Cada empresa depende de sua capacidade de gerenciar o tempo e o trabalho para obter os melhores resultados. Crescer, dimensionar, expandir, isso simplesmente não é possível sem implementar uma estrutura de fluxo de trabalho sólida e gerenciar como ela se desdobra. Afinal, se você não consegue controlar, não consegue medir. Então, o que é exatamente gerenciamento de trabalho e como ele otimiza as equipes? Continue lendo para aprender mais.
O que é gerenciamento de trabalho?
Em seus termos mais básicos, a gestão do trabalho refere-se a onde os processos da equipe e os processos da empresa se encontram para formar coesão nos fluxos de trabalho e na produção.
O software de gerenciamento de trabalho é especialmente útil para orquestrar o fluxo e delinear os processos que geram informações. Combinado com reuniões online usando software de videoconferência, uma abordagem de gerenciamento de trabalho cria ritmo e visibilidade para todos, de funcionários a clientes, e simplifica os processos para desempenho aprimorado e resultados.
O gerenciamento do trabalho pode ser aprofundado para gerenciar um projeto ou indivíduo em particular. O processo de gerenciamento do trabalho começa no início do ciclo de gerenciamento do projeto para que você possa obter uma compreensão mais clara do escopo envolvido para melhor decompor como um único (ou vários) projeto se desenvolverá.
A gestão do trabalho afeta a forma como as equipes são tratadas. Isso inclui:
- Gerenciando indivíduos
- Supervisionar o fluxo de trabalho
- Direcionando a carga de trabalho
- Alocar uma tarefa para equipes
- Decidindo o que é prioridade
- Criação de prazos
- Atualizar clientes e funcionários sobre mudanças ou bloqueios
… Tudo isso pode ser tratado por meio de software de gerenciamento de trabalho e ainda mais capacitado por meio de reuniões online e bate-papo por vídeo.
Gerenciamento de projetos vs. Gestão de Trabalho
O gerenciamento de projetos é uma abordagem holística do todo, enquanto o gerenciamento do trabalho é uma abordagem que combina gerenciamento de projetos, automação do trabalho e colaboração para capacitar as equipes a trabalharem melhor em todos os projetos, tarefas, entregas, etc.
O gerenciamento de projetos ajuda a gerenciar projetos que têm um início e um fim e funções claras para diferentes funcionários. Pode, no entanto, descontar projetos emergenciais ou ad-hoc, tarefas claras de última hora e muito mais. Além disso, vamos levar em consideração o tempo gasto em e-mails, tarefas administrativas, participação em reuniões e outros itens que não são trabalhos que um funcionário foi contratado especificamente para a equipe.
Por que a gestão do trabalho é tão crítica?
Em termos básicos: melhora o desempenho. Assim como com qualquer sistema gerencial ou indivíduo em posição de gerente, a gestão do trabalho é outra forma de garantir que sua equipe esteja trabalhando com desempenho máximo para oferecer a melhor qualidade com a velocidade de entrega mais eficiente, sem ter que esgotar as finanças. Reduzir redundâncias, identificar gargalos, determinar tempo vs. orçamento podem ser estabelecidos com comunicação e estratégias adequadas para o melhor sistema de gestão do trabalho.
Quebrando a gestão do trabalho
Os detalhes mudarão de setor para setor e entre as organizações, no entanto, existem alguns pontos em comum e também desafios comuns de gerenciamento de trabalho:
- Equipes de Tarefas
Quando surge um novo projeto, a organização e a delegação vêm em primeiro lugar. É responsabilidade do gerente atribuir e alocar recursos e, ao mesmo tempo, garantir que eles tenham a pessoa certa para o trabalho ou tarefa, além de garantir que seja feito a tempo e de alta qualidade. É útil acompanhar quem está fazendo o quê com ferramentas digitais e software de gerenciamento, ao mesmo tempo que mantém reunião virtual agendar atualizações de status, check-ins e briefings - Estabelecendo a linha entre tarefas urgentes e de alta prioridade
Especialmente se algo surgir do nada, pode haver alguma confusão sobre o que precisa ser feito em breve. Estar ciente dos próximos prazos e ter visibilidade do que está no pipeline cria uma melhor compreensão e um ponto de vantagem para saber se deve dizer sim ou não às entregas. - Criação de prazos para tarefas
Um gerente com conhecimento e experiência será adepto de definir prazos adequados para as tarefas. Os problemas surgem quando os prazos mudam ou não há tempo de armazenamento suficiente. As datas de término precisam ser claramente delineadas e visíveis para que todos vejam. - Permanecendo Transparente com os Clientes
A regra geral é prometer menos e entregar em excesso, e não o contrário. Conversas claras e concisas com clientes e equipes ajudam a gerenciar expectativas e estabelecer prioridades para que as pessoas estejam na mesma página. É quando as mudanças e redirecionamentos para o projeto, prazo e alocação de recursos não são esclarecidos que o projeto pode descarrilar ou se tornar mais desafiador.
Com um fluxo de gerenciamento de trabalho adequado que permite reuniões e atualizações on-line consistentes, os projetos podem tomar forma com mais precisão e permanecer dentro do orçamento e do prazo.
Melhores Práticas de Gestão de Trabalho
Quer você tenha um software de gerenciamento de trabalho específico ou outro sistema em funcionamento, como reuniões on-line de rotina, saiba que não precisa ser escrito em pedra. A gestão de trabalho mais eficaz é viver e respirar e deve ser revisada com frequência. Aqui estão alguns prós e contras:
- Pratique Comunicação Excelente
Crie ambientes de equipe colaborativos com comunicação clara e oportuna. Estabeleça informações e documentos centralizados, reuniões on-line frequentes e reuniões de equipe. Incutir uma cultura de comunicação da empresa concordando com as regras de engajamento: Quando é melhor enviar um e-mail ou fazer uma reunião? Quem é responsável por quê e como podemos contatá-los? Como os novos funcionários são integrados? Onde os funcionários podem ir para fazer perguntas? - Não Evite Transparência
Deixe os membros da equipe saberem o que está acontecendo assim que acontecer ou assim que for apropriado. Houve um corte no orçamento? Uma mudança na liderança? Desenvolvimento de novos negócios? Mantenha as pessoas informadas e mencione os motivos por trás da mudança quando for adequado. Além disso, tente evitar obscurecer informações importantes. Rumores perdem tempo e destroem o moral. - Incentive um loop de feedback contínuo
Para obter os melhores resultados possíveis, a apreciação e o feedback da oportunidade reforçam uma melhor escuta e encorajam os resultados. Além de gerar confiança, ele retém os funcionários e faz com que as pessoas se sintam valorizadas. Deixe o feedback fazer parte do processo de gestão do trabalho para obter melhor produtividade e menos tempo desperdiçado. - Não microgerencie
Membros da equipe foram contratados para fazer o trabalho. Depois de receberem as ferramentas e o tempo de que precisam, eles não precisam ser vigiados como um falcão. Deixe que eles tenham acesso ao software e às plataformas que possuem as informações de que precisam e, então, confie neles para realizar o que se propuseram a fazer. Em outras palavras, informe-os e prepare-os para o sucesso, para que possam trabalhar com todo o seu potencial sem interrupções.
Deixe a sofisticada plataforma de videoconferência da Callbridge criar conexões para capacitar os indivíduos e as tarefas de gerenciamento de trabalho que eles enfrentam. Com uma abordagem centrada em vídeo que se integra perfeitamente a outras ferramentas de gerenciamento de projetos e comunicação empresarial, você pode otimizar o funcionamento imediato de sua equipe.
