vietā:
- Ieplānojiet ielūgumus un atgādinājumus par gaidāmajām videokonferencēm
- Integrējiet Google kalendāru ar savu videokonferenču programmatūru, lai nodrošinātu vienmērīgu grafiku un paziņojumus
- Kopīgojiet reāllaika informāciju ar Google Doc un saņemiet tūlītējus labojumus un izmaiņas uz jūsu e-pastu
- Projektu vadība un video rīki, kas automatizē izklājlapas, informāciju par klientiem, ierakstus, transkripcijas un daudz ko citu.
4. Izmantojiet mobilo lietotni
Tiešsaistes tikšanās gadījumā mobilā lietotne sniedz kolēģiem ātru un ērtu iespēju, lai viņi varētu piezvanīt uz zvanu, lai kur viņi atrastos - uz ielas, pagalmā vai pusdienu telpā.
Sācot sapulci, atrodoties ceļā no rokas, tiek iegūtas augstas kvalitātes sapulces, kas ir tikpat labas, it kā tās būtu jūsu darbvirsmā. Jūs joprojām varat ieplānot sapulces iepriekš vai uz vietas; varat piekļūt savam kalendāram un adrešu grāmatai un sinhronizēt tās; un, protams, tieši tur, kur jūs atrodaties, ir arī jūsu sapulce. Mobilā lietotne dod jums iespēju vadīt sapulci vai zvanīt visur, kur ir interneta savienojums.
Turklāt jūs joprojām varat piekļūt savai zvanu vēsturei, atšifrējumiem un ierakstiem drošā un drošā sapulces vidē.
3. Izveidojiet “Standartizētu” darba krātuves centru
Padariet visus svarīgos failus, saites, dokumentus un multivides viegli pieejamus un glabājamus vienā vietā. Kad tas ir centralizēts vienā vietā, tam nokļūšanai nav jāšķiet kā šāds uzdevums. Kad vienumi ir katalogizēti, sakārtoti un pieejami reāllaikā, ikviens var piekļūt jaunākajiem failiem, pēdējām dokumentētajām sapulcēm un svarīgiem lēmumiem.
Daži citi ieteikumi:
Ja jums ir biroji dažādās vietās, iespējams, runā vairāk nekā vienā valodā. Centieties palikt pie valodas, kurā tiek runāts visplašāk, un, ja jums tomēr ir nepieciešams sazināties citā valodā, veiciet sarunu privāti, izmantojot teksta tērzēšanu vai atsevišķu kanālu.
Izvairieties no dokumentu dublikātu izgatavošanas, tos pareizi, acīmredzami marķējot, un skaidri norādot, ka ir izstrādāta procedūra, kā ar tiem strādāt. Nav nekas sliktāks par stundu tērēšanu dokumentam, kas jau ir izdarīts, kuram ir jaunāka versija vai pazaudēts.
Atšķiriet, kurš saziņas veids ir vispiemērotākais jūsu mērķim. Ja jums nepieciešama sīkāka informācija vai jā vai nē, nosūtiet kolēģim īsziņu īsziņā. Ja jums ir bažas par gaidāmo pārtraukuma pieprasījumu, uzņemiet e-pastu. Ja rodas kāda problēma ar kolēģi un tā ietekmē jūsu spēju veikt un radīt labu darbu, ieplānojiet videokonferenci viens pret vienu.
2. Pieņemiet pieeju “Vispirms video”
Īpaši ņemot vērā pandēmiju , kas skārusi pasauli, videokonferences pieeja, kas augstu vērtē klātienes mijiedarbību, palīdz kolēģiem justies tā, it kā viņi strādātu ar īstu cilvēku, nevis tikai ar priekšstatu par tādu. Sejas rādīšana, balss nodošana, ķermeņa kustināšana – tas viss ir daļa no reālistiskākas sevis versijas radīšanas virtuālā vidē. Videokonference palīdz parastu biroja vidi pārvērst digitālā ainavā.
Turklāt, kāpēc "pateikt", kad jūs varat "parādīt?" Dažas prezentācijas, jo īpaši tās, kurās ir iekļauti jēdzieni un abstraktas idejas vai smalka navigācija, izmantojot vietnes dizainu, labāk nokļūst demonstrācijā, izmantojot ekrāna koplietošanu. Kolēģi burtiski nonāk jūsu video konferenču sesijas vienā lappusē ar priekšējās rindas sēdekli atbilstoši jūsu idejām.
1. Eksperimentējiet un saņemiet atsauksmes
Tāpat kā lielākajai daļai aranžējumu, arī šeit ir mazliet pārejas un eksperimentu. Pārrobežu sadarbībai, kas vairāk darbojas kā labi ieeļļota mašīna, nevis sarūsējusi, ir jāīsteno dažādas stratēģijas, saziņas veidi un rīki, lai redzētu labāko komandas rīcību.
Viens no svarīgākajiem faktoriem, kas noteiks komandas panākumus vai projekta iznākumu, ir katra vēlme uzticēties vienam otram. Vai komandas dalībnieki spēj izturēties pret otru ar cieņu? Vai attālinātie darbinieki velk savu svaru, nevis tikai laiskojas? Vai biroja darbinieki uzņemas pārāk daudz, vēlas pārsteigt un uzņemties vadību?
Koncentrējoties uz plānošanu, komandas veidošanas rīku izmantošanu un nelielu biedriskumu šeit un tur, pat ja jūsu komanda ir izkaisīta, jaunu lietu izmēģināšana, lai novērstu plaisu, nav jābaidās. Ir svarīgi izmēģināt jaunas stratēģijas un rīkus un noskaidrot, kuri no tiem dod vislabākos rezultātus jūsu komandai un mērķim.
Sadarbība starp birojiem vienmēr būs saistīta ar virkni konfliktu un izaicinājumu. Kolēģu darba rezultāti birojā un ārpus tā, tuvumā un tālumā, kā arī darbs pēc dažādiem grafikiem, piemēram, elastīga darba laika , nepilna laika vai pilna laika, ietekmē darba ražīgumu un plūsmu. Tomēr pat pašreizējā pasaules situācijā šī ir iespēja pielāgoties potenciāli integrētākam darba un privātās dzīves līdzsvaram, kas mainās un pielāgojas līdzi tehnoloģijām, ko izmantojam.
Ļaujiet Kallbridžas unikālajam divvirzienu video konferenču programmatūras komplektam radīt saliedētību komandās. Tās tehnoloģija ir paredzēta cilvēku savienošanai, tāpēc jūsu bizness var uzplaukt neatkarīgi no tā, cik izkliedēts ir jūsu darbaspēks.
Callbridge nodrošina vidēja lieluma uzņēmumus, kuri meklē izsmalcinātus risinājumus, kas mazina atšķirības gan iekšēji starp kolēģiem, gan ārēji ar klientiem, pārdevējiem, ieinteresētajām personām un citām svarīgām jūsu augošā biznesa kustīgajām daļām. Piedāvājot plašu sadarbības funkciju klāstu, lai veicinātu iesaisti un produktivitāti, Callbridge ekspertu audio, video un tīmekļa konferenču platforma nodrošina drošu un drošu savienojumu neatkarīgi no tā, kur atrodaties un kur dodaties.
Ar ko Kallbridža atšķiras?
Sanāksmju transkripcijas, izmantojot mākslīgo intelektu — jūsu mākslīgi intelektiskais personīgais asistents Cue™ rūpējas par jūsu sanāksmju ierakstīšanu un runātāju, tēmu un motīvu identificēšanu.
Integrācijas ar Slack un Google Calendar — nepalaidiet garām nevienu mirkli, ja varat integrēties ar Google Suite, Outlook un Slack.
Izcilas funkcijas — izbaudiet pasaules līmeņa funkcijas, piemēram, sapulču ierakstīšanu , ekrāna koplietošanu , dokumentu koplietošanu , tiešsaistes balto tāfeli un citas!
Augsta līmeņa drošība — esiet pārliecināti, ka jūsu informācija ir drošībā, izmantojot vienreizēju piekļuves kodu, sapulces bloķēšanu un drošības kodu.
Pielāgots zīmols — padariet savu tiešsaistes sanāksmju telpu unikālu un savu, izmantojot savu logotipu un zīmola standartus.
Nav nepieciešama lejupielāde — nav nepieciešami vadi vai smags aprīkojums, tikai nekāda lejupielāde, pārlūkprogrammā balstīti videokonferenču risinājumi.
