व्हर्च्युअल मीटिंग म्हणजे काय आणि मी प्रारंभ कसा करू?

आभासी मीटिंग कशी सेट करावी याबद्दल आश्चर्यचकित आहात? अजून चांगले, अद्याप आभासी मीटिंग काय आहे याबद्दल आश्चर्यचकित आहात? येथे एक चांगली बातमी आहे; या क्षणी, व्हर्च्युअल मीटिंग सेट करणे अधिक सुलभ नव्हते आणि आपण अद्याप काय आहे याबद्दल आपल्याला माहिती नसल्यास आपण योग्य ठिकाणी आहात.

जवळून पाहण्यास सज्ज आहात?

एक आभासी बैठक आहे…

वेब कॉन्फरन्सिंगच्या छत्राखाली ऑनलाइन मीटिंग, व्हिडिओ कॉन्फरन्सिंग आणि ऑडिओ कॉन्फरन्सिंग म्हणूनही ओळखल्या जाणाऱ्या, व्हर्च्युअल मीटिंगची एज्युकेस (Educause) नुसार व्याख्या अशी आहे: “व्हर्च्युअल मीटिंग म्हणजे एकात्मिक ऑडिओ आणि व्हिडिओ, चॅट साधने आणि ॲप्लिकेशन शेअरिंगचा वापर करून इंटरनेटवर होणारा रिअल-टाइम संवाद.” प्रत्यक्ष भेटीप्रमाणेच, व्हर्च्युअल मीटिंगमध्ये दोन किंवा अधिक एंडपॉइंट्सवर एका गतिशील वातावरणात कल्पनांची देवाणघेवाण करण्यासाठी, संवाद साधण्यासाठी आणि सहयोग करण्यासाठी सहभागी एकत्र येतात, फरक इतकाच की, प्रत्यक्ष शारीरिकरित्या उपस्थित राहण्याऐवजी, त्याऐवजी एका डिव्हाइसचा वापर केला जातो.

वाढत्या व्यवसायाच्या आरोग्यासाठी व्हर्च्युअल मीटिंग अत्यंत महत्त्वाची आहे. कर्मचारी, प्रकल्प व्यवस्थापक, उच्च-पदस्थ अधिकारी आणि एचआर व्यावसायिक अशा प्रत्येकाला आपले काम करण्यासाठी आणि वेळेचे व जागेचे अंतर कमी करण्यासाठी ग्रुप कम्युनिकेशन तंत्रज्ञानावर अवलंबून राहावे लागते. औषधनिर्माण आणि आयटी कंपन्या, लॉ फर्म्स, लहान आणि मोठे व्यवसाय आणि इतर अनेक जण, व्हिडिओ-केंद्रित संवाद पद्धतीमुळे मिळणाऱ्या तात्काळपणा आणि समर्पकतेचा लाभ घेतात.

ही एक आभासी बैठक आहे:

कोणाशीही, कोठूनही कोणाशीही संवाद साधण्यास सक्षम असण्याच्या मार्गाने, आभासी मीटिंग्ज स्थानाकडे दुर्लक्ष करून व्यवसायांना भरभराटीसाठी परवानगी देतात. स्थानिक अडथळे जे सामान्यत: कार्यरत संबंध, सातत्य आणि उत्पादक सहयोगांना अवरोधित करतात कनेक्शनमध्ये प्रोत्साहित करणारी आभासी मीटिंग्ज यापुढे नाहीत. एकूणच काही फायद्यांमध्ये हे समाविष्ट आहेः

• कमी वेळ
• वाहतूक, प्रवास आणि निवास खर्च कमी करणे
• उत्पादकता वाढवा = अतिरेक कमी
• उत्तम कर्मचार्‍यांचा धारणा
• स्पर्धात्मक फायदा

आणि जेव्हा व्यवसायाचा प्रश्न येतो, तेव्हा आपल्या संप्रेषणाच्या धोरणामध्ये व्हिडिओकेंद्री दृष्टिकोन समाविष्ट करणे समर्थित करण्यासाठी कसे कार्य करते यावर विचार करा:

• अधिक डिजिटल-सक्षम आणि कनेक्ट केलेले कार्यबल
• व्यवस्थापनात प्रवेश
• एक वर्धित ग्लोबल संवादाची संस्कृती
• वेगवान निकालांच्या बरोबरीने चांगली विश्वसनीयता
• अनावश्यक रिडंडेंसी आणि अप-टू-द मिनिटातील डेटा आणि माहिती
• चांगले मूल्य
• व्हिडिओ कॉन्फरन्सिंग कशी सुरू करावी याबद्दल अद्याप थोडे अस्पष्ट? व्हर्च्युअल मीटिंग कशी सेट करावी ते येथे आहे:

योग्य सॉफ्टवेअर निवडा

सेवा प्रदात्यासह वचनबद्धतेत उडी मारण्यापूर्वी काही रसदांचा विचार करा.
आपल्याला कितीवेळा सॉफ्टवेअर वापरावे लागेल असे आपल्याला वाटते? आपण एंटरप्राइझ-तयार व्हिडिओ कॉन्फरन्सिंग शोधत असाल तर सहभागी कुठे असतील याचा विचार करा; घरी किंवा बोर्डरूममध्ये? जर ते आधीचे असेल तर वेब-आधारित कॉन्फरन्सिंग अधिक योग्य, सुलभ आणि वापरण्यास सोयीस्कर आहे.

कोणती वैशिष्ट्ये दिली जातात ते पहा. हे स्क्रीन सामायिकरण (आयटी ग्राहक सेवा आणि सादरीकरणासाठी परिपूर्ण) येते काय; ऑनलाइन व्हाईटबोर्ड (शैक्षणिक उद्देशाने किंवा विचारमंथित सर्जनशील कार्यासाठी उपयुक्त); किंवा दस्तऐवज सामायिकरण (सामायिक करणे हँडआउट्स, महत्वाची कागदपत्रे बनविणे आणि नवीन प्रतिभेस ऑनबोर्डिंग करणे अधिक सुव्यवस्थित बनवते) इ.

आपल्याला आभासी संमेलनाची आवश्यकता का आहे ते स्पष्ट करा

प्रथम एकत्रितपणे आपण बैठक कशाला बोलवत आहात? ते अंतर्गत (घोषणा, ऑनबोर्डिंग, ऊतक सत्र, व्यवस्थापन बैठक) किंवा बाह्य (विक्री खेळपट्टी, नवीन व्यवसाय विकास) आहे का? रचना आणि कारणाबद्दल विचार करा आणि नंतर स्वाभाविकच, इतर तुकडे उपस्थितीसारख्या ठिकाणी पडतील.

कोणाला सहभागी व्हायचे आहे ते ठरवा

आभासी मीटिंग्ज विशेषतः एकाच वेळी, एका वेगळ्या ठिकाणी एकत्रित करण्यासाठी लोकांना प्रभावी करतात. म्हणून जर आपल्याकडे परदेशात, घरी किंवा हॉलच्या खाली सहभागी असतील तर आपण स्थान न विचारता सहज आणि प्रभावीपणे कनेक्ट होऊ शकता. जोपर्यंत प्रत्येकास संभाव्य वेळेच्या फरकाची जाणीव असते किंवा जोपर्यंत टाईम झोन शेड्यूलर वापरतो, तोपर्यंत उपस्थित राहणे सोपे आहे. फक्त आवश्यक लोकांना आमंत्रित केले पाहिजे हे लक्षात ठेवा. केवळ आवश्यक असलेल्या सहभागींचा समावेश करुन वेळ आणि पैशाची बचत करा. दुसर्‍या कोणालाही, नंतर पाठविण्यासाठी संमेलनाची नोंद करा.

एक बाह्यरेखा तयार करा

अजेंडा निश्चित केल्याने आपले विचार व्यवस्थित होतात जेणेकरून आपल्याकडे वेळेवर, क्रिस्टल क्लियर आणि आकर्षक व्हर्च्युअल मीटिंग होऊ शकेल. शिवाय, यामुळे सहभागींना त्यांच्याकडून काय अपेक्षित आहे हे जाणून घेण्यास मदत होईल. त्यांना काय योगदान द्यावे लागेल? समक्रमण करण्यापूर्वी त्यांना कोणतीही सामग्री ब्रश करणे आवश्यक आहे काय? मीटिंग किती दिवस चालेल? एक संक्षिप्त लेआउट समावेश गोंधळास प्रतिबंध करेल आणि सहभागींना तयार होण्यास मदत करेल.

आमंत्रणे आणि स्मरणपत्रे पाठवा

व्हर्च्युअल मीटिंग्जमध्ये काय चांगले आहे ते म्हणजे आपण एखादे त्वरित सत्र किंवा वेळापत्रक आधीपासूनच होस्ट करू शकता. प्रारंभिक आमंत्रण जसे की वेळ, तारीख आणि इतर महत्वाची माहिती मध्ये सर्व आवश्यक माहिती प्लग इन करणे सोपे आहे कारण ते स्वयंचलित आहे. येणार्‍या संकालनाच्या सहभागींना स्मरणात ठेवण्यासाठी आपल्या कॉलचे समन्वय साधण्यासाठी स्मरणपत्रे सेट करा. घटनास्थळावर होण्याची आवश्यकता असलेल्या अधिक तातडीच्या बैठकींसाठी, संमेलनाच्या तपशीलांवर सरळ सहभागींच्या उपकरणे काढून टाकण्यासाठी एसएमएस सूचना वापरा. उशीरा आगमन किंवा उपस्थित नसलेल्यांच्या प्रतीक्षेत अधिक वेळ वाया घालवू नका.

अधिक प्रभावी व्हर्च्युअल मीटिंगसाठी वैशिष्ट्यांचा उपयोग करा

आपल्या आभासी संमेलनासाठी योग्य व्हिडिओ कॉन्फरन्सिंग सॉफ्टवेअर आपला ऑनलाइन अनुभव वर्धित करण्यासाठी अनेक व्यावहारिक आणि सोयीस्कर वैशिष्ट्यांसह येईल. उत्कृष्ट परिणामांसाठी, आपण निवडलेले तंत्रज्ञान भरलेले असल्याचे सुनिश्चित करा:

• स्क्रीन सामायिकरण: सादरीकरणाचे नेतृत्व करण्यासाठी किंवा आयटी समस्येचे निराकरण करण्यासाठी आपली स्क्रीन त्वरित सहभागींसह सामायिक करा.
• रेकॉर्डिंग: नंतर पहाण्यासाठी आता रेकॉर्ड हिट करा. ज्या कॉलमध्ये उपस्थित राहू शकत नाहीत अशा सहभागींसाठी योग्य.
• उतारा: सर्व रेकॉर्ड केलेल्या संमेलनांचे स्वयंचलित लिप्यंतरण याची खात्री बाळगतात की कोणतीही कल्पना मागे राहणार नाही.
• ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड: प्रतिमा, रंग आणि आकार वापरून संकल्पना आणि ग्राफिक्स व्यक्त करण्याचा एक सर्जनशील मार्ग.

टेक अ टाईव्ह समाविष्ट करा

आपल्या आभासी संमेलनाच्या शेवटी, आपण सहभागींनी काय सोडावे अशी आपली इच्छा आहे? उद्देश काय होता आणि पुढील चरण काय आहेत? उद्दीष्ट आणि पुढील काय करण्याची आवश्यकता आहे हे जाणून प्रत्येकजण निघून जाण्याची खात्री करा.

ईमेलसह पाठपुरावा करा

हे शक्य तितके लहान आणि गोड ठेवा, परंतु पाठपुरावा ईमेलमध्ये काय समाविष्ट करावे ते येथे आहेः मीटिंग मिनिटांचा सारांश, पुढील चरण, मुख्य संमेलनाची उपलब्धी (हे आपल्या बैठकीच्या उद्देशाशी जुळेल) आणि रेकॉर्डिंग (जर आपण ते रेकॉर्ड केले असेल तर) ).

व्हर्च्युअल मीटिंग सर्वोत्तम सराव

व्हर्च्युअल मीटिंग प्रेषक आणि प्राप्तकर्ता यांच्यातील संवाद कसा अधिक दृढ करू शकते, हे आता तुम्हाला अधिक चांगल्या प्रकारे समजले आहे, त्यामुळे काही शिष्टाचार पाळणे आवश्यक आहे. खालील काही गोष्टी लक्षात ठेवल्या पाहिजेत:

तंत्रज्ञान: बैठकीपूर्वी तपासणी करून तुमचे तंत्रज्ञान अद्ययावत आणि कार्यरत असल्याची खात्री करा. तुमचा माइक, स्पीकर आणि कॅमेरा वापरासाठी तयार असल्याची खात्री करा. तुमच्या सेटिंग्ज तपासा, आणि जर तुम्ही संचालन करत असाल, तर एक वेटिंग रूम सुरू करा आणि त्यातील प्रत्येकजण आपोआप म्यूट होईल याची खात्री करा.

सहभाग: बैठक सुरू होण्यापूर्वी तुमच्या बैठकीच्या आराखड्याचे पुनरावलोकन करा आणि बैठकीच्या ओघाचा आढावा घ्या. यामुळे, बैठकीतील विराम आणि विश्रांतीची ठिकाणे तुम्ही ठरवू शकता, तसेच सहभागींना विचारण्यासाठी प्रश्नांचे नियोजन करू शकता. ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड वापरून एखादा उपक्रम समाविष्ट करण्याचा प्रयत्न करा आणि 'सांगण्याऐवजी' 'दाखवण्यासाठी' स्क्रीन शेअरिंग सुविधेचा वापर करा.

सहभाग: जेव्हा तुम्ही माहिती मनोरंजक पद्धतीने सादर करता, तेव्हा सहभागी ती अधिक चांगल्या प्रकारे आत्मसात करतात. केवळ आकडेवारी आणि नीरस आकडे सांगण्याऐवजी, सुरुवात, मध्य आणि शेवट असलेली एक कथा सांगा. चित्रे, व्हिडिओ, आकर्षक रंग आणि महत्त्वाचे शब्द ठळक करून संपूर्ण सादरीकरणात आवश्यक डेटा आणि माहिती अंतर्भूत करा.

मजा करा: व्हर्च्युअल मीटिंगला सामाजिक बनवायला विसरू नका! व्हर्च्युअल मीटिंगची सुरुवात आइसब्रेकर प्रश्नांनी करा. लहान गटांमध्ये थोडे अधिक वैयक्तिक प्रश्न चांगले काम करतात, जसे की, “या वीकेंडला तुम्ही काय केले?” किंवा “तुम्ही नेटफ्लिक्सवर काय पाहत आहात ते सांगा.”

मोठ्या गटांसह, आपण अधिक अस्पष्ट आणि मजेदार होऊ शकता, "आपण नेहमी वापरत असलेले वैयक्तिक निमित्त काय आहे?" किंवा “कोणत्या मुलाचा चित्रपट किंवा पुस्तकातील पात्र तुमची आठवण करुन देते?”

आणि मीटिंगमध्ये, “तुम्ही गटात अंतिम वेळी कधी बोललात?” असा संबद्ध प्रश्न विचारण्याचा विचार करा. किंवा जरासे अनन्य असे काहीतरी, "जर आपल्याकडे प्राण्यांची शेपूट असेल तर ते काय असेल?"

व्यावसायिक वातावरणात परंतु अधिक प्रासंगिक स्वरात एकमेकांना जाणून घेण्याची कल्पना आहे. आईसब्रेकर योग्य भावना प्रेरित करतो, शिकण्यास उत्तेजन देतो आणि बंधनास प्रोत्साहित करतो. व्हर्च्युअल टेबलवर आणण्यासाठी सर्व उत्कृष्ट कौशल्ये!

आपला गट संप्रेषण प्लॅटफॉर्म म्हणून कॉलब्रिज निवडा आणि एकदा आपण व्हर्च्युअल मीटिंग कशी सेट करावी हे शिकल्यानंतर उत्पादनक्षमता आणि प्रतिबद्धता स्पाइक म्हणून पहा. स्क्रीन सामायिकरण, एआय-समर्थित ट्रान्सक्रिप्शन आणि सारांश, तसेच वाढविलेले सुरक्षा उपाय, शून्य डाउनलोड आणि सानुकूलनेसह प्रीमियम वैशिष्ट्यांसह, आपण सहभागींसह कोणतीही व्हर्च्युअल मीटिंग होम करू शकता.