Com 2020 tendo um início estrondoso, é seguro dizer que agora, no meio do ano, sua experiência com videoconferência melhorou dez vezes. Seu escritório provavelmente se converteu para uma abordagem mais online de trabalho em casa, abrindo as portas para a comunicação online usando videoconferência com clientes, em briefings de equipe, teleconferências de alta gerência, sessões de brainstorming, reuniões de status ... e a lista vai sobre.
Além disso, à medida que continuamos a nos adaptar aos tempos de mudança que todos enfrentam atualmente, a força de trabalho está se dividindo em como eles devem aparecer fisicamente (ou virtualmente!) Para trabalhar. Você tem colegas que trabalham em tempo integral em casa? A gerência trabalha 2 dias por semana no escritório e depois trabalha remotamente? Você vai e volta entre clientes que precisam ficar no escritório 5 dias por semana?
Quando colegas e membros da equipe se espalham por paisagens digitais e físicas, manter todos juntos pode ser uma tarefa difícil, embora não impossível! Mesmo que haja restrições de tempo, barreiras de idioma, diferenças na hierarquia e desafios gerais com o gerenciamento do tempo, todos realmente desejam tornar o trabalho em equipe o mais eficaz e produtivo possível.
Veja como manter efetivamente um ambiente de trabalho colaborativo se sua equipe estiver dividida em casa, no escritório ou em campo.
9 maneiras de gerenciar a colaboração entre escritórios:
9. Evite confusão de e-mail
Os e-mails são essenciais para uma comunicação rápida e eficaz, garantindo que haja uma "trilha". Mas quando uma pequena pergunta se transforma em uma conversa gigantesca que se torna longa e complicada, a eficácia real da troca torna-se complicada.
A transição para uma ferramenta de comunicação empresarial que ofereça um canal onde o trabalho, os status e as atualizações sejam visualizados e apresentados de forma gráfica proporciona a todos os envolvidos uma visão mais clara do que está acontecendo. Uma ferramenta de colaboração como o Slack cria esse tipo de coesão, assim como um software de videoconferência com diversas opções de integração . Dessa forma, é possível combinar duas plataformas para obter o máximo desempenho colaborativo.
8. Fique de olho nas cargas de trabalho
Ver no que todos estão trabalhando por meio de uma ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda a discernir o status do projeto e quem está nele. Dessa forma, quer você esteja em casa ou viajando a trabalho, você pode pular e ver o que está por vir.
Aproveite a codificação por cores e o uso de linhas e colunas para organizar arquivos, locais e controle de tempo. Por outro lado, realizar reuniões online por videoconferência para discutir o projeto em tempo real oferece aos colegas a oportunidade de compartilhar onde estão e como se sentem em meio ao processo. Promover uma rotina de reuniões online para discutir o status e as atualizações ajudará a identificar itens prioritários, gargalos e reduzir atrasos.
(alt-tag: mulher estilosa andando pela rua segurando um telefone celular enquanto olha para ele e folheia.)
7. Esteja atento aos fusos horários
Não é ideal ter que participar de uma reunião "olhos vermelhos" ou antes de dormir, mas ao agendar projetos ou sincronizações, os fusos horários desempenham um papel na decisão de quando ter uma reunião entre escritórios.
Ter a programação de todos à mão e disponível permite que o organizador ou organizador tenha visibilidade do melhor horário para realizar uma reunião online. Procure o software de videoconferência que vem com um agendador de fuso horário ou esteja aberto para alguns participantes convidados que precisam gravar a reunião agora para assisti-la mais tarde.
6. Faça check-in regularmente
Quando sua equipe está espalhada pelo escritório, casa e campo, é fácil perder alguns dos comportamentos mais típicos adquiridos quando você está trabalhando em conjunto e a apenas alguns metros de distância um do outro - como olhar para fazer uma pergunta ou passar uns aos outros no corredor ou na sala de descanso.
Para garantir que todos estejam na mesma página, adote o hábito de tocar na base com frequência. Não hesite em fazer uma conexão várias vezes por semana, seja por e-mail, sincronização, chamada em conferência, videoconferência ou chat de texto!
5. Confie na automação para manter o controle
Gerenciar prazos, status e andamento do trabalho não é tão fácil quando você não pode fazer isso pessoalmente. Mas quando você pode descarregar o trabalho repetitivo que consome muito tempo, você perde o tempo para gastar em tarefas mais importantes. Além disso, a remoção do elemento humano produz resultados melhores e mais precisos. Deixe a automação fazer o trabalho pesado para você:
- Agende convites e lembretes para as próximas videoconferências
- Integre o Google Agenda ao seu software de videoconferência para agendamento e notificações perfeitos
- Compartilhe informações em tempo real com o Google Doc e receba edições e alterações instantâneas para seu e-mail
- Gerenciamento de projetos e ferramentas de vídeo que automatizam planilhas, informações de clientes, gravações, transcrições e muito mais.
4. Use um aplicativo móvel
No caso de uma reunião online, um aplicativo móvel oferece aos colegas a opção rápida e fácil de poder atender uma chamada de qualquer lugar - na rua, no quintal ou no refeitório.
Começar uma reunião em movimento, com a palma da sua mão, proporciona reuniões de alta qualidade, tão boas como se estivessem em sua área de trabalho. Você ainda pode agendar reuniões com antecedência ou no local; você pode acessar e sincronizar com seu calendário e catálogo de endereços; e, claro, exatamente onde você está, é onde está sua reunião. Um aplicativo móvel dá a você a liberdade de conduzir uma reunião ou ligar onde quer que haja uma conexão com a Internet.
Além disso, você ainda tem acesso ao seu histórico de chamadas, transcrições e gravações, em um ambiente de reunião seguro e protegido.
3. Crie um hub de armazenamento de trabalho “padronizado”
Torne todos os arquivos, links, documentos e mídias importantes facilmente acessíveis e armazenados em um único local. Quando está centralizado em um lugar, chegar até ele não precisa parecer uma tarefa dessas. Quando os itens são catalogados, organizados e disponíveis em tempo real, todos podem ter acesso aos arquivos mais recentes, às reuniões documentadas mais recentes e às decisões importantes.
Algumas outras sugestões:
Se você tiver escritórios em locais diferentes, pode haver mais de um idioma falado. Tente manter o idioma que é mais falado e, se precisar se comunicar em um idioma diferente, conduza a conversa em particular por chat de texto ou em um canal separado.
Evite duplicar documentos rotulando-os corretamente, obviamente e deixando claro que existe um procedimento para trabalhar neles. Não há nada pior do que perder horas com um documento que já foi feito, tem uma versão mais recente ou se perdeu.
Descubra qual modo de comunicação é mais adequado para o seu objetivo. Se precisar de algum esclarecimento sobre um detalhe ou uma pergunta sim ou não, envie ao seu colega uma mensagem no chat de texto. Se você tem alguma dúvida sobre um pedido de folga que está por vir, envie um e-mail. Se houver um problema com um colega e ele estiver afetando sua capacidade de realizar e produzir um bom trabalho, agende uma videoconferência individual.
2. Adote uma abordagem de "vídeo em primeiro lugar"
Especialmente em um contexto de pandemia que afetou o mundo todo, uma abordagem centrada em vídeo, que valoriza as interações presenciais, ajuda os colegas a sentirem que estão trabalhando com uma pessoa real, e não apenas com a ideia de uma. Mostrar o rosto, falar, movimentar o corpo – tudo isso contribui para criar uma versão mais realista de você em um ambiente virtual. Uma videoconferência ajuda a transportar um ambiente de escritório normal para o cenário digital.
Além disso, por que “dizer” quando você pode “mostrar?” Algumas apresentações - especialmente aquelas que envolvem conceitos e ideias abstratas ou navegação minuciosa por meio de um design de site da Web - caem melhor com uma demonstração usando o compartilhamento de tela. Colegas literalmente ficam na mesma página de sua sessão de videoconferência com um lugar na primeira fila para suas ideias.
1. Experimente e obtenha feedback
Como a maioria dos arranjos, há um pouco de transição e experimentação envolvida. A colaboração entre escritórios que funciona mais como uma máquina bem lubrificada em vez de enferrujada, precisa implementar diferentes estratégias, modos de comunicação e ferramentas para ver o melhor curso de ação que funciona para a equipe.
Um dos fatores mais importantes que determinarão o sucesso da equipe ou o resultado do projeto é a disposição de todos em confiar uns nos outros. Os membros da equipe são capazes de tratar uns aos outros com respeito? Os trabalhadores remotos estão trabalhando em vez de apenas relaxando? Os funcionários de escritório assumem demais, ansiosos para impressionar e assumir a liderança?
Com foco no planejamento, o uso de ferramentas de construção de equipes e um pouco de camaradagem aqui e ali, mesmo que sua equipe esteja espalhada, tentar coisas novas para preencher a lacuna não precisa ser assustador. É importante experimentar novas estratégias e ferramentas e ver quais trazem os melhores resultados para sua equipe e objetivo.
A colaboração entre diferentes escritórios sempre trará consigo uma série de conflitos e desafios. Os resultados do trabalho remoto, presencial ou remoto, de colegas que operam em horários flexíveis , em tempo parcial ou integral, impactam a produtividade e o fluxo de trabalho. No entanto, mesmo no cenário mundial atual, essa é uma oportunidade para nos adaptarmos a um equilíbrio entre vida pessoal e profissional potencialmente mais integrado, que se adapta e se molda com a tecnologia que utilizamos.
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