Videoconferencing is uitgegroeid tot een cruciaal hulpmiddel voor organisaties over de hele wereld om te communiceren en samen te werken als gevolg van de wereldwijde epidemie, die ervoor zorgt dat mensen thuis blijven en sociale afstand bewaren. De acceptatie van videoconferenties om online discussies in de publieke sfeer te voeren, is niet achtergebleven. Dit blogartikel gaat in op hoe videoconferenties door overheden worden gebruikt voor gesprekken op afstand.
Overheidsvoordelen van online vergaderingen
Het overheidsbedrijfsleven kan op verschillende manieren profiteren van videoconferencing. Hier volgen enkele voordelen van het gebruik van videochatten voor vergaderingen op afstand:
Kostenbesparingen:
Door videoconferenties te gebruiken in plaats van persoonlijke gesprekken, kunt u geld besparen op vliegtickets, accommodatie en andere bijbehorende kosten. Dit helpt staten bij het realiseren van aanzienlijke financiële besparingen die elders beter kunnen worden gebruikt.
Toegenomen productiviteit:
Door de noodzaak weg te nemen voor mensen om naar een bepaalde plaats te reizen, videoconferenties kunnen de efficiëntie verhogen door de reistijd te verkorten Dit geeft aan dat er meer gedaan kan worden in minder tijd.
Verbeterde toegankelijkheid:
Zolang deelnemers een internetverbinding hebben, kunnen ze met videoconferenties overal deelnemen aan vergaderingen. Dit verbetert de toegankelijkheid door het eenvoudiger te maken voor mensen die het anders moeilijk zouden vinden om naar persoonlijke bijeenkomsten te reizen om verschillende redenen, waaronder locatie, vervoer of andere problemen.
Verbeterde samenwerking:
Videoconferenties maken real-time delen van bestanden van diavoorstellingen, papers en andere bestanden mogelijk. Het stelt organisaties ook in staat om een nauwgezet logboek van vergaderingen bij te houden door middel van transcripties en vergaderlogboeken en samenvattingen. Dit verbetert teamwerk en besluitvorming tijdens virtuele bijeenkomsten.
Verschillende formaten voor conferenties op afstand met videoconferenties
Voor een verscheidenheid aan verre bijeenkomsten, de de overheidssector maakt gebruik van videoconferenties. Deze gesprekken kunnen omvatten
Kabinetsvergaderingen:
Kabinetbesprekingen zijn een cruciale stap in het besluitvormingsproces in de administratie. Kabinetsleden kunnen online vergaderen via videoconferenties, wat de productiviteit verbetert en tijd bespaart.
Bijeenkomsten in huis:
Videoconferentie is nu vereist voor discussies in het Parlement. Parlementsleden kunnen deelnemen aan vergaderingen en discussies door middel van videoconferenties op afstand, wat het voor hen eenvoudiger maakt om hun taken uit te voeren.
Internationale conferenties:
Overheidsvertegenwoordigers wonen buitenlandse conferenties en sessies bij om problemen met wereldwijde impact te bespreken. Overheidsvertegenwoordigers kunnen dankzij videoconferencing online aan deze conferenties deelnemen, wat de reiskosten verlaagt en de bereikbaarheid vergroot.
Hoorzittingen:
Ook voor gerechtelijke procedures wordt videoconferencing gebruikt, waarbij getuigen en specialisten op afstand aan zaken kunnen deelnemen. Dit zorgt voor een hoge mate van verantwoordelijkheid en openheid en bespaart tegelijkertijd tijd en geld.
Telemedicine
Voor overheidsorganisaties die actief zijn in de gezondheidssector zijn videovergaderingen een onmisbaar instrument geworden. Telegeneeskunde, waarmee zorgverleners medische diensten virtueel kunnen aanbieden met behulp van videoconferentietechnologie, is een van de belangrijkste toepassingen van videovergaderingen in de gezondheidsindustrie. Videosessies zorgen voor effectieve samenwerking en communicatie tussen overheidsorganisaties en zorgverleners, academici en andere partijen.
Gezondheid en Veiligheid
Overheidsorganisaties die ervoor moeten zorgen dat gezondheids- en veiligheidsvoorschriften worden nageleefd, vertrouwen steeds meer op videovergaderingen. Zo hebben en blijven overheidsorganisaties die belast zijn met het inspecteren van de veiligheid op de werkplek virtueel overleggen met bedrijven en organisaties via videovergaderingen.
Voorbeelden van overheden die videoconferenties gebruiken in sessies op afstand
Wereldwijd zijn verschillende administraties al begonnen met het gebruik van videoconferenties voor online gesprekken. Hier zijn een paar voorbeelden:
Overheid van de Verenigde Staten:
Sinds een aantal jaren gebruikt de Amerikaanse overheid videobellen voor gesprekken op afstand. Door de epidemie is videoconferencing de laatste tijd cruciaal geworden. Het Amerikaanse Huis houdt nu videoconferentievergaderingen op afstand voor congreszaken.
Regering van het Verenigd Koninkrijk:
Voor online gesprekken maakt de Britse overheid ook gebruik van videoconferenties. Het Britse parlement hield in 2020 zijn allereerste virtuele parlementaire zitting, waardoor wetgevers online konden deelnemen aan discussies en vragen konden stellen.
Australische regering:
De Australische regering voert gesprekken op afstand met behulp van videoconferenties. De regering van het land heeft online bijeenkomsten gehouden waaraan parlementsleden uit het hele land virtueel hebben deelgenomen.
Indiase regering:
De Indiase regering voert al een aantal jaren gesprekken op afstand via videoconferenties. Videoconferenties worden door het Indiase parlement gebruikt voor commissievergaderingen en andere belangrijke evenementen, waardoor het voor leden eenvoudiger wordt om op afstand deel te nemen.
Canadese regering:
De Canadese regering heeft ook videoconferenties ingevoerd voor vergaderingen op afstand. Het parlement van het land houdt virtuele sessies, waardoor parlementsleden vanaf hun respectieve locaties kunnen deelnemen aan debatten en wetgevingszaken.
Beveiligingsproblemen met videoconferenties
Hoewel videoconferenties veel voordelen hebben voor vergaderingen op afstand, zijn er ook veiligheidskwesties waarmee overheden moeten omgaan om veilige vergaderingen op afstand te garanderen. De mogelijkheid van illegale toegang tot privégegevens is een van de belangrijkste beveiligingsproblemen met videoconferenties. Om hacking en illegale toegang te voorkomen, moeten overheden ervoor zorgen dat de software voor videoconferenties die ze gebruiken voldoende beveiligd is.
De mogelijkheid van datalekken is nog een ander beveiligingsprobleem bij videochatten. Overheden zijn verplicht om ervoor te zorgen dat de videoconferentiesoftware die ze gebruiken, voldoet aan de voorschriften voor gegevensbeveiliging en dat alle informatie die tijdens de vergadering wordt gedeeld, beschermd en veilig is.
Er zijn een paar dingen waar overheden op moeten letten bij het kiezen van een veilige videoconferentiedienst.
Op WebRTC gebaseerde software
WebRTC-videoconferenties (Web Real-Time Communication) worden om verschillende redenen als veiliger beschouwd dan traditionele videoconferentiemethoden.
Om te beginnen wordt door WebRTC end-to-end-codering gebruikt om de gegevensoverdracht te beveiligen. Dit betekent dat gegevens worden versleuteld voordat ze het apparaat van de afzender verlaten en alleen door de ontvanger kunnen worden ontsleuteld. Dit stopt illegale toegang tot gegevens en elimineert praktisch de mogelijkheid voor hackers om gegevens te onderscheppen of te stelen terwijl deze worden verzonden.
Ten tweede is het niet nodig om extra software of plug-ins aan te schaffen, omdat WebRTC volledig binnen de browser draait. Door dit te doen, wordt de kans verkleind dat adware of infecties worden gedownload naar apparaten, wat het beveiligingsrisico dat ze vormen verlaagt.
Ten derde maakt WebRTC gebruik van private peer-to-peer-links, waardoor informatie tussen apparaten kan worden verzonden zonder dat er externe servers nodig zijn. Dit verkleint de kans op datalekken en garandeert dat gegevens veilig en privé zijn.
Over het algemeen bieden WebRTC-videoconferenties een hoge mate van beveiliging, waardoor het een fantastische optie is voor bedrijven en groepen die betrouwbare en veilige opties voor videoconferenties nodig hebben.
Gegevenssoevereiniteit in uw land
Gegevenssoevereiniteit is het idee dat informatie zich moet houden aan de regels en wetten van het land waarin het wordt verzameld, verwerkt en bewaard. Gegevenssoevereiniteit in de context van videoconferenties verwijst naar het idee dat alle informatie die tijdens een vergadering wordt verzonden, inclusief chatberichten, video- en audiofeeds en bestanden, onder de controle blijft van het land waar de vergadering wordt gehouden.
Gegevenssoevereiniteit is essentieel voor het verhogen van de veiligheid van videochatten, omdat het ervoor zorgt dat privégegevens nog steeds vallen onder de regels en wetten van het land waar de conferentie wordt gehouden. De gegevens die tijdens de vergadering worden verzonden, vallen onder de Amerikaanse regels voor gegevenssoevereiniteit, bijvoorbeeld als een Amerikaanse overheidsinstantie een videogesprek voert met een buitenlandse overheidsinstantie. Gevoelig materiaal zou gebaat zijn bij een extra beveiligingslaag omdat het wordt gedekt door de regels en voorschriften voor gegevensprivacy en -beveiliging in de Verenigde Staten.
Gegevenssoevereiniteit helpt om te voorkomen dat buitenlandse staten of organisaties illegaal toegang krijgen tot gegevens. Wetten op het gebied van gegevenssoevereiniteit kunnen voorkomen dat buitenlandse regeringen of organisaties vertrouwelijke informatie krijgen of verwerven die tijdens vergaderingen wordt gecommuniceerd, door ervoor te zorgen dat gegevens binnen het land blijven waar de vergadering plaatsvindt.
Gegevenssoevereiniteit kan helpen ervoor te zorgen dat videoconferentieplatforms zich houden aan lokale regels en voorschriften voor gegevensbescherming, naast het bieden van juridische beveiliging voor privégegevens. Bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de
De Europese Unie schrijft voor dat de persoonlijke gegevens van EU-ingezetenen binnen de EU worden bewaard. Videoconferentieplatforms kunnen de naleving van regionale gegevensbeschermingswetten garanderen en mogelijke juridische gevolgen voorkomen door ervoor te zorgen dat de wetten inzake gegevenssoevereiniteit worden nageleefd.
Over het algemeen is gegevenssoevereiniteit cruciaal voor het vergroten van de veiligheid van videochatten, omdat het vertrouwelijke gegevens juridische bescherming biedt en ervoor zorgt dat de lokale wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming wordt nageleefd.
Correcte naleving zoals HIPAA en SOC2
Overheden moeten SOC2 (Service Organization Control 2) en HIPAA-naleving zorgvuldig overwegen bij het selecteren van een videoconferentieservice, omdat ze garanderen dat de provider adequate controles heeft ingevoerd om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gevoelige informatie te waarborgen.
Bedrijven die hebben bewezen te voldoen aan de criteria voor trustservices van het American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), krijgen SOC2-nalevingsaccreditatie. Een verzameling richtlijnen, bekend als de Trust Services Criteria, is bedoeld om de veiligheid, toegankelijkheid, integriteit, geheimhouding en privacy van serviceproviders te evalueren. Omdat het garandeert dat de serviceprovider de nodige maatregelen heeft getroffen om de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens die tijdens videochats worden gedeeld te waarborgen, is SOC2-conformiteit vooral belangrijk voor videoconferentieservices.
Organisaties die omgaan met privé-gezondheidsinformatie moeten zich houden aan de HIPAA-voorschriften (PHI). HIPAA bevat een reeks vereisten waaraan bedrijven zich moeten houden om de beveiliging en veiligheid van PHI te beschermen. HIPAA-naleving is belangrijk voor federale organisaties die te maken hebben met zorgverleners en voor organisaties die gezondheidsinformatie beheren, zoals het ministerie van Volksgezondheid en Human Services.
Overheidsorganisaties kunnen zich veilig voelen in de wetenschap dat de leverancier van hun videoconferentieservice de nodige waarborgen heeft getroffen om vertrouwelijke gegevens te beschermen door er een te selecteren die voldoet aan SOC2 en HIPAA. Dit omvat veiligheidsmaatregelen zoals back-ups van gegevens, toegangsbeperkingen, codering en strategieën voor rampherstel. Bovendien garanderen SOC2- en HIPAA-conformiteit dat de serviceprovider routinematige evaluaties en beoordelingen heeft ondergaan om voortdurende naleving van relevante normen en wetten te garanderen.
De overheidssector zal sterk afhankelijk blijven van videocommunicatie naarmate we een post-pandemische wereld naderen. Overheden moeten investeren in betrouwbare oplossingen voor videoconferenties die zijn toegesneden op hun unieke vereisten en die beveiligingsproblemen goed afhandelen.
Heeft u een betrouwbare en veilige optie voor videoconferenties nodig voor uw zaken met de overheid? Callbridge is de enige plek om naartoe te gaan. Geavanceerde beveiligingsfuncties op ons platform omvatten end-to-end-encryptie en naleving van regelgeving voor gegevensbescherming. Neem direct contact met ons op als u meer wilt weten over hoe Callbridge uw regering kan helpen bij het voeren van effectieve en veilige gesprekken op afstand. Meer informatie >>
